Synkronisera aktiviteter och uppgifter mellan HubSpot och Salesforce

När du har installerat integrationen HubSpot-Salesforce kan du synkronisera aktiviteter för marknadsföring och försäljning i HubSpot med uppgifter i Salesforce. Genom att synkronisera HubSpot-aktiviteter som öppnade e-postmeddelanden, klick och inskick av formulär med Salesforce-uppgifter får ditt team en fullständig bild av kundresan, interaktioner och aktiviteter i ett enda enhetligt system, vilket förbättrar samarbetet och effektiviteten. Du kan också rapportera om HubSpot aktiviteter i Salesforce.

Innan du sätter igång

Innan du börjar ställa in synkroniseringen bör du observera följande:

• Om du aktiverar synkroniseringen importeras inte alla uppgiftsdata automatiskt från Salesforce till HubSpot. Enskilda register synkroniseras när de skapas eller uppdateras i Salesforce. För att importera all data till HubSpot, använd en import.
• När du har valt en HubSpot-aktivitet som ska synkroniseras med Salesforce kommer alla HubSpot-aktiviteter av den typen att synkroniseras.
• E-postmeddelanden som skapas i Salesforce med hjälp av Einstein Aktivitet Capture-verktyget synkroniseras inte med HubSpot, eftersom de inte skapas som aktiviteter (e-post) i Salesforce.

Typer av synkroniseringar mellan HubSpot och Salesforce

Beroende på hur dina aktiviteter i Salesforce är konfigurerade, om du vill att synkroniseringen ska vara enkelriktad eller dubbelriktad och vilka aktiviteter du vill synkronisera, finns det två typer av synkronisering du kan välja mellan:

• Synkronisering av tidslinje
• Synkronisering av aktiviteter

Synkronisering av tidslinje

Det är en enkelriktad synkronisering från HubSpot till Salesforce som synkroniserar händelser på HubSpots tidslinje till Salesforce som uppgifter.

HubSpot-händelser som stöds av synkroniseringen av Tidslinjen

Följande HubSpot-händelser stöds av synkroniseringen av Tidslinjen:

• Inskick av formulär
• Utskick av e-postmarknadsföring, öppningar och klick
• Försäljning av e-postmeddelanden, öppningar och klick
• Mötesplanerare
• Samtal som förts
• Anteckningar skapade
• Visat innehåll från Försäljning
• Skapade uppgifter
• Händelser från installerade integrationer

Synkronisera tidslinjer för händelser i HubSpots tidslinje med Salesforce-uppgifter

Tänk på följande tidsramar, efter att synkroniseringen har slagits på:

• E-postmeddelanden om försäljning, uppgifter, möten, anteckningar och innehållsvyer för försäljning: dessa aktiviteter synkroniseras endast efter att kontakten har utlösts för synkronisering. Aktiviteter från tiden före synkroniseringen av kontakten kommer inte att synkroniseras retroaktivt.
• Marknadsföringshändelser: endast marknadsföringshändelser som inträffade inom 30 dagar efter att kontakten synkroniserades kommer att synkroniseras till Salesforce.
• Inskick av formulär: endast inskick av formulär som skedde inom ett år efter att kontakten synkroniserades kommer att synkroniseras till Salesforce.

Vänligen notera :

• Varje gång en kontakt öppnar eller klickar på ett marknadsföringsmeddelande som skickas från ditt HubSpot-konto, tar HubSpot bort dubbletter av varje typ av objekt på objektregistrets tidslinje. Om du har ställt in dessa e-postaktiviteter för synkronisering till Salesforce skapas motsvarande Salesforce-uppgifter via HubSpots API för e-posthändelser, som inte tar bort dubbletter av aktiviteter.
• Om en kontakt öppnar eller klickar på ett e-postmarknadsföringsmeddelande flera gånger skapas flera Salesforce-uppgifter.
• Om en kontakt vidarebefordrar ett e-postmeddelande för marknadsföring till en annan mottagare kommer alla öppningar och klick på e-postmeddelanden att attribueras till den ursprungliga kontakten och fler Salesforce-uppgifter kommer att skapas.

Så här ställer du in synkronisering av Tidslinjen

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer i menyn till vänster > Anslutna appar.
3. Sök efter och välj Salesforce.
4. Klicka på fliken Aktiviteter .
5. I avsnittet Tidslinje , bredvid respektive HubSpot-händelse, klickar du för att slå på strömbrytaren för att synkronisera den händelsen med en Salesforce-uppgift.
6. Om du vill ange en Salesforce-uppgiftstyp för aktiviteten klickar du på rullgardinsmenyn Salesforce-uppgiftstyp och väljer en uppgiftstyp. Om du inte väljer en specifik uppgiftstyp (dvs. -- Ingen uppgiftstyp -- är markerad) synkroniseras aktiviteten till Salesforce som en uppgift utan typ.

Synkronisering av aktiviteter

Det är en tvåvägssynkronisering mellan HubSpot och Salesforce. Den här typen av synkronisering möjliggör dubbelriktad synkronisering, vilket ger mer detaljerad kontroll över vad som synkroniseras och i vilken riktning.

Så här aktiverar du synkroniseringen av Aktiviteter:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer i menyn till vänster > Anslutna appar.
3. Sök efter och välj Salesforce.
4. Klicka på fliken Feature Discovery .

5. Klicka på Delbetalning på kortet Aktivera ny synkronisering av aktiviteter . 

Observera: om du aktiverar både Aktivitetssynkronisering och Synkronisering av tidslinje för samma typ av händelse, kommer Aktivitetssynkroniseringen att åsidosätta motsvarande inställning för Synkronisering av tidslinje för att förhindra att dubbla register skapas i Salesforce.

HubSpot händelser som stöds av synkronisering av aktiviteter

Följande HubSpot-händelser stöds av synkronisering av Aktivitet:

• Uppgifter
• E-postmeddelanden
• Samtal
• Möten

Så här ställer du in synkronisering av aktiviteter

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
2. Navigera till Integrationer i menyn till vänster > Anslutna appar.
3. Sök efter och välj Salesforce.
4. Klicka på fliken Aktiviteter .
5. Klicka på fliken Uppgifter, E-post, Ringer eller Möten för att synkronisera respektive HubSpot aktivitet.
6. För den typ av händelse som du vill synkronisera klickar du på för att aktivera synkroniseringsbrytaren.

7. I avsnittet Skapa och uppdatera [Aktivitet] gör du en granskning av vad som händer när en händelse i aktiviteten skapas eller uppdateras i HubSpot och Salesforce.
8. I avsnittet Ta bort [Aktivitet] väljer du vad som händer i HubSpot och Salesforce när en händelse i aktiviteten tas bort.
9. I avsnittet Borttagning av dubbletter genom fältkartläggning klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den fältkartläggning som du vill använda för att ta bort dubbletter av händelserna i aktiviteterna.
10. I avsnittet Resolve Sync Conflict Rule klickar du på rullgardinsmenyn och väljer den app som ska föredras för att lösa eventuella datakonflikter .

11. Om du vill synkronisera kontakt- och kontoassociationen i avsnittet Associations klickar du på för att aktivera Sync Konto association och Sync Kontakt association.

• • För varje association klickar du på rullgardinsmenyn Primary association field och väljer det fält du vill att HubSpot ska använda för att associera de två objekten.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Associationsetikett och välj den associationsetikett som du vill använda.
  • Klicka på rullgardinsmenyn Synkroniseringsriktning och välj hur du vill att associationen ska synkroniseras mellan HubSpot och Salesforce(Tvåvägssynkronisering, endast Salesforce till HubSpot eller endast Hub Spot till Salesforce).

12. I avsnittet Egenskapskartläggningar granskar du hur Salesforce-fält synkroniseras med HubSpot-aktivitetsegenskaper. Håll muspekaren över en egenskap och klicka på Åtgärder, välj sedan Redigera för att redigera mappningen eller Radera för att ta bort mappningen. Klicka på Lägg till ny mappning för att lägga till en ny fältkartläggning.

Rapport om aktiviteter i HubSpot i Salesforce

1. Navigera till ditt Salesforce-konto.
2. Klicka på fliken Rapporter .
3. Klicka på Ny rapport längst upp till höger.
4. Klicka på Aktiviteter i menyn i vänster sidofält för att se en lista över alla aktivitetsbaserade rapporter.
5. Klicka på Aktiviteter med kontakter eller Aktiviteter med potentiella kunder (separata rapporter måste skapas för kontakter och potentiella kunder).
6. Klicka på Starta rapport längst upp till höger.

7. Om du vill filtrera efter en viss typ av aktivitet eller ett visst aktivitetsdatum klickar du på fliken Filter längst upp till vänster. Klicka sedan på de befintliga standardfiltren för att redigera dem, eller klicka på Lägg till filter för att söka efter andra filter som du vill använda.
8. Längst upp till höger klickar du på Kör rapport för att köra rapporten eller på Spara för att spara rapporten.

Felsökning av fel i synkronisering av aktiviteter

Du kan stöta på följande felmeddelande när du synkroniserar HubSpot aktiviteter för marketers och försäljning till Salesforce uppgifter:

Problem med att få uppgiftsinformation från Salesforce. Vi har problem med att få data om uppgiftstyper från Salesforce. Det kan bero på att Salesforce-användaren inte har behörighet att läsa fältet Type.

Följ de två stegen nedan för att lösa detta fel. 

1. Se till att fältet Typ är synligt för alla profiler i Salesforce

1. Navigera till ditt Salesforce-konto:

• • Salesforce Classic:
    • Klicka på Setup (eller [Ditt namn] > Setup) längst upp till höger.
    • Navigera till Build > Customize > Aktiviteter > Task Fields i menyn till vänster.
    • Klicka på Typ i listan över fält.
  • Blixtupplevelse:
    • Klicka på kugghjulsikonen uppe till höger settings kugghjulsikonen och välj settings Inställningar.
    • I menyn till vänster navigerar du till Platform Tools > Objekts och Fields > Objekt Manager.
    • Klicka på Objekt i listan över objekt.
    • Navigera till Fields & Relationships i menyn på vänster sida. 
    • Klicka på Typ i listan över fält.

2. Klicka på Set Field-Level Security.

3. Markera kryssrutan Visible i rubrikraden i tabellen Field-Level Security for Profile.
4. Klicka på Spara högst upp på sidan. Detta gör att fältet för uppgiftstyp blir synligt för alla profiler.

2. Se till att fältet Typ är synligt på uppgiftssidans layout i Salesforce

1. Navigera till ditt Salesforce-konto:

• • Salesforce Classic:
    • Klicka på Setup (eller [Ditt namn] > Setup) längst upp till höger.
    • I menyn i vänster sidofält navigerar du till Bygg > Anpassa > Aktiviteter > Sidlayouter för uppgifter.
    • Klicka på Redigera till vänster om uppgiftslayouten.
  • Blixtupplevelse:
    • Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger settings och välj settings Inställningar.
    • I menyn till vänster navigerar du till Platform Tools > Objekts och Fields > Objekt Manager.
    • Klicka på Objekt i listan över objekt.
    • Navigera till Sidlayouter i menyn till vänster i sidofältet. 
    • Klicka på Uppgiftslayout.

2. Klicka på objektet Typ i verktygsfältet och dra och släpp det på önskad plats i sidlayouten.
3. Klicka på Spara längst upp till vänster i verktygsfältet för att tillämpa dina layoutändringar.

När du har gjort fältet Type synligt för alla profiler och lagt till det i din uppgiftslayout i Salesforce kan du kontrollera om felet har åtgärdats i HubSpot:

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet. I den vänstra sidomenyn går du till Integreringar > Anslutna appar.
2. Klicka på Salesforce. 
3. Navigera till fliken Aktiviteter . 
4. Om felet har åtgärdats kommer felmeddelandet inte längre att visas i detta avsnitt.