Tilldela och växla mellan registeransvariga med hjälp av arbetsflöden

Använd åtgärden ”Rotera post till ägare” i arbetsflödet för att tilldela poster till dina betalande försäljnings- och serviceanvändare. Du kan använda den här åtgärden för att tilldela användare utifrån egenskapen [post]ägare eller valfri anpassad HubSpot-användaregenskap.

Om du använder åtgärden ”Rotera post till ägare” i arbetsflödet för att tilldela ärende- eller leadposter (BETA) kan du använda ytterligare fördelningsalternativ, såsom lastbalansering, round robin och slumpmässig fördelning.

Förstå krav och överväganden

När du använder arbetsflödesåtgärden ”Rotera post till ägare ” gäller följande krav och begränsningar.

Förstå kraven

• När du tilldelar poster till specifika användare:
  • Användarna måste vara aktiva och ha en tilldelad försäljnings- eller Service Hub Professional - eller Enterprise -licens.
  • Användare med Core- och läsbehörighetslicenser, eller som inte har accepterat inbjudan att ansluta sig till HubSpot-kontot, kommer att vara gråmarkerade.
• När du tilldelar poster till ett team:
  • Teamet måste ha minst en användare med en tilldelad Sales eller Service Hub Professional- eller Enterprise- licens. Om så inte är fallet kommer teamet att visas i grått när du konfigurerar arbetsflödesåtgärden. 
  • Endast huvudmedlemmar i teamet med en tilldelad Sales eller Service Hub Professional- eller Enterprise-licens är berättigade till tilldelning. Övriga teammedlemmar kommer inte att inkluderas.
  • Om ett konto har anmält sig till betaversionen av ”Stöd för flera huvudteam för full funktionalitet ” kommer alla teammedlemmar att kunna tilldelas uppgifter.
• Inaktiverade användare eller användare som inte längre har en betald licens visas i vidarebefordringsreglerna med en röd ram och kommer inte att inkluderas i tilldelningarna.

Överväganden

• Om HubSpot-ägarens synkroniseras med Salesforce, kanske åtgärden inte fungerar som förväntat. Salesforce kan försöka uppdatera HubSpot med den tidigare ägaren även efter att HubSpot har raderat ägarskapet.
• När du tilldelar leads med den här åtgärden måste du inaktivera funktionen Synkronisera leadägare med kontakt- eller företagsägare inställningen.

Fördelning av arbetsflödesuppdrag

• Som standard tilldelas registrerade poster vid fördelning jämnt mellan användare inom ett valt team eller mellan angivna användare. 
• Om du lägger till eller tar bort ägare från åtgärden efter att ditt arbetsflöde har aktiverats:
  • Åtkomstantalet för den åtgärden nollställs och de slumpmässiga tilldelningarna börjar om från början.
  • Nyligen registrerade poster kommer att roteras jämnt mellan alla valda ägare eller teammedlemmar, oavsett antalet tilldelningar i rotationen för tidigare registrerade poster.
• HubSpot tillåter endast att ett objekt roteras åt gången för att säkerställa en rättvis fördelning.
  • Om flera objekt finns i åtgärden ”rotera objekt” samtidigt kommer endast ett att släppas igenom medan de andra får försöka igen.
  • Detta kan leda till att det tar längre tid för objekten att gå igenom denna åtgärd.

Tilldela poster med hjälp av arbetsflöden

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd. 
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Rotera post till ägare.
6. Konfigurera åtgärden ”Rotera post till ägare”: 
   • HubSpot-användaregenskap: välj den användaregenskap som du vill använda med åtgärden. Som standard väljs egenskapen [object] owner. Du kan också använda andra anpassade användaregenskaper. 
   • Skriv över om [objekt] har en befintlig ägare: välj om du vill skriva över befintliga värden för användaregenskaper. 
   • Växla mellan: välj om du vill växla mellan specifika användare eller team. 
     • Specifika användare: välj de specifika användare som posterna ska tilldelas till.
     • Team: välj det specifika teamet som posterna ska tilldelas till.
7. När du har konfigurerat ditt arbetsflöde klickar du på Spara högst upp. 
8. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde. 
   
   

Ytterligare fördelningsalternativ När

• Lastbalanserad: utvärdera och tilldela posten automatiskt till den användare som har minst antal öppna, tilldelade ärenden.
• Round Robin: Tilldela poster i en roterande, sekventiell ordning.
• Slumpmässigt: tilldela poster slumpmässigt till behöriga användare i tilldelningspoolen.

Tilldela leads med hjälp av arbetsflöden (BETA)

Så här tilldelar du leads med åtgärden Rotera post till ägare i ett arbetsflöde: 

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt leadbaserat arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina registreringsutlösare.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd. 
5. Klicka i den vänstra panelen för att expandera CRM-sektionen . Klickasedan på ”Rotera post till ägare”.
6. Konfigurera arbetsflödesåtgärden ”Rotera post till ägare ” för ärenden:
   • Ägarattribut: detta ställs in på ”Leadägare” som standard. Du kan också välja andra användarattribut för leads.
   • Lead-tilldelning: välj bland följande: 
     
     • Specifika användare och team: tilldelainkommande poster till angivna användare eller team. Du kan välja mellan fördelningstyperna lastbalanserad, round robin eller slumpmässig.
     • Kontaktägare: tilldela inkommande poster till en kontakts ägare.
       • Kontakten måste ha enägare tilldelad till sin postoch spåras med en cookie.
       • Om det inte finns någon kontaktägare eller om tilldelningen misslyckas används reservalternativet.
     • Ingen: inkommandeposter tilldelas inte till någon teammedlem.
7. När du har ställt in din tilldelningstyp anger du dina tilldelningsinställningar:
   • Skriv över befintlig ägare: skriv över befintliga postägare med en ny postägare enligt tilldelningsreglerna.
   • Tilldela endast tillgängliga användare: användare som är inställda på Borta tilldelas inte poster, även om de är konfigurerade i tilldelningsreglerna. Endast tillgängliga användare tilldelas ärenden. Om alla användare i tilldelningspoolen är borta kommer egenskapen [objekt] Ägare eller Anpassad användareatt ställas in på otilldelad eller (Ingen ägare).
8. Klicka på Spara högst upp.
9. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde.

Tilldela ärenden med hjälp av arbetsflöden

1. I ditt HubSpot-konto klickar du på Mer och navigerar sedan till Automatisering > Arbetsflöden. Om Mer inte visas i ditt konto navigerar du direkt till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka pånamnet på ett befintligt ärendebaserat arbetsflöde eller skapa ett nytt arbetsflöde.
3. Ställ in dina utlösare för registrering.
4. Klicka på plusikonen (+) för att lägga till en åtgärd. 
5. I den vänstra panelen klickar du för att expandera CRM-avsnittet . Klickasedan på Rotera post till ägare.
6. Konfigurera arbetsflödesåtgärden ”Rotera post till ägare ” för ärenden:
   • Ägaregenskap: detta ställs in på ”Ticketägare” som standard. Du kan också välja andra användaregenskaper för ärenden. 
   • Tilldelning av ärende: välj något av följande: 
     • Kundagent: inkommandeärenden vidarebefordras tillkundagenten. Läs mer om hur du konfigurerar en kundagent.
     • Specifika användare och team: tilldelainkommande ärenden till angivna användare eller team. Du kan välja mellan lastbalanserad, round robin eller slumpmässig fördelning. 
     • Endast team: vidarebefordra inkommande ärenden till team utan att tilldela en ärendeägare.
       • Biljetterna visas i teambaserade vyer i helpdesken, inklusive”Mitt teams icke tilldelade” och”Mitt teams öppna”.
       • Endast team med minst en användare med en Service Hub-licenskan väljas för teamvidarebefordran. 
     • Kontaktägare:Tilldela inkommande ärenden till en kontakts ägare.
       • Kontakten måste ha enägare tilldelad till sin postoch spåras med en cookie. 
       • Om det inte finns någon kontaktägare eller om tilldelningen misslyckas används reservalternativet.
     • Ingen: inkommandeärenden tilldelas inte till någon av teammedlemmarna.
7. När du har ställt in din tilldelningstyp anger du dina tilldelningsinställningar:
   • Skriv över befintlig ärendeägare: skriv över befintliga ärendeägare med en ny ärendeägare enligt tilldelningsreglerna. 
   • Tilldela endast tillgängliga användare: användare som är inställda på Borta tilldelas inte ärenden, även om de är konfigurerade i tilldelningsreglerna. Endast tillgängliga användare tilldelas ärenden. Om alla användare i tilldelningspoolen är borta:
     • Kommer egenskapen ”Ticketägare ” eller ”Anpassad användare” att ställas in på ”Otodelad” eller ”(Ingen ägare)”.
     • Ticketegenskapen ”Tilldelade team ” kommer att ställas in på alla målteam från vidarebefordringsalternativen.
8. Klicka på Spara högst upp. 
9. Fortsätt att konfigurera ditt arbetsflöde.