กำหนดและหมุนเจ้าของระเบียนโดยใช้เวิร์กโฟลว์

ใช้การหมุนระเบียนเพื่อดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของเจ้าของ เพื่อกำหนดระเบียนให้กับผู้ใช้ขายและบริการที่ชำระเงินของคุณ คุณสามารถใช้การกระทำนี้เพื่อกำหนดผู้ใช้ในคุณสมบัติเจ้าของ [RECORD] หรือคุณสมบัติผู้ใช้ HubSpot ที่กำหนดเอง

หากคุณกำลังใช้การดำเนินการหมุนเวียนเรคคอร์ดไปยังเวิร์กโฟลว์ของเจ้าของเพื่อกำหนดเรคคอร์ด Ticket หรือ Lead (เบต้า) คุณสามารถใช้ตัวเลือกการแจกจ่ายเพิ่มเติมเช่น Load Balance, Round Robin และ random

ทำความเข้าใจข้อกำหนดและข้อพิจารณา

เมื่อใช้บันทึกการหมุนไปยังการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของเจ้าของข้อกำหนดและข้อจำกัดต่อไปนี้จะมีผลบังคับใช้

ทำความเข้าใจข้อกำหนด

• เมื่อกำหนดระเบียนให้กับผู้ใช้เฉพาะ:
  • ผู้ใช้ต้องใช้งานด้วยที่นั่งของ Sales หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมาย
  • ผู้ใช้ที่มีที่นั่งหลักและที่นั่งสำหรับดูอย่างเดียวหรือผู้ที่ยังไม่ได้ตอบรับคำเชิญให้เข้าร่วมบัญชี HubSpot จะเป็นสีเทา
• เมื่อกำหนดระเบียนให้กับทีม:
  • ทีมต้องมีผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งคนที่มีที่นั่งของ Sales หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมาย หากไม่ทำทีมจะเป็นสีเทาเมื่อตั้งค่าการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ 
  • เฉพาะสมาชิกในทีมหลักที่มีตำแหน่ง Sales หรือ Service Hub Professional หรือ Enterprise ที่ได้รับมอบหมายเท่านั้นที่จะมีสิทธิ์ได้รับมอบหมาย จะไม่รวมสมาชิกในทีมเพิ่มเติม
  • หากบัญชีถูกเลือกเข้าสู่เบต้าการสนับสนุนหลายทีมหลักสำหรับการทำงานเต็มรูปแบบสมาชิกในทีมทุกคนจะมีสิทธิ์ได้รับมอบหมาย
• ผู้ใช้ที่ปิดใช้งานหรือผู้ใช้ที่ไม่มีที่นั่งแบบชำระเงินแล้วจะแสดงในกฎเส้นทางที่มีขอบสีแดงและจะไม่รวมอยู่ในงานที่ได้รับมอบหมาย

ทำความเข้าใจข้อควรพิจารณา

• หากพร็อพเพอร์ตี้เจ้าของ HubSpot ซิงค์กับ Salesforce การดำเนินการอาจไม่เป็นไปตามที่คาดไว้ Salesforce อาจพยายามอัปเดต HubSpot กับเจ้าของคนก่อนแม้ว่า HubSpot จะล้างการเป็นเจ้าของแล้วก็ตาม
• เมื่อกำหนดลีดโดยใช้การกระทำนี้คุณจะต้องปิดการซิงค์เจ้าของลีดด้วยการตั้งค่ารายชื่อติดต่อหรือเจ้าของบริษัท

การกระจายการมอบหมายเวิร์กโฟลว์

• ตามค่าเริ่มต้นเมื่อแจกจ่ายระเบียนที่ลงทะเบียนระเบียนจะถูกกำหนดให้กับผู้ใช้อย่างเท่าเทียมกันภายในทีมที่เลือกหรือระหว่างผู้ใช้ที่ระบุ 
• หากคุณเพิ่มหรือลบเจ้าของออกจากการดำเนินการหลังจากเปิดเวิร์กโฟลว์ของคุณแล้ว:
  • งานที่ได้รับมอบหมายจะนับสำหรับการดำเนินการนั้นจะถูกรีเซ็ตและงานที่ได้รับมอบหมายแบบสุ่มจะเริ่มต้นอีกครั้ง
  • ระเบียนที่ลงทะเบียนใหม่จะถูกหมุนเวียนไปยังเจ้าของหรือสมาชิกทีมที่เลือกทั้งหมดอย่างเท่าเทียมกันโดยไม่คำนึงถึงจำนวนการมอบหมายการหมุนเวียนสำหรับระเบียนที่ลงทะเบียนก่อนหน้านี้
• HubSpot จะอนุญาตให้หมุนวัตถุได้ครั้งละหนึ่งวัตถุเท่านั้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีความเป็นธรรมในการแจกจ่าย
  • หากมีออบเจ็กต์หลายรายการอยู่ในการดำเนินการออบเจ็กต์หมุนในเวลาเดียวกันจะอนุญาตให้ออบเจ็กต์เดียวผ่านได้ในขณะที่ออบเจ็กต์อื่นลองอีกครั้ง
  • ซึ่งอาจส่งผลให้วัตถุใช้เวลานานขึ้นในการเคลื่อนที่ผ่านการกระทำนี้

กำหนดระเบียนโดยใช้เวิร์กโฟลว์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ โดยตรง
2. คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
3. ตั้งทริกเกอร์การลงทะเบียนของคุณ
4. คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการ 
5. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกหมุนระเบียนไปที่เจ้าของ
6. กำหนดค่าระเบียนการหมุนของคุณไปยังการดำเนินการของเจ้าของ:
   • คุณสมบัติผู้ใช้ HubSpot: เลือกคุณสมบัติผู้ใช้ที่คุณต้องการใช้กับการดำเนินการ ตามค่าเริ่มต้นคุณสมบัติของเจ้าของ [object] จะถูกเลือก นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้คุณสมบัติอื่นๆของผู้ใช้ที่กำหนดเองได้ 
   • เขียนทับหาก [object] มีเจ้าของอยู่แล้ว: เลือกว่าจะเขียนทับค่าคุณสมบัติของผู้ใช้ที่มีอยู่หรือไม่ 
   • หมุนระหว่าง: เลือกว่าจะหมุนระหว่างผู้ใช้หรือทีมที่ต้องการ
     • ผู้ใช้เฉพาะ: เลือกผู้ใช้เฉพาะสำหรับการกำหนดระเบียน
     • ทีม: เลือกทีมที่ต้องการกำหนดระเบียน
7. หลังจากตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณแล้วที่ด้านบนให้คลิก บันทึก 
8. ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณต่อ 
   
   

ตัวเลือกการจัดจำหน่ายเพิ่มเติม 

• โหลดสมดุล: ประเมินและกำหนดระเบียนให้กับผู้ใช้โดยอัตโนมัติด้วยจำนวนตั๋วที่เปิดและกำหนดน้อยที่สุด
• ROUND ROBIN: กำหนดระเบียนตามลำดับแบบหมุน
• สุ่ม: กำหนดระเบียนแบบสุ่มให้กับผู้ใช้ที่มีสิทธิ์ในกลุ่มการกำหนด

กำหนดลูกค้าเป้าหมายโดยใช้เวิร์กโฟลว์ (เบต้า)

ใน
การกำหนดลีดโดยใช้บันทึกการหมุนไปยังการดำเนินการของเจ้าของในเวิร์กโฟลว์: 

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ โดยตรง
2. คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ที่มีอยู่ตามลูกค้าเป้าหมายหรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
3. ตั้งทริกเกอร์การลงทะเบียนของคุณ
4. คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการ 
5. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกหมุนระเบียนไปที่เจ้าของ
6. กำหนดค่าระเบียนการหมุนของคุณไปยังการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของเจ้าของสำหรับ Ticket:
   • ที่พักสำหรับเจ้าของ: ระบบจะตั้งค่าเป็น Lead Owner ตามค่าเริ่มต้น นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกคุณสมบัติอื่นๆของผู้ใช้ที่เป็นลูกค้าเป้าหมายได้อีกด้วย
   • การมอบหมายลีด: เลือกจากสิ่งต่อไปนี้: 
     
     • ผู้ใช้และทีมที่เฉพาะเจาะจง: กำหนดระเบียนที่เข้ามาให้กับผู้ใช้หรือทีมที่ระบุ คุณสามารถเลือกจากโหลดที่สมดุลโรบินรอบหรือประเภทการแจกจ่ายแบบสุ่ม
     • เจ้าของผู้ติดต่อ: กำหนดระเบียนที่เข้ามาให้กับเจ้าของผู้ติดต่อ
       • ผู้ติดต่อจะต้องมีเจ้าของที่ได้รับมอบหมายให้บันทึกและถูกติดตามด้วยคุกกี้
       • หากไม่มีเจ้าของผู้ติดต่อหรือหากงานที่ได้รับมอบหมายล้มเหลวระบบจะใช้ตัวเลือกสำรอง
     • ไม่มีใคร: บันทึกที่เข้ามาจะไม่ถูกกำหนดให้กับสมาชิกในทีมใดๆ
7. หลังจากตั้งค่าประเภทการมอบหมายของคุณแล้วให้ตั้งค่าการกำหนดค่าการมอบหมายของคุณ:
   • เขียนทับเจ้าของลีดที่มีอยู่: เขียนทับเจ้าของเรคคอร์ดที่มีอยู่ด้วยเจ้าของเรคคอร์ดใหม่ตามกฎการมอบหมาย
   • กำหนดให้กับผู้ใช้ที่พร้อมใช้งานเท่านั้น: ผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นไม่อยู่จะไม่ได้รับการกำหนดระเบียนแม้ว่าจะมีการกำหนดค่าไว้ในกฎการกำหนด เฉพาะผู้ใช้ที่พร้อมใช้งานเท่านั้นที่จะได้รับการกำหนดตั๋ว หากผู้ใช้ทั้งหมดในกลุ่มงานไม่อยู่คุณสมบัติเจ้าของหรือผู้ใช้ที่ กำหนดเองจะถูกตั้งค่าเป็นยังไม่ได้กำหนดหรือ (ไม่มีเจ้าของ)
8. ที่ด้านบนให้คลิก บันทึก
9. ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณต่อ

.

กำหนด Ticket โดยใช้เวิร์กโฟลว์

1. ในบัญชี HubSpot ของคุณ ให้คลิก เพิ่มเติม จากนั้นไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ หาก เพิ่มเติม ไม่ปรากฏในบัญชีของคุณ ให้ไปที่ ระบบอัตโนมัติ > เวิร์กโฟลว์ โดยตรง
2. คลิกชื่อเวิร์กโฟลว์ตาม Ticket ที่มีอยู่หรือสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่
3. ตั้งทริกเกอร์การลงทะเบียนของคุณ
4. คลิกไอคอน + บวกเพื่อเพิ่มการดำเนินการ 
5. ในแผงด้านซ้ายให้คลิกเพื่อขยายส่วน CRM จากนั้นคลิกหมุนระเบียนไปที่เจ้าของ
6. กำหนดค่าระเบียนการหมุนของคุณไปยังการดำเนินการเวิร์กโฟลว์ของเจ้าของสำหรับ Ticket:
   • คุณสมบัติเจ้าของ: สิ่งนี้จะถูกตั้งค่าเป็นเจ้าของตั๋วโดยค่าเริ่มต้น นอกจากนี้คุณยังสามารถเลือกคุณสมบัติอื่นๆของผู้ใช้ตั๋วได้อีกด้วย 
   • การกำหนดตั๋ว: เลือกจากรายการต่อไปนี้:
     • ตัวแทนลูกค้า: ตั๋วขาเข้าจะถูกส่งไปยังตัวแทนลูกค้า ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการตั้งค่าตัวแทนลูกค้า
     • ผู้ใช้และทีมที่เฉพาะเจาะจง: กำหนดตั๋วขาเข้าให้กับผู้ใช้หรือทีมที่ระบุ คุณสามารถเลือกจากโหลดที่สมดุลโรบินรอบหรือประเภทการแจกจ่ายแบบสุ่ม 
     • ทีมเท่านั้น: กำหนดเส้นทางตั๋วขาเข้าให้กับทีมโดยไม่ต้องกำหนดเจ้าของตั๋ว
       • Ticket จะปรากฏในมุมมองแบบทีมในฝ่ายช่วยเหลือรวมถึง Unassigned ของทีม ของฉันและ Open ของทีมของฉัน
       • เฉพาะทีมที่มีผู้ใช้อย่างน้อยหนึ่งคนที่มีที่นั่ง Service Hub  เท่านั้นที่สามารถเลือกเส้นทางของทีมได้ 
     • เจ้าของผู้ติดต่อ: กำหนดตั๋วขาเข้าให้กับเจ้าของผู้ติดต่อ
       • ผู้ติดต่อจะต้องมีเจ้าของที่ได้รับมอบหมายให้บันทึกและถูกติดตามด้วยคุกกี้ 
       • หากไม่มีเจ้าของผู้ติดต่อหรือหากงานที่ได้รับมอบหมายล้มเหลวระบบจะใช้ตัวเลือกสำรอง
     • ไม่มีใคร: ตั๋วขาเข้าจะไม่ถูกกำหนดให้กับสมาชิกในทีมใดๆ
7. หลังจากตั้งค่าประเภทการมอบหมายของคุณแล้วให้ตั้งค่าการกำหนดค่าการมอบหมายของคุณ:
   • เขียนทับเจ้าของตั๋วที่มีอยู่: เขียนทับเจ้าของตั๋วที่มีอยู่ด้วยเจ้าของตั๋วใหม่ตามกฎการมอบหมาย 
   • กำหนดให้กับผู้ใช้ที่พร้อมใช้งานเท่านั้น: ผู้ใช้ที่ตั้งค่าเป็นไม่อยู่จะไม่ได้รับการกำหนดตั๋วแม้ว่าพวกเขาจะได้รับการกำหนดค่าในกฎการกำหนด เฉพาะผู้ใช้ที่พร้อมใช้งานเท่านั้นที่จะได้รับการกำหนดตั๋ว หากผู้ใช้ทั้งหมดในกลุ่มงานไม่อยู่:
     • เจ้าของตั๋วหรือทรัพย์สินผู้ใช้ที่กำหนดเองจะถูกตั้งค่าเป็นยังไม่ได้กำหนดหรือ (ไม่มีเจ้าของ)
     • คุณสมบัติ Ticket ของทีมที่ได้รับมอบหมายจะถูกตั้งค่าให้กับทีมเป้าหมายทั้งหมดจากตัวเลือกการกำหนดเส้นทาง
8. ที่ด้านบนให้คลิก บันทึก 
9. ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ของคุณต่อ

.