管理聯絡人電子郵件記錄規則

設定您帳戶的預設聯絡人電子郵件記錄規則，並設定哪些傳入電子郵件會記錄至 CRM。透過管理所有使用者的記錄規則，您可以確保整個團隊都能捕捉到現有或新聯絡人的相關通訊。

將電子郵件地址和網域新增至「不記錄」清單，以管理電子郵件記錄排除項目。永遠不記錄清單上的電子郵件地址和網域會被排除在電子郵件記錄和聯絡人建立之外。

請注意：若要從記錄的電子郵件建立新聯絡人，超級管理員可以將您的帳戶選入聯絡人電子郵件記錄規則：新選項「從記錄的電子郵件建立新聯絡人」測試版。

設定聯絡人電子郵件記錄規則

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側功能表的「 資料管理」(Data Management)下方， 點選「 物件」(Objects)。
3. 在「物件」頁面上，按一下「選取物件」下拉式功能表，然後選擇「活動」。

4. 在「電子郵件記錄與追蹤」標籤上，在「 聯絡人電子郵件記錄規則 」區段中，選擇記錄選項：
   • 僅記錄回覆：只有當回覆是 CRM 中記錄的現有主題的一部分時，才會記錄回覆。 與已記錄主題無關的傳入郵件將不會記錄。
   • 記錄所有電子郵件 (來自已知連絡人)：記錄 連接個人收件匣的使用者與現有連絡人往來的所有電子郵件。這是所有帳戶的預設記錄選項。
     
     • 從 CRM 外部（如電子郵件用戶端或行動應用程式）發送至現有聯絡人記錄的電子郵件會記錄至 CRM。
     • 所有從現有聯絡人傳送給使用者的電子郵件都會記錄到 CRM。
     • 從 HubSpot 外部發送給 非聯絡人的收件人的電子郵件 不會記錄。
   • 從記錄的電子郵件建立新聯絡 人(BETA)：除了記錄 已知聯絡人的所有電子郵件外，此選項還會從連接的個人收件箱收到的電子郵件中建立新聯絡人，如果他們不存在於您的 CRM 中。
5. 按一下儲存。

電子郵件歸屬

下列規則決定哪位使用者為記錄至 CRM 的電子郵件的寄件者。這些規則也決定哪些電子郵件會計入使用者在銷售報告中的總活動量。

從建立新電子郵件主題的聯絡人所記錄的電子郵件將歸屬於 HubSpot 使用者，如下所示：

• 如果電子郵件只有一個收件人，則會歸屬於該用戶。
• 如果電子郵件有多個收件人，但只有一個與使用者關聯，則會歸屬於該使用者。如果電子郵件地址與使用者的個人電子郵件地址、HubSpot使用者帳戶電子郵件或電子郵件別名相關聯，則該電子郵件地址與使用者相關聯。
• 如果電子郵件有多位收件者，且有多位收件者與使用者相關聯，則會歸屬於聯絡人所有者。