建立和管理信用備忘錄

信用備忘錄的明細項目

建立抵銷單據時，可新增明細項目，包含折扣、稅金及費用。

在信用備忘錄中新增、編輯或刪除明細項目

• 建立抵銷單。
• 點擊「貨幣」下拉式選單並選擇貨幣。瞭解更多支援貨幣的相關資訊。

• 新增明細行：
  • 點擊右上角的「新增明細項目」，然後選擇以下任一方式：
    • 從產品庫選擇：基於產品庫中的商品新增明細行，包含透過HubSpot-Shopify 整合建立的明細行。選取此選項後，可透過 商品 名稱、描述或 SKU 搜尋，或點擊「進階篩選」精準搜尋。在右側面板勾選欲作為明細行基礎的商品，然後點擊「新增」。

• • • • 若新增具有定期計費週期的產品，其計費週期將變更為一次性。產品庫中的產品不會受到影響。
    • 建立自訂項目：若您具備建立自訂項目權限 ，此選項將為本張發票建立專屬的新自訂項目。選取後請於右側面板輸入項目詳情，並選擇是否將自訂項目儲存至產品庫。接著點擊「儲存」或「儲存並新增另一項」。

• 若要編輯、複製或刪除商品項目，請將游標懸停於商品上，點擊「動作」圖示，再選擇以下選項：

• • 編輯：僅編輯此抵免單的明細項目。產品庫將不受影響。
    • 您亦可於明細編輯器的欄位中修改個別明細項目細節，包含單價、數量及折扣金額。請於對應欄位輸入新值。瞭解如何新增或移除欄位。

• • 刪除：刪除該明細項目。
  • 複製：建立具有相同詳細資訊的新明細項目。
  • 若需重新排序明細項目，請點擊並拖曳明細項目的「dragHandle 」拖曳控點。

為信用備忘錄新增折扣、費用與稅金

在「摘要」區段中，可為抵免單小計金額新增一次性折扣、費用及稅金。

若需為所有產品與服務設定通用的稅率（而非僅對小計添加一次性稅費），請參閱本文。

• 若要新增一次性稅金、費用或折扣，請點擊「+新增 [稅金/費用/折扣]」。瞭解更多折扣相關資訊。
• 在文字欄位輸入稅金、費用或折扣名稱及 數值。稅金、費用或折扣值可設定為特定貨幣金額或總額的百分比（%）。

• 欲移除任何稅費或折扣，請點擊貨幣欄位旁的delete 刪除圖示。

檢視信用備忘錄摘要

新增明細項目後，您可在「摘要」區段檢視小計金額（含已套用之折扣）。

使用信用備忘錄為客戶建立與發票相抵的餘額或應付金額。您可在 HubSpot 中與發票一同管理信用備忘錄。

若您是超級管理員，請瞭解如何將帳戶加入測試版。

建立信用備忘錄

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 於右上角點擊「建立信用備忘錄」。
3. 隨時點擊左上角的儲存，將信用備忘錄保存為草稿。草稿信用備忘錄可從信用備忘錄索引頁面管理。
4. 若要將抵免單與聯絡人關聯
   • 點擊「新增聯絡人」。
   • 於右側面板搜尋並選取聯絡人以 新增至信用備忘錄。或點擊「建立新聯絡人」標籤頁，建立新聯絡人記錄供信用備忘錄使用。輸入聯絡人詳細資訊後點擊「建立」。
   • 編輯聯絡人資料時，將游標懸停於聯絡人上並點擊「edit 」編輯圖示。於右側面板更新聯絡人資料後點擊「儲存」。編輯聯絡人資料將同步更新 CRM 中的聯絡人記錄。
   • 若需替換聯絡人，請點擊「replace 」替換圖示。於右側面板選擇新聯絡人。
   • 建立過程中，每張信用備忘單僅能關聯一位聯絡人。建立完成後，可透過右側邊欄的關聯功能新增其他聯絡人。
5. 若聯絡人已關聯公司，該公司將自動加入。若未關聯公司，請依下列步驟將信用備忘錄關聯至公司：
   • 點擊「新增公司」。
   • 於右側面板搜尋並點選公司以 新增至信用備忘錄。或點擊「建立新公司」標籤頁創建新公司記錄供信用備忘錄使用。輸入公司詳細資訊後點擊「建立」。
   • 若需編輯公司詳情，請將游標懸停於公司名稱上，點擊「edit 」編輯圖示。於右側面板更新公司資訊後點擊「儲存」。編輯公司資料將同步更新 CRM 中的公司記錄。
   • 若需替換公司，請點擊「replace 」替換圖示，於右側面板選擇目標公司。
   • 若要從信用備忘錄中刪除公司，請點擊「delete 」刪除 圖示。
   • 建立過程中，每張信用備忘單僅能關聯單一公司。建立完成後，可透過右側邊欄的關聯功能新增其他公司。
6. 若要為信用備忘錄新增帳單地址：
   • 若已選取公司，勾選 「與公司地址相同」核取方塊即可沿用公司記錄中的地址。
   • 若需新增不同地址，請點擊「帳單地址」欄位下的「編輯」。
   • 於右側面板輸入地址詳情。
   • 點擊「套用」。
7. 若要為信用備忘錄新增運送地址：
   • 若已選擇公司，請勾選 「與公司地址相同」核取方塊以採用公司記錄中的地址。
   • add 若需新增不同地址，請點擊「新增運送地址」按鈕。
   • 於右側面板輸入地址詳細資訊。
   • 點擊儲存。
   • 若要編輯運送地址，請點擊「編輯」。
   • 若要刪除運送地址，請點擊「刪除」。
8. 在「明細項目」區段中，新增欲退還買家的商品項目。瞭解如何在信用備忘錄中使用明細項目。
9. 在「備註」欄位中，為買家添加任何注意事項。例如，您可在此欄位加入付款條款、法律資訊或其他重要事項。使用文字欄位底部的文字選項來格式化文字、添加超連結或插入片段（您可使用片段來建立文字片段。例如，若您在信用備忘錄中經常使用相同的條款，可將其建立為片段以便每次使用）。
10. 點擊「進階設定」可設定信用備忘錄的語言、地區、網域及內容別名：
    • 頁面標題與標籤預設使用英文顯示。若需切換語言，請點擊「語言」下拉式 選單並選擇目標語言。標題、標籤及信用備忘錄貨幣單位將以所選語言呈現。
    • 預設日期與地址格式採用美國格式。若需變更格式，請點擊「地區設定」下拉式選單並選擇地區設定。
    • 若要使用已連結的網域設定自訂信用備忘錄網址，請點擊「網域」下拉式選單並選擇網域。您亦可於「內容路徑」欄位 輸入自訂路徑。信用備忘錄網址預覽將顯示於網址欄位下方。
11. 於右上角點擊預覽以檢視信用備忘錄樣式。
12. 點擊右上角「完成」按鈕即可建立抵免單。

將信用備忘錄套用至發票

在將抵免單套用至發票前，請注意以下事項：

• 信用備忘錄僅適用於一次性發票，不適用於循環發票。
• 抵免單不可套用至已付款或已作廢的發票。
• 抵免單與發票必須使用相同的帳務聯絡人。
• 抵免金額可為部分金額或發票全額。

將信用備忘錄套用至發票：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 點擊欲新增信用備忘錄之發票編號。於右側面板右上角點擊「動作」，再選擇「編輯」。或直接建立新發票。
3. 於摘要表格的「總計」欄位下，點擊「+ 添加可用信用額度」。
   
   
4. 點擊「信用備忘錄」下拉選單並選擇對應的信用備忘錄。
5. 於「適用金額」欄位 輸入抵免金額。
6. 若編輯現有發票，請點擊右上角「更新 發票」；若 建立新發票，請點擊「建立 」。
7. 選擇是否透過電子郵件發送發票、複製發票連結，或下載發票的 PDF 版本。
8. 若要檢視相關信用備忘錄及調整後的應付餘額：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
   • 點擊您套用信用額度的發票編號。
   • 調整後的應付餘額將顯示於「關於此發票」卡片中，已套用的抵銷單則顯示於「抵銷單」卡片。
     
     
   • 點擊檢視相關抵銷單據 externalLink.
     
     

從發票中刪除抵銷單

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「發票」。
2. 點擊發票名稱。
3. 於右上角點擊「動作」並選擇「編輯」。
4. 點擊抵銷單旁的delete 刪除 圖示。
   
   

信用備忘錄狀態

根據抵銷方式的不同，抵銷單可能呈現多種狀態。

• 草稿：信用備忘錄 正在起草中，尚未完成。草稿狀態的信用備忘錄無法套用至發票。
• 未套用：已建立抵銷單據，但尚未套用至發票。
• 部分套用：抵免單金額已部分套用至發票（例如：100 美元抵免單中的 50 美元已套用至發票）。
• 已套用： 抵免單全額 已套用至發票。
• 已作廢：該抵銷單據已被作廢。

管理信用備忘錄

從信用備忘錄索引頁面檢視與管理信用備忘錄。以下說明如何篩選、預覽、編輯及匯出信用備忘錄。

檢視與篩選信用備忘錄

檢視信用備忘錄：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 您可在表格中檢視所有信用備忘錄。若要編輯表格顯示的欄位，請點擊表格右上角的「編輯欄位」。
3. 檢視單筆信用備忘錄：
   • 將游標懸停於信用備忘錄上並點擊「預覽」。在右側邊欄中，您可檢視信用備忘錄的詳細資訊及其關聯記錄。
   • 於右側面板右上角點擊「操作」。

1. • 點擊檢視抵免單 externalLink.
     
   • 抵免單據將於新瀏覽器分頁或視窗開啟。
2. 若要依據特定信用備忘錄屬性篩選索引頁面 ：
   
   • advancedFilters 點擊表格上方的「進階篩選條件」
   • 於右側面板搜尋並選取欲篩選的屬性，接著設定篩選條件。
   • 若要新增其他篩選屬性，請點擊「+ 新增篩選條件」。
   • 若要依據已選屬性或其他篩選條件進行「或」運算，請點擊「+ 新增篩選群組」。
   • 完成篩選設定後，請點擊面板右上角的 X 關閉 面板。瞭解更多關於設定篩選條件與儲存檢視的資訊。

編輯草稿狀態的信用備忘錄

狀態為「草稿」的信用備忘錄可進行編輯。其他狀態的信用備忘錄無法編輯。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 將游標懸停於信用備忘錄上並點擊預覽。
3. 於右側面板右上角點擊「動作」。
4. 點擊編輯。
5. 繼續設定您的信用備忘錄。

複製連結或下載信用備忘錄

若信用備忘錄狀態為「未套用」、「部分套用」、「已套用」或「作廢」，可複製其連結或下載文件。若狀態為其他類別，則無法複製連結亦無法下載文件。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 將游標懸停於信用備忘錄上並點擊預覽。
3. 在右側面板的右上角，點擊「動作」。
   • 點擊「複製連結」以取得信用備忘錄連結。例如，您可將此連結貼入電子郵件發送給買方。
   • 點擊「下載」以取得信用備忘錄的 PDF 版本。

註銷或刪除信用備忘錄

• 狀態為「未套用」的信用備忘錄可予以作廢。其他狀態的信用備忘錄無法作廢。
• 處於草稿、未套用或已作廢狀態的信用備忘錄可刪除。其他狀態的信用備忘錄無法刪除。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 將游標懸停於信用備忘錄上並點擊預覽。
3. 於右側面板右上角點擊「動作」。
   • 點擊「作廢」以作廢該信用備忘錄。在對話方塊中點擊「作廢」確認。
   • 點擊「刪除」以刪除信用備忘錄。在對話方塊中輸入欲刪除的信用備忘錄數量，點擊「刪除」確認。
4. 您亦可批量刪除信用備忘錄：
   • 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
   • 勾選欲刪除之信用備忘錄旁的核取方塊。
   • 在表格上方點擊「 delete 刪除」。
     
     
   • 在對話方塊中輸入欲刪除的信用備忘錄數量，點擊「刪除」確認操作。

將其他記錄關聯至信用備忘錄

請從信用備忘錄索引頁面新增關聯。您可將信用備忘錄關聯至聯絡人、公司及交易。若要將信用備忘錄關聯至發票，必須先將信用備忘錄套用至該發票。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 將游標懸停於抵銷單上並點擊預覽。
3. 在右側邊欄，於關聯卡片（例如聯絡人）上點擊「+ 新增」。
4. 於右側面板搜尋並勾選欲新增之記錄旁的核取方塊。點擊「儲存」將其加入信用備忘錄。或點擊「建立新項目」標籤頁以新增記錄至信用備忘錄。輸入新記錄的 詳細資訊後點擊「建立」加入信用備忘錄，或點擊「建立並新增另一項」以建立另一筆記錄。

匯出信用備忘錄

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，瀏覽「商務」>「貸項通知單」。
2. 點擊表格右上角的「匯出」 即可匯出信用備忘錄。
3. 在對話方塊中：
   • 在「匯出名稱」文字方塊中輸入匯出 名稱。
   • 點擊「檔案格式」下拉式選單，並選擇格式。
   • 點擊「欄位標題語言」下拉式選單並選擇語言。
   • 點擊「自訂」以 進一步調整匯出設定：
     • 於「匯出時包含的屬性」中，選擇要納入匯出的屬性選項。
     • 在「匯出包含關聯記錄」區段中，勾選 「包含關聯記錄名稱」核取方塊以納入關聯記錄名稱（例如發票名稱）。
     • 在「匯出包含關聯記錄」區段中，選擇是否包含最多 1,000 筆關聯記錄，或包含所有關聯記錄。
   • 點擊「匯出」。瞭解更多關於匯出記錄的資訊。