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檢視和篩選記錄

上次更新時間: 十一月 21, 2022

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 HubSpot中的每個CRM物件(聯絡人、公司、交易、工單和自訂物件)都有一個索引頁面,顯示物件的記錄。 這些索引網頁還包含可以用於自訂和分割記錄的操作和篩選條件。 了解更多關於在HubSpot中建立CRM記錄的資訊。 

根據你的訂閱,你也可以在其各自的索引頁面上篩選和分割你的通話記錄和付款記錄。 付款記錄會在家使用付款連結排程頁面 接到付款工具的報價進行付款時建立。 當您透過HubSpot的呼 工具、使用HubSpot與Zoom的整合或使用支援對話智能(CI)的第三方呼叫提供商進行呼叫時,便會建立呼叫記錄。

篩選記錄並儲存檢視

對於每個個別的物件,您可以根據該物件的屬性檢視所有記錄或段記錄。 如果你正在尋找更多篩選記錄的方法,請瞭解儲存的檢視圖和清單之間的差異。

  • 瀏覽至您的記錄:

    • 聯系人: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。

    • 公司: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「公司」。

    • 優惠: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「交易」。

    • 工單: 在 HubSpot 帳戶中,進入「服務」>「服務票證」。

    • 付款: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「付款」。
    • 呼叫: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「通話」。
    • 自定義對象: 在HubSpot帳戶中,瀏覽至聯絡人> [自定義對象]。 如果你的帳戶有多個自訂物件,請將鼠標懸停在自訂物件上,然後選擇要檢視的自訂物件

  • 瀏覽索引頁面後,您也可以按一下左上角的[Objects]下拉式選單,前往其他對象。

  • 如果您正在檢視具有管道(優惠、工單或自訂物件)的物件:

    • 若要在表格檢視或主板檢視之間切換,請按一下物件名稱旁邊的清單檢視 格和網格主板圖示。 表格檢視顯示清單中的所有記錄,而主板檢視顯示在管道各階段的記錄。

    • 若要顯示特定管道中的記錄,請按一下物件名稱旁邊的所有管道下拉選單,然後選擇一個管道

  • 瀏覽到物件索引頁面 時,系統會帶您到該物件的預設檢視。 首次瀏覽到索引頁面時,預設檢視會顯示整個物件記錄清單,但您可以編輯預設檢視。

  • 若要找到特定的記錄,請在檢視左上角的搜尋方塊中輸入搜尋字詞。
  • 將滑鼠懸停在記錄上,然後按一下預覽以查看右側的記錄資訊。 若要瀏覽到完整的記錄,請按一下記錄名稱
    • 如需付款,請按一下[金額 總額]欄中的付款金額,在右側面板中開啟付款記錄。 
    • 如需通話,請按一下通話標題以開啟錄音審核工具。 了解更多有關檢視錄音的資訊。 

請注意: 你必須在右側面板中查看有關付款的詳細資料,但不能編輯任何付款內


  • 若要查看不同貨幣(僅限新手 業和企業)的交易階段金額,請將鼠標懸停在董事會底部的金額上,然後按一下您偏好的貨幣檢視。 在右側面板中選擇貨幣,然後按一下儲存。 您可以隨時在「金額」和「加權金額」上方懸停,以公司貨幣檢視或更新您的貨幣
  • 若要選擇其他儲存的視圖:

    • 若要存取開啟的檢視,請按一下檢視標籤。

    • 若要打開未顯示為標籤的已儲存檢視,請按一下+新增檢視,然後從下拉菜單中選擇視。

    • 如果你在盤面視圖中,請點擊[Current view name]下拉式選單,然後選擇一個視圖

  • 若要更改所選檢視圖中的篩選條件,請使用表格或主板頂部的屬性下拉菜單:

    • 若要按常見預設屬性過濾,請按一下表格上方的預設屬性下拉菜單之一(例如,聯絡人擁有者、建立日期、最後活動日期、聯絡人的線索狀態) ,然後選擇篩選條件。

filter-records-updated

    • 若要按對象的其他屬性過濾,請按一下更多過濾器。 在右面板中:

      • 搜尋並選擇屬性

      • 為所選屬性設定條件,然後按一下套用篩選條件 進一步了解設定標準的資訊。

      • 若要選擇其他旅居,請按一下

      • 若要移除屬性,請將鼠標懸停在篩選條件上,然後按一下刪除 刪除圖示

      • 完成後,按一下右上角的X

    • 若要從檢視中清除所有篩選條件,請按一下表格上方的全部清除

  • 若要儲存目前的篩選條件和設定,請按一下右上角的儲存檢視

    • 若要更新目前檢視的篩選條件和設定,請按一下儲存

    • 若要將這些篩選條件和設定儲存為新檢視,請按一下儲存為新檢視。 在「」對話方塊中,輸入檢視名稱,選擇可見性設定,然後按一下儲存

    • 若要將目前的檢視重設為原始儲存的篩選條件,請選擇重設。 這將刪除你套用的所有新篩選條件。

save-view-dropdown

  • 若要匯出目前檢視中的記錄,請按一下[操作/董事會 操作]下拉式選單,然後選擇[匯出檢視]。 了解更多有關匯出記錄的資訊。

設定篩選條件後,請從索引頁面進一步了解批量編輯記錄的相關資訊

選擇篩選條件

在為檢視選擇條件之前,請瞭解如何選擇篩選選項以分割記錄。 在每個索引頁面上,您只能按該物件的屬性過濾。

若要在檢視中設定條件,請按一下「更多篩選條件然後在右側面板中選擇一個屬性。 根據旅居的欄位類型,選擇一個選項,為該旅居設定條件:

  • 完全包含:輸入值。記錄的屬性值必須包含要在檢視中輸入的正文字。 若要按特定順序搜尋包含多個單詞或包含非英文字元的值,您需要以雙引數輸入您的值(例如,「HubSpot知識庫」) ,以篩選完全匹配的內容。

請注意:標準值中包含的非字母數字字元素會被視為分隔符,而不是字元本身。 例如,按HubSpot_knowledge_base >篩選將搜尋包含HubSpo t、 知識 和基礎的值,將_和>處理為空格。 即使你使用雙引數,如"HubSpot_knowledge_base >" ,它也會搜尋包含"HubSpot知識庫"的值,但不會搜尋包含其他字符的值。

  • 不完全包含:輸入。 記錄的屬性值不得包含要輸入到檢視中的確切文字。 也會包含對該物業沒有價值的記錄。

  • 是:對日期屬性,從預定選(如今日、昨日、上個季度)中選擇。 記錄的屬性值必須在要包含在檢視中的所選時間範圍內。

  • 是之後:對於日期選擇器屬性,請在日曆上選擇日期 。 記錄的屬性必須具有要包含在檢視中的所選日期之後的日期值。

  • 是以下任一選項:選擇多個值。 記錄的屬性必須至少有一個這些值才能包含在檢視中。

  • 之前:對於日期選擇器屬性,請在日曆上選擇一個日期。 記錄的屬性必須具有要在檢視中包含的選定日期之前的日期值。

  • 介於:對於日期選擇器屬性,請在日曆上選擇兩個日期。 記錄的屬性的日期值必須等於或晚於第一個選擇日期,且等於或早於要包含在檢視中的第二個選擇日期。

  • 是(不)等於:輸入或選擇一個。 記錄的屬性必須(而不是)等於要包含在檢視中的此值。 如果您選擇的數據則也會包含對該屬性沒有價值的記錄。

  • 大於:對於數屬性,請輸入數值。 記錄的屬性值必須大於要包含在檢視中的輸入數值值。

  • 大於或等於:對於數屬性,請輸入值。 記錄的屬性值必須大於或等於要包含在檢視中的輸入數值值。

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  • 已知:具有屬性值的所有記錄都會包含在檢視中。

  • 小於:對於數屬性,請輸入值。 記錄的屬性值必須小於要包含在檢視中的輸入數值值。

  • 小於或等於:對於數屬性,請輸入數值。 記錄的屬性值必須小於或等於要包含在檢視中的輸入數值值。

  • 是沒有:選擇多個值。 記錄的屬性必須具有與要包含在檢視中的任何所選值都不匹配的值。 也會包含對該物業沒有價值的記錄。

  • 是未知的:所有對該屬性沒有價值的記錄都會包含在檢視中。

完成後,按一下套用篩選條件。

自定義查看的屬性和板卡

若要自訂屬性在表格或盤面檢視中的顯示方式:

  • 在表格格式中,按一下[操作/董事會操作]下拉菜單,然後選擇[編輯欄位]。 在「」對話方塊中:

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    • 在左側,選擇要顯示在表格中的屬性

    • 在右邊,使用拖曳手柄拖放屬性來重新排序欄目。 按一下x以移除屬性。

    • 按一下套用

  • 在主板格式中,按一下主板操作下拉選單
    • 若要根據特定屬性的記錄值對卡片進行排序,請選擇排序。 在對話方塊中,選擇要排序的性和件(例如,創建日期的最新值、 交易金額的高到低值等)。
    • 若要編輯管道中的階段,請選擇編輯階段。 進一步了解如何為優惠工單或自訂物件自訂管道階段。
    • 若要為檢視優惠設定首選貨幣,請選擇編輯板(僅限新手 業和企業)。 在右側面板中選擇貨幣,然後按一下儲存。 如果你選擇在董事會中查看首選貨幣,每個交易階段的總金額加權金額將兌換成你選擇的貨幣。
    • 若要自訂卡片的顯示方式,請選擇編輯卡片。 在右面板中:

      • 選擇卡片風格以自訂每張物件卡片(預設卡片或小型卡片)中顯示的資訊量。
      • 選擇或清除核取方塊以選擇是否會顯示相關記錄的圖示。

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      • 切換[優惠/工單]活動資訊切換以選擇是否顯示下一個和最後一個活動資訊。 這適用於使用有效卡的待處理優惠/門票。 活動包括備註、通話、一對一追蹤電子郵件、會議、任務和聊天。
      • 切換「 停用卡片」切換以設定將優惠和票券標記為「停用」的選項。 最後的活動將始終顯示在非活動卡片上。

      • 完成後,按一下 儲存

了解如何自訂板卡上顯示的屬性。

編輯、刪除或複製已儲存的視圖

篩選記錄並儲存檢視時,您可以自訂哪些檢視在物件索引頁面上顯示為標籤,建立新的檢視,並為每個物件設定預設檢視。 您還可以管理誰可以存取檢視、複製檢視和刪除不需要的檢視。
  • 瀏覽至您的記錄:

    • 聯系人: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「連絡人」。

    • 公司: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「公司」。

    • 優惠: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「交易」。

    • 工單: 在 HubSpot 帳戶中,進入「服務」>「服務票證」。

    • 付款: 在 HubSpot 帳戶中,進入「銷售」>「付款」。
    • 呼叫: 在 HubSpot 帳戶中,進入「連絡人」>「通話」。
    • 自定義對象: 在HubSpot帳戶中,瀏覽至聯絡人> [自定義對象]。 如果你的帳戶有多個自訂物件,請將鼠標懸停在自訂物件上,然後選擇要檢視的自訂物件

  • 若要建立沒有設定篩選條件的新檢視,請按一下標籤右側的+新增檢視,然後按一下建立新檢視

  • 若要開啟現有儲存的檢視模式,請按一下標籤右側的+新增檢視模式,然後從下拉菜單中選擇一個檢視模式。 開啟標籤後,除非您關閉,否則標籤會自動繼續固定在索引頁面上。

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  • 若要重新排序檢視,請按一下並拖動標籤。 如果將檢視放在最左側的位置,則會變成預設檢視。 每次瀏覽到索引頁面時,此檢視將是第一個標籤。
  • 若要關閉檢視,請按一下檢視標籤上的X。 您可以從「新增檢視」下拉菜單或「全部檢視」頁面重新開啟檢視
  • 若要管理帳戶中的所有已儲存檢視,請點擊所有檢視

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  • 在「所有檢視次數」頁面上,您所檢視的對象會顯示您自己的自訂檢視次數。
    • 若要按其他物件過濾,請按一下物件類型下拉菜單,然後選擇要包括的物件
    • 若要按特定檢視擁有者過濾,請按一下擁有者下拉選單,然後選擇要包含其檢視圖的用戶。 擁有超級管理員權限的用戶將可以查看所有瀏覽次數,而其他用戶只能查看他們可以瀏覽的瀏覽次數。
    • 若要在索引頁面上開啟檢視,請按一下檢視的名稱。 在索引頁面上,您可以編輯檢視的篩選條件。
    • 若要檢視分享設定和篩選條件的視圖預覽,請將鼠標懸停在視圖上,然後按一下預覽
  •  
    • 若要編輯或刪除檢視,請將鼠標懸停在檢視上,然後按一下[操作]下拉式選單。 從以下選項中選擇:
      • 刪除:刪除檢視。在「」對話方塊中,按一下「刪除」以確認。 檢視將被刪除,但不會刪除檢視中包含的記錄。
      • 建立報告(僅限 業和企業版) :瀏覽至報告生成器,根據視圖中的資料建立報告。 您無法根據通話或付款視圖中的資料建立報告。 
      • 克隆:克隆檢視。在「」對話方塊中,輸入複製檢視的名稱,然後按一下儲存。 將使用相同的篩選條件建立新的檢視。
      • 匯出:匯出檢視中的記錄。 了解更多有關匯出記錄的資訊。
      • 管理分享:更新哪些用戶可以瀏覽此檢視。 在「」對話方塊中,選擇將檢視設為私有、與團隊分享或與帳戶中的所有用戶分享。 點擊儲存以確認。
      • 重命名:更新檢視的名稱。 在「」對話方塊中輸入名稱,然後按一下儲存。 
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    • 若要查看預設的HubSpot檢視,請按一下右上角的標準檢視。 在右面板中:
      • 單擊某個物件以展開該物件的預設檢視。
      • 若要在索引頁面上開啟檢視,請按一下檢視的名稱
      • 將鼠標懸停在檢視上,然後按一下操作來複製或匯出檢視。 根據檢視方式,您也可以建立報表(僅限 業和企業版)。
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