為物件設定管道自動化

當記錄在流程階段或工單狀態間移動時，自動觸發動作（例如：任務、通知）。例如，當支援人員從工單發送電子郵件時，將工單狀態設定為「等待客戶回覆」。本文概述了針對流程階段或工單狀態的特定自動化設定。 

瞭解如何改用完整的流程編輯器。

開始之前

根據管道階段自動化操作

為商機、專案、服務單及自訂物件的流程階段建立自動化設定。例如，當商機階段變更時，建立任務或發送內部通知。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選取物件」下拉式選單，並選取您所需的物件。
4. 點擊「管線」標籤頁。
5. 在「選擇管線」區段中，點擊下拉式選單，然後選擇要自動化的管線。
6. 點擊「自動化」分頁。
7. 若該區段已收合，請點擊「從頭建立工作流程」以展開該區段。
8. 在「當 [物件名稱] 移至新階段時觸發動作」區段中，點擊「建立工作流程」。若該階段先前已有工作流程，請改為點擊「+ 新增工作流程」動作圖示。
9. 在左側面板中，設定以下動作：
   • 發送內部電子郵件通知：當記錄進入該階段時，向使用者或團隊發送內部通知。選取 「發送內部電子郵件通知」。設定通知詳細資訊，然後點擊「儲存」。
   • 建立任務：當記錄（例如專案）進入特定階段時建立任務。選取「建立任務」。輸入任務詳細資訊，然後按一下「儲存」。
   • 將記錄輪流分配給擁有者：透過輪流分配、負載平衡或隨機選取的方式，將記錄指派給使用者或團隊。設定使用者及輪流分配方式，然後按一下「儲存」。
10. 點擊動作氣泡以編輯現有動作。在左側面板中進行變更，然後點擊「儲存」。
11. 將游標懸停在現有動作上，然後點擊留言圖示，為其他使用者針對該動作留下留言。輸入訊息後點擊「留言」。
12. 將游標懸停在現有動作上，然後點擊刪除圖示以刪除該動作。選擇「僅刪除此動作」以刪除所選動作，或選擇「刪除此動作及所有後續動作」以刪除所選動作及其下方的所有動作。
13. 點擊階段動作下方的「在工作流程中開啟」，即可在完整的工作流程編輯器中開啟。
14. 切換「工作流程狀態為 [status]」開關，以啟用或停用工作流程。

根據票證狀態自動化操作

根據關聯電子郵件設定票證狀態

當發送或接收相關電子郵件時，您可以自動更新票證的狀態。這包括從票證發送的電子郵件，以及客戶對該票證的回覆。票證狀態是 HubSpot 的預設屬性，用於追蹤管道中的票證（例如「等待聯絡人回覆 」狀態 ）。

要啟用或編輯票證狀態自動化：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「票證」。
4. 點擊「流程」標籤頁。
5. 點擊「選取流程」 下拉式選單，然後選取您要自動化的票證流程。
6. 點擊「自動化」分頁。若該區塊已收合，請點擊rightIcon以展開「範本自動化」區塊。
7. 若要啟用票證狀態自動化，請在「更新票證狀態」區段中勾選核取方塊以啟用觸發器：
   • 向客戶發送電子郵件：當使用者從工單記錄向聯絡人發送電子郵件時，工單狀態將會變更。 從聯絡人記錄發送的電子郵件不會觸發工單狀態變更。
   • 客戶回覆電子郵件：當聯絡人回覆該票證所屬的同一討論串時，票證狀態將會變更。若票證曾被關閉後重新開啟，該票證上的任何新討論串亦會更新票證狀態。 

7. 若要編輯根據觸發條件設定的票證狀態，請將游標懸停在該列上，然後點擊「編輯」動作。在右側面板中，點擊「選擇狀態」下拉式選單，選取一個狀態，然後點擊「儲存」。

若要關閉或檢視票證狀態自動化：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點擊「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單並選擇「票證」。
4. 點擊「流程」標籤頁。
5. 點擊「選擇流程」 下拉式選單，然後選擇您要自動化的票證流程。
6. 點擊「自動化」分頁。若該區塊已收合，請點擊rightIcon以展開「範本自動化」區塊。
7. 取消勾選「更新票證狀態」的核取方塊。

設定自訂票證流程動作

根據票證狀態屬性值的變更設定自訂自動化（例如：發送電子郵件或內部通知）。 此外，可設定進階動作（例如：分支、延遲），以引導記錄流經不同的動作。

若要根據票證狀態設定動作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「資料管理」區段中，點選「物件」。
3. 在「物件」頁面上，點擊「選擇物件」下拉式選單，並選擇「工單」。
4. 點擊「流程」標籤頁。
5. 點擊「選擇流程」 下拉式選單，然後選擇您要自動化的票證流程。
6. 點擊「自動化」分頁，然後點擊展開「從頭建立工作流程」區段。
7. 在「當工單達到特定狀態時觸發動作」區段中，點擊「+」加號圖示，即可為工單狀態新增動作。
8. 在左側面板中，根據您的目標設定動作：
   • 內部通知：選擇 「發送內部電子郵件通知」 ，當票證達到特定狀態時，向您的團隊發送內部通知。設定通知詳細資訊後，點擊「儲存」。

• • 自動發送電子郵件給您的客戶：選擇「發送電子郵件」以在 票證開啟（例如： 新狀態）或關閉（例如：已關閉 狀態） 時發送電子 郵件。
    • 點擊「自動電子郵件」下拉式選單，然後選擇「工單已接收」或「工單已關閉」以使用 HubSpot 預設的電子郵件。
    • 點擊「編輯」以在行銷電子郵件編輯器中自訂電子郵件的內容、格式、樣式及寄件地址。
      
      
      • 請使用與服務台連結的寄件地址，以便自動發送的電子郵件會顯示在服務台對話時間軸上。
        
      • 完成後，請點擊「更新」 。
        
  • 發送自訂自動化電子郵件給客戶：選擇一封自訂自動化電子郵件。若要編輯自訂電子郵件，請點擊該電子郵件的名稱。系統將引導您至行銷電子郵件工具。

請注意：預設的「 收到票證」和「票證已關閉」電子郵件 是由 HubSpot 建立的交易型電子郵件。交易型電子郵件用於基於關係的互動，例如購買後的確認電子郵件。聯絡人 無需設定為「行銷」類別即可接收交易型電子郵件。若您選擇發送非交易型的自動化電子郵件，聯絡人則必須設定為「行銷」類別才能接收該郵件。若您的帳戶已啟用交易型電子郵件附加元件，請瞭解如何建立自訂交易型電子郵件。

• • 進階動作：選擇其他基於工單的工作流程動作，包括延遲、分支、通訊、CRM 及資料動作。設定動作後，請點擊「儲存」。

8. 切換「工作流程為 [狀態]」開關，以啟用或停用工作流程。

若要編輯或刪除現有動作，或新增註解：

1. 導航至您的工單流程。
2. 點擊動作氣泡以編輯現有動作。在左側面板中進行變更，然後點擊「儲存」。
3. 點擊留言圖示，為其他使用者針對某個動作留下留言。在對話方塊中輸入訊息，然後點擊「留言」。
4. 點擊delete 圖示以刪除某個動作。您有兩種選項：
   • 僅刪除此動作：僅刪除所選動作。
   • 刪除此動作及所有後續動作：刪除選取的動作及其下方的所有動作。
5. 點擊動作方塊下方的「在工作流程中開啟」，即可導航至工作流程編輯器。在工作流程編輯器中，您可以新增更多動作並編輯工作流程的設定。

請注意：預設情況下， 上述自動化動作不適用於即時聊天或 Facebook Messenger 對話。若要為即時聊天或 Facebook Messenger 啟用票證自動化，您可以建立並自訂工作流程，並自訂工作流程的加入觸發條件，將來源等於「聊天」的對話納入其中。