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管理聯絡人屬性格式問題

作者：HubSpot Support | Nov 21, 2022 1:46:48 PM

為了維護有條理的 CRM，超級管理員或擁有資料品質工具存取權限的使用者，可以檢視聯絡人屬性數值可能存在的格式問題，並加以修正（例如： 名稱值為全大寫字母）。解決格式問題可協助您的團隊更輕鬆地搜尋 CRM，並確保電子郵件 或內容 中使用的個人化標記 格式一致。

進一步瞭解如何使用資料品質工具。

檢視和管理格式問題

使用自動化和大量管理格式化問題需要Data Hub Professional 或Enterprise訂閱。

您可以修正聯絡人屬性的個別格式化問題。若要檢視並手動接受或拒絕格式化問題的建議，請

  1. 在右上方，按一下動作。
  2. 在下拉式功能表中，選擇修正格式問題。

  1. 在「格式問題」區段中，檢視可能有格式問題的屬性，以及該屬性有問題的記錄數目。按一下要管理格式問題的欄的屬性名稱。
  2. 在表格中，檢視可能的問題，並接受或解除建議的解決方案：
    • 聯絡人：其屬性值可能有格式問題的記錄。
    • 問題：檢測到該值有格式問題的原因（例如，字元少於預期）。
    • 目前：有格式問題的目前屬性值。
    • 建議修正：解決格式問題的建議解決方案或新值。
    • 動作：選擇接受或拒絕建議的解決方案。如果問題可透過自動化規則解決，請按一下自動化以管理自動化設定。
  1. 若要批量接受或拒絕，請選取每個格式問題旁的 核取方塊，然後按一下表格上方的接受或拒絕。若要全部選取，請按一下表格左上方的核取方塊。
一旦您選擇接受或拒絕解決方案，格式問題就會從清單中移除。如果您選擇接受，聯絡人的屬性值將會更新為Proposed（建議）欄中顯示的值。

設定規則以自動修正格式問題

如果您的帳戶有Data HubProfessional或Enterprise訂閱，您可以開啟設定以自動修正聯絡人屬性的某些格式問題。您設定的規則會自動接受針對目前列於表格中的記錄以及未來新記錄的建議。

  1. 在右上方，按一下動作。
  2. 在下拉式功能表中，選取修正格式化問題。
  3. 在「格式化問題」區段中，按一下「動作」，然後選取「自動化」。
  4. 在右側面板中，在規則索引標籤上：
    • 按一下區段以展開其規則選項。
    • 選取核取方塊，以開啟格式規則的自動化功能 (例如：名稱大寫)。如果某條規則已開啟，則會自動修復有該格式問題的值 (例如，名字為jOhN的聯絡人會更新為John)。
    • 清除核取方塊可關閉特定規則的自動化。
  5. 按一下「記錄變更」標籤，檢視值已被自動化規則更新的所有記錄。按一下下拉式功能表，以根據問題或更新時間篩選記錄。
  6. 完成後，按一下儲存。

下列問題可自動偵測並修正電子郵件、名和姓聯絡人屬性：

  • 大寫：值有遺失或意外的大寫 (例如，JOHN 會更新為John、macdonald會更新為MacDonald、EXAMPLE@HUBSPOT.com 會更新為example@hubspot.com)。
  • 合併欄位：名字和姓氏的值合併（例如，JohnSmith 將更新為John Smith）。
  • 間距和標點符號：值包含意外的間距或標點符號。修正這些欄位的範例：
    • 移除名稱末尾的特殊字符 (例如：,!#$&*+\-/:;<=^_|~?.)
    • 移除名稱中的特殊字符 (例如，;:<)
    • 移除名稱開頭/末尾的空白字元。
    • 清理遺失空格的名稱 (例如：Chris's 改為 Chris、St.James 改為 St.James、John!改為 John、JohnDoe 改為 John Doe)。

管理格式問題追蹤

選擇最適合您團隊的格式規則，自訂 HubSpot 監控聯絡人的格式問題。

  1. 在右上方，按一下「行動」。
  2. 在下拉式功能表中，選擇修正格式化問題。
  3. 在右上方，按一下作業 > 管理問題類型。
  4. 在右側面板中，將您不想監視格式問題的屬性開關切換為關閉 。
  1. 按一下儲存。

設定位置資料的格式化偏好設定

您可以調整聯繫人的州/地區和國家/地區屬性資料的格式。 一旦設定了偏好設定，格式化建議就會偵測到不正確的格式，並建議您接受的偏好格式。

若要更新這些偏好設定，請

  2. 在左側功能表中，導覽至「物件」，然後選取「連絡人」。

  3. 針對預設的州/地區屬性，選擇您偏好的格式，全州名稱(例如：Massachusetts)或州縮寫(例如：MA)。

  4. 預設的國家/地區屬性，請選擇您偏好的格式，國家全名(例如：美國)或國家縮寫(例如：US)。您的變更將會自動儲存。

現在，您可以存取偵測到的格式問題，修正州/地區或國家/地區屬性值，以符合您偏好的格式。

HubSpot 檢測到的格式問題

為了識別記錄和提供建議，某些屬性會自動評估可能的格式問題。

請注意：HubSpot 使用 Breeze 識別潛在問題，因此您可能不同意偵測到的問題或建議的修正。在這種情況下，您可以駁回建議。


如果在電子郵件、名字和姓氏屬性中發現以下任何問題，聯絡人將被包含在列表中：
  • 該值有遺漏或意外的大寫。可能的問題包括
    • 值包含所有大寫字母。
    • 值不包含大寫字母。
    • 值包含其他意外的大寫字元（例如，JoHn、SMith、 test@HUBSPOT.com）。
    • 值包含其他應該大寫但沒有大寫的字元（例如，Desantos而非DeSantos，macdonald而非MacDonald）。
  • 該值包含不常被識別為電子郵件地址或姓名的文字。
  • 值至少包含一個意外的數字。
  • 值包含不常包含在屬性中的 URL 或網域。
  • 值包含非預期的敬語 (例如：先生、太太等)。
  • 值包含不正確的名和姓格式。可能的問題包括
    • 名和姓的值可能合併。
    • 名和姓的值相同。
    • 名和姓的值可能對調。
  • 此屬性可能偏好不同的格式。
  • 該值為空。
  • 電子郵件地址的值可能是臨時和無效的。
  • 該值並非有效的電子郵件地址。
  • 格式出乎意料或對該屬性無效。
  • 該值包含意外的字元或不常包含在該屬性中的文字。
  • 對於名稱而言，格式出乎意料或無效。
  • 值包含意外或可能不適當的文字。
  • 值包含常見的占位符文字（例如：n/a、Unknown）。
  • 值包含意外的間距或標點符號。這包括名稱結尾的特殊字符 (`,!#$&*+-/:;<=^_|~?.`)、名稱內的特殊字符 (`;:<`)、名稱開頭和結尾的空格，以及遺漏的空格。
  • 值包含意外的字元數目 (即值太長或太短)。

如果 「國家/地區」和 「國家」屬性發現任何下列問題，聯絡人將被列入清單中：

  • 值有遺漏或意外的大寫。
  • 值有意外的間距或標點（例如 UnitedStates、USA?）
  • 值為空。
  • 值錯誤（例如，選擇了不正確的時區）。
  • 此屬性可能需要不同的格式。建議的修正將基於您的位置格式偏好。
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