使用工作流程建立記錄

利用工作流程，可自動化在 HubSpot 中建立新記錄的流程， 並為您和您的團隊減輕行政作業負擔。透過 「建立記錄」動作 ， 您可以為以下物件類型建立記錄：

• 聯絡人
• 公司
• 商機
• 訂單
• 報價
• 續約報價（來自合約）
• 服務單（僅限 Service Hub Professional 和Enterprise 版本）
• 潛在客戶（僅限Sales Hub Professional 和Enterprise版本）
• 刊登資訊
• 課程
• 預約
• 服務
• 專案
• 自訂物件（僅限企業版）

開始之前

使用工作流程建立記錄時，請注意以下事項：

• 當建立與工作流程同類型的記錄時（例如，若您是在基於商機的工作流程中建立商機記錄），請確認新建立的記錄不符合該工作流程的觸發條件。否則，可能會形成無限迴圈，導致新建立的記錄不斷產生新的記錄。
• 若要透過工作流程建立聯絡人記錄，必須提供電子郵件地址。建議使用個人化代碼來插入來自已加入工作流程之記錄的值。例如，若您的網站上設有推薦表單，即可使用推薦屬性的值來建立新的聯絡人記錄。
• 若要透過工作流程建立自訂物件記錄，該自訂物件必須與工作流程的物件類型相關聯。例如，若您的自訂物件未與聯絡人物件相關聯，則無法在以聯絡人為基礎的工作流程中建立自訂物件記錄。進一步了解如何定義自訂物件。
• 潛在客戶記錄僅能在以聯絡人為基礎或以公司為基礎的工作流程中建立。「潛在客戶」選項不會出現在其他工作流程類型中，例如以服務單或交易為基礎的工作流程。

透過工作流程建立記錄

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點擊現有工作流程的名稱 ，或建立新的工作流程。
3. 點擊「+」新增圖示以新增 工作流程動作。
4. 在左側面板中，點擊展開「CRM」，然後選擇「建立記錄」。
5. 點擊「要建立的記錄類型」下拉式選單，然後選取「物件類型」。
6. 每個「建立記錄」動作中顯示的屬性，取決於所選的物件類型：
   • 商機：必填欄位為「商機名稱」、「 商機銷售管道」及「狀態」。 亦建議設定 「結案日期」與 「金額 」 。進一步了解預設商機屬性。
   • 服務單：必填欄位為「服務單名稱」、「服務單流程」及「狀態」。亦建議設定服務單的「來源」與 「服務單說明」。進一步了解預設服務單屬性。
   • 聯絡人：必填欄位為「電子郵件」。亦建議設定聯絡人的「名字」和「姓氏」。進一步了解預設聯絡人屬性。
   • 公司：必填欄位 為「公司網域名稱」或「公司名稱」。進一步了解預設公司屬性。
   • 潛在客戶： 使用「建立記錄 」動作處理 潛在客戶時，雖無 必填欄位，但一般建議填寫「 潛在客戶標籤」和「潛在客戶銷售管道階段」。

請注意：無法 在數字欄位中使用個人化標記。

7. 若要設定新建立記錄的指派對象，請點選「指派給」下拉式選單，然後從以下選項中進行選擇：
   • [物件] 的現有擁有者：將新記錄指派給已註冊記錄的現有擁有者。預設情況下，新的交易、服務單和公司記錄將設定為此選項。
     • 若已註冊的記錄尚未指派擁有者，則新記錄將不會指派給任何人。
     • 若要選擇自訂擁有者屬性，請點擊「哪個 [物件] 擁有者」下拉式選單，並選擇擁有者屬性。
   • 特定使用者：將記錄指派給特定使用者。若要選取使用者，請點選「哪位使用者」下拉式選單，然後選取該使用者。
   • 無人：該記錄將不會被指派給任何人。
8. 預設情況下，新的聯絡人記錄不會指派給任何使用者。若要指派聯絡人記錄：
   • 點擊「新增更多屬性」。
   • 點擊「設定其他聯絡人屬性 」下拉式 選單，並選擇「聯絡人擁有者」。接著，點擊「完成」。
   • 點擊「指派聯絡人給」下拉式 選單，並選擇「聯絡人的現有擁有者」、「特定使用者」或「無人」。
9. 若要為新記錄設定其他屬性，請點擊「新增更多屬性」：
   • 點選「設定其他聯絡人屬性」。
   • 若要將當前物件上的某個屬性複製到新記錄的屬性中，請點選「將屬性複製到 [物件] 屬性」。

請注意： 來源與目標屬性的 欄位類型必須相容，才能進行複製。不相容的屬性不會在工作流程動作的目標屬性中顯示為選項。進一步了解在工作流程中複製屬性值時，來源與目標屬性的相容性。

10. 設定新的記錄關聯：
    • 預設情況下，由工作流程所建立的記錄將與已加入該工作流程的記錄建立關聯。
    • 若要將已加入工作流程的記錄中的所有時間軸活動複製到新記錄：
      • 勾選「將已加入工作流程的 [物件] 中的時間軸活動新增至 [新記錄] 」核取方塊 。
      • 預設情況下，選取此選項時，系統將複製最近 30 天的活動紀錄。若要選擇其他日期範圍，請點擊日期範圍下拉式 選單並選擇其他 範圍。
    • 若要將新記錄與其他記錄類型建立關聯：
      • 點擊「+ 新增另一項關聯」。
      • 點擊「關聯 」下拉式 選單，然後選擇您的記錄類型。
      • 若要新增關聯標籤，請點擊「並套用標籤」下拉式選單， 然後選擇一個關聯標籤。
      • 若要將關聯記錄中的所有時間軸活動複製到新記錄，請選取「將 [物件] 的時間軸活動新增至 [新物件類型]」。若要選取不同的日期範圍，請點擊日期範圍下拉式 選單並選取其他 範圍。

• • 若您正在建立交易記錄，可將新建立的交易與明細項目建立關聯：
    • 建立交易記錄時，請點擊「新增明細項目」下拉式選單以關聯產品。
    • 若要新增另一項明細，請點擊「+ 新增明細」。若要刪除明細，請點擊該明細右側的 垃圾桶圖示。
  • 設定完「建立記錄」動作後，請點擊頂端的「儲存」。

請注意：報價 單一次只能與一筆交易關聯。若將新交易與現有報價單關聯，系統將移除這些報價單與其目前所屬交易的關聯