Formater dine data med workflows

Brug workflow-handlingen Formater data til at rette, formatere og vedligeholde dine CRM-data. Du kan f.eks. bruge store bogstaver i kontakt- eller firmanavne eller beregne værdier baseret på egenskaber.

Du kan også konvertere data til tekstegenskaber med en eller flere linjer eller formatere og tilføje data til et Google-regneark.

Formatering af data med workflows er en proces i to trin. Først forbereder du dine data ved at opsætte en Format data -handling. Derefter opsætter du en anden workflow-handling til at bruge dataene.

Formater dine data med standardformateringsindstillinger

For at formatere dine data med standardformateringsindstillinger:

• .
• Klik på navnet på en eksisterende arbejdsgang, eller opret en ny arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• I handlingspanelet skal du vælge Formatér data i afsnittet Dataops .
• I det højre panel skal du sikre dig, at kontakten til brugerdefineret tilstand er slået fra.
• Vælg den egenskab eller værdi, der skal formateres, i venstre panel:
  • Hvis du vil formatere egenskabsværdier for tilmeldte poster, skal du klikke på rullemenuen Vis egenskaber eller handlingsoutput fra og vælge Tilmeldt post. Vælg derefter en egenskab.
  • For at formatere resultater af tidligere handlinger skal du klikke på Vis egenskaber eller handlingsoutput fra rullemenuen og vælge Handlingsoutput. Klik derefter for at udvide navnet på Forrige handling, og vælg derefter et handlingsoutput.

• Klik på rullemenuen Format , og vælg en formateringsindstilling.

• Klik på rullemenuen Outputtype, og vælg derefter en outputtype. Afhængigt af den valgte formateringsindstilling kan data formateres som en tekst-, tal-, dato- eller tidsværdi.
  
  

• For automatisk at gemme dine formaterede data i en eksisterende ejendom:
  • Vælg afkrydsningsfeltet Ja, gem værdien i en egenskab.
  • Klik øverst på Gem og fortsæt. Dette vil automatisk oprette en ny handling Redigér post . Som standard vil handlingens felter blive udfyldt automatisk og indstillet til at opdatere den samme post og egenskab. Du kan tilpasse denne handling yderligere, læs mere om at bruge handlingen Rediger post.

• • Klik derefter på Gem.

• Når du har konfigureret din handling, skal du klikke på Gem.
  
  

Standardformateringsindstillinger

Når du bruger handlingen Formater data , er følgende standardformateringsindstillinger tilgængelige:

• Tilføj et tal: Tilføj et specifikt tal til ejendommen eller værdien. Indtast den ønskede værdi i feltet Number to add.
• Tilføj et tidsrum: Tilføj et tidsrum (f.eks. timer, dage) til en datoværdi. Indtast tidsmængden i feltet Amount to add, og brug derefter rullemenuen Unit of time til at vælge tidsenhed.
• Beregn denniende rod af et tal: Beregn rodværdien af et tal. Indtast rodtallet i feltet Nth root number.
• Brug stort begyndelsesbogstav: Brug stort begyndelsesbogstav i værdien. Alle andre tegn i værdien ændres til små bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
• Skift alle tegn til små bogstaver: Skift alle tegn i værdien til små bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
• Skift alle tegn til store bog staver: Skift alle tegn i værdien til store bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
• Skift til store bogstaver: Skift værdien til store bogstaver. Det første bogstav i hvert ord i værdien bliver skrevet med stort, alle andre tegn bliver ændret til små bogstaver. Virker kun for tegn i det latinske alfabet.
• Konverter til Unix-tidsstempel: Kon verter værdien til et Unix-tidsstempel.
• Klip et tegn eller flere tegn: Fjern specifikke tegn fra værdien. Indtast de tegn, du vil fjerne, i feltet Tegn, der skal fjernes. For eksempel kan du for postnummeret 02145 indtaste 02 i feltet, hvilket vil resultere i værdien 145.
• Divider et tal: divider værdien med et bestemt tal. Indtast det tal, du vil dividere med, i feltet Number to divide by.
• Escape og URL-kodning: Returnerer værdien i et URL-kodet format. For eksempel fra hello world til hello%20world.
• Formatér dato og tid: Ændr værdiens dato- og tidsformat.
  • Datoformat: det nye datoformat for værdien.
  • Tidszone: den tidszone, som værdien skal formateres til i IANA TZDB-format. Som standard returneres UTC-tid.
  • Locale: den locale, der skal bruges til værdien, f.eks. en-US eller hi-IN.
• Få den absolutte værdi af et tal: Returnerer den absolutte værdi af et tal. Du kan bruge denne mulighed til at sikre, at et tal er positivt.
• Gang medet tal: gang værdien med et bestemt tal. Indtast det tal, du vil gange med, i feltet Antal at gange med.
• Fjern HTML-tags: Fjern alle HTML-tags fra værdien.
• Erstat tegn: Find og erstat specifikke tegn i værdien.
  • Tegn, der skal erstattes: strengen af tegn i den værdi, der skal erstattes.
  • Erstatningstegn: erstatningsværdien for de angivne tegn, der skal erstattes.
  • Antal forekom ster, der skal erstattes: antallet af gange, tegnene i de erstattede værdier skal erstattes. Som standard vil alle forekomster af tegnet blive erstattet.
• Afrund et tal : Forøg eller formindsk din værdi til nærmeste definerede decimal.
  • Decimal at afrunde til: Vælg, om du vil afrunde til et helt tal, eller vælg den decimalværdi, der skal afrundes til.
  • Afrundingsmetode : Vælg mellem Afrund altid opad, Afrund altid nedad eller Afrund til nærmeste tal.
• Træk en mængde tid fra: Vælg at trække en mængde tid fra en dataegenskab. Indtast en værdi i feltet Beløb , der skal trækkes fra, og vælg en tidsenhed i feltet Tidsenhed .
• Test, om et tal er deleligt: Tjek, om værdien er delelig med et bestemt tal. Indtast det tal, du vil tjekke, i feltet Number to divide by.
• Trim leading and trailing whitespace: Fjern alle ledende og afsluttende mellemrum fra værdien.

Formater dine data med en brugerdefineret formel

For at formatere data med en brugerdefineret formel:

• .
• Klik på navnet på en eksisterende arbejdsgang, eller opret en ny arbejdsgang.
• Klik på + plus-ikonet i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• I handlingspanelet skal du vælge Formatér data i afsnittet Dataops .
• Klik i venstre panel for at slå brugerdefineret tilstand til.
• I afsnittet Formel skal du indtaste din brugerdefinerede formel.
• Klik på Indsæt for at tilføje et af følgende elementer i din formel:
  • Handlingsoutput: outputværdien fra en tidligere handling i samme workflow.
  • HubSpot-egenskab: egenskabsværdien, der hører til den tilmeldte post.
  • Funktion : en operator, der bruges til at konfigurere formlen, f.eks. stort begyndelsesbogstav eller tilføjelse af et tal.
• En forhåndsvisning vises automatisk med et eksempel på et resultat:
  • Hvis din formel bruger en variabel, f.eks. en egenskabsværdi, vil forhåndsvisningen automatisk vise et resultat med standardværdier.
  • Hvis du vil se en forhåndsvisning med andre eksempler, skal du klikke på Rediger eksempeldata og indtaste en anden testværdi for hvert felt.

• For automatisk at gemme dine formaterede data i en eksisterende ejendom:
  • Vælg afkrydsningsfeltet Ja, gem værdien i en egenskab.
  • Klik øverst på Gem og fortsæt. Dette vil automatisk oprette en ny handling Redigér post . Som standard vil handlingens felter blive udfyldt automatisk og indstillet til at opdatere den samme post og egenskab. Du kan tilpasse denne handling yderligere, læs mere om at bruge handlingen Rediger post.

• Når du har konfigureret din handling, skal du klikke på Gem.

Eksempler på brugerdefinerede formler

Ved hjælp af brugerdefinerede formler kan du tilpasse komplekse formateringsindstillinger for dine outputs. Læs mere om de funktioner, du kan bruge med brugerdefinerede formler. Du kan f.eks. beregne følgende:

• Fjernelse af specialtegn fra telefonnumre: cut(cut(cut([phone], "-"), "*"), "#")

• Beregning af din salgsrepræsentants provisionsbeløb: ([Amount] * [commission_rate])

• Sammenkædning af strengeværdier fra forskellige egenskaber: concat([company_name], [month_and_year])

Bemærk: Selvom det er muligt at kopiere og indsætte funktioner i Formula-sektionen, skal alle anvendte tokens såsom Action-outputs eller HubSpot-egenskaber indsættes manuelt.

Brug formaterede data

Når du har tilføjet handlingen Formatér data, skal du konfigurere yderligere handlinger til at bruge dine formaterede data. I handlingen Formatér data kan du automatisk opdatere en eksisterende egenskab med de formaterede data.

Du kan også tilføje de formaterede data til dit Google Sheet, hvis du har installeret Google Sheets-integrationen.

Opdater eksisterende egenskaber med formaterede data

Opsæt en Kopiér egenskabsværdi-handling for at opdatere egenskaber med de nyformaterede data. Handlingen kan bruge formaterede data fra enhver tidligere Formatér data -handling.

• .
• Klik på navnet på en eksisterende arbejdsgang, eller opret en ny arbejdsgang.
• Klik på plus-ikonet + i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• Vælg Kopier egenskabsværdi i handlingspanelet.
• I venstre panel skal du klikke på Egenskab eller værdi, der skal kopieres fra rullemenuen, og derefter klikke for at udvide en Formatér data-handling . Hvis du vil bruge den tidligere formaterede værdi, skal du vælge [outputtype] værdi.
• Klik på rullemenuen Target property type, og vælg derefter den type ejendom, som du vil kopiere dataene til.
• Klik på rullemenuen Property to copy "[output type] value " for at vælge den egenskab, du vil opdatere. For at oprette en ny egenskab skal du klikke på Opret en ny [objekt]-egenskab.
• Klik på Gem.

Når handlingen Kopier egenskabsværdi er sat op, kan dit workflow nu bruge tidligere formaterede værdier til at opdatere CRM-egenskaber.

Tilføj formaterede data til Google Sheets

Hvis du har installeret Google Sheets-integrationen, kan du tilføje formaterede data direkte til dit regneark uden at opdatere nogen egenskaber i HubSpot. For eksempel hvis kontaktpersonernes navne i arket skal formateres med små bogstaver, men du stadig vil have, at deres navne skal være med store bogstaver i HubSpot.

Du kan forbinde Google Sheets-appen fra App Marketplace eller fra et workflow.

• .
• Klik på navnet på en eksisterende arbejdsgang, eller opret en ny arbejdsgang.
• Klik på plus-ikonet + i workflow-editoren for at tilføje en workflow-handling.
• I handlingspanelet skal du vælge Opret række i Google Ark.
• Klik på rullemenuen Regneark. Vælg derefter det regneark, du vil sende data til. Du kan vælge blandt de regneark, der ejes af eller er blevet delt med den bruger, der har forbundet Google Sheets med HubSpot.
• Klik på rullemenuen Ark. Vælg derefter det ark, du vil sende data til. Feltet Ark henviser til fanerne i bunden af dit regneark.
• Konfigurer dine Google-ark-rækker til at bruge formaterede data:
  • Klik på rullemenuen Overskrift. Vælg derefter de tilsvarende kolonner i dit Google-ark.
  • Klik på feltet Egenskab .
  • I datapanelet skal du klikke på rullemenuen Vis egenskaber eller handlingsoutput fra og vælge Handlingsoutput.
  • Klik for at udvide en Formatér data-handling . Hvis du vil bruge den tidligere formaterede værdi, skal du vælge [outputtype] værdi. Denne handling kan bruge formaterede data fra enhver tidligere Formatér data-handling.
  • Gentag, indtil du har udfyldt din nye række.
• Klik på Gem.
  

Når handlingen Opret Google Sheet-række er sat op, kan dit workflow nu bruge tidligere formaterede værdier til at tilføje nye rækker i dit Google Sheet uden at påvirke eksisterende egenskaber. Læs mere om at tilføje data til Google Sheets med workflows.