Lizenzen zuweisen und verwalten

In HubSpot legen Lizenzen fest, auf welche Tools ein Benutzer basierend auf Ihrem Abonnement zugreifen kann, während Berechtigungen die spezifischen Aktionen definieren, die er ausführen kann, z. B. das Anzeigen, Bearbeiten oder Löschen von Daten.

Jedem Benutzer mit einem Starter-, Professional- oder Enterprise-Abonnement wird ein Lizenztyp zugewiesen, der von Leselizenzen bis hin zu spezialisierten Sales-, Service- oder Revenue-Lizenzen reicht. Die Wahl der richtigen Lizenz stellt sicher, dass Ihr Team über die erforderlichen Tools für die jeweilige Rolle verfügt, und hilft Ihnen gleichzeitig, Ihre Abonnementkosten effektiv zu verwalten.

THier sind verschiedene Lizenztypen, die je nach Abonnement verfügbar sind und Nutzenden bestimmte Zugriffsebenen auf die Tools und Funktionen in Ihrem Account gewähren. Jedem Benutzer in einem Starter-, Professional- oder Enterprise-Abonnement wird eine Lizenz zugewiesen. Die Art der Lizenz bestimmt, was sie in Ihren Abonnementdiensten anzeigen, worauf sie zugreifen und was sie tun können.

Von Leselizenzen, mit denen Nutzende Daten einsehen können, ohne Änderungen vorzunehmen, bis hin zu Basis- und Sales-, Service- oder Revenue-Lizenzen, die den Zugriff auf bestimmte Funktionen ermöglichen. Die Zuweisung der richtigen Lizenz stellt sicher, dass Ihre Teammitglieder über die richtige Zugriffsebene für ihre Rolle verfügen. Das Hinzufügen von Lizenzen zu Ihrem Account oder das Entfernen ungenutzter Lizenzen kann sich auf die Abrechnung Ihres Abonnements auswirken. 

Das lizenzbasierte Preismodell gilt nur für neue Accounts und Abonnements, die nach dem 5. März 2024 erstellt werden. Accounts, die vor dem 5. März 2024 erstellt wurden und nicht auf das neue Preismodell migriert wurden, haben nur Zugriff auf erworbene kostenpflichtige Sales- oder Service-Lizenzen für alte Sales Hub - und Service Hub Starter-, Professional- und Enterprise-Accounts . 

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, lesen Sie Folgendes:

• Die Zuweisung von Lizenzen muss aufgehoben werden, bevor sie entfernt werden können.
• Lizenzen können nicht unter die Mindestverpflichtung Ihres Abonnements reduziert werden. Wenn Ihr Abonnement beispielsweise fünf Lizenzen umfasst, können Sie die Anzahl nicht auf vier Lizenzen reduzieren.
• Das Entfernen von Lizenzen wirkt sich nicht auf Ihre aktuelle Rechnung aus. Erfahren Sie mehr darüber , wie sich Lizenzänderungen auf die Abrechnung auswirken.
• Bevor Sie einen Benutzer entfernen, weisen Sie alle Datensätze, Ressourcen oder Verantwortlichkeiten, für die er zuständig ist, nach Bedarf neu zu . Durch Entfernen oder Löschen eines Benutzers wird dessen Zugriff auf den Account entfernt.

Lizenz-Typen

Je nach erworbenen Abonnementdiensten sind verschiedene Arten von Lizenzen verfügbar, und jeder Lizenztyp bietet den Nutzern einen anderen Zugriff. 

Jeder Benutzer in einem Starter-, Professional- oder Enterprise-Abonnement erhält eine Lizenz. Nachfolgend finden Sie Beschreibungen der einzelnen Lizenz-Typen:

• Leselizenz: Ermöglicht Benutzern die Anzeige Ihrer Abonnementdienste. Diese Lizenzen sind für Starter-, Professional- und Enterprise-Abonnements kostenlos und unbegrenzt. Benutzer mit einer Leselizenz können:

• Zeigen Sie Datensätze, Dashboards, Kundendaten und Berichte an und können Sie Berichte filtern.
• Protokollieren Sie Notizen in CRM-System-Datensätzen, die sie einsehen können.
• Sie erhalten von einem Super-Admin Berechtigungen für Abrechnungsadmins .

• Basislizenz: Bietet Zugriff auf die wichtigsten Funktionen und Tools der von Ihnen erworbenen Abonnementdienste.
  • Bei Sales Hub Starter und Service Hub Starter haben Benutzer mit einer zugewiesenen Basislizenz Zugriff auf Sales Hub - bzw. Service Hub-Funktionen . Sales Hub - und Service Hub-Lizenzen werden nur bei gültigen Professional - oder Enterprise-Abonnements angewendet.
  • Für Revenue Hub Professional und Enterprise können Benutzer mit einer zugewiesenen Basislizenz Angebote anzeigen, nicht erstellen oder bearbeiten.
  • Weitere Informationen finden Sie in der Übersicht der Produkte & und Dienstleistungen von HubSpot.
• Sales-Lizenz (Sales Hub Professional oder Enterprise): bietet Zugriff auf alle Funktionen, die in Sales Hub Professional oder Enterprise enthalten sind.
• Service-Lizenz (Service Hub Professional oder Enterprise): Bietet Zugriff auf alle Funktionen, die in Service Hub Professional oder Enterprise enthalten sind.
• Revenue-Lizenz (Revenue Hub Professional oder Enterprise): bietet Zugriff auf alle Funktionen, die in Revenue Hub Professional oder Enterprise enthalten sind.
• Partnerlizenz: eine kostenlose Lizenz, die berechtigten Mitarbeitern von HubSpot Solutions Partners Zugriff auf alle Funktionen im Account eines Kunden gibt.
• Entwicklerlizenz: eine kostenlose Lizenz, die nur Zugriff auf die Entwicklerplattform bietet.

Bitte beachten Sie: Entwicklerlizenzen können nicht mit anderen Lizenzen oder Super-Admin-Berechtigungen kombiniert werden. Wenn Sie einem Benutzer mit einer Lizenz Zugriff auf die Entwicklerplattform gewähren möchten, kann ein Super-Admin dem Benutzer die Berechtigung für den Zugriff auf Entwicklertools erteilen.

Weitere Informationen zum vollen Umfang der einzelnen Lizenzen erfahren Sie in der Übersicht der Produkte & und Dienstleistungen von HubSpot.

Lizenz-Abrechnung

Ihr Abonnement umfasst eine festgelegte Anzahl von Lizenzen. Sie können jederzeit weitere Lizenzen zum aktuellen Tarif Ihrer Abonnement-Stufe erwerben. Sobald Lizenzen erworben wurden, kann die Gesamtanzahl bis zum nächsten Verlängerungsdatum nicht reduziert werden. Durch das Entfernen nicht zugewiesener Lizenzen wird die Änderung für Ihren nächsten Abrechnungszeitraum geplant und Ihre aktuelle Rechnung wird nicht angepasst.

Wenn Sie von den kostenlosen Tools von HubSpot auf ein Starter-Abonnement hochstufen, werden kostenlose Lizenzen mit dem Upgrade entfernt. Wählen Sie während des Bestellvorgangs die Gesamtanzahl der Lizenzen aus, die Ihr Team benötigt. Erfahren Sie, wie Sie Ihr HubSpot-Abonnement hochstufen.

Um zu verstehen, welche Art von Lizenzen Ihre Benutzer benötigen, erfahren Sie mehr über Lizenztypen. Wenn Sie Informationen darüber benötigen, welche und wie viele Lizenzen Ihre Nutzenden benötigen, wenden Sie sich an Ihr Customer Success Team bzw. Ihren CSM.

Lizenzen hinzufügen

So erwerben Sie zusätzliche Lizenzen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Lizenzen . Überprüfen Sie die Lizenzzuweisungen, den Einladungsstatus und das letzte aktive Datum für Ihre Benutzer in Ihrem Account.Zeigen Sie die Lizenzzuweisungen, den Einladungsstatus und das Datum der letzten aktiven Daten für Ihre Benutzer im Account an.
4. Um weitere Lizenzen hinzuzufügen, klicken Sie in der Mitte unter dem Lizenztyp, für den Sie Lizenzen hinzufügen möchten, auf Lizenzen hinzufügen.
   
   
5. Klicken Sie auf der Seite für den Erwerb von Lizenzen auf die Pfeile nach oben , um die Anzahl der Lizenzen zu erhöhen, und klicken Sie dann auf Weiter.
   
   
6. Überprüfen Sie die hinzugefügten Lizenzen beim Checkout und klicken Sie auf Speichern, & weiter.
7. Klicken Sie zur Bestätigung auf Kauf abschließen .

Nicht zugewiesene Lizenzen entfernen

Entfernen Sie ungenutzte Lizenzen von Ihrem Abonnement , nachdem ihre Zuweisung aufgehoben wurde. Das Entfernen von Lizenzen ist für Ihren nächsten Abrechnungszeitraum geplant. Erfahren Sie mehr darüber , wie sich Lizenzänderungen auf die Abrechnung auswirken. Weitere Informationen erhalten Sie vom HubSpot Sales-Team oder dem Contract Management Team.

Bitte beachten: Wenn Sie Benutzer mit einer zugewiesenen Lizenz entfernen, müssen Sie zunächst jeglichen Zugriff entfernen , den diese über Sales Hub - oder Service Hub-Tools in den Benutzerberechtigungen verfügen.

So entfernen Sie nicht zugewiesene Lizenzen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Lizenzen . Überprüfen Sie die Lizenzen, den Einladungsstatus und die letzten aktiven Daten für Ihre Benutzer in Ihrem Account.
4. Um bestimmte Benutzer zu überprüfen, verwenden Sie die Suchleiste und die Filter am oberen Rand der Tabelle.
5. Klicken Sie in der Mitte unter dem Lizenztyp, für den Sie Lizenzen entfernen möchten, auf Nicht zugewiesene Lizenzen entfernen.
   
   
6. Wählen Sie im Dialogfeld das Dropdown-Menü Nicht zugewiesene Lizenzen aus und wählen Sie die Anzahl der Lizenzen aus, die Sie entfernen möchten.
   • Im Feld Aktuelles Abonnement wird die derzeitige Zahl angezeigt.
   • Im Feld Automatische Verlängerung wird die Abrechnungsanpassung angezeigt, die zu Beginn Ihres nächsten Abonnementzeitraums wirksam wird.
7. Klicken Sie auf [#] Lizenzen entfernen.
   
   
8. Überprüfen Sie im Dialogfeld die Änderung der Lizenzen. Klicken Sie auf Zurück zu Account-Abrechnung & , um das Dialogfeld zu schließen.
9. Nachdem Sie das Entfernen von Lizenzen geplant haben, zeigen Sie das Bestätigungsbanner an. Um das Entfernen der Lizenz abzubrechen, klicken Sie auf Dieses Entfernen abbrechen. Klicken Sie dann auf Dieses Entfernen stornieren.

Bitte beachten: Durch die Neuzuweisung einer Lizenz, die vor dem Inkrafttreten ihrer Herabstufung entfernt werden soll, wird diese storniert.

Nicht zugewiesene Lizenzen gegen HubSpot-Guthaben oder einen anderen Lizenztyp tauschen

Wenn Ihr Account über nicht zugewiesene Lizenzen verfügt, können Sie diese Ausgaben in HubSpot-Guthabeneinheiten oder einen anderen Lizenztyp umleiten, ohne Ihr Account-Team zu kontaktieren.

Wenn Ihr Account beispielsweise über drei nicht zugewiesene Sales-Lizenzen verfügt, können Sie diese in HubSpot-Guthabeneinheiten umwandeln, die Sie für Funktionen und Agents in Ihrem Account verwenden können.

Grundlegendes zum Austausch von Lizenzen gegen HubSpot-Guthaben oder -Lizenzen

• Wenn Sie nicht zugewiesene Lizenzen tauschen, wird der Wert dieser Lizenzen auf HubSpot-Guthaben oder einen anderen in Ihrem Abonnement enthaltenen Lizenztyp angerechnet. Wenn Sie beispielsweise eine Professional-Basislizenz im Wert von 45,00 €/Monat umtauschen, werden diese 45,00 USD zu Ihrem verfügbaren Budget, das Sie für HubSpot-Guthaben oder einen anderen Lizenztyp verwenden können.

• Wenn die Lizenzen, die Sie hinzufügen, mehr kosten als die Lizenzen, die Sie tauschen, wird Ihnen die Differenz beim Checkout in Rechnung gestellt. Wenn Sie beispielsweise eine Professional-Basislizenz im Wert von 45,00 EUR/Monat gegen zwei Sales-Lizenzen im Wert von jeweils 90,00 EUR/Monat tauschen, erhöht sich Ihre Rechnung um 135,00 EUR/Monat, die Kosten der neuen Lizenzen abzüglich des Wertes der getauschten Lizenz.
• Wenn Sie Lizenzen vollständig gegen HubSpot-Guthaben tauschen, wird der Gesamtwert Ihrer getauschten Lizenzen in Guthaben umgewandelt.
• Sie können den Wert auch zwischen einem neuen Lizenztyp und HubSpot-Guthaben aufteilen. Wenn Sie beispielsweise eine Professional-Basislizenz und eine Professional-Lizenz für einen Gesamtwert von 135,00 USD tauschen, können Sie 90,00 USD für einen anderen Lizenztyp (z. B. eine Service-Lizenz, falls in Ihrem Abonnement verfügbar) anwenden und den Restbetrag in 5.000 HubSpot-Guthabeneinheiten umwandeln.
• Wenn Ihre neue Auswahl nicht den vollen Wert Ihrer getauschten Lizenzen ausschöpft, wird der verbleibende Restbetrag in HubSpot-Guthaben umgewandelt, das auf das nächste Guthabenpaket aufgerundet wird.

Bitte beachten: Bevor Sie Lizenzen gegen HubSpot-Guthaben tauschen, vergewissern Sie sich, dass Sie diese Lizenzen nicht mehr benötigen. HubSpot-Guthaben kann nicht wieder gegen Lizenzen getauscht werden.

Tauschen Sie die Lizenz gegen HubSpot Credits oder einen anderen Lizenztyp

1. Navigieren Sie zu einem der folgenden Punkte:
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account oben rechts auf Ihren Accountnamen und dann auf Account & Abrechnung. Klicken Sie auf dem Tab Übersicht im Abschnitt Nicht zugewiesene Lizenzen gegen andere Lizenztypen oder HubSpot-Guthaben tauschen auf Guthaben für Lizenzen & tauschen.
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account oben rechts auf Ihren Accountnamen und dann auf Account & Abrechnung. Klicken Sie auf dem Tab Abonnements im Abschnitt Abonnementzusammenfassung auf Lizenzen & tauschen.
   • Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen. Klicken Sie auf Benutzer & Teams. Klicken Sie auf dem Tab Lizenzen auf Nicht zugewiesene Lizenzen tauschen.
2. Überprüfen Sie im Dialogfeld die verfügbaren Lizenzen für den Tausch.
3. Verwenden Sie neben den Lizenzen, die Sie tauschen möchten, die Pfeile oder geben Sie eine Zahl in das Zahlenfeld ein, um die Anzahl festzulegen.
4. Klicken Sie unten rechts auf Auswählen, was Sie im Gegenzug erhalten möchten.
5. Um Ihre Lizenzen gegen HubSpot-Guthaben einzutauschen, verwenden Sie die Pfeile oder geben Sie eine Zahl in das Zahlenfeld ein, um den Betrag der Guthabeneinheiten festzulegen, die Sie erhalten möchten.
6. Um Ihre Lizenzen gegen einen anderen Lizenztyp zu tauschen, verwenden Sie neben dem gewünschten Lizenztyp die Pfeile oder geben Sie eine Zahl in das Zahlenfeld ein, um die Anzahl festzulegen.
7. Klicken Sie unten rechts auf Weiter.
8. Überprüfen Sie im Abschnitt Änderungen überprüfen die Aufschlüsselung der Lizenzen, die Sie entfernen und hinzufügen.
9. Klicken Sie unten rechts auf Weiter zur Kasse.
10. Überprüfen Sie Ihre Unternehmens- und Zahlungsdetails sowie die Geschäftsbedingungen für neue Produkte. Klicken Sie dann unten auf Kauf abschließen .

Nach Abschluss des Bezahlvorgangs sind Ihre neuen Lizenzen und das HubSpot-Guthaben sofort in Ihrem Account verfügbar.

Lizenzen zuweisen, diese aufheben und ändern

Durch das Zuweisen einer Lizenz zu einem Benutzer wird dessen Lizenztyp geändert, die Änderung der Lizenz eines Benutzers ändert jedoch nicht automatisch seine Berechtigungen. Wenn beispielsweise die Lizenz eines Benutzers von einer Sales-Lizenz in eine Basislizenz geändert wird, ändert sich der Zugriff des Benutzers auf Sales Hub , sodass er auf einige Funktionen nicht zugreifen kann, selbst wenn die entsprechenden Berechtigungen aktiviert sind. Durch Entfernen einer Lizenz von einem Benutzer wird die Zuweisung der Lizenz aufgehoben, die ihnen jedoch weiterhin in Rechnung gestellt wird. Entfernen Sie die nicht zugewiesene Lizenz, um die Abrechnung anzupassen.

Um Basis-, Sales-, Service- oder Revenue-Lizenzen zuweisen zu können, müssen Sie über ein kostenpflichtiges HubSpot-Abonnement verfügen und das lizenzbasierte Preismodell anwenden.

Bitte beachten: Wenn Sie die Lizenz eines Benutzers von einer Basis-, Sales-, Service- oder Revenue-Lizenz in eine Leselizenz ändern, muss der Account aktiv sein. Wenn der Account des Benutzers deaktiviert ist, können Sie den Benutzer reaktivieren, um die Zuweisung seiner kostenpflichtigen Lizenz aufzuheben, und dann den Benutzer wieder deaktivieren.

So weisen Sie eine Lizenz zu, heben die Zuweisung auf oder ändern sie:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Tabelle Benutzer auf den Benutzer, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie dann Lizenz ändern aus.
4. Klicken Sie im rechten Bereich auf das Dropdown-Menü Lizenzen und wählen Sie den Lizenztyp aus. Die verfügbaren Lizenztypen hängen von Ihrem Abonnement ab (z. B. Basis- und Leselizenz für Starter-Abonnements , Sales oder Service für Professional - und Enterprise-Abonnements ).
5. Um eine Lizenz für einen Benutzer zu entfernen, klicken Sie auf x neben der Lizenz.
6. Klicken Sie unten auf Speichern. 

Sie können auch Lizenzen zuweisen, indem Sie zu den Einstellungen für "Benutzer & Teams " gehen, auf die Registerkarte "Lizenzen " klicken, den Mauszeiger über einen Benutzer bewegen und dann auf "Lizenz ändern" klicken.

Übertragen Sie eine Basislizenz

So übertragen Sie eine Basislizenz auf einen anderen Benutzer, wenn Sie nur eine in Ihrem Account besitzen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im Menü der Seitenleiste links zu Benutzer & Teams.
3. Klicken Sie oben auf den Tab Lizenzen .
4. Bewegen Sie den Mauszeiger in der Benutzertabelle auf den Benutzer und klicken Sie auf Lizenz übertragen.
5. Klicken Sie im Dialogfeld auf das Dropdown-Menü Benutzer auswählen und wählen Sie den Benutzer aus, auf den die Lizenz übertragen werden soll. Klicken Sie auf Lizenz übertragen. Klicken Sie dann auf Lizenz übertragen.

Wenn ein Super-Admin seine Lizenz überträgt, werden auch die Super-Admin-Berechtigungen übertragen.