Hinweis: Dieser Artikel wird aus Kulanz zur Verfügung gestellt. Er wurde automatisch mit einer Software übersetzt und unter Umständen nicht korrekturgelesen. Die englischsprachige Fassung gilt als offizielle Version und Sie können dort die aktuellsten Informationen finden. Hier können Sie darauf zugreifen.
Meetings

Team-Meeting-Link erstellen

Zuletzt aktualisiert am: Oktober 1, 2019

Produkte/Lizenzen

Sales Hub  Starter, Professional, Enterprise
Service Hub  Starter, Professional, Enterprise

Mit dem Meeting-Tool können Sie Meeting-Links erstellen und teilen, damit Ihre potenziellen Kunden basierend auf Ihrer Verfügbarkeit einen Termin mit Ihnen vereinbaren können. 

Gelegentlich müssen jedoch auch andere Mitglieder Ihres Teams in Ihre Meetings aufgenommen werden. Es ist unter Umständen schwierig, mehrere Zeitpläne zu koordinieren, um den Vertriebsprozess voranzutreiben. Es gibt zwei Optionen für die Aufnahme anderer Teammitglieder in Meeting-Links:

  • Gruppenverfügbarkeit: Bei Meetings mit Gruppenverfügbarkeit können Sie mehrere Mitglieder Ihres Teams einschließen und die freie Verfügbarkeit aller beteiligten Parteien anzeigen. 
  • Reihum-Verfügbarkeit: Meetings mit Reihum-Verfügbarkeit erleichtern die Planung, wenn kein Vertriebsmitarbeiter zugewiesen ist. Es wird die Verfügbarkeit der einzelnen Teammitglieder angezeigt. Potenzielle Kunden können ein Meeting bei dem Vertriebsmitarbeiter buchen, dessen Verfügbarkeit zum eigenen Zeitplan passt.  

Meeting-Link für Gruppenverfügbarkeit oder Reihum-Verfügbarkeit erstellen

  • Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Sales > Meetings.
  • Klicken Sie oben rechts auf „Meeting-Link erstellen“ und wählen Sie dann „Team“ aus.
  • Klicken Sie auf den Meeting-Typ, den Sie erstellen möchten: „Gruppenverfügbarkeit“ oder „Reihum-Verfügbarkeit“.  

team-type

  • Klicken Sie im daraufhin angezeigten Abschnitt „Teammitglieder“ auf das Dropdown-Menü und wählen Sie ein Teammitglied aus, um es zu Ihrem Meeting hinzuzufügen. 
  • Wenn Sie einen Reihum-Meeting-Link erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Kalender des zuständigen Mitarbeiters anzeigen, wenn der Kontakt betreut wird“. Was dies bedeutet, erfahren Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels weiter unten.

Bitte beachten: Ihr Teammitglied benötigt HubSpot Sales Hub StarterProfessional oder Enterprise oder Service Hub Starter, Professional oder Enterprise und einen verknüpften Kalender, bevor es einem Meeting mit Gruppen- oder Reihum-Verfügbarkeit hinzugefügt werden kann. 

Bitte beachten: Sobald der Meeting-Link erstellt ist, kann der Benutzer, der einen Gruppen-Meeting-Link erstellt hat, nicht als Mitglied des Links entfernt werden. Ein Benutzer, der einen Meeting-Link für Reihum-Verfügbarkeit erstellt hat, kann sich als Mitglied des Links entfernen lassen.

So funktioniert die Gruppen- oder Reihum-Verfügbarkeit für Meetings 

Beim Erstellen eines Meetings mit Gruppen- oder Reihum-Verfügbarkeit werden einem potenziellen Kunden je nach Art der Meetings bestimmte Zeiten angezeigt:

  • Gruppenverfügbarkeit: HubSpot vergleicht automatisch die benutzerdefinierte Verfügbarkeit, die Sie im Erstellungsschritt „Verfügbarkeit“ angegeben haben, mit der Verfügbarkeit von ausgewählten Teammitgliedern anhand von deren integrierten Kalendern und Sperrzeiten. Wenn ein Benutzer über mehrere integrierte Kalender verfügt, vergleicht HubSpot diese benutzerdefinierte Verfügbarkeit mit allen Kalendern. 
    • Wenn Sie Teammitglieder zu einem Meeting-Link mit Gruppenverfügbarkeit hinzufügen, können Ihre potenziellen Kunden jederzeit eines der ausgewählten Teammitglieder auswählen.  
    • Wenn ein potenzieller Kunde auf den Meeting-Link klickt, werden die Zeitfenster angezeigt, an denen Sie und die anderen ausgewählten Teammitglieder zur Verfügung stehen. Der potenzielle Kunde kann einen Zeitpunkt auswählen und dann die erforderlichen Angaben machen, um das Meeting zu buchen. Der Ersteller des Meetings erhält eine Benachrichtigung und das Meeting wird auf dem Kalender aller Meeting-Teilnehmer angezeigt.
  • Reihum-Verfügbarkeit: HubSpot vergleicht automatisch die benutzerdefinierte Verfügbarkeit, die Sie im Erstellungsschritt „Verfügbarkeit“ angegeben haben, mit der Verfügbarkeit von ausgewählten Teammitgliedern anhand von deren integrierten Kalendern und Sperrzeiten, wenn keines der ausgewählten Teammitglieder verfügbar ist. Wenn ein Benutzer über mehrere integrierte Kalender verfügt, vergleicht HubSpot diese benutzerdefinierte Verfügbarkeit mit allen Kalendern.  
    • Wenn Sie Teammitglieder zu einem Meeting-Link mit Reihum-Verfügbarkeit hinzufügen, können Ihre potenziellen Kunden jederzeit eines der ausgewählten Teammitglieder auswählen. Beim Erstellen des Meeting-Links können Sie außerdem die Option „Kalender des zuständigen Mitarbeiters anzeigen, wenn der Kontakt betreut wird“ auswählen. Bei dieser Option werden potenzielle Kunden, die Ihren Meeting-Link erhalten, aufgefordert, zuerst ihre E-Mail-Adresse einzugeben.

      Wenn diese ein bestehender Kontakt in Ihrer Datenbank mit einem zuständigen Mitarbeiter sind, wird die Buchungsseite des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.
      • Ist der Kontakt einem Mitarbeiter zugewiesen, bei dem es sich um einen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit eingerichtetem Meeting-Tool handelt und der als Teil dieses Reihum-Links verfügbar ist, zeigt das Tool basierend auf der in diesen Reihum-Meeting-Link angegebenen Verfügbarkeit die Zeiten an, zu denen der zuständige Mitarbeiter verfügbar ist, und nicht die im Meeting-Link des zuständigen Mitarbeiters angegebene Standardverfügbarkeit.
      • Ist der Kontakt einem Mitarbeiter zugewiesen, bei dem es sich um einen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit eingerichtetem Meeting-Tool und der als Teil dieses Reihum-Links nicht verfügbar ist, wird dem Kontakt keine Verfügbarkeit angezeigt. Stattdessen wird eine Option angezeigt, den zuständigen Mitarbeiter per E-Mail zu informieren. 
      • Ist der Kontakt einem Mitarbeiter zugewiesen, bei dem es sich nicht um einen bezahlten Sales Hub- oder Service Hub-Benutzer mit eingerichtetem Meeting-Tool handelt und der nicht als Teil dieses Reihum-Links verfügbar ist, wird dem Kontakt die Verfügbarkeit aller Benutzer angezeigt. 
      • Wenn mehrere Benutzer des Meeting-Links zur gewünschten Meeting-Zeit des Kontakts verfügbar sind und die Option „Kalender des zuständigen Mitarbeiters anzeigen, wenn der Kontakt betreut wird“ ausgewählt ist, wird für das Meeting zufällig ein Benutzer ausgewählt.  
    • Wenn ein potenzieller Kunde auf den Meeting-Link klickt, werden die Zeitfenster angezeigt, in denen die ausgewählten Teammitglieder zur Verfügung stehen. Der potenzielle Kunde kann einen Zeitpunkt auswählen und dann die erforderlichen Angaben machen, um das Meeting zu buchen. Der zur ausgewählten Zeit verfügbare HubSpot-Benutzer wird für dieses Meeting gebucht und erhält eine Benachrichtigung. Das Meeting wird im Kalender angezeigt.