CRM-Datensätze löschen

Benutzer mit Löschen-Berechtigungen können einzelne Datensätze in HubSpot löschen, darunter Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, benutzerdefinierte Objekte und Anrufe. Benutzer mit der Berechtigung Massenlöschung können auch Datensätze in großen Mengen löschen.

Wenn Sie einen Datensatz versehentlich gelöscht haben, können Sie Datensätze wiederherstellen, die in den letzten 90 Tagen gelöscht wurden. Kontakte, die aus datenschutzrechtlichen Gründen endgültig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Löschen innerhalb eines Datensatzes

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und anschließend auf Anrufe.

• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen Ihres Datensatzes.

• Klicken Sie im linken Bereich auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und wählen Sie „Löschen“ aus.

• Wenn Sie einen Kontakt löschen, wählen Sie im Dialogfeld eine Option aus:

  • Löschen Sie diesen Kontakt mit der Möglichkeit, ihn innerhalb von 90 Tagen wiederherzustellen: Der gelöschte Kontakt wird in den Papierkorb verschoben, wo Sie ihn innerhalb von 90 Tagen wiederherstellen können .

  • Dauerhaftes Löschen dieses Kontakts und aller zugehörigen Inhalte, um die Datenschutzgesetze und -vorschriften einzuhalten: Der Kontakt wird dauerhaft gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Um eine Bestätigung zu senden, dass der Kontakt gelöscht wurde, wählen Sie die Option E-Mail-Bestätigung der Löschung und geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers e-Mailein. Erfahren Sie mehr über und das dauerhafte Löschen von Kontakten zur Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) .

• Klicken Sie im Dialogfeld auf „[Datensatz] löschen“.

Datensätze von der Indexseite für Objekte löschen

Sie können einen einzigen Datensatz löschen oder mehrere Datensätze gleichzeitig von der Indexseite der einzelnen Objekte löschen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und anschließend auf Anrufe.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in HubSpot zu „Kontakte“ > „[Benutzerdefiniertes Objekt]“. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über „Benutzerdefinierte Objekte“ und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Datensatz, den Sie löschen möchten.
• So löschen Sie mehrere Datensätze:
  • Aktivieren Sie in der Tabellenansicht das Kontrollkästchen neben den Datensätzen.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Board-Ansicht für Deals und Tickets über einen Datensatz und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Sobald eine Datensatzkarte ausgewählt ist, erscheinen auf allen übrigen Karten Kontrollkästchen, die Sie auswählen können.
• Um alle Datensätze auf Ihrer aktuellen Seite oder in Ihrer aktuellen Pipeline zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Alle auswählen“ oben in der Tabelle oder im Board. Um in der Tabellenansicht alle Datensätze in der Ansicht auszuwählen, klicken Sie auf den Link „Alle [Anzahl] [Datensätze] auswählen“.

• Klicken Sie oben in der Tabelle auf delete Löschen.

  

• Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Datensätze ein, die gelöscht werden sollen, und klicken Sie dann auf „Löschen“. 

Kontakte oder Unternehmen von einer Liste löschen

Wenn Ihre Kontakte oder Unternehmen Mitglieder einer Liste sind, können Sie auch die Datensätze aus der Liste löschen. Wenn Sie die Liste, aber nicht die Datensätze löschen möchten, erfahren Sie, wie Sie unter eine Liste löschen können.

• Navigieren Sie in Ihrem HubSpot Account zu Contacts > Lists. 
• Klicken Sie auf den Namen  der Liste.
• Wählen Sie die Kontakte oder Unternehmen aus, die Sie löschen möchten:
  • Um bestimmte Datensätze auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen  neben dem jeweiligen Kontakt oder Unternehmen.
  • Um alle Datensätze auf der aktuellen Seite der Liste auszuwählen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen  oben links in der Tabelle.
  • Um alle Kontakte in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen  oben links in der Tabelle und klicken dann auf Alle [x] Kontakte auswählen oder Alle [x] Unternehmen auswählen.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie Löschen.

• Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der zu löschenden Kontakte ein, und klicken Sie dann auf Löschen.

Kontakte mit einem Workflow löschen

Sie können Datensätze auch automatisch über einen Workflow löschen, der auf bestimmten Kriterien basiert. Andere Objekte (z.B. Deals, Tickets, Unternehmen) können nicht über Workflows gelöscht werden.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines bestehenden Workflows, oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Legen Sie die Trigger für den Workflow fest oder bearbeiten Sie sie:. Dies ist das Kriterium, das bestimmt, ob ein Kontakt automatisch gelöscht wird oder nicht.
• Klicken Sie auf das Symbol + plus  um eine Workflow-Aktionhinzuzufügen.
• Wählen Sie im rechten Bereich Kontakt löschen. 
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf „Speichern“.
• Um den Workflow zu aktivieren, klicken Sie oben rechts:
  • Bei bestehenden Workflows schalten Sie den Schalter ein.
    
  • Für neue Workflows klicken Sie auf Überprüfung und Veröffentlichung. Überprüfen Sie die Workflow-Einstellungen, klicken Sie dann auf Schalten Sieein.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows.

Daten, die beim Löschen von Datensätzen verloren gehen oder betroffen sind

Bevor Sie HubSpot-Datensätze löschen, sollten Sie überlegen, welche Daten und Tools davon betroffen sind.

• Wenn ein Datensatz gelöscht wird, wird er von allen Workflows entfernt. 
• Beim Löschen eines Tickets wird auch die zugehörige Konversation aus dem Postfach gelöscht.
• Beim Löschen eines Kontakts:
  • Interaktionsdaten und Chronik-Aktivitäten im Datensatz des Kontakts werden gelöscht, einschließlich Daten zur Übermittlung von Formularen, Informationen zu Website-Besuchen, Daten zur Listenmitgliedschaft, Daten aus Integrationen, Daten zum Übergang in die Lifecycle-Phase und Informationen zum Abschluss benutzerdefinierter Ereignisse (nurMarketing Hub Enterprise) .

• • Die Lifecycle-Phase des zugewiesenen Unternehmens des Kontakts kann basierend auf der Zuweisung zu anderen Kontakten und Deals zurückgesetzt oder neu berechnet werden.

• • Die Daten in bestehenden Tools und Berichten sind betroffen, einschließlich:
    • Gelöschte Kontakte werden aus den Zählungen in Kontaktberichten entfernt.
    • Besuche von gelöschten Kontakten werden im Quellenbericht angezeigt, jedoch aus der Anzahl der Kontakte abgezogen.
    • Die durch eine Kampagne generierten Kontakte werden nicht mehr im Kampagnen-Dashboard angezeigt.
    • Einsendungsdaten für gelöschte Kontakte bleiben in den Berichten zu Formulareinsendungen und Einsendungen über Landingpages unter „Kein Kontakt“ für 90 Tage nach der Löschung des Kontakts erhalten. Nach 90 Tagen werden die Einsendungsdaten des Kontakts gelöscht. Wenn ein Kontakt gelöscht wurde, um der DSGVO zu entsprechen, wird er nicht im Papierkorb aufbewahrt. Ihre Anmeldedaten werden für Benutzer sofort entfernt, es kann jedoch bis zu 30 Tage dauern, bis sie aus HubSpot gelöscht werden.