CRM-Einträge löschen

Benutzer mit Löschen-Berechtigungen können einzelne Datensätze in HubSpot löschen, darunter Kontakte, Unternehmen, Deals, Tickets, benutzerdefinierte Objekte und Anrufe. Benutzer mit der Berechtigung zur Massenlöschung können auch mehrere Datensätze gleichzeitig löschen.

Wenn Sie einen Datensatz versehentlich gelöscht haben, können Sie Datensätze wiederherstellen, die in den letzten 90 Tagen gelöscht wurden. Kontakte, die aus datenschutzrechtlichen Gründen vollständig gelöscht wurden, können nicht wiederhergestellt werden.

Löschen innerhalb eines Datensatzes durchführen

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und anschließend auf Anrufe.

• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Klicken Sie auf den Namen Ihres Datensatzes.

• Klicken Sie im linken Bereich auf das Dropdown-Menü Aktionen und wählen Sie Löschen aus.

• Wenn Sie einen Kontakt löschen, wählen Sie im Dialogfeld eine Option aus:

  • Diesen Kontakt mit der Möglichkeit der Wiederherstellung innerhalb von 90 Tagen löschen: Der gelöschte Kontakt wird in den Papierkorb verschoben, von dem aus Sie ihn innerhalb von 90 Tagen wiederherstellen können.

  • Diesen Kontakt und alle zugehörigen Inhalte dauerhaft löschen, um Datenschutzgesetze und -bestimmungen einzuhalten: Der Kontakt wird dauerhaft gelöscht und Sie können ihn nicht wiederherstellen. Sie erhalten automatisch eine E-Mail-Bestätigung, nachdem Sie den Kontakt gelöscht haben.Erfahren Sie mehr über das dauerhafte Löschen von Kontakten, um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und andere Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

Bitte beachten: Dauerhafte Löschungen wurden früher als DSGVO-Löschungen bezeichnet.

• Klicken Sie im Dialogfeld auf [Datensatz] löschen.

Wiederherstellbare Löschung über die Objektindexseite durchführen

Sie können einen einzigen Datensatz löschen oder mehrere Datensätze gleichzeitig von der Indexseite der einzelnen Objekte löschen.

• Gehen Sie zu Ihren Datensätzen:
• Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf den Unterpunkt Kontakte.
• Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und dann auf Unternehmen.
• Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Sales und anschließend auf Deals
• Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Service und im Anschluss auf Tickets.
• Anrufe: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Kontakte und anschließend auf Anrufe.
• Benutzerdefinierte Objekte: Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > [Benutzerdefiniertes Objekt]. Wenn Ihr Account mehr als ein benutzerdefiniertes Objekt hat, bewegen Sie den Mauszeiger über Benutzerdefinierte Objekte und wählen Sie dann das benutzerdefinierte Objekt aus, das Sie anzeigen möchten.

• Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben dem Datensatz, den Sie löschen möchten.
• So löschen Sie mehrere Datensätze:
  • Aktivieren Sie in der Tabellenansicht das Kontrollkästchen neben den Datensätzen.
  • Bewegen Sie den Mauszeiger in der Board-Ansicht für Deals und Tickets über einen Datensatz und aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Sobald eine Datensatzkarte ausgewählt ist, erscheinen auf allen übrigen Karten Kontrollkästchen, die Sie auswählen können.
• Um alle Datensätze auf Ihrer aktuellen Seite oder in Ihrer aktuellen Pipeline zu löschen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle auswählen oben in der Tabelle oder im Board. Um in der Tabellenansicht alle Datensätze in der Ansicht auszuwählen, klicken Sie auf den Link Alle [Anzahl] [Datensätze] auswählen.

• Klicken Sie oben in der Tabelle auf delete Löschen.

  

• Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Datensätze ein, die gelöscht werden sollen, und klicken Sie dann auf Löschen. 

Wiederherstellbare Löschung von Kontakten oder Unternehmen über eine Liste durchführen

Wenn Ihre Kontakte oder Unternehmen Mitglieder einer Liste sind, können Sie auch die Datensätze aus der Liste löschen. Wenn Sie die Liste löschen möchten, jedoch nicht die Datensätze, erfahren Sie hier, wie Sie eine Liste löschen.

• Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Kontakte > Listen. 
• Klicken Sie auf den Namen der Liste.
• Wählen Sie die Kontakte oder Unternehmen aus, die Sie löschen möchten:
  • Aktivieren Sie zum Auswählen bestimmter Datensätze das Kontrollkästchen neben den einzelnen Kontakten oder Unternehmen.
  • Wenn Sie alle Datensätze auf der aktuellen Seite der Liste auswählen möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben links in der Tabelle.
  • Um alle Kontakte in der Liste auszuwählen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen oben links in der Tabelle und klicken Sie dann auf Alle [x] Kontakte auswählen oder Alle [x] Unternehmen auswählen.

• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Mehr und wählen Sie Löschen aus.

• Geben Sie im Dialogfeld die Anzahl der Kontakte ein, die gelöscht werden sollen, und klicken Sie dann auf Löschen.

Eine wiederherstellbare Löschung von Kontakten mithilfe eines Workflows durchführen (nur Professional und Enterprise)

Sie können Kontaktdatensätze auch automatisch über einen Workflow löschen, der auf bestimmten Kriterien basiert. Andere Objekte (z. B. Deals, Tickets, Unternehmen) können nicht über Workflows gelöscht werden.

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
• Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow.
• Legen Sie die Aufnahme-Trigger für den Workflow fest oder bearbeiten Sie diese. Dieses Kriterium bestimmt, ob ein Kontakt automatisch gelöscht wird oder nicht.
• Klicken Sie auf das + Plus-Symbol, um eine Workflow-Aktion hinzuzufügen.
• Wählen Sie im rechten Bereich Kontakt löschen aus. 
• Klicken Sie am unteren Rand des Bereichs auf Speichern.
• Führen Sie oben rechts folgende Aktionen durch, um den Workflow zu aktivieren:
  • Aktivieren Sie bei bestehenden Workflows den Schalter durch Klicken.
  • Klicken Sie, sofern es sich um neue Workflows handelt, auf Überprüfen und veröffentlichen. Überprüfen Sie die Workflow-Einstellungen und klicken Sie dann auf Aktivieren.

Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Workflows.

Daten, die beim Durchführen einer wiederherstellbaren Löschung verloren gehen oder betroffen sind

Bevor Sie HubSpot-Datensätze löschen, sollten Sie überlegen, welche Daten und Tools davon betroffen sind.