Regeln für Objekt-Pipelines einrichten

Um zu verwalten, wie Benutzer Datensätze erstellen und durch eine Pipeline verschieben können, können Super-Admins Regeln für ihre Deal-, Ticket-, Lead-, Projekt- und benutzerdefiniertes Objekt-Pipeline festlegen. Die folgenden Regeln können für jede einzelne Pipeline durchgesetzt werden:

• Legen Sie Phasen fest, in denen neue Datensätze erstellt werden können.
• Schränken Sie das Überspringen von Phasen in der Pipeline ein.
• Schränken Sie das Rückwärtsverschieben von Datensätzen in der Pipeline ein.
• Schränken Sie die Personen ein, die Datensätze in bestimmten Phasen der Pipeline bearbeiten dürfen (nur Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte).
• Genehmigungsprozess für Deals in der Pipeline einrichten (nur Deals).
• Erstellen eines Deals verlangen (nur Leads).

Wenn Sie zum Beispiel das Überspringen von Phasen oder das Rückwärtsverschieben von Deals einschränken, sieht die Bearbeitung der Phase eines Deals wie folgt aus:

Objekt Pipeline-Regeln einrichten

Pipeline-Regeln werden beim manuellen Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen auf Desktop-Geräten, in der HubSpot Mobile-App und über Integrationen oder öffentliche HubSpot-APIs durchgesetzt, wenn eine Benutzer-ID übergeben wird. Die Pipeline-Regeln gelten nicht , wenn Datensätze über Workflows, andere APIs oder von Benutzern mit den Berechtigungen Super-Admin oder Eigenschaftseinstellungen bearbeiten erstellt oder bearbeitet werden. In diesen Fällen können die aktivierten Pipeline-Regeln umgangen werden.

So richten Sie Regeln ein:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte und wählen Sie dann die Objekte aus, für die Sie Phasen bearbeiten möchten. 
3. Gehen Sie zur Registerkarte Pipelines.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Pipeline aus, für die Sie Regeln festlegen möchten.
5. Klicken Sie im unteren Bereich auf den Tab Pipeline-Regeln.
6. Aktivieren Sie in jeder Zeile den Schalter, um die Regel anzuwenden.
7. Passen Sie die Einstellungen je nach Regel an:

• • [Datensatz]-Erstellung auf bestimmte Phasen beschränken: Wählen Sie die Phasen aus, in denen neue Datensätze erstellt werden können. Wenn diese Regel aktiviert ist, können Benutzer Datensätze nur in diesen Phasen in HubSpot sowie über Integrationen und HubSpot-APIs erstellen.
  • Überspringen von Phasen für [Datensätze] einschränken: Um zu verhindern, dass Benutzer Phasen in der Pipeline überspringen, wählen Sie Alle Phasen aus. Um zu verhindern, dass Benutzer bestimmte Phasen überspringen, wählen Sie Phasen auswählen aus und wählen Sie dann die Phasen aus, die nicht übersprungen werden können. Benutzer können weiterhin Phasen überspringen, wenn ein Datensatz in eine Abgeschlossen/Abgeschlossen und verloren-Phase (für Leads qualifiziert oder nicht qualifiziert) verschoben wird. Diese Regel gilt ebenfalls beim Bearbeiten von Datensätzen über API und Integrationen.
  • Rückwärtsverschieben von [Datensätzen] einschränken: Um zu verhindern, dass Benutzer Datensätze aus einer Phase der Pipeline rückwärts verschieben, wählen Sie Alle Phasen aus. Um zu verhindern, dass Benutzer Datensätze rückwärts verschieben, sobald sie bestimmte Phasen erreichen, wählen Sie Phasen auswählen und dann die Phasen aus. Wenn diese Regel aktiviert ist, können Benutzer, sobald ein Datensatz in die ausgewählten Phasen verschoben oder die ausgewählten Phasen durchlaufen hat, den Datensatz nicht mehr zurück in eine Phase vor den ausgewählten Phasen verschieben. Dies gilt für die Bearbeitung in HubSpot sowie über API und Integrationen. Benutzer können einen Datensatz weiterhin von einer Phase Abgeschlossen/Abgeschlossen und verloren (für Leads qualifiziert oder nicht qualifiziert) rückwärts verschieben, wenn ein Datensatz wieder geöffnet wird.

1. Bitte beachten: Für Leads ist die Einschränkung auf Alle Phasen festgelegt und kann nicht angepasst werden.

   • Bearbeitungszugriff für [Objekt] steuern: Wählen Sie die Phasen aus, für die der Bearbeitungszugriff beschränkt sein soll, und wählen Sie dann aus, wer Zugriff haben soll: Nur Super-Admins oder Bestimmte Benutzer und Teams. Wenn Sie Bestimmte Benutzer oder Teams ausgewählt haben, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Benutzer oder Team hinzufügen und aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen von Benutzern und Teams, um ihnen das Bearbeiten von benutzerdefinierten Objekten, Deals, Projekten oder Tickets in den ausgewählten Phasen zu ermöglichen.
   • Genehmigungsprozess für Deals hinzufügen: Richten Sie die Genehmigungsphase ein.
   • Erstellen eines Deals verlangen: Der Benutzer muss einen Deal erstellen, wenn die Leadphase qualifiziert ist.

8. Klicken Sie auf „Speichern“.

Nach dem Festlegen oder Aktualisieren werden die Pipeline-Regeln automatisch gespeichert und gelten für alle Benutzer, die zukünftig Zugriff auf das Objekt haben.

Bitte beachten: Wenn Regeln für eine Pipeline aktiviert sind, können Benutzer auch keine Massenbearbeitung der Pipeline oder der Phase von Datensätzen in dieser Pipeline vornehmen.

Pipeline-Regeln bearbeiten oder deaktivieren

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Objekte und wählen Sie dann die Objekte aus, für die Sie Phasen bearbeiten möchten.
3. Gehen Sie zur Registerkarte Pipelines.
4. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Pipeline auswählen und wählen Sie dann die Pipeline aus, für die Sie Regeln aktualisieren möchten.
5. Klicken Sie im unteren Bereich auf den Tab Pipeline-Regeln.
6. Um eine vorhandene Regel zu bearbeiten, klicken Sie auf das edit Bearbeiten-Symbol in der Zeile der Regel. Nehmen Sie Ihre Änderungen im rechten Bereich vor und klicken Sie dann auf Speichern.
7. Um eine Regel zu deaktivieren, klicken Sie auf den Schalter, um ihn auszuschalten. Klicken Sie im Dialogfeld zum Bestätigen auf Pipeline-Regel löschen.

Erfahren Sie mehr über das Anpassen von Pipelines.