Establecer reglas de pipelines de objetos

Para gestionar cómo los usuarios pueden crear y mover registros a través de un pipeline, los Superadministradores pueden establecer reglas para sus pipelines de negocios, tickets, leads y objetos personalizados. Actualmente se pueden aplicar las siguientes reglas a cada pipeline individual:

• Establecer las etapas en las que se pueden crear nuevos registros.
• Restringir la omisión de etapas en el pipeline.
• Restringir el movimiento de registros hacia atrás en el pipeline.
• Limitar quién puede editar registros en determinadas etapas del pipeline (solo negocios, tickets y objetos personalizados).
• Establecer un proceso de aprobación para los negocios en pipeline (solo negocios, solo Sales Hub Enterprise).
• Requerir la creación de un negocio (solo Leads, solo Sales Hub Pro y Enterprise).

Por ejemplo, si restringes a los usuarios la posibilidad de saltarse etapas o retroceder negocios, la edición de la etapa de un negocio tendrá un aspecto similar al siguiente:

Establecer reglas de pipelines de objetos

Las reglas de pipelines se aplican cuando se crean o actualizan manualmente negocios en el escritorio, en la aplicación móvil HubSpot, y a través de integraciones o API públicas de HubSpot cuando se pasa un ID de usuario. Las reglas de pipeline no se aplican cuando se crean o editan registros a través de workflows, otras API o por usuarios con permisos de superadministrador o permisos de Editar configuración de propiedades. En estos casos, se pueden omitir las reglas de pipeline activadas.

Para establecer reglas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y selecciona el objeto para el que deseas ajustar las reglas de pipeline. Las reglas de pipeline solo están disponibles para negocios, tickets y objetos personalizados.
3. Navega a la pestaña Pipeline.
4. Haz clic en el menú desplegable Selecciona un pipeline y, luego, selecciona el pipeline para la que quieres establecer reglas.

5. En la parte inferior, haz clic en la pestaña Reglas de pipeline.
6. En cada fila, activa o desactiva el interruptor para aplicar la regla.
7. En función de la regla, personaliza la configuración:

• • Limitar la creación [de registros] a etapas específicas: selecciona las etapas en las que se pueden crear nuevos registros. Con esta regla activada, los usuarios solo podrán crear registros en esos estados en HubSpot, así como a través de integraciones y API de HubSpot.
  • Impedir que los [registros] se salten etapas: para impedir que los usuarios se salten cualquier etapa del pipeline, selecciona Todas las etapas. Para evitar que los usuarios se salten determinadas etapas, selecciona Seleccionar etapas, y luego selecciona las etapas que no se pueden saltar. Los usuarios podrán seguir saltándose etapas si un registro pasa a la etapa Cerrado/Cerrado perdido (para leads Calificados o No Calificados). Esta regla también se aplica cuando se editan registros a través de API e integraciones.
  • Impedir el retroceso de [registros]: para impedir que los usuarios retrocedan registros desde cualquier etapa del pipeline, selecciona Todas las etapas. Para evitar que los usuarios muevan los registros hacia atrás una vez que alcancen determinadas etapas, selecciona Seleccionar etapas, y luego selecciona las etapas. Con esta regla activada, una vez que un registro se ha movido hasta o más allá de las etapas seleccionadas, los usuarios no pueden mover el registro hacia atrás a ninguna etapa anterior a las etapas seleccionadas. Esto se aplica cuando se edita en HubSpot, así como a través de la API y las integraciones. Los usuarios aún podrán mover un registro hacia atrás desde una etapa Cerrado/Cerrado perdido (para leads Calificados o No Calificados) si se vuelve a abrir un registro.

1. Nota: para los leads, la restricción se limita a Todas las etapas y no se puede personalizar.

   • Controlar el acceso a la edición de [objetos]: selecciona las etapas que tendrán acceso limitado a la edición y, a continuación, selecciona quién debe tener acceso: Solo superadministradores o Usuarios y equipos específicos. Si seleccionaste Usuarios y equipos específicos, haz clic en el menú desplegable Agregar un usuario o equipo y, a continuación, selecciona las casillas de verificación de los usuarios y equipos para permitirles editar objetos personalizados (solo Enterprise), negocios o tickets en las etapas seleccionadas.
   • Agregar proceso de aprobación para negocios (solo Sales Hub Enterprise): establecer la etapa de aprobación.
   • Requerir la creación de un negocio (solo Sales Hub Pro): el usuario debe crear un negocio si la etapa del lead es Calificado.

8. Haz clic en Guardar.

Una vez establecidas o actualizadas, las reglas de pipeline se guardan automáticamente y se aplicarán a los usuarios con acceso al objeto en adelante. Las reglas de pipeline no se aplican a los usuarios con permisos de superadministrador o Editar configuración de propiedades.

Nota: cuando las reglas están activadas para un pipeline, los usuarios tampoco podrán editar masivamente el pipeline o el estado de los registros en ese pipeline.

Editar o desactivar reglas de pipeline

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Objetos y selecciona el objeto cuyas reglas de pipeline deseas actualizar.
3. Navega a la pestaña Pipeline.
4. Haz clic en el menú desplegable Seleccionar un pipeline y, a continuación, selecciona el pipeline para el que deseas actualizar las reglas.
5. En la parte inferior, haz clic en la pestaña Reglas de pipeline.
6. Para editar una regla existente, haz clic en el edit icono de edición en la fila de la regla. Haz los cambios en el panel derecho y luego haz clic en Guardar.

7. Para desactivar una regla, haz clic para desactivar el interruptor. En el cuadro de diálogo, haz clic en Eliminar regla de pipeline para confirmar.

Más información sobre la personalización de pipelines.