Configurer des règles pour les pipelines d'objets

Pour gérer la façon dont les utilisateurs peuvent créer et déplacer des fiches d’informations dans un pipeline, les super administrateurs peuvent définir des règles pour leurs pipelines de transactions, de tickets, de leads, de projets et d’objets personnalisé. Les règles suivantes peuvent être appliquées pour chaque pipeline individuel :

• Définir les phases dans lesquelles de nouvelles fiches d'informations peuvent être créées.
• Ne pas sauter d'étapes dans le pipeline.
• Interdire le déplacement des fiches d'informations vers l'arrière dans le pipeline.
• Limitez qui peut modifier des fiches d'informations à certaines étapes du pipeline (transactions, tickets et objets personnalisés uniquement).
• Mettez en place un processus d’approbation pour les transactions dans le pipeline (transactions uniquement).
• Nécessite la création d’une transaction (leads uniquement).

Par exemple, si vous interdisez aux utilisateurs de sauter des étapes ou de déplacer des transactions vers l'arrière, l'étape de la modification d'une transaction ressemblera à ce qui suit :

Configurer des règles de pipeline d'objet

Les règles de pipeline sont appliquées lors de la création ou de la mise à jour manuelle de fiches d'informations sur ordinateur, dans l'application mobile HubSpot et via des intégrations ou des API publiques HubSpot lorsqu'un ID utilisateur est transmis. Les règles de Pipeline ne s’appliquent pas lors de la création ou de la modification de fiches d’informations via des workflows, d’autres API ou par des utilisateurs disposant d’autorisations Super administrateur ou Modifier les paramètres de propriété . Dans ces scénarios, les règles de pipeline activées peuvent être contournées.

Pour configurer des règles :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets, puis sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez définir pipeline règles. 
3. Accédez à l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez le pipeline pour lequel vous souhaitez définir des règles.
5. En bas, cliquez sur l'onglet Règles de pipeline.
6. Dans chaque ligne, activez le bouton afin d'appliquer la règle.
7. En fonction de la règle, personnalisez les paramètres :

• • Limiter la création de [fiches d'informations] à des phases spécifiques : sélectionnez les phases dans lesquelles de nouvelles fiches d'informations peuvent être créées. Lorsque cette règle est activée, les utilisateurs ne pourront créer des fiches d’informations que dans ces phases dans HubSpot et via les intégrations et API de HubSpot.
  • Empêcher [fiches d'informations] de sauter des phases : pour empêcher les utilisateurs d'ignorer des phases dans le pipeline, sélectionnez Toutes les phases. Pour empêcher les utilisateurs d'ignorer certaines phases, sélectionnez Sélectionner des phases, puis sélectionnez les phases qui ne peuvent pas être sautées. Les utilisateurs pourront toujours sauter des phases si une fiche d’informations passe à la phase Fermée/Fermée perdue (pour les leads qualifiés ou non qualifiés). Cette règle s’applique également lors de la modification des fiches d’informations via une API et des intégrations.
  • Empêcher les [fiches d'informations] de revenir en arrière : pour empêcher les utilisateurs de déplacer les fiches d'informations en arrière à partir de n'importe quelle phase du pipeline, sélectionnez Toutes les phases. Pour empêcher les utilisateurs de déplacer des fiches d'informations vers l'arrière une fois qu'elles atteignent certaines phases, sélectionnez Sélectionner les phases, puis sélectionnez les phases. Si cette règle est activée, une fois qu'une fiche d'informations a été déplacée vers ou au-delà des phases sélectionnées, les utilisateurs ne peuvent pas revenir en arrière à une fiche d'informations avant les phases sélectionnées. Cela s'applique lors de la modification dans HubSpot, ainsi que via API et intégrations. Les utilisateurs pourront toujours déplacer une fiche d'informations vers l'arrière à partir d'une phase Fermé/Fermé perdu (pour les leads qualifiés ou non qualifiés) si une fiche d'informations est rouverte.

1. Remarque : Pour les leads, la restriction est limitée à toutes les étapes et ne peut pas être personnalisée.

   • Contrôle de l'accès à la modification de [objet] : sélectionnez les phases qui auront un accès limité, puis sélectionnez qui devrait avoir accès : uniquement les super administrateurs ou les utilisateurs et équipes spécifiques. Si vous avez sélectionné Utilisateurs et équipes spécifiques, cliquez sur le menu déroulant Ajouter un utilisateur ou une équipe , puis sélectionnez les cases à cocher des utilisateurs et des équipes pour leur permettre de modifier des objets personnalisés, des transactions, des projets ou des tickets dans les phases sélectionnées.
   • Ajouter un processus d’approbation pour les transactions : configurez la phase d’approbation.
   • Exiger la création d’une transaction : l’utilisateur doit créer une transaction si la phase de lead est Qualifié.

8. Cliquez sur Enregistrer.

Une fois définies ou mises à jour, les règles de pipeline sont automatiquement enregistrées et s'appliqueront aux utilisateurs ayant accès à l'objet.

Remarque : lorsque les règles sont activées pour un pipeline, les utilisateurs ne pourront pas non plus modifier en masse le pipeline ou la phase des fiches d'informations dans ce pipeline.

Modifier ou désactiver les règles relatives aux pipelines

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Objets, puis sélectionnez l'objet pour lequel vous souhaitez mettre à jour les règles de pipeline.
3. Accédez à l'onglet Pipelines.
4. Cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un pipeline, puis sélectionnez le pipeline pour lequel vous souhaitez mettre à jour les règles.
5. En bas, cliquez sur l'onglet Règles de pipeline.
6. Pour modifier une règle existante, cliquez sur l'icône de modification edit dans la ligne de la règle. Apportez vos modifications dans le panneau de droite, puis cliquez sur Enregistrer.
7. Pour désactiver une règle, cliquez sur le bouton OFF. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer la règle de pipeline pour confirmer.

Découvrez-en davantage sur la personnalisation des pipelines.