Nachvollziehen der Verwendung sensibler Daten in HubSpot-Tools

Sobald Sie vertrauliche Daten in Ihrem HubSpot Account aktiviert haben, haben bestimmte Tools spezielle Überlegungen oder Verhaltensweisen bei der Verwendung vertraulicher Daten. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wo sensible Daten verwendet werden können und wie sie in den einzelnen Tools richtig verwaltet werden.

Weitere Informationen zu vertraulichen Daten finden Sie auf der Seite Bedingungen für vertrauliche Daten. Informationen zum Aktivieren vertraulicher Daten und zum Erstellen von Eigenschaften für vertrauliche Daten finden Sie in diesem Artikel.

Bitte beachten Sie: Vertrauliche Daten werden in einigen Tools nicht unterstützt, darunter Chatbots, Personalisierungstoken, Leitfäden und Sandboxes. Hochsensible Daten werden weiter eingeschränkt und können nur in bestimmten Szenarien verwendet werden.

Hochsensible Daten in HubSpot-Tools

Alle folgenden Abschnitte beziehen sich auf vertrauliche Daten, aber nur einige der aufgeführten Tools werden für hochsensible Daten unterstützt. Hochsensible Daten können nur in den folgenden Szenarien verwendet werden:

• Anzeigen und Bearbeiten von Eigenschaftenwerten in HubSpot.
• Hochladen in Formulare über HubSpot-Formulare, Drittanbieter-Formulare und die authentifizierte API für Formulareinsendungen.
• Manuelles Hochladen von Anhängen in Datensätzen oder über Notizen, persönliche E-Mails und hochsensible Datei Eigenschaften.

Eigenschaften für vertrauliche Daten

Sobald Sie eine Eigenschaft zum Speichern sensibler Daten erstellt haben:

• Super-Admins können Berechtigungen auf Feldebene einrichten, um den Anzeige- und Bearbeitungszugriff für die Eigenschaft auf bestimmte Benutzer und Teams einzuschränken. Dies wird dringend empfohlen, um sicherzustellen, dass sensible Daten nur von ausgewählten Benutzern eingesehen oder geändert werden können.
• Super-Admins können Benutzeraktionen, die sich auf die Eigenschaften von sensiblen Daten beziehen, im Audit-Protokoll von einsehen.
• Super-Admins können die Eigenschaft "Sensible Daten" bearbeiten oder löschen .

Eigenschaften für vertrauliche Daten

Benutzer mit Zugriff auf eine Eigenschaft mit vertraulichen Daten können die Werte der Eigenschaft manuell oder über Import und Workflows aktualisieren. Wenn Ihr Account HubSpot-Mitarbeitern den Zugriff auf erlaubt, um Support-Probleme zu beheben, nehmen die HubSpot-Mitarbeiter nicht den Zugriff auf die Eigenschaftswerte sensibler Daten.

Bei Eigenschaften mit besonders vertraulichen Daten müssen Benutzer mit Zugriff auf die Werte der Eigenschaften auf zum Entschlüsseln klicken, um den Wert anzuzeigen oder zu bearbeiten. Zum Beispiel:

Anhänge

Mit der Möglichkeit, vertrauliche und hochsensible Daten zu speichern, können Sie Dateien mit vertraulichen Informationen in Tools in HubSpot speichern. Wenn Sie die Einstellung "Sensible Daten" aktivieren, werden Anhänge, die auf folgende Weise hochgeladen werden, durch eine zusätzliche Verschlüsselungsebene im HubSpot-Datenbankspeicher geschützt. Dadurch wird auch die Option entfernt, Dateien ohne Authentifizierung extern zu teilen, und den HubSpot-Mitarbeitern wird der Zugriff auf die Anhänge verweigert.

Beim Hinzufügen mit den folgenden Methoden werden die Dateien geschützt:

• Hochgeladen von Ihrem Computer in einem Datensatz im Abschnitt Anhänge.
• Hochgeladen in einem Datensatz über eine neue Notiz.
• Hochgeladen in einem Datensatz über eine E-Mail von einem Kontakt.
• Hochgeladen in einem Datensatz in der HubSpot Mobile-App.
• Hochgeladen in eine Dateitypeigenschaft.
• Hochgeladen über eine Formulareinsendung.
• Hochgeladen über einen Import.

Sie können den Benutzerzugriff auf Anhänge über Berechtigungen für jedes Tool steuern. So können Sie beispielsweise den Zugriff auf Kontakte für bestimmte Benutzer einschränken, die keinen Zugriff auf Kontaktdateien haben sollten.

Breeze AI-Tools

Breeze, die KI von HubSpot, kann dir helfen, Aufgaben zu automatisieren, Einblicke in Daten zu gewinnen, Content zu erstellen und vieles HubSpot Plattform mehr. Nur Benutzer mit Super-Admin-Berechtigungen können bestimmte KI-Tools aktivieren, z. B. AI Assistants.

Wenn Sie Sensible Daten aktivieren, werden die von Ihnen erstellten Eigenschaften für Sensible Daten nicht zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot verwendet. Andere Kundendaten in Ihrem Account können jedoch zum Trainieren der KI-Modelle von HubSpot genutzt werden. Sie können sich von der Nutzung Ihrer Kundendaten für maschinelles Lernen per Opt-out abmelden, indem Sie eine E-Mail an privacy@hubspot.com senden. Weitere Informationen können Sie den Nutzungsbedingungen und der Datenschutzrichtlinie von HubSpot entnehmen.

Bitte beachten: Vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen in Ihren Prompts zu teilen. Um das Produkt zu verbessern, protokolliert und speichert HubSpot Ihre Prompts, generierte Sprache und Nutzungskennzahlen, wenn Sie KI-Produkte einsetzen. HubSpot gibt Ihre Eingaben an KI-Dienstanbieter weiter, um Ihnen die Nutzung von KI-Produkten zu ermöglichen, und KI-Dienstanbieter speichern Ihre Prompts zu Zwecken der Content-Moderation. Ihre Prompts werden Ihnen zugeschrieben. Ihre Nutzung der Beta-KI-Produkte von HubSpot unterliegt unseren Beta-Bedingungen und für KI-Produkte, die in unsere Abonnementdienste integriert sind, gelten unsere Produktspezifischen Bedingungen.

Die KI-Produkte von HubSpot sind nicht Teil der Funktionen für sensible Daten. Bestimmte KI-Produkte können sensible Daten verarbeiten, die Sie bei der Generierung von Ergebnissen auf der Grundlage der eingegebenen Abfrage möglicherweise nicht beabsichtigt haben. Diese Tools umfassen:

• Konversationszusammenfassungen
• Conversation Intelligence
• Vom KI-Assistenten generierte Anrufzusammenfassungen
• Automatische Zuordnung von Sprechern
• Automatisches Ausfüllen von Kontakteigenschaften

Wenn Sie zum Beispiel während einer Konversation über sensible Daten sprechen, sollten Sie das Tool Conversations-Übersicht nicht verwenden. Auch wenn Sie nicht beabsichtigt haben, sensible Daten in Ihre Eingabeaufforderung einzugeben, würde das Tool "Conversation Summaries" alle Inhalte der Konversation verarbeiten. 

Weitere Informationen zu den KI-Tools von HubSpot finden Sie auf den KI-Modellkarten. Vermeiden Sie den Einsatz von KI-Tools, wenn Sie nicht möchten, dass die KI-Tools Ihre sensiblen Daten verarbeiten.

Rechenzentren

Sie können vertrauliche Informationen in jedem Rechenzentrum speichern, das Sie verwenden.

Wenn Sie die Speicherung von HIPAA-Daten nicht angegeben haben, sind Sie berechtigt, von einem nordamerikanischen Rechenzentrum zum Rechenzentrum der Europäischen Union zu migrieren. Um auf die Migrationsfunktionen zugreifen zu können, können Super-Admins die öffentliche Beta-Version der öffentlichen Beta-Version des Rechenzentrumshostings für vertrauliche Daten festlegen.

Wenn Sie die Speicherung von HIPAA-Daten angegeben haben, können Sie nicht in ein anderes Rechenzentrum migrieren.

Datensynchronisierung

Sie können vertrauliche Daten über Feldzuordnungen mit Datensynchronisierungs-Apps synchronisieren. Beim Synchronisieren von Daten:

• Die Synchronisierung kann bidirektional erfolgen. Da nicht immer bekannt ist, ob die Felder einer Drittanbieter-App sensibel sind, gibt es einige Fälle, in denen nicht sensible Felder mit einer HubSpot-Eigenschaft für vertrauliche Daten synchronisiert werden können. Wenn bekannt ist, dass die Feld einer Drittanbieter-App vertraulich ist, kann sie nicht mit einer nicht sensiblen HubSpot Eigenschaft synchronisiert werden.
• Die Eigenschaften "Vertrauliche Daten" und "Hochgradig vertrauliche Daten" werden für Datensynchronisierungs-Apps gleich behandelt.

Formulare 

Mit der Möglichkeit, sensible Daten in HubSpot zu speichern, können Sie HubSpot-Formulare und Drittanbieter-Formulare verwenden, um vertrauliche Informationen von Ihren Besuchern zu sammeln. Sensible Daten, die über Formulare erfasst werden, werden verschlüsselt und sicher mit dem CRM synchronisiert. Alle Dateien, die über Formulare hochgeladen werden, die mit der Eigenschaft "Sensible Daten" verknüpft sind, werden ebenfalls als sensibel betrachtet.

Nur Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung zur Anzeige sensibler Daten können die als sensibel gekennzeichneten Werte von Formularen und Dateien anzeigen. Alle Benachrichtigungen über die Übermittlung von Formularen entsprechen ebenfalls den Anforderungen an die Benutzererlaubnis für sensible Daten.

Integrationen

Entwickler können die API-Dokumentation verwenden, um Integrationen zu erstellen, die sensible Daten synchronisieren. Gemäß den Bedingungen von für sensible Daten erkennen Sie für den Fall, dass Sie sich dafür entscheiden, Produkte von Drittanbietern zu integrieren oder anderweitig in Verbindung mit dem Abonnementdienst zu verwenden, an, dass Kundendaten, die von solchen Produkten von Drittanbietern gehostet oder verarbeitet werden, in Übereinstimmung mit den von diesen Drittanbietern unterhaltenen Richtlinien gehostet werden.

Wenn Sie HIPAA-geschützte sensible Daten speichern, wird die Snowflake Data Share Integration nur für die folgenden Regionen unterstützt: AWS US_EAST_1 und AWS EU_CENTRAL_1.

Benachrichtigungen

Sobald "Vertrauliche Daten" in Ihrem Account aktiviert ist, enthalten bestimmte Benachrichtigungen standardmäßig keine Vorschau (z. B. eine Vorschau eines Notiztexts), um zu vermeiden, dass sensible Daten angezeigt werden. Dies geschieht derzeit bei folgenden Benachrichtigungen: Sie werden @-erwähnt in einem Datensatz oder in einem Kommentar, Ihnen wird eine Aufgabe zugewiesen oder Sie erhalten eine Erinnerung für eine Aufgabe, es gibt Aktivität in einem Datensatz, dem Sie folgen, oder es gibt einen Kommentar zu einer Aktivität, an der Sie beteiligt sind.

Bei E-Mail-Benachrichtigungen ist die Vorschau standardmäßig ausgeblendet. Sie können jedoch festlegen, dass sie zugelassen wird:

• Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
• Gehen Sie im linken Seitenleistenmenü zu Datenschutz & Einwilligung.
• Klicken Sie im Menü links auf "Datenschutztools".
• Klicken Sie auf Einstellungen für vertrauliche Daten bearbeiten.
• Um eine Vorschau der Benachrichtigungen zuzulassen, aktivieren Sie den Schalter Vollständigen Content in Benachrichtigungs-E-Mails anzeigen .

• Wenn Sie die Vorschau in der Vergangenheit aktiviert haben, deaktivieren Sie den Schalter Vollständigen Content in Benachrichtigungs-E-Mails anzeigen , um die Benachrichtigungsvorschau auszublenden.
• Klicken Sie auf Fertig.

Workflows

Wenn Sie eine Eigenschaft "Sensible Daten" in Workflows verwenden, empfiehlt es sich, den Zugriff auf zu beschränken auf das Workflow-Tool, da Workflows derzeit keine Berechtigungen auf Feldebene erzwingen.

Folgendes wird derzeit in Workflows nicht unterstützt:

• Zuordnungsaktionen, die Eigenschaften vertraulicher Daten verwenden oder darauf verweisen
• Aktionen zum Kopieren von Eigenschaften, die auf Eigenschaften vertraulicher Daten verweisen
• Personalisierungstoken, die Eigenschaften vertraulicher Daten verwenden oder darauf verweisen 
• Aufnahme-Trigger basierend auf Änderungen an den Eigenschaften "Vertrauliche Daten"

Weitere Ressourcen

• Weitere Informationen zum Sicherheitsprogramm von HubSpot finden Sie im HubSpot Trust Center.
• Informationen zum Verwalten von Einstellungen für vertrauliche Daten und Erstellen von Eigenschaften für vertrauliche Daten finden Sie in diesem Artikel.
• Weitere Informationen zum Verwalten sensibler Daten über die API finden Sie in der Entwicklerdokumentation.