Vorlagen für WhatsApp-Nachrichten anpassen und verwalten

Nachdem Sie im WhatsApp Business Account Manager von Meta die Vorlagen für Nachrichten erstellt haben, können Sie Ihre synchronisierten Vorlagen direkt in HubSpot überprüfen und personalisieren. Die in Ihrem WhatsApp Business-Account erstellten Vorlagen werden automatisch mit HubSpot synchronisiert, wo Sie sie an Ihre Messaging-Anforderungen anpassen können.

Sobald Ihre Vorlagen eingerichtet sind, können Sie sie über einen Kontaktdatensatz, das Konversationen-Postfach oder den Helpdesk an Kontakte senden oder sie in Workflows verwenden, um die Kontaktaufnahme zu automatisieren.

Sie können auch die Leistung der Vorlage analysieren und Erkenntnisse wie Zustellung, Interaktion, Klicks und Fehler beim Messaging nachverfolgen.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion arbeiten, sollten Sie die folgenden Anforderungen, Einschränkungen und Überlegungen überprüfen.

Anforderungen

• Um eine Nachricht über kontaktbasierte oder konversationsbasierte Workflows zu versenden, müssen Sie eine nachprüfbare Opt-in-Einwilligung des Kontakts einholen. Erfahren Sie mehr über das Einholen von Opt-in-Einwilligungen für Ihre WhatsApp-Konversationen .
• Um WhatsApp-Nachrichten Vorlagen in HubSpot zu verwalten, müssen Sie ein WhatsApp Business-Konto als Kanal im Konversationen-Postfach oder Helpdesk verknüpft haben.
• Wenn Sie dieselbe WhatsApp Business-Telefonnummer gleichzeitig sowohl in der WhatsApp Business-App als auch in HubSpot verwenden möchten, erfahren Sie mehr über die Verwendung der WhatsApp-Koexistenz.

Einschränkungen und Überlegungen

• Die Synchronisierung von Nachrichten-Vorlagen, die einen "Location"-Header oder Flow-Schaltflächentypen verwenden, wird nicht unterstützt.
• Das Versenden von WhatsApp-Nachrichten über die HubSpot Mobile-App wird nicht unterstützt.
• Wenn Sie den bisherigen WhatsApp-Vorlagen-Manager verwenden, erstellen vorhandene Vorlagen automatisch zwei Einträge auf der WhatsApp-Listing-Seite, einen für jede Versandmethode: "Veröffentlicht für die Automatisierung " und "Veröffentlicht für CRM-System".
• Wenn Sie dieselbe Nachricht für eine andere Sendemethode verwenden möchten, klonen Sie die Nachricht und wählen Sie die entsprechende Versandoption.
• Sie können keine benutzerdefinierten Standardwerte für Vorlagen in Ihrem WhatsApp Business-Account festlegen. Legen Sie stattdessen einen globalen Standardwert fest oder fügen Sie einen Fallback-Wert hinzu. Erfahren Sie mehr über das Erstellen von Standardwerten für Personalisierungstoken.
• Nur Personalisierungstoken für Kontakte und Unternehmen werden in WhatsApp-Vorlagen unterstützt. Token für Deals, Tickets und benutzerdefinierte Objekte können nicht verwendet werden.
• WhatsApp-Beispiel-Vorlagen (z. B. sample_purchase_feedback, sample_issue_resolution, sample_shipping_confirmation usw.) werden automatisch von WhatsApp generiert und nicht mit HubSpot synchronisiert. HubSpot synchronisiert nur Vorlagen, die Sie oder ein anderer Benutzer in Ihrem Account in Ihrem WhatsApp Business-Account erstellt haben.

Vorlagenvariablen und Komponenten einfügen und externe Medien konfigurieren

Während Sie Ihre Vorlage in WhatsApp Business bearbeiten, können Sie Variablen einfügen und externe Medien angeben, die Sie später in HubSpot anpassen möchten:

• Vorlagenvariablen: Während Sie den Text Ihrer Vorlage bearbeiten, können Sie auf Variable hinzufügen unterhalb des Texteingabefeldes klicken, um eine Variable einzufügen.
  • Diese Variable wird als numerischer Platzhalterwert angezeigt (z. B. 1). Dies wird durch dynamischer Content aus Ihrem HubSpot-Account ersetzt.
  • Nachdem Sie Ihre Vorlage veröffentlicht und mit Ihrem HubSpot-Account synchronisiert haben, können Sie den dynamischer Content der Variablen mithilfe von Kontakt- oder Unternehmens-Personalisierungstoken anpassen.
• Externe Medien: In unterstützten Abschnitten Ihrer Vorlage, z. B. im Header oder Footer, können Sie den Typ der einzubeziehenden Medien auswählen. Nachdem Ihre Vorlage genehmigt und synchronisiert wurde, können Sie die spezifische Mediendatei direkt aus Ihren HubSpot-Dateien auswählen.

Tracking-URL-Schaltflächen verwenden

Tracking-Link von HubSpot kopieren

Um eine Schaltfläche mit nachverfolgter URL zu erstellen, kopieren Sie zunächst Ihren HubSpot-Tracking-Link. Dieser Link dient als Basis-URL für Ihre dynamische Schaltfläche. Wenn ein Kontakt auf die Schaltfläche in einer WhatsApp-Nachricht klickt, verwendet HubSpot ihn, um Interaktionsdaten wie Klicks und Interaktionen in Ihren Vorlagen zu erfassen. Wenn Sie sie kopiert haben, fügen Sie sie Ihrer Meta-Vorlage hinzu.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf WhatsApp.
3. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Tools .
4. Klicken Sie neben dem Tracking-Link, den Sie verwenden möchten, auf Link kopieren.
   
   

Eine nachverfolgte URL-Schaltfläche in Meta erstellen

1. Gehen Sie zu Ihrem WhatsApp Business Account Manager.
2. Erstellen Sie eine Nachrichten-Vorlage und fügen Sie den Schaltflächentyp "Website besuchen" oder "URL" hinzu. 
3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü URL-Typ und wählen Sie Dynamisch aus.
4. Fügen Sie im Feld Website-URL den Marken- oder geteilten Tracking-Link von WhatsApp ein. Zum Beispiel https://thisisalink.com/hs/m/
5. Geben Sie im Feld Beispiel-URL hinzufügen einen Beispiellink ein. Zum Beispiel https://thisisalink.com/hs/m/Beispiel
6. Speichern Sie Ihre Vorlage.

Die Vorlage wird automatisch mit HubSpot synchronisiert, wo Sie sie anpassen und verwalten können.

Eine Vorlage für WhatsApp-Nachrichten in HubSpot anpassen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Nachrichtenvorlagen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Nachrichtenvorlagen.
2. Klicken Sie auf den Tab WhatsApp .
3. Klicken Sie oben rechts auf Nachricht erstellen.
4. Geben Sie im rechten Bereich den Namen Ihrer WhatsApp-Nachricht ein.
5. Klicken Sie auf Erstellen.
6. Zeigen Sie auf der Seite Meta-Vorlagen die Vorlagen an, die von Ihren verknüpften WhatsApp Business-Accounts synchronisiert wurden. Um eine Vorlage auszuwählen, klicken Sie auf Vorlage verwenden.
7. Passen Sie auf der Registerkarte Bearbeiten den Inhalt Ihrer Nachrichten-Vorlage an:
   • Wenn Sie planen, Medien in Ihre Vorlage einzubinden (z. B. ein Bild im Header), können Sie den entsprechenden Medientyp aus Ihren HubSpot-Dateien einfügen, oder Sie können auch ein neues Dokument, Bild oder Video hochladen.
   • Klicken Sie zum Anpassen von Vorlagenvariablen auf Personalisieren unter der Variablen, um sie einem Personalisierungstoken zuzuordnen. Jede Variable wird in der Reihenfolge angezeigt, in der Sie sie in Ihrem WhatsApp Business-Account eingefügt haben. Beispielsweise wird die erste Vorlagenvariable, die als 1 im Text Ihrer Nachrichten-Vorlage erscheint, in HubSpot als Variable 1 aufgeführt.
   • Wenn Ihre Vorlage eine " C-to-Action "-Schaltfläche enthält, die den Benutzer auffordert, Ihre Website zu besuchen, und Sie sich für eine dynamische Website-URL entschieden haben, können Sie das letzte Segment der URL nach dem abschließenden Backslash anpassen, indem Sie einen einfachen Textwert eingeben.
8. Klicken Sie oben auf die Registerkarte Senden .
9. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Wie senden Sie diese Nachricht und wählen Sie eine Option aus:
   • Für Automatisierung veröffentlichen: Wählen Sie diese Option aus, um Nachrichten mithilfe des Workflows-Tools zu versenden.
   • Für CRM veröffentlichen: Wählen Sie diese Option aus, um Nachrichten vom Datensatz, dem Konversationen-Postfach oder dem Helpdesk zu senden.
10. Wenn Sie mit der Bearbeitung Ihrer Vorlage fertig sind, klicken Sie oben rechts auf Überprüfen und veröffentlichen.
11. Klicken Sie im rechten Bereich auf Nachricht veröffentlichen.

WhatsApp-Nachrichten in HubSpot senden

Nachdem Sie Ihre Vorlage erstellt und angepasst haben, senden Sie sie über einen Workflow, einen Kontaktdatensatz, ein Konversationen-Postfach oder den Helpdesk an angemeldete Kontakte.

Senden einer WhatsApp-Nachricht in einem Arbeitsablauf

Um einen kontakt- oder konversationsbasierten Workflow zu konfigurieren, der WhatsApp-Nachrichten versendet, müssen Kontakte zunächst eine Opt-in-Einwilligung geben. Erfahren Sie mehr über das Einholen und Verwalten von Einwilligungen für WhatsApp-Konversationen .

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie oben rechts auf Workflow erstellen und wählen Sie dann Komplett neu aus.
3. Legen Sie im linken Seitenbereich die Aufnahme-Trigger für Ihren Workflow fest.
4. Klicken Sie oben rechts auf Weiter.
5. Klicken Sie auf das Plus-Symbol +.

6. Wählen Sie im linken Seitenbereich unter Kommunikation die Option WhatsApp-Nachricht senden aus:
   
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zielkontakt und wählen Sie eine Kontaktoption aus.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü WhatsApp-Nachricht und wählen Sie eine Nachricht aus. Sie können nur Nachrichten auswählen, die für die Automatisierung veröffentlicht wurden.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Telefonnummer senden und wählen Sie eine Telefonnummer aus. Sie können nur eine Telefonnummer auswählen, die sich im selben WhatsApp Business-Account befindet wie die verwendete Vorlage.
   • Klicken Sie oben rechts auf Speichern.
7. Fahren Sie mit der Bearbeitung Ihres Workflows fort und klicken Sie dann auf Überprüfen und aktivieren.

Bitte beachten: Um Kontakte über Workflows in einen WhatsApp-Abonnementtyp anzumelden, wird empfohlen, die Aktion Kommunikationsabonnements verwalten vor der Aktion WhatsApp-Nachricht senden hinzuzufügen. Erfahren Sie, wie Sie die Aktion Kommunikationsabonnements verwalten in Workflows hinzufügen und konfigurieren können.

Eine WhatsApp-Nachricht aus der Chronik des Datensatzes senden

So erstellen und senden Sie eine Nachricht direkt über die Chronik des Datensatzes:

1. Gehen Sie zur Startseite Ihrer zugeordneten Datensätze:
   • Kontakte: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Kontakte. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Kontakte.
   • Unternehmen: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Unternehmen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Unternehmen.
   • Deals: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Deals. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Deals.
   • Tickets: Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Tickets. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Tickets.
2. Klicken Sie in der Tabelle auf den Namen eines Datensatzes.
3. Klicken Sie im linken Seitenbereich auf das WhatsApp-Symbol. Wenn das WhatsApp-Symbol nicht unter dem Datensatznamen angezeigt wird, klicken Sie auf das Auslassungspunkte-Symbol und wählen Sie dann WhatsApp-Nachricht erstellen aus.

4. Verfassen Sie im Pop-up-Fenster Ihre Nachricht:
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Von und wählen Sie eine verknüpfte WhatsApp-Telefonnummer aus.
   • Wenn der Kontakt Ihrem Unternehmen in den letzten 24 Stunden keine WhatsApp-Nachricht gesendet hat, können Sie nur eine geschäftlich initiierte Nachricht senden, indem Sie eine Ihrer Nachrichtenvorlagen auswählen.

5. Klicken Sie auf Nachricht senden.
6. Suchen Sie Ihre Vorlage und klicken Sie dann auf Vorlage verwenden.
7. Klicken Sie unten rechts auf Nachricht senden. Sie werden möglicherweise aufgefordert, zum Konversationen-Postfach zu navigieren, um auf Nachrichten zu antworten, wenn es bereits einen Thread mit dem Kontakt gibt.

Senden und beantworten Sie WhatsApp-Nachrichten im Konversationen-Postfach oder Helpdesk

Starten oder beantworten Sie WhatsApp-Konversationen direkt im Konversationen-Postfach oder Helpdesk. Eingehende Nachrichten erstellen automatisch einen neuen Thread und starten eine WhatsApp-Sitzung, in der Sie und Ihr Team antworten können. Erfahren Sie , wie Sie Nachrichten im Konversationen-Postfach verfassen und beantworten oder Tickets im Helpdesk erstellen und beantworten.

WhatsApp-Sitzungen sind 24 Stunden nach der letzten Antwort des Kontakts offen. Wenn eine bestehende WhatsApp-Sitzung geschlossen wurde, können Sie den Thread neu initiieren, indem Sie eine Vorlage an den Kontakt senden. Wenn der Kontakt auf Ihre Vorlage-Nachricht antwortet, wird eine neue 24-stündige Sitzung eröffnet, in der Sie WhatsApp-Nachrichten ohne Vorlage senden können.

WhatsApp-Nachrichten verwalten

Überprüfen Sie alle Nachrichten, die in HubSpot mithilfe synchronisierter WhatsApp-Vorlagen erstellt wurden.

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Nachrichtenvorlagen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Nachrichtenvorlagen.
2. Klicken Sie oben auf die Registerkarte WhatsApp .
3. Klicken Sie oben auf der Seite auf eine Ansicht, um Vorlagen nach Status zu filtern:

• • Alle WhatsApp-Nachrichten: alle Vorlagen, unabhängig von ihrem Status.
  • Entwürfe: Vorlagen, die noch nicht veröffentlicht wurden.

• • Aktion erforderlich: Die Vorlage ist unbrauchbar und erfordert eine Aktion. Die Vorlage kann zum Beispiel in WhatsApp gelöscht oder geändert worden sein.
  • Veröffentlicht: Die Vorlage wurde von WhatsApp genehmigt und alle Personalisierungsoptionen wurden angegeben.
  • Archiviert: Vorlagen, die archiviert wurden.

5. Klicken Sie oben in der Tabelle auf die Dropdown-Menüs , um Ihre Vorlagen zu filtern. Sie können auch Schnell- oder erweiterte Filter verwenden. Erfahren Sie mehr über das Filtern von Objekten in HubSpot.
6. Um eine Nachricht zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über sie und klicken Sie auf Bearbeiten. Erfahren Sie mehr über das Anpassen Ihrer Vorlage.
7. Um eine Nachricht zu duplizieren, bewegen Sie den Mauszeiger darüber und klicken Sie auf Klonen.
8. Um die Details der Nachricht anzuzeigen, einschließlich wo sie verwendet wird und wie sie performt, klicken Sie auf Details anzeigen.
9. Um eine Vorschau der Nachricht anzuzeigen, klicken Sie auf Nachricht anzeigen.
10. Um zu steuern, wer auf die Vorlage zugreifen kann , klicken Sie auf Verwaltungszugriff, wählen Sie eine Freigabeoption aus und klicken Sie auf Speichern.
11. Um die Nachricht zu archivieren, klicken Sie auf Archivieren. Klicken Sie im Dialogfeld auf Archivieren.
12. Um die Nachricht zu löschen, klicken Sie auf Löschen. Klicken Sie im Dialogfeld auf Löschen.

Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen und Verwalten von Ansichten in HubSpot.

Synchronisierte WhatsApp-Vorlagen anzeigen

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Nachrichtenvorlagen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Nachrichtenvorlagen.
2. Klicken Sie oben auf die Registerkarte WhatsApp .
3. Klicken Sie oben rechts auf Meta-Vorlagen .
4. Um die Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf Vorlage verwenden.
5. Um weitere Informationen zur Vorlage anzuzeigen, klicken Sie auf Details anzeigen.
   
   

Beheben Sie häufige Fehler und Probleme mit WhatsApp-Nachrichten

Wenn eine WhatsApp-Nachricht nicht gesendet werden kann oder eine Vorlage in HubSpot nicht verfügbar ist, überprüfen Sie die folgenden häufigen Probleme:

• Fehlende Telefonnummer: Im Kontaktdatensatz muss die Eigenschaft WhatsApp-Telefonnummer mit einer gültigen Telefonnummer ausgefüllt sein.

• Fehlende Opt-in-Einwilligung: Wenn Ihre Vorlage einem Abonnementtyp zugeordnet ist, muss der Kontakt dem Empfang von WhatsApp-Mitteilungen zugestimmt haben, bevor die Nachricht gesendet werden kann. Erfahren Sie mehr über das Einholen der Opt-in-Einwilligung für WhatsApp-Konversationen .

• Vorlage nicht synchronisiert: In Meta erstellte Vorlagen müssen erfolgreich mit HubSpot synchronisiert werden, bevor sie in Workflows, Datensätzen, dem Konversationen-Postfach oder dem Helpdesk verwendet werden können. Erfahren Sie mehr über das Anzeigen synchronisierter WhatsApp-Vorlagen .

• Monatliches Limit erreicht: HubSpot unterstützt bis zu 1.000 Vorlagen-Nachrichten pro Monat über alle verknüpften WhatsApp Business-Accounts hinweg. Wenn Sie dieses Limit erreicht haben, können keine weiteren Vorlagen-Nachrichten gesendet werden, bis das Limit zurückgesetzt wird. Erfahren Sie mehr über WhatsApp-Nachrichtenlimits.

• Vorlage nicht verfügbar: Wenn eine Vorlage in Meta abgelehnt, pausiert, deaktiviert oder gelöscht wurde, ist sie möglicherweise in HubSpot nicht mehr verfügbar und wird im Abschnitt "Aktion erforderlich" im Dashboard für WhatsApp-Vorlagen angezeigt.

• Nicht übereinstimmende Konten: Die sendende Telefonnummer muss zu demselben WhatsApp Business-Account gehören wie die verwendete Vorlage. Wenn die Telefonnummer und die Vorlage zu verschiedenen Accounts gehören, wird die Nachricht nicht gesendet.

Analysieren Sie WhatsApp-Nachrichten

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu CRM > Nachrichtenvorlagen. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu CRM > Nachrichtenvorlagen.
2. Klicken Sie oben auf die Registerkarte WhatsApp .
3. Klicken Sie oben rechts auf Analysieren.
4. Um das Dashboard zu filtern, verwenden Sie die Filter oben links. Sobald ein Filter angewendet wird, wird er auf alle Berichte auf dem Dashboard angewendet.
5. Sie können die folgenden Berichte anzeigen:
   
   • Übersicht über Interaktionen: Statistiken über Interaktionen für WhatsApp-Nachrichten. Zum Beispiel die Anzahl der Sendevorgänge, Zustellungen, Klicks, Öffnungen und Antworten.
   • Interaktion-Trichter für die Zustellung &: Verfolgt die Performance von WhatsApp-Nachrichten über alle Zustellungs- und Interaktionsphasen hinweg und zeigt die Anzahl der Nachrichten in jedem Schritt an.
   • Zeitreihenvergleich: Vergleichen Sie Events pro Tag, z. B. die Anzahl der gesendeten, zugestellten, gelesenen usw. Nachrichten.
   • Abmeldungen im Zeitverlauf: die Anzahl der Kontakte, die sich in einem bestimmten Zeitraum von WhatsApp-Messaging abgemeldet haben, zusammen mit der Gesamtzahl der zugestellten Nachrichten.
   • Senden & Zustellungsfehler: die Anzahl der WhatsApp-Nachrichten, die nicht gesendet werden konnten, zusammen mit dem Grund für jeden Sendefehler.
   • Empfängerstandorte: Anzahl der zugestellten Empfänger, aufgeschlüsselt nach Empfängertelefonnummernregionen.
   • CRM-System, von Benutzer gesendete Nachrichten: die Anzahl der CRM-System-WhatsApp-Nachrichten, die von jedem Benutzer in Ihrem Portal gesendet wurden.