Configurar el agente de ingresos

Utiliza el «revenue agent», que forma parte de la HubSpot AI, para hacer un seguimiento de las facturas pendientes y automatizar las comunicaciones con los compradores. El agente fiscal realiza un seguimiento de los cambios en las facturas y de las comunicaciones con los clientes para proponer planes de comunicaciones personalizados que faciliten el cobro de los pagos. El agente de ingresos ajusta los planes en función de las respuestas de los clientes y la actividad de facturación, y puede enviar correos electrónicos de derivación a los contactos internos.

Por ejemplo, si una factura está vencida y el comprador no ha respondido, el agente de ingresos puede enviar un recordatorio personalizado y realizar la derivación del caso a un contacto interno si el pago sigue pendiente.

Configura el agente de ingresos e inscribe a las empresas y los contactos para empezar a automatizar las comunicaciones. Descubre más sobre cómo trabaja el agente de Hacienda.

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

Antes de empezar

Comprender los requisitos

• La opción «Dar acceso a los usuarios a las herramientas y funciones de IA generativa» debe estar activada en la configuración de IA de tu cuenta.

• Debes tener una dirección de correo electrónico personal o de equipo vinculada a tu cuenta para activar y utilizar el agente de ingresos.

Comprender las limitaciones y consideraciones

• El agente de ingresos realiza un seguimiento del estado de las facturas (pendientes, de pago, vencidas, etc.), independientemente de cómo se hayan creado o de la herramienta que las haya generado (por ejemplo,contratos, cotizaciones o suscripciones creadas en HubSpot, o facturas procedentes de fuentes externas). Si las facturas proceden de una fuente externa, primero deben sincronizarse con HubSpot.

Activa al agente de recaudación

Activa el módulo de recaudación para inscribir entidades (empresas y contactos) y generar planes. Una vez realizada la configuración, puedes inscribir nuevas empresas y contactos , así como actualizar los ajustes de automatización (por ejemplo, si los correos electrónicos a los compradores se revisan manualmente o se envían de forma automática). Obtén más información sobre la inscripción y los ajustes de automatización.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la bandeja de entrada de «Enviados», selecciona una opción:
   • Bandeja de entrada compartida:utiliza una dirección de correo electrónico del equipo.
   • Bandeja de entrada personal: utiliza una dirección de correo electrónico personal.

Ten en cuenta que, si seleccionas«Bandeja de entrada individual», solo el titular de dicha bandeja de entrada podrá editar y aprobar los planes propuestos , así como editar los planes activos.

3. Haz clic en «Hecho».
   
   
4. En la sección «Inscribir empresas o contactos», el agente selecciona automáticamente las empresas y los contactos en función de sus facturas pendientes actuales y del importe total a pagar. Una vez activado el agente de ingresos, podrás inscribir otras empresas y contactos . Para actualizar la selección:
   • Haz clic en «Añadir empresa o contacto».
     
     
   • En el cuadro de diálogo aparecerán hasta 20 empresas. Haz clic en la pestaña «Contactos» para ver los contactos.
   • Para buscar empresas y contactos, introduce el nombre de una empresa o de un contacto , o bien su dirección de correo electrónico, en el campo «Buscar por nombre».
   • Haz clic en «Añadir» junto a la empresa o el contacto para inscribirlo.
     
     
   • Para eliminar una empresa o un contacto, haz clic en «Eliminar».
     
     
5. Haz clic en «Continuar» para acceder al resumen de agentes. 
6. En el cuadro de diálogo, haz clic en «Revisar planes». Obtenga más información sobre cómo revisar, modificar y aprobar los planes propuestos.

Gestionar cómo se inscriben las empresas y los contactos

Configura si las empresas y los contactos se inscriben de forma automática o manual. Más información sobre la inscripción.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en «Gestionar inscripciones».
   
   
3. Selecciona una opción de inscripción:
   • Deja desactivado el interruptor «Inscribir automáticamente nuevas empresas y contactos» para inscribir manualmente las empresas y los contactos. Más información sobre cómo inscribir entidades manualmente.
   • Activa el interruptor «Inscripción automática de nuevas empresas y contactos» para inscribir automáticamente a las empresas y los contactos. 

Establecer un destinatario de derivación

Establece un destinatario interno al que se envíen los correos electrónicos de derivación. El agente de recaudación evalúa el estado de la factura, los mensajes del cliente, las comunicaciones previas y las decisiones anteriores antes de decidir si debe realizar la derivación del caso a un nivel superior. Más información sobre las derivaciones.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Configurar» y, a continuación, selecciona «Datos de la cuenta».
   
   
3. En el campo «Destinatario de la derivación» , introduce sudirección de correo electrónico.

Configurar el modo de automatización

Los modos de automatización determinan si los correos electrónicos dirigidos a los compradores se revisan manualmente o de forma automática. Más información sobre los modos de automatización.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.
2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Configurar» y, a continuación, selecciona «Automatizaciones».
   
   
3. Selecciona un modo de automatización:
   • Revisa todos los correos electrónicos: debes revisar y aprobar los planes.
   • Enviar automáticamente hasta que el cliente responda: el agente de ventas envía automáticamente correos electrónicos iniciales y de seguimiento al comprador, así como correos electrónicos de derivación. Ninguno de los dos requiere autorización. Cualquier correo electrónico relacionado con la facturación que envíe el comprador, ya sea una respuesta o un mensaje nuevo, vuelve a generar el plan de pago y te lo envía para que lo apruebes. Las modificaciones en las facturas, como los pagos parciales o totales, regeneran el plan automáticamente sin necesidad de aprobación.

Configurar las instrucciones para los agentes

Establece en los planes las instrucciones que debe seguir el agente de Hacienda a la hora de redactar correos electrónicos. Puedes especificar el tono, la estructura de las frases, la longitud del correo electrónico, el número y la periodicidad de los mensajes de seguimiento, así como las expresiones que debes evitar. Las instrucciones no pueden modificar las cantidades de las facturas, las condiciones de pago, los datos de los clientes y de las cuentas, ni los archivos y documentos adjuntos.

Al actualizar las instrucciones de los agentes, los planes existentes se actualizan de la siguiente manera: 

• Nuevos correos electrónicos: utiliza automáticamente las instrucciones actualizadas. No es necesario realizar ninguna acción adicional.
• Planes pendientes de aprobación: no se actualizan automáticamente al guardar. Se te pedirá que:
  • Regenerar todos los planos propuestos: actualizar todos los planos en revisióncon las nuevas instrucciones.
  • Guardar sin volver a generar: guarda las instrucciones y aplícalas a cada plano durante la revisión de los planos.
• Los planes aprobados y los correos electrónicos programados no se ven afectados por los cambios en las instrucciones.

Para configurar las instrucciones para los agentes:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Ingresos > Agente de ingresos. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Ingresos > Agente de ingresos.

2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en «Configurar» y, a continuación, selecciona «Instrucciones para el agente».
   
   
3. En el campo«Instrucciones» , introducelas instrucciones que debe seguir el agente.
4. Haz clic en«Guardar instrucciones». 
5. En el cuadro de diálogo, seleccione una opción:
   • Guardar y volver a generar [x] planos: actualizar todos los planos en revisióncon las nuevas instrucciones.
   • Guardar sin volver a generar: guarda las instrucciones y aplícalas a cada plano durante la revisión de los planos.

Próximos pasos

Obtén más información sobre la gestión del agente de ingresos, incluyendo cómo consultar los planes activos, dar de baja a empresas y contactos, consultar el historial de planes y modificar el modo de inscripción y los filtros.