Määritä tulovirkailija

Käytä HubSpotin tekoälyyn kuuluvaa Revenue Agent -työkalua avoimien laskujen seurantaan ja ostajille suunnatun yhteydenpidon automatisointiin. Revenue Agent seuraa laskujen muutoksia ja asiakaskommunikaatiota ja ehdottaa räätälöityjä yhteydenpitosuunnitelmia maksujen perinnän helpottamiseksi. Revenue Agent mukauttaa suunnitelmia asiakkaiden vastausten ja laskujen muutosten perusteella ja voi lähettää eskalointisähköposteja sisäisille yhteyshenkilöille.

Esimerkiksi jos lasku on erääntynyt eikä ostaja ole vastannut, Revenue Agent voi lähettää räätälöidyn seurantasähköpostin ja eskaloida asian sisäiselle yhteyshenkilölle, jos maksua ei vieläkään ole suoritettu.

Määritä Revenue Agent ja lisää yritykset ja yhteyshenkilöt, jotta voit aloittaa yhteydenpidon automatisoinnin. Lue lisää siitä, miten Revenue Agent toimii.

Huomaa: voit hallita tekoälyominaisuuksien käyttöä tekoälyasetuksissasi ja määrittää, mitä tietoja jaetaan. Tutustu HubSpotin tekoälyn luottamusta koskeviin usein kysyttyihin kysymyksiin ja tekoälymallikortteihin saadaksesi yksityiskohtaista tietoa tekoälyn tietoturvaohjauksesta, tiedonkäytöstä ja vaatimustenmukaisuudesta.

Ennen kuin aloitat

Tutustu vaatimuksiin

• The Anna käyttäjille pääsy generatiivisiin tekoälytyökaluihin ja -ominaisuuksiin -kytkimen on oltava päällä tilisi tekoälyasetuksissa.

• Sinulla on oltava tiliisi liitetty henkilökohtainen tai tiimin sähköpostiosoite, jotta voit aktivoida ja käyttää tulojen hallinta-agenttia.

Tutustu rajoituksiin ja huomioitaviin seikkoihin

• Revenue Agent seuraa laskun tilaa (avoin, maksettu, erääntynyt jne.) riippumatta siitä, miten lasku on luotu tai millä työkalulla se on luotu (esim. HubSpotissa luodutsopimukset, tarjoukset tai tilaukset tai ulkoisista lähteistä peräisin olevat laskut). Jos laskut ovat peräisin ulkoisesta lähteestä, ne on ensin synkronoitava HubSpotiin.

Ota Revenue Agent käyttöön

Ota Revenue Agent käyttöön, jotta voit rekisteröidä entiteettejä (yrityksiä ja yhteyshenkilöitä) ja luoda suunnitelmia. Voit rekisteröidä lisää yrityksiä ja yhteyshenkilöitä sekä päivittää automaatioasetuksia asennuksen jälkeen (riippumatta siitä, tarkistetaanko ostajille lähetettävät sähköpostit manuaalisesti vai lähetetäänkö ne automaattisesti). Lue lisää rekisteröinnistä ja automaatioasetuksista.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tulot > Tuloagentti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tulot > Tuloagentti.
2. Valitse Lähetyslaatikosta jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Jaettu postilaatikko:käytä tiimin sähköpostiosoitetta.
   • Yksilöllinen postilaatikko: käytä yksilöllistä sähköpostiosoitetta.

Huomaa: jos valitsetYksilöllisen postilaatikon, vain kyseisen postilaatikon omistaja voi muokata ja hyväksyä ehdotettuja suunnitelmia tai muokata aktiivisia suunnitelmia.

3. Napsauta Valmis.
   
   
4. Kohdassa ”Lisää yrityksiä tai yhteyshenkilöitä” agentti valitsee automaattisesti yritykset ja yhteyshenkilöt niiden nykyisten avoimien laskujen ja erääntyneiden summien perusteella. Voit lisätä muita yrityksiä ja yhteyshenkilöitä tulojen hallinta-agentin aktivoinnin jälkeen. Päivitä valinta seuraavasti:
   • Napsauta Lisää yritys tai yhteyshenkilö.
     
     
   • Valintaikkunassa näkyy enintään 20 yritystä. Napsauta Yhteystiedot-välilehteä nähdäksesi yhteystiedot.
   • Voit etsiä yrityksiä ja yhteyshenkilöitä kirjoittamalla yrityksen tai yhteyshenkilön nimen tai sähköpostiosoitteen Haku nimen mukaan -kenttään.
   • Napsauta Lisää -painiketta sen yrityksen tai yhteyshenkilön vieressä, jonka haluat lisätä.
     
     
   • Voit poistaa yrityksen tai yhteyshenkilön napsauttamalla Poista.
     
     
5. Napsauta Jatka agenttien yleiskatsaukseen. 
6. Napsauta valintaikkunassa Tarkista suunnitelmat. Lue lisää ehdotettujen suunnitelmien tarkistamisesta, muokkaamisesta ja hyväksymisestä.

Hallitse yritysten ja yhteyshenkilöiden rekisteröintiä

Määritä, rekisteröidäänkö yritykset ja yhteyshenkilöt automaattisesti vai manuaalisesti. Lue lisää rekisteröinnistä.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tulot > Tuloagentti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tulot > Tuloagentti.
2. Napsauta oikeassa yläkulmassa Hallinnoi liittymistä.
   
   
3. Valitse rekisteröintivaihtoehto:
   • Jätä Uusien yritysten ja yhteyshenkilöiden automaattinen rekisteröinti -kytkin pois päältä, jos haluat rekisteröidä yritykset ja yhteyshenkilöt manuaalisesti. Lue lisää entiteettien manuaalisesta rekisteröinnistä.
   • Kytke Uusien yritysten ja yhteyshenkilöiden automaattinen rekisteröinti -kytkin päälle, jotta yritykset ja yhteyshenkilöt rekisteröidään automaattisesti. 

Määritä eskalointivastaanottaja

Määritä sisäinen vastaanottaja, jolle eskalointisähköpostit lähetetään. Myyntiedustaja arvioi laskun tilan, asiakkaan viestit, aiemmat yhteydenotot ja aiemmat päätökset ennen kuin päättää eskalointitarpeesta. Lue lisää eskaloinneista.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tulot > Tuloagentti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tulot > Tuloagentti.
2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Määritä ja valitse sitten Tilin tiedot.
   
   
3. Kirjoita ”Escalation recipient ” -kenttään vastaanottajansähköpostiosoite.

Määritä automaatiotila

Automaatiotilat määrittävät, tarkistetaanko ostajille lähetettävät sähköpostit manuaalisesti vai automaattisesti. Lue lisää automaatiotiloista.

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tulot > Tuloagentti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tulot > Tuloagentti.
2. Napsauta vasemmalla olevassa sivupalkin valikossa Määritä ja valitse sitten Automaatiot.
   
   
3. Valitse automaatiotila:
   • Tarkista jokainen sähköposti: sinun on tarkistettava ja hyväksyttävä suunnitelmat.
   • Lähetä automaattisesti, kunnes asiakas vastaa: myyntiedustaja lähettää automaattisesti alku- ja seurantasähköpostit ostajalle sekä eskalointisähköpostit. Kumpikaan ei vaadi hyväksyntää. Mikä tahansa ostajalta tuleva laskutukseen liittyvä sähköposti, olipa kyseessä vastaus tai uusi viesti, luo maksusuunnitelman uudelleen ja lähettää sen sinulle hyväksyttäväksi. Laskun päivitykset, kuten osamaksut tai kokonaismaksut, luovat suunnitelman uudelleen automaattisesti ilman hyväksyntää.

Määritä agentin ohjeet

Määritä ohjeet, joita tulovastaavan tulee noudattaa kirjoittaessaan sähköposteja suunnitelmien mukaisesti. Voit määrittää sävyn, lauserakenteen, sähköpostin pituuden, seurantasähköpostien lukumäärän ja ajoituksen sekä vältettävät ilmaisut. Ohjeet eivät voi muuttaa laskun summia, maksuehtoja, asiakas- ja tilitietoja tai liitteitä ja asiakirjoja.

Kun päivität asiakaspalvelijan ohjeet, olemassa olevat suunnitelmat päivitetään seuraavasti: 

• Uudet sähköpostit: käytä päivitettyjä ohjeita automaattisesti. Mitään lisätoimenpiteitä ei tarvita.
• Hyväksyntää odottavat suunnitelmat: eivät päivitty automaattisesti, kun tallennat. Sinua pyydetään:
  • Luo kaikki ehdotetut suunnitelmat uudelleen: päivitä kaikki tarkasteltavana olevatsuunnitelmat uusien ohjeiden mukaisiksi.
  • Tallenna ilman uudelleenluomista: tallenna ohjeet ja sovella niitä yksittäisiin suunnitelmiin suunnitelmien tarkastelun aikana.
• Hyväksytyt suunnitelmat ja aikataulutetut sähköpostit: ohjeiden muutokset eivät vaikuta niihin.

Aseta agentin ohjeet seuraavasti:

1. Napsauta HubSpot-tilissäsi Lisää ja siirry sitten kohtaan Tulot > Tuloagentti. Jos Lisää-kohtaa ei näy tilissäsi, siirry suoraan kohtaan Tulot > Tuloagentti.

2. Napsauta vasemmassa sivupalkin valikossa Määritä ja valitse sitten Agenttiohjeet.
   
   
3. KirjoitaOhjeet-kenttäänohjeet, joita agentin tulee noudattaa.
4. NapsautaTallenna ohjeet. 
5. Valitse valintaikkunassa jokin seuraavista vaihtoehdoista:
   • Tallenna ja luo [x] suunnitelmaa uudelleen: päivitä kaikki tarkasteltavatsuunnitelmat uusien ohjeiden mukaisiksi.
   • Tallenna ilman uudelleenluontia: tallenna ohjeet ja sovella niitä yksittäisiin suunnitelmiin suunnitelmien tarkastelun aikana.

Seuraavat vaiheet

Lue lisää tulojen käsittelystä vastaavan agentin hallinnasta, mukaan lukien aktiivisten suunnitelmien tarkastelu, yritysten ja yhteyshenkilöiden poistaminen rekisteristä, suunnitelmien historian tarkastelu sekä rekisteröintitilan ja suodattimien muokkaaminen.