Skonfiguruj agenta ds. przychodów

Skorzystaj z narzędzia Revenue Agent, będącego częścią sztucznej inteligencji HubSpot, aby monitorować niezapłacone faktury i zautomatyzować kontakt z nabywcami. Revenue Agent śledzi zmiany w fakturach oraz korespondencję z klientami, aby zaproponować spersonalizowane plany działań mających na celu ściągnięcie należności. Narzędzie dostosowuje plany w oparciu o odpowiedzi klientów i aktywność związaną z fakturami, a także może wysyłać e-maile z eskalacją do wewnętrznych osób kontaktowych.

Na przykład, jeśli termin płatności faktury minął, a nabywca nie odpowiedział, agent ds. przychodów może wysłać spersonalizowaną wiadomość przypominającą i przekazać sprawę do osoby kontaktowej w firmie, jeśli płatność nadal pozostaje zaległa.

Skonfiguruj agenta ds. przychodów oraz dodaj firmy i kontakty, aby rozpocząć automatyzację działań kontaktowych. Dowiedz się więcej o tym, jak działa agent ds. przychodów.

Uwaga: Możesz zarządzać dostępem do funkcji SI w ustawieniach SI i skonfigurować udostępniane dane. Zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi zaufania do SI i kartami modeli SI HubSpot, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kontroli bezpieczeństwa SI, wykorzystania danych, a także zgodności.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z wymaganiami

• The Przepnij przełącznik „Zapewnij użytkownikom dostęp do narzędzi i funkcji generatywnej sztucznej inteligencji” musi być włączony w ustawieniach AI na Twoim koncie.

• Aby aktywować i korzystać z agenta przychodów, musisz mieć podłączony do swojego konta adres e-mail osobisty lub zespołowy.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Agent przychodów śledzi status faktur (otwarte, opłacone, przeterminowane itp.) niezależnie od tego, w jaki sposób faktura została utworzona lub za pomocą jakiego narzędzia (np.umowy, oferty lub subskrypcje utworzone w HubSpot lub faktury z zewnętrznych źródeł). Jeśli faktury pochodzą ze źródła zewnętrznego, należy je najpierw zsynchronizować z HubSpot.

Włącz agenta ds. przychodów

Włącz moduł Revenue Agent, aby rejestrować podmioty (firmy i kontakty) oraz generować plany. Po skonfigurowaniu możesz rejestrować dodatkowe firmy i kontakty oraz aktualizować ustawienia automatyzacji (niezależnie od tego, czy wiadomości e-mail do kupujących są sprawdzane ręcznie, czy wysyłane automatycznie). Dowiedz się więcej o rejestracji i ustawieniach automatyzacji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W sekcji „Wysyłanie skrzynki odbiorczej” wybierz jedną z opcji:
   • Wspólna skrzynka odbiorcza:użyj adresu e-mail zespołu.
   • Indywidualna skrzynka odbiorcza: użyj indywidualnego adresu e-mail.

Uwaga: jeśli wybierzeszopcję „Indywidualna skrzynka odbiorcza”, tylko właściciel tej skrzynki będzie mógł edytować i zatwierdzać proponowane plany oraz edytować aktywne plany.

3. Kliknij „Gotowe”.
   
   
4. W sekcji „Dodaj firmy lub kontakty” agent automatycznie wybiera firmy i kontakty na podstawie ich aktualnych otwartych faktur i łącznej kwoty należności. Po aktywacji agenta ds. przychodów możesz dodać dodatkowe firmy i kontakty. Aby zaktualizować wybór:
   • Kliknij opcję „Dodaj firmę lub kontakt”.
     
     
   • W oknie dialogowym wyświetli się maksymalnie 20 firm. Kliknij kartę „Kontakty” , aby wyświetlić kontakty.
   • Aby wyszukać firmy i kontakty, w polu „Wyszukaj według nazwy”wprowadź nazwę firmy lub kontaktu albo adres e-mail.
   • Kliknij opcję „Dodaj ” obok firmy lub kontaktu, który chcesz dodać.
     
     
   • Aby usunąć firmę lub kontakt, kliknij „Usuń”.
     
     
5. Kliknij Kontynuuj, aby przejść do przeglądu agentów. 
6. W oknie dialogowym kliknij opcję Przejrzyj plany. Dowiedz się więcej o przeglądaniu, edytowaniu i zatwierdzaniu proponowanych planów.

Zarządzaj sposobem rejestracji firm i kontaktów

Skonfiguruj, czy firmy i kontakty mają być rejestrowane automatycznie, czy ręcznie. Dowiedz się więcej o rejestracji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję „Zarządzaj rejestracją”.
   
   
3. Wybierz opcję rejestracji:
   • Pozostaw przełącznik „Automatycznie rejestruj nowe firmy i kontakty” wyłączony, aby ręcznie rejestrować firmy i kontakty. Dowiedz się więcej o ręcznej rejestracji podmiotów.
   • Przełącz przełącznik „Automatycznie rejestruj nowe firmy i kontakty” w pozycję włączoną, aby automatycznie rejestrować firmy i kontakty. 

Ustal odbiorcę eskalacji

Ustal wewnętrznego odbiorcę, do którego będą wysyłane e-maile dotyczące eskalacji. Agent ds. przychodów ocenia status faktury, wiadomości od klientów, wcześniejsze kontakty oraz poprzednie decyzje przed podjęciem decyzji o eskalacji. Dowiedz się więcej o eskalacjach.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W menu po lewej stronie kliknij „Konfiguruj”, a następnie wybierz „Szczegóły konta”.
   
   
3. W polu „Odbiorca eskalacji ” wprowadźadres e-mail odbiorcy.

Ustaw tryb automatyzacji

Tryby automatyzacji określają, czy wiadomości e-mail wysyłane do kupujących są sprawdzane ręcznie, czy automatycznie. Dowiedz się więcej o trybach automatyzacji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Konfiguruj”, a następnie wybierz „Automatyzacje”.
   
   
3. Wybierz tryb automatyzacji:
   • Sprawdzaj każdą wiadomość e-mail: musisz sprawdzać i zatwierdzać plany.
   • Wysyłaj automatycznie, dopóki klient nie odpowie: agent ds. przychodów automatycznie wysyła do kupującego e-maile wstępne i uzupełniające, a także e-maile eskalacyjne. Żadna z tych wiadomości nie wymaga zatwierdzenia. Każdy e-mail od kupującego związany z rozliczeniami, niezależnie od tego, czy jest to odpowiedź, czy nowa wiadomość, powoduje ponowne wygenerowanie planu płatności i wysłanie go do Ciebie do zatwierdzenia. Aktualizacje faktur, takie jak płatności częściowe lub pełne, powodują automatyczne wygenerowanie planu bez konieczności zatwierdzania.

Ustal instrukcje dla agenta

Ustal instrukcje, których agent ds. przychodów powinien przestrzegać podczas pisania wiadomości e-mail w ramach planów. Możesz określić ton, strukturę zdań, długość wiadomości, liczbę i częstotliwość wiadomości uzupełniających oraz zwroty, których należy unikać. Instrukcje nie mogą zmieniać kwot faktur, warunków płatności, danych klientów i kont ani załączonych plików i dokumentów.

Po zaktualizowaniu instrukcji dla agenta istniejące plany są aktualizowane w następujący sposób: 

• Nowe wiadomości e-mail: automatyczniestosuj zaktualizowane instrukcje. Nie są wymagane żadne dodatkowe działania.
• Plany oczekujące na zatwierdzenie: nie są aktualizowane automatycznie po zapisaniu. Zostaniesz poproszony o:
  • Wygenerować ponownie wszystkie proponowane plany: zaktualizuj wszystkie plany w trakcie przegląduzgodnie z nowymi instrukcjami.
  • Zapisz bez ponownego generowania: zapisz instrukcje i zastosuj je do poszczególnych planów podczas ich przeglądu.
• Zatwierdzone plany i zaplanowane wiadomości e-mail: zmiany w instrukcjach nie mają na nie wpływu.

Aby ustawić instrukcje dla agenta:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.

2. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Konfiguruj”, a następnie wybierz „Instrukcje dla agenta”.
   
   
3. W polu„Instrukcje” wprowadźinstrukcje, których ma przestrzegać agent.
4. Kliknij„Zapisz instrukcje”. 
5. W oknie dialogowym wybierz jedną z opcji:
   • Zapisz i wygeneruj ponownie [x] planów: zaktualizuj wszystkie plany w trakcie przegląduzgodnie z nowymi instrukcjami.
   • Zapisz bez ponownego generowania: zapisz instrukcje i zastosuj je do poszczególnych planów podczas przeglądu planów.

Kolejne kroki

Dowiedz się więcej o zarządzaniu agentem ds. przychodów, w tym o przeglądaniu aktywnych planów, wyrejestrowywaniu firm i kontaktów, przeglądaniu historii planów oraz edytowaniu trybu rejestracji i filtrów.