Wersja betaSkonfiguruj agenta ds. przychodów

Skorzystaj z Revenue Agent, narzędzia opartego na sztucznej inteligencji HubSpot, aby monitorować niezapłacone faktury i zautomatyzować kontakt z nabywcami. Revenue Agent śledzi zmiany w fakturach oraz korespondencję z klientami, aby sugerować spersonalizowane plany działań mających na celu ściągnięcie należności. Revenue Agent dostosowuje plany w oparciu o odpowiedzi klientów i aktywność związaną z fakturami oraz może wysyłać e-maile z eskalacją do wewnętrznych osób kontaktowych.

Na przykład, jeśli termin płatności faktury upłynął, a nabywca nie udzielił odpowiedzi, Revenue Agent może wysłać spersonalizowaną wiadomość przypominającą i eskalować sprawę do osoby kontaktowej wewnątrz firmy, jeśli płatność nadal pozostaje zaległa.

Skonfiguruj Revenue Agent i dodaj firmy oraz kontakty, aby rozpocząć automatyzację działań kontaktowych. Dowiedz się więcej o tym, jak działa Revenue Agent.

Uwaga: Możesz zarządzać dostępem do funkcji SI w ustawieniach SI i skonfigurować udostępniane dane. Zapoznaj się z często zadawanymi pytaniami dotyczącymi zaufania do SI i kartami modeli SI HubSpot, aby uzyskać szczegółowe informacje na temat kontroli bezpieczeństwa SI, wykorzystania danych, a także zgodności.

Zanim zaczniesz

Zapoznaj się z wymaganiami

• W ustawieniach AI na Twoim koncie musi być włączona opcja „Zapewnij użytkownikom dostęp do narzędzi i funkcji generatywnej sztucznej inteligencji ”.

• Aby aktywować i korzystać z Revenue Agent, musisz mieć podłączony do konta adres e-mail użytkownika indywidualnego lub zespołu.

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Revenue Agent śledzi status faktur (otwarte, opłacone, przeterminowane itp.) niezależnie od tego, w jaki sposób faktura została utworzona lub za pomocą jakiego narzędzia (np. umowy, oferty lub subskrypcje utworzone w HubSpot lub faktury z zewnętrznych źródeł). Jeśli faktury pochodzą ze źródła zewnętrznego, muszą zostać najpierw zsynchronizowane z HubSpot.

Włącz funkcję agenta ds. przychodów

Włącz funkcję Revenue Agent, aby rejestrować podmioty (firmy i kontakty) oraz generować plany. Po skonfigurowaniu funkcji możesz rejestrować dodatkowe firmy i kontakty oraz aktualizować ustawienia automatyzacji (np. czy wiadomości e-mail do kupujących są sprawdzane ręcznie, czy wysyłane automatycznie). Dowiedz się więcej o rejestracji i ustawieniach automatyzacji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W sekcji „Wysyłanie skrzynki odbiorczej” wybierz jedną z opcji:
   • Wspólna skrzynka odbiorcza: użyj adresu e-mail zespołu.
   • Indywidualna skrzynka odbiorcza: użyj indywidualnego adresu e-mail.

Uwaga: jeśli wybierzesz opcję „Indywidualna skrzynka odbiorcza”, tylko właściciel tej skrzynki będzie mógł edytować i zatwierdzać proponowane plany oraz edytować aktywne plany.

3. Kliknij „Gotowe”.
   
   
   
4. W sekcji „Dodaj firmy lub kontakty” agent automatycznie wybiera firmy i kontakty na podstawie ich aktualnych otwartych faktur i łącznej kwoty należności. Po aktywowaniu agenta ds. przychodów można dodać dodatkowe firmy i kontakty. Aby zaktualizować wybór:
   • Kliknij „Dodaj firmę lub kontakt”.
     
     
     
   • W oknie dialogowym wyświetli się maksymalnie 20 firm. Kliknij kartę „Kontakty” , aby wyświetlić kontakty.
   • Aby wyszukać firmy i kontakty, w polu „Wyszukaj według nazwy” wprowadź nazwę firmy lub kontaktu albo adres e-mail.
   • Kliknij „Dodaj” obok firmy lub kontaktu, który chcesz zarejestrować.
     
     
     
   • Aby usunąć firmę lub kontakt, kliknij „Usuń”.
     
     
     
5. Kliknij przycisk Kontynuuj, aby przejść do przeglądu agentów.
6. W oknie dialogowym kliknij opcję Przejrzyj plany. Dowiedz się więcej o przeglądaniu, edytowaniu i zatwierdzaniu proponowanych planów.

Zarządzaj sposobem rejestracji firm i kontaktów

Skonfiguruj, czy firmy i kontakty mają być rejestrowane automatycznie, czy ręcznie. Dowiedz się więcej o rejestracji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W prawym górnym rogu kliknij opcję Zarządzaj rejestracją.
   
   
   
3. Wybierz opcję rejestracji:
   • Pozostaw przełącznik „Automatycznie rejestruj nowe firmy i kontakty” wyłączony, aby rejestrować firmy i kontakty ręcznie. Dowiedz się więcej o ręcznej rejestracji podmiotów.
   • Włącz przełącznik „Automatycznie rejestruj nowe firmy i kontakty ”, aby automatycznie rejestrować firmy i kontakty.

Ustaw odbiorcę eskalacji

Ustal wewnętrznego odbiorcę, do którego będą wysyłane e-maile dotyczące eskalacji. Konsultant ds. przychodów ocenia status faktury, wiadomości od klientów, wcześniejsze kontakty oraz poprzednie decyzje przed podjęciem decyzji o ewentualnej eskalacji. Dowiedz się więcej o eskalacjach.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W menu po lewej stronie kliknij op cję Konfiguruj, a następnie wybierz opcję Szczegóły konta.
   
   
   
3. W polu „Odbiorca eskalacji ” wprowadź adres e-mail tej osoby.

Ustaw tryb automatyzacji

Tryby automatyzacji określają, czy wiadomości e-mail wysyłane do kupujących są sprawdzane ręcznie, czy automatycznie. Dowiedz się więcej o trybach automatyzacji.

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.
2. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Konfiguruj”, a następnie wybierz „Automatyzacje”.
   
   
   
3. Wybierz tryb automatyzacji:
   • Sprawdzaj każdą wiadomość e-mail: musisz sprawdzać i zatwierdzać plany.
   • Wysyłaj automatycznie, dopóki klient nie odpowie: agent ds. przychodów automatycznie wysyła e-maile wstępne i uzupełniające do kupującego oraz e-maile eskalacyjne. Żadna z tych wiadomości nie wymaga zatwierdzenia. Każda wiadomość e-mail od kupującego związana z rozliczeniami, niezależnie od tego, czy jest to odpowiedź, czy nowa wiadomość, powoduje ponowne wygenerowanie planu płatności i wysłanie go do Ciebie w celu zatwierdzenia. Aktualizacje faktur, takie jak płatności częściowe lub pełne, powodują automatyczne wygenerowanie planu bez konieczności zatwierdzania.

Ustal instrukcje dla agentów

Ustal instrukcje dla agenta ds. przychodów, których powinien przestrzegać podczas pisania wiadomości e-mail w ramach planów. Możesz określić ton, strukturę zdań, długość wiadomości, liczbę i częstotliwość wiadomości przypominających oraz zwroty, których należy unikać. Instrukcje nie mogą zmieniać kwot faktur, warunków płatności, danych klientów i kont ani załączonych plików i dokumentów.

Po zaktualizowaniu instrukcji dla agentów istniejące plany są aktualizowane w następujący sposób:

• Nowe wiadomości e-mail: automatyczniestosują zaktualizowane instrukcje. Nie są wymagane żadne dodatkowe działania.
• Plany oczekujące na zatwierdzenie: nie są aktualizowane automatycznie po zapisaniu. Zostanie wyświetlony monit o:
  • Ponownego wygenerowania wszystkich proponowanych planów: zaktualizuj wszystkie plany w trakcie przeglądu zgodnie z nowymi instrukcjami.
  • Zapisz bez ponownego generowania: zapisz instrukcje i zastosuj je do poszczególnych planów podczas ich przeglądu.
• Zatwierdzone plany i zaplanowane wiadomości e-mail: zmiany w instrukcjach nie mają na nie wpływu.

Aby ustawić instrukcje dla agentów:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Przychody > Agent przychodów. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Przychody > Agent przychodów.

2. W menu po lewej stronie kliknij opcję „Konfiguruj”, a następnie wybierz „Instrukcje dla agenta”.
   
   
   
3. W polu „Instrukcje” wprowadź instrukcje, których ma przestrzegać agent.
4. Kliknij „Zapisz instrukcje”.
5. W oknie dialogowym wybierz jedną z opcji:
   • Zapisz i wygeneruj ponownie [x] planów: zaktualizuj wszystkie plany w trakcie przeglądu zgodnie z nowymi instrukcjami.
   • Zapisz bez ponownego generowania: zapisz instrukcje i zastosuj je do poszczególnych planów podczas przeglądu planów.

Kolejne kroki

Dowiedz się więcej o zarządzaniu agentem ds. przychodów, w tym o przeglądaniu aktywnych planów, wyrejestrowywaniu firm i kontaktów, przeglądaniu historii planów oraz edytowaniu trybu rejestracji i filtrów.