Configurer l’agent Revenue

Utilisez l’agent Revenue, qui fait partie de l’IA de HubSpot, pour surveiller les factures non réglées et automatiser la communication avec les acheteurs. L’agent des recettes suit les modifications de facture et les communications des clients pour suggérer des plans de communication personnalisés afin de collecter les paiements. L’agent des recettes ajuste les plans en fonction des réponses des clients et de l’activité de facturation et peut envoyer des e-mails de remontée d’incident aux contacts internes.

Par exemple, si une facture est en retard et qu’un acheteur n’a pas répondu, l’agent des recettes peut envoyer un suivi personnalisé et faire remonter le cas à un contact interne si le paiement reste impayé.

Configurez l’agent Revenue et inscrivez des entreprises et des contacts pour commencer à automatiser les communications. Découvrez-en davantage sur le fonctionnement de l’agent Revenue.

Remarque : Vous pouvez gérer l'accès aux fonctionnalités d'IA dans vos paramètres d'IA et configurer les données partagées. Consultez la FAQ sur la fiabilité et la sécurité de l'IA et les cartes de modèle d'IA de HubSpot pour obtenir des informations détaillées sur les contrôles de sécurité de l'IA, l'utilisation des données et la conformité.

Avant de commencer

Compréhension des exigences

• L’option Donner accès aux utilisateurs aux outils et fonctionnalités de l’IA générative doit être activée dans les paramètres d’IA de votre compte.

• Vous devez avoir une adresse e-mail individuelle ou d’équipe connectée à votre compte pour activer et utiliser l’agent des recettes.

Comprendre les limites et les considérations

• L’agent des recettes effectue le suivi du statut de la facture (ouverte, payée, en retard, etc.) indépendamment de la manière dont la facture a été créée ou de l’outil qui l’a générée (par exemple, contrats, devis ou abonnements créés dans HubSpot ou factures provenant de sources externes). Si les factures proviennent d’une source externe, elles doivent d’abord être synchronisées avec HubSpot.

Activer l’agent Revenue

Activez l’agent Revenue pour inscrire des entités (entreprises et contacts) et générer des plans. Vous pouvez inscrire des entreprises et des contacts supplémentaires et mettre à jour les paramètres d’automatisation après la configuration (si les e-mails aux acheteurs sont examinés manuellement ou envoyés automatiquement) peuvent être mis à jour après la configuration. Découvrez-en davantage sur les paramètres d’inscription et d’automatisation.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Revenus > Agent de gestion des revenus. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Revenus > Agent de gestion des revenus.
2. Sous Envoi de la boîte de réception, sélectionnez une option :
   • Boîte de réception partagée : utilisez une adresse e-mail d’équipe.
   • Boîte de réception individuelle : utilisez une adresse e-mail individuelle.

Remarque : Si vous sélectionnez Boîte de réception individuelle, seul le propriétaire de la boîte de réception individuelle peut modifier et approuver les plans proposés ou modifier les plans actifs.

3. Cliquez sur Terminé.
   
   
4. Sous Inscrire les entreprises ou les contacts, l’agent sélectionne automatiquement les entreprises et les contacts en fonction de leurs factures actuellement en cours et du total dû. Vous pouvez inscrire des entreprises et des contacts supplémentaires après l’activation de l’agent Revenue. Pour mettre à jour la sélection :
   • Cliquez sur Ajouter une entreprise ou un contact.
     
     
   • Jusqu’à 20 entreprises s’afficheront dans la boîte de dialogue. Cliquez sur l’onglet Contacts pour afficher les contacts.
   • Pour rechercher des entreprises et des contacts, dans le champ Rechercher par nom, saisissez le nom d’une entreprise ou d’un contact ou une adresse e-mail.
   • Cliquez sur Ajouter à côté de l’entreprise ou du contact à inscrire.
     
     
   • Pour supprimer une entreprise ou un contact, cliquez sur Supprimer.
     
     
5. Cliquez sur Continuer vers la vue d’ensemble des agents. 
6. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Vérifier les abonnements. Découvrez-en davantage sur l’examen, la modification et l’approbation des plans proposés.

Gérer l’inscription des entreprises et des contacts

Configurez si les entreprises et les contacts sont inscrits automatiquement ou manuellement. En savoir plus sur les inscriptions.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Revenus > Agent de gestion des revenus. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Revenus > Agent de gestion des revenus.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Gérer les inscriptions.
   
   
3. Sélectionnez une option d’inscription :
   • Laissez l’option Inscription automatique des nouvelles entreprises et contacts activée pour inscrire manuellement les entreprises et les contacts. En savoir plus sur l’inscription manuelle des entités.
   • Activez l’option Inscription automatique des nouvelles entreprises et contacts sur l’inscription automatique des entreprises et des contacts. 

Définir un destinataire pour la remontée

Définissez un destinataire interne auquel envoyer les e-mails de transfert. L’agent des recettes évalue le statut de la facture, les messages des clients, les prises de contact antérieures et les décisions antérieures avant de décider s’il convient de faire remonter la facture. En savoir plus sur les remontées d’incidents.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Revenus > Agent de gestion des revenus. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Revenus > Agent de gestion des revenus.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Configurer, puis sélectionnez Détails du compte.
   
   
3. Dans le champ Destinataire de la demande de transfert , saisissez son adresse e-mail.

Définir le mode d’automatisation

Les modes d’automatisation contrôlent si les e-mails envoyés aux acheteurs sont examinés manuellement ou automatisés. Découvrez-en davantage sur les modes d’automatisation.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Revenus > Agent de gestion des revenus. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Revenus > Agent de gestion des revenus.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Configurer, puis sélectionnez Automatisations.
   
   
3. Sélectionnez un mode d’automatisation :
   • Passez en revue chaque e-mail : vous devez vérifier et approuver les plans.
   • Envoyer automatiquement jusqu’à ce qu’un client réponde : l’agent des recettes envoie automatiquement des e-mails initiaux et de suivi à l’acheteur et des e-mails de remontée. Ni l’un ni l’autre ne nécessite d’approbation. Tout e-mail de facturation de l’acheteur, qu’il s’agisse d’une réponse ou d’un nouveau message, régénère l’échéancier de paiement et vous l’envoie pour approbation. Les mises à jour des factures, telles que les paiements partiels ou complets, régénèrent automatiquement le plan sans nécessiter d’approbation.

Définir les instructions de l’agent

Définissez des instructions que l’agent des recettes doit suivre lors de la rédaction d’e-mails dans plans. Vous pouvez spécifier le ton, la structure des phrases, la longueur de l’e-mail, le nombre et le moment des suivis, ainsi que les phrases à éviter. Les instructions ne peuvent pas modifier les montants des factures, les conditions de paiement, les données des clients et des comptes, ni les fichiers et documents joints.

Lorsque vous mettez à jour les instructions de l’agent, les abonnements existants sont mis à jour comme suit : 

• Nouveaux e-mails : utilisez automatiquement les instructions mises à jour. Aucune action supplémentaire n’est requise.
• Plans en attente d’approbation : ne pas se mettre à jour automatiquement lorsque vous enregistrez. Vous serez invité à :
  • Générer à nouveau tous les plans proposés : mettez à jour tous les plans en cours de révision avec les nouvelles instructions.
  • Enregistrer sans générer à nouveau : enregistrez les instructions et appliquez-les aux plans individuels lors de l’examen du plan.
• Plans approuvés et e-mails programmés : ne sont pas affectés par les changements d’instructions.

Pour définir les instructions de l’agent :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Revenus > Agent de gestion des revenus. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Revenus > Agent de gestion des revenus.

2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Configurer, puis sélectionnez Instructions de l’agent.
   
   
3. Dans le champ Instructions , saisissez les instructions que l’agent doit suivre.
4. Cliquez sur Enregistrer les instructions. 
5. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez une option :
   • Enregistrer et régénérer les plans [x] : mettez à jour tous les plans en cours de révision avec les nouvelles instructions.
   • Enregistrer sans générer à nouveau : enregistrez les instructions et appliquez-les aux plans individuels lors de l’examen du plan.

Étapes suivantes

Découvrez-en davantage sur la gestion de l’agent Revenue, y compris l’affichage des plans actifs, la désinscription d’entreprises et de contacts, l’affichage de l’historique des abonnements et la modification du mode d’inscription et des filtres.