Configurare l'agente di ricavi

Utilizza il Revenue Agent, parte dell’intelligenza artificiale di HubSpot, per monitorare le fatture in sospeso e automatizzare i contatti con gli acquirenti. Il Revenue Agent tiene traccia delle modifiche alle fatture e delle comunicazioni con i clienti per suggerire piani di contatto personalizzati che aiutino a riscuotere i pagamenti. Il Revenue Agent adatta i piani in base alle risposte dei clienti e all’attività relativa alle fatture e può inviare e-mail di escalation ai contatti interni.

Ad esempio, se una fattura è scaduta e un acquirente non ha risposto, l’agente di fatturazione può inviare un sollecito personalizzato e inoltrare il caso a un contatto interno se il pagamento rimane in sospeso.

Configura l’agente di incasso e registra aziende e contatti per iniziare ad automatizzare le attività di contatto. Scopri di più su come funziona l’agente di incasso.

Nota: puoi gestire l'accesso delle funzionalità IA nelle tue impostazioni IA e configurare quali dati vengono condivisi. Consulta le domande frequenti sull'attendibilità dell'IA e le schede dei modelli di IA di HubSpot per informazioni dettagliate su controlli di sicurezza IA, utilizzo dei dati e conformità.

Prima di iniziare

Comprendi i requisiti

• L’ "Consenti agli utenti l’accesso agli strumenti e alle funzionalità di IA generativa" deve essere attivato nelle impostazioni IA del tuo account.

• Per attivare e utilizzare l'agente delle entrate, è necessario disporre di un indirizzo e-mail personale o di gruppo associato al proprio account.

Comprendi le limitazioni e le considerazioni

• Il Revenue Agent tiene traccia dello stato delle fatture (aperte, pagate, scadute, ecc.) indipendentemente da come sono state create o da quale strumento le abbia generate (ad esempio,contratti, preventivi o abbonamenti creati in HubSpot o fatture provenienti da fonti esterne). Se le fatture provengono da una fonte esterna, devono prima essere sincronizzate con HubSpot.

Attiva l'agente di ricavi

Attiva l'agente di ricavi per registrare entità (aziende e contatti) e generare piani. È possibile registrare ulteriori aziende e contatti e aggiornare le impostazioni di automazione dopo la configurazione (sia che le e-mail agli acquirenti vengano revisionate manualmente o inviate automaticamente). Scopri di più sulla registrazione e sulle impostazioni di automazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella sezione " Posta in arrivo per l’invio", seleziona un’opzione:
   • Posta in arrivo condivisa:utilizza un indirizzo email del team.
   • Posta in arrivo individuale: utilizza un indirizzo e-mail individuale.

Nota: se selezioni "Casella di posta individuale", solo il proprietario della casella di posta individuale potrà modificare e approvare i piani proposti o modificare i piani attivi.

3. Fai clic su " Fatto".
   
   
4. Nella sezione "Registra aziende o contatti", l'agente seleziona automaticamente le aziende e i contatti in base alle loro fatture attualmente aperte e all'importo totale dovuto. È possibile registrare ulteriori aziende e contatti dopo aver attivato l'agente delle entrate. Per aggiornare la selezione:
   • Fare clic su " Aggiungi azienda o contatto".
     
     
   • Nella finestra di dialogo verranno visualizzate fino a 20 aziende. Fare clic sulla scheda "Contatti " per visualizzare i contatti.
   • Per cercare aziende e contatti, nel campo "Cerca per nome" inserisci il nome di un'azienda o di un contatto oppure l'indirizzo e-mail.
   • Fare clic su "Aggiungi " accanto all'azienda o al contatto da registrare.
     
     
   • Per rimuovere un'azienda o un contatto, fare clic su " Rimuovi".
     
     
5. Fare clic su Continua per visualizzare la panoramica degli agenti. 
6. Nella finestra di dialogo, fare clic su "Rivedi piani". Scopri di più su come rivedere, modificare e approvare i piani proposti.

Gestisci le modalità di registrazione di aziende e contatti

Configura se le aziende e i contatti devono essere registrati automaticamente o manualmente. Scopri di più sulla registrazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. In alto a destra, clicca su Gestisci iscrizione.
   
   
3. Seleziona un'opzione di registrazione:
   • Lascia disattivato l'interruttore " Iscrizione automatica di nuove aziende e contatti " per iscrivere manualmente aziende e contatti. Scopri di più sull'iscrizione manuale delle entità.
   • Attiva l’interruttore “Iscrizione automatica di nuove aziende e contatti” per iscrivere automaticamente aziende e contatti. 

Imposta un destinatario per l’escalation

Imposta un destinatario interno a cui inviare le e-mail di escalation. L’agente addetto alle entrate valuta lo stato della fattura, i messaggi del cliente, i contatti precedenti e le decisioni precedenti prima di decidere se procedere con l’escalation. Scopri di più sulle escalation.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su "Configura", quindi selezionare " Dettagli account".
   
   
3. Nel campo " Destinatario dell'escalation ", inserisciil loroindirizzo e-mail.

Imposta la modalità di automazione

Le modalità di automazione determinano se le e-mail destinate agli acquirenti vengono controllate manualmente o in modo automatizzato. Scopri di più sulle modalità di automazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nel menu laterale a sinistra, clicca su Configura, quindi seleziona Automazioni.
   
   
3. Seleziona una modalità di automazione:
   • Esamina ogni e-mail: devi esaminare e approvare i piani.
   • Invia automaticamente fino a quando un cliente non risponde: l'agente di fatturazione invia automaticamente le email iniziali e di follow-up all'acquirente, nonché le email di escalation. Nessuna di queste richiede approvazione. Qualsiasi email relativa alla fatturazione proveniente dall'acquirente, che si tratti di una risposta o di un nuovo messaggio, rigenera il piano di pagamento e te lo invia per l'approvazione. Gli aggiornamenti delle fatture, come i pagamenti parziali o totali, rigenerano automaticamente il piano senza richiedere approvazione.

Imposta le istruzioni per gli addetti

Imposta le istruzioni che l'addetto alla gestione delle entrate deve seguire quando redige le e-mail nei piani. È possibile specificare il tono, la struttura delle frasi, la lunghezza dell'e-mail, il numero e la tempistica dei follow-up e le frasi da evitare. Le istruzioni non possono modificare gli importi delle fatture, i termini di pagamento, i dati dei clienti e degli account, né i file e i documenti allegati.

Quando si aggiornano le istruzioni per gli agenti, i piani esistenti vengono aggiornati come segue: 

• Nuove e-mail: utilizza automaticamente le istruzioni aggiornate. Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva.
• Piani in attesa di approvazione: non si aggiornano automaticamente al momento del salvataggio. Ti verrà richiesto di:
  • Rigenerare tutti i piani proposti: aggiorna tutti i piani in fase di revisionecon le nuove istruzioni.
  • Salvare senza rigenerare: salva le istruzioni e applicale ai singoli piani durante la revisione.
• Piani approvati ed e-mail programmate: non sono interessati dalle modifiche alle istruzioni.

Per impostare le istruzioni per gli agenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Configura, quindi selezionare Istruzioni per l’agente.
   
   
3. Nel campoIstruzioni, inseriscile istruzioni che l'agente dovrà seguire.
4. Fare clic suSalva istruzioni. 
5. Nella finestra di dialogo, seleziona un'opzione:
   • Salva e rigenera [x] piani: aggiorna tutti i piani in fase di revisionecon le nuove istruzioni.
   • Salva senza rigenerare: salva le istruzioni e applicale ai singoli piani durante la revisione dei piani.

Prossimi passi

Scopri di più sulla gestione dell'agente di fatturazione, tra cui la visualizzazione dei piani attivi, la cancellazione di aziende e contatti, la visualizzazione della cronologia dei piani e la modifica della modalità di iscrizione e dei filtri.