BetaConfigurazione dell'agente di ricavi

Utilizza Revenue Agent, parte dell’intelligenza artificiale di HubSpot, per monitorare le fatture in sospeso e automatizzare i contatti con gli acquirenti. Revenue Agent tiene traccia delle modifiche alle fatture e delle comunicazioni con i clienti per suggerire piani di contatto personalizzati che aiutino a riscuotere i pagamenti. Revenue Agent adatta i piani in base alle risposte dei clienti e all’attività relativa alle fatture e può inviare e-mail di escalation ai contatti interni.

Ad esempio, se una fattura è scaduta e un acquirente non ha risposto, Revenue Agent può inviare un follow-up personalizzato e inoltrare il caso a un contatto interno se il pagamento rimane in sospeso.

Configura Revenue Agent e registra aziende e contatti per iniziare ad automatizzare i contatti. Scopri di più su come funziona Revenue Agent.

Nota: puoi gestire l'accesso delle funzionalità IA nelle tue impostazioni IA e configurare quali dati vengono condivisi. Consulta le domande frequenti sull'attendibilità dell'IA e le schede dei modelli di IA di HubSpot per informazioni dettagliate su controlli di sicurezza IA, utilizzo dei dati e conformità.

Prima di iniziare

Comprendere i requisiti

• L'opzione " Consenti agli utenti l'accesso agli strumenti e alle funzionalità di IA generativa " deve essere attivata nelle impostazioni IA del tuo account.

• Per attivare e utilizzare Revenue Agent, è necessario che al proprio account sia associato un indirizzo e-mail personale o di squadra.

Comprendere i limiti e le considerazioni

• Revenue Agent tiene traccia dello stato delle fatture (in sospeso, pagate, scadute, ecc.) indipendentemente da come sono state create o dallo strumento che le ha generate (ad esempio, contratti, preventivi o abbonamenti creati in HubSpot o fatture provenienti da fonti esterne). Se le fatture provengono da una fonte esterna, devono prima essere sincronizzate con HubSpot.

Attiva Revenue Agent

Attiva Revenue Agent per registrare le entità (aziende e contatti) e generare piani. È possibile registrare ulteriori aziende e contatti e aggiornare le impostazioni di automazione dopo la configurazione (ad esempio, se le e-mail agli acquirenti vengono controllate manualmente o inviate automaticamente). Scopri di più sulla registrazione e sulle impostazioni di automazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nella sezione " Posta in arrivo in uscita", seleziona un'opzione:
   • Casella di posta condivisa: utilizza un indirizzo e-mail del team.
   • Casella di posta individuale: utilizza un indirizzo e-mail individuale.

Nota: se selezioni " Posta in arrivo individuale", solo il titolare della posta in arrivo individuale potrà modificare e approvare i piani proposti o modificare i piani attivi.

3. Fare clic su " Fatto".
   
   
   
4. Nella sezione “Registra aziende o contatti”, l’agente seleziona automaticamente le aziende e i contatti in base alle loro fatture attualmente in sospeso e all’importo totale dovuto. È possibile registrare ulteriori aziende e contatti dopo aver attivato l’agente di ricavi. Per aggiornare la selezione:
   • Fare clic su " Aggiungi azienda o contatto".
     
     
     
   • Nella finestra di dialogo verranno visualizzate fino a 20 aziende. Fare clic sulla scheda "Contatti " per visualizzare i contatti.
   • Per cercare aziende e contatti, nel campo " Cerca per nome " inserire il nome di un'azienda o di un contatto oppure l'indirizzo e-mail.
   • Fare clic su "Aggiungi " accanto all'azienda o al contatto da registrare.
     
     
     
   • Per rimuovere un'azienda o un contatto, fare clic su " Rimuovi".
     
     
     
5. Fare clic su Continua per visualizzare la panoramica degli agenti.
6. Nella finestra di dialogo, fare clic su "Rivedi piani". Scopri di più su come rivedere, modificare e approvare i piani proposti.

Gestisci le modalità di iscrizione di aziende e contatti

Configurare se le aziende e i contatti devono essere registrati automaticamente o manualmente. Scopri di più sulla registrazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. In alto a destra, fai clic su Gestisci registrazione.
   
   
   
3. Seleziona un'opzione di registrazione:
   • Lascia disattivato l'interruttore " Iscrizione automatica di nuove aziende e contatti " per iscrivere manualmente aziende e contatti. Scopri di più sull'iscrizione manuale delle entità.
   • Attiva l'opzione " Iscrizione automatica di nuove aziende e contatti " per iscrivere automaticamente aziende e contatti.

Imposta un destinatario di escalation

Imposta un destinatario interno a cui inviare le e-mail di escalation. L'agente di fatturazione valuta lo stato della fattura, i messaggi del cliente, i contatti precedenti e le decisioni precedenti prima di decidere se procedere con l'escalation. Scopri di più sulle escalation.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Configura, quindi selezionare Dettagli account.
   
   
   
3. Nel campo Destinatario dell'escalation, inserisci il suo indirizzo e-mail.

Imposta la modalità di automazione

Le modalità di automazione determinano se le e-mail inviate agli acquirenti vengono controllate manualmente o in modo automatico. Scopri di più sulle modalità di automazione.

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.
2. Nel menu della barra laterale sinistra, fai clic su Configura, quindi seleziona Automazioni.
   
   
   
3. Seleziona una modalità di automazione:
   • Controlla ogni e-mail: devi controllare e approvare i piani.
   • Invia automaticamente fino a quando il cliente non risponde: Revenue Agent invia automaticamente le email iniziali e di follow-up all’acquirente, nonché le email di escalation. Nessuna di queste richiede approvazione. Qualsiasi email relativa alla fatturazione inviata dall’acquirente, che si tratti di una risposta o di un nuovo messaggio, rigenera il piano di pagamento e te lo invia per l’approvazione. Gli aggiornamenti delle fatture, come i pagamenti parziali o totali, rigenerano automaticamente il piano senza richiedere l’approvazione.

Imposta le istruzioni per gli agenti

Imposta le istruzioni che l’addetto alla fatturazione deve seguire quando redige le e-mail nei piani. Puoi specificare il tono, la struttura delle frasi, la lunghezza dell’e-mail, il numero e la tempistica dei follow-up, nonché le espressioni da evitare. Le istruzioni non possono modificare gli importi delle fatture, i termini di pagamento, i dati relativi ai clienti e agli account, né i file e i documenti allegati.

Quando si aggiornano le istruzioni per gli agenti, i piani esistenti vengono aggiornati come segue:

• Nuove e-mail: utilizzano automaticamente le istruzioni aggiornate. Non è richiesta alcuna azione aggiuntiva.
• Piani in attesa di approvazione: non vengono aggiornati automaticamente al momento del salvataggio. Verrà richiesto di:
  • Rigenerare tutti i piani proposti: aggiornare tutti i piani in fase di revisione con le nuove istruzioni.
  • Salvare senza rigenerare: salvare le istruzioni e applicarle ai singoli piani durante la revisione.
• Piani approvati ed e-mail programmate: non sono interessati dalle modifiche alle istruzioni.

Per impostare le istruzioni per gli agenti:

1. Nel tuo account HubSpot, fai clic su Altro, quindi vai a Ricavi > Agente per i ricavi. Se Altro non compare nel tuo account, vai direttamente a Ricavi > Agente per i ricavi.

2. Nel menu della barra laterale sinistra, fare clic su Configura, quindi selezionare Istruzioni per gli agenti.
   
   
   
3. Nel campo Istruzioni, inserisci le istruzioni che l'agente dovrà seguire.
4. Fare clic su Salva istruzioni.
5. Nella finestra di dialogo, seleziona un'opzione:
   • Salva e rigenera [x] piani: aggiorna tutti i piani in fase di revisione con le nuove istruzioni.
   • Salva senza rigenerare: salva le istruzioni e applicale ai singoli piani durante la revisione dei piani.

Prossimi passaggi

Scopri di più sulla gestione dell’agente di fatturazione, tra cui la visualizzazione dei piani attivi, la cancellazione di aziende e contatti, la visualizzazione della cronologia dei piani e la modifica della modalità di iscrizione e dei filtri.