測試版設定營收代理

利用 HubSpot 人工智慧系統中的「營收專員」，監控未結帳單並自動聯繫買家。營收專員會追蹤帳單變更及客戶通訊紀錄，據此提出個人化的聯繫方案，以協助催收款項。營收專員會根據客戶回覆及帳單動態調整方案，並可向內部聯絡人發送升級處理的電子郵件。

例如，若發票已逾期且買方尚未回覆，營收助理可發送個人化的跟進訊息；若款項仍未結清，則會將案件升級並轉交給內部聯絡人處理。

設定「營收專員」並註冊公司與聯絡人，即可開始自動化聯繫流程。進一步了解「營收專員」的運作方式。

請注意：你可以在你的 AI 設定中管理 AI 功能存取權，並設定要分享的資料。請檢閱 HubSpot 的 AI 信任常見問題和 AI 模型卡，以取得有關 AI 安全控制、資料使用和合規性的詳細資訊。

開始使用前

了解需求

• 該 「授予使用者存取生成式 AI 工具與功能的權限」 切換鈕必須在您的帳戶 AI 設定中開啟。

• 您必須將個人或團隊電子郵件地址綁定至您的帳戶，才能啟用並使用營收代理程式。

了解限制與注意事項

• 無論發票是如何建立的，或是由哪種工具產生（例如：在 HubSpot 中建立的合約、報價單 或訂閱，或是來自外部來源的發票），營收代理都會追蹤發票狀態（未結、已付、逾期等）。若發票源自外部來源，必須先同步至 HubSpot。

啟用營收代理程式

啟用營收代理程式以註冊實體（公司與聯絡人）並生成方案。設定完成後，您可以註冊更多公司與聯絡人， 並更新自動化設定（例如：發送給買家的電子郵件是經人工審核還是自動發送）。進一步了解註冊 與自動化設定。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「營收」 > 「營收代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「營收」 > 「營收代理程式」。
2. 在「發送收件匣」下，請選擇其中一項：
   • 共用收件匣：使用團隊電子郵件地址。
   • 個人收件匣：使用個人電子郵件地址。

請注意：若您選擇「個人收件匣」，則僅該個人收件匣的所有者才能編輯及核准提案中的方案，或編輯已啟用的方案。

3. 點擊「完成」。
   
   
   
4. 在「加入公司或聯絡人」下方，收入管理工具會根據當前未結帳單及應付總額，自動選取公司與聯絡人。您可在啟用收入管理工具後，再加入其他公司與聯絡人。若要更新選取項目：
   • 點擊「新增公司或聯絡人」。
     
     
     
   • 對話方塊中最多會顯示 20 家企業。點擊「聯絡人」分頁以 檢視聯絡人。
   • 若要搜尋公司和聯絡人，請在「按名稱搜尋」欄位中 輸入 公司或聯絡人的名稱或 電子郵件地址。
   • 點擊要註冊的公司或聯絡人旁邊的「新增」。
     
     
     
   • 若要移除公司或聯絡人，請點擊「移除」。
     
     
     
5. 點擊「繼續」以前往代理商概覽。 
6. 在對話方塊中，請點擊「檢視方案」。進一步了解如何檢視、編輯及核准提案方案。

管理公司與聯絡人的註冊方式

設定公司與聯絡人應以自動或手動方式進行註冊。進一步了解註冊相關資訊。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「營收」 > 「營收代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「營收」 > 「營收代理程式」。
2. 在右上角，請點擊「管理註冊」。
   
   
   
3. 選擇一種註冊選項：
   • 將「自動註冊新公司與聯絡人」開關保持關閉狀態，以手動註冊公司與聯絡人。進一步了解如何手動註冊實體。
   • 將「自動註冊新公司和聯絡人」開關切換為開啟，以自動註冊公司和聯絡人。 

設定升級處理收件人

設定一位內部收件者，用以接收升級處理的電子郵件。營收專員會評估發票狀態、客戶訊息、先前聯繫紀錄及過往決策，再決定是否進行升級處理。進一步了解升級處理。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「營收」 > 「營收代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「營收」 > 「營收代理程式」。
2. 在左側邊欄選單中，點擊「設定」，然後選擇「帳戶詳細資訊」。
   
   
   
3. 在「升級處理收件人」欄位中，輸入其電子郵件地址。

設定自動化模式

自動化模式決定發送給買家的電子郵件是經人工審核還是自動處理。進一步了解自動化模式。

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「營收」 > 「營收代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「營收」 > 「營收代理程式」。
2. 在左側邊欄選單中，點選「設定」，然後選擇「自動化」。
   
   
   
3. 選擇自動化模式：
   • 審閱每封電子郵件：您必須審閱並核准各項方案。
   • 自動發送直至客戶回覆：營收專員會自動向買家發送初始電子郵件、後續電子郵件以及升級處理的電子郵件。上述郵件均無需審核。買家發送的任何與帳單相關的電子郵件（無論是回覆或新訊息），都會重新生成付款計畫並發送給您以供審核。發票更新（例如部分或全額付款）會自動重新生成計畫，無需審核。

設定專員操作指引

設定營收專員在撰寫方案中的電子郵件時應遵循的指示。您可以指定語氣、句式結構、電子郵件長度、後續追蹤的次數與時機，以及應避免使用的詞句。指示不得變更發票金額、付款條款、客戶與帳戶資料，或附件及文件。

當您更新專員指示時，現有方案將依下列方式更新： 

• 新電子郵件： 自動套用 更新後的指示。無需採取任何額外行動。
• 待審核的付款計畫： 儲存時不會 自動更新。系統將提示您：
  • 重新生成所有提案計畫： 將審核中的所有計畫更新 為新指示。
  • 不重新生成而直接儲存：儲存 指示內容，並在審核計畫時將其套用至個別計畫。
• 已核准的計畫與排程電子郵件：不受指示變更影響。

設定專員指示：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「營收」 > 「營收代理程式」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「營收」 > 「營收代理程式」。

2. 在左側邊欄選單中，點擊「設定」，然後選擇「代理人員指示」。
   
   
   
3. 在「指示」欄位中，輸入供代理人員遵循的指示。
4. 點擊「儲存指示」。 
5. 在對話方塊中，選擇以下其中一項：
   • 「儲存並重新產生 [x] 個計畫」：將所有待審核的計畫更新為新指示。
   • 儲存但不重新產生：儲存 指示，並在計畫審查期間將其套用至個別計畫。

下一步

進一步了解如何管理營收專員，包括檢視有效方案、取消公司與聯絡人的註冊、檢視方案歷史紀錄，以及編輯註冊模式和篩選條件。