Nota: Este contenido se tradujo a través de un software y es posible que no haya sido revisado. La versión en inglés se considera, por tanto, la versión oficial y es posible que haya sido actualizada. Para acceder a la versión en inglés, haz clic aquí.
Documents

Usar documentos

Última actualización: febrero 15, 2019

Con la herramienta documentos, puedes crear una biblioteca de contenido actualizado para todo tu equipo. Recibe alertas instantáneas cuando los contactos interactúen con tu contenido y ve métricas globales sobre el rendimiento de tu contenido. En este artículo, aprenderás a hacer lo siguiente:

Agregar un documento

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Haz clic en Cargar nuevo documento y selecciona la fuente de importación para tu archivo. Asegúrate de que tu archivo se adhiera al tipo de archivo y a las limitaciones de tamaño

Una vez que se haya cargado el documento, aparecerá en el panel de documentos. 

Nota: Debido a que los documentos se comparten públicamente, la herramienta de documentos no debe utilizarse para enviar información confidencial o de alta sensibilidad.

Administrar tu documento

Una vez que hayas cargado tu documento a HubSpot:

  • Haz clic en el nombre del documento para obtener acceso al mismo para editarlo.
  • Para editar el título del documento, haz clic en el símbolo del lápiz editando ini en la parte superior izquierda. Al finalizar, haz clic en Guardar.

  • Para reemplazar el documento existente, haz clic en Volver a cargar en la parte superior derecha y luego selecciona la fuente del archivo desde el menú desplegable.

  • Para eliminar el documento, haz clic en Acciones > Eliminar en la esquina superior derecha. En el cuadro de diálogo que aparece, haz clic en Sí, eliminar documento.

Configurar tu marca (Sales Hub Starter, Pro o Enterprise, Service Hub Starter, Pro o Enterprise)

Puedes personalizar la marca en tus documentos.

  • En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el símbolo de configuración settings, situado en la barra de navegación principal.
  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas >Marca.
  • Haz clic en Cargar para agregar un logotipo o haz clic en Explorar imágenes para usar una imagen ya cargada a tu administrador de archivos. 
  • Selecciona un color o introduce un valor de color hexadecimal personalizado para personalizar el color que aparecerá en el visor de documentos cuando compartas tu documento. document-branding
  • Haz clic en Guardar.
  • En el cuadro de diálogo, haz clic en Sí, cambia la marca del equipo

Nota: los cambios que realices a tu configuración de marca de ventas se aplicarán a todos los usuarios en todas tus herramientas de ventas, excepto para la herramienta de conversaciones.  

 

Compartir tu documento

HubSpot aplicará automáticamente el seguimientocuando compartas un documento, lo que te permitirá ver si y/o cuándo el prospecto ve el documento. También puedes exigir a los destinatarios que escriban su dirección de correo electrónico para poder ver el contenido. Existen cuatro maneras diferentes de compartir documentos:

  • En la herramienta documentos
  • Tu bandeja de entrada de correo electrónico
  • En una plantilla de correo electrónico
  • En una secuencia

Una nota sobre documentos que cumplen con RGPD

El cumplimiento con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) implica algunos cambios leves en tus documentos antes de compartirlos, como se indica a continuación:

Nota: Aunque estas características se encuentran en HubSpot, tu equipo legal es el mejor recurso para que obtengas asesoría sobre cumplimiento para tu situación específica.

  • Si el valor de configuración correspondiente a la funcionalidad de GDPR global está habilitado en tu cuenta de HubSpot, todos los documentos que se cargan a partir de este momento tendrán como opción predeterminada de la privacidad y el consentimiento activados.Puedes activarla para documentos previamente cargados antes de compartirlo haciendo clic en el nombre del documento y luego en el botón para activar el interruptor Activar privacidad y consentimiento (RGPD)Con esta opción, tus contactos deben proporcionar el consentimiento de la comunicación y el procesamiento de datos. El idioma se extraerá de tu configuración de privacidad y consentimiento e incluirá una solicitud de consentimiento para tu tipo de suscripción a comunicaciones individuales de manera automática.
  • Si la configuración global de las funciones RGPD está desactivada en tu cuenta de HubSpot, no se toman acciones en los documentos existentes. Todos los nuevos documentos que crees tendrán la privacidad y el consentimiento desactivados como opción predeterminada. Puedes activarlo para documentos individuales antes de compartirlo haciendo clic en el nombre del documento y, a continuación, haz clic para activar el interruptor Activar privacidad y consentimiento (RGPD). Con esta opción, tus contactos deben proporcionar el consentimiento de la comunicación y el procesamiento de datos. El idioma se extraerá de tu configuración de privacidad y consentimiento e incluirá una solicitud de consentimiento para tu tipo de suscripción a comunicaciones individuales de manera automática.
  • La suscripción predeterminada en documentos es una comunicación "personalizada". Este es un tipo de suscripción interna en tu cuenta de HubSpot. Este ID de suscripción predeterminado se puede actualizar en tus contactos y la configuración de empresas y se aplicará a los documentos creados recientemente.

Compartirdela herramienta Documentos

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Haz clic en el nombre del contacto.
  • En el cuadro de diálogo que aparece, escribe la dirección de correo electrónico del destinatario en ¿Quién está enviando esto?
  • Para hacer seguimiento a los individuos que vean este documento, haz clic en el botón Solicitar la dirección de correo electrónico para ver el documentointerruptor activado. 
  • Haz clic en Obtener enlace.

  • Haz clic en Copiar para copiar el enlace del documento o Correo electrónico desde CRM hasta el registro de contacto del destinatario.

Compartir detu bandeja de entrada de correo electrónico

Inserta fragmentos en correos desde tu bandeja de entrada usando la extensión de HubSpot Sales para Chrome o uno de los complementos:  

Comparte desde una plantilla de correo electrónico

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Conversaciones > Plantillas.
  • En el panel de plantillas, haz clic en Nueva plantilla o haz clic en nombre de plantilla para editar una plantilla existente.
  • Haz clic en Documento en la parte inferior del editor de plantillas.
  • En la ventana emergente que aparece, selecciona el Documento e introduce el texto del enlace a mostrar.
  • Selecciona el Requerir correo electrónico para ver el documento documento casilla de comprobación para hacer seguimiento a las personas que vean este documento. 
  • Selecciona la casilla de comprobación Incluir vista preliminar del enlace para mostrar una vista preliminar de tu documento en el cuerpo del correo electrónico.
  • Haz clic en Insertar cuando termines. 

templates-tokens

Comparte desde una secuencia

Incorporar un contacto a una secuencia.documentosícono de documentos en la esquina inferior derecha de una plantilla en el cuadro de diálogo del editor de secuencias. Selecciona el documento desde el menú desplegable, editar el texto del enlace para mostrar y seleccionar si deseas requerir una dirección de correo electrónico y mostrar una vista preliminar del enlace. Luego, haz clic en Insertar.
Captura de pantalla de un artículo de ayuda de HubSpot
 

Informar sobre tu documento

Puedes revisar los datos sobre tus documentos de tres maneras. Primero, recibirás notificaciones instantáneas en tiempo real cuando tu documento se haya visto. El número de veces que el documento se vea aparecerá en tu fuente de actividad y en el registro de contacto del destinatario.

Segundo, puedes ver los datos del rendimiento del documento en dos informes sobre tu panel de informes. 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Ventas > Documentos.
  • Haz clic en Agregar informe.

  • En el menú de la barra lateral izquierda, navega a Ventas > Documentos.
  • Aquí verás un informe de Resumen de documentos, que te da un resumen de alto nivel sobre cómo tus documentos están funcionando y un informe de documentos principales, que muestra tus documentos más populares.
  • Haz clic en Agregar para agregar un informe a tu panel. 
documents-reports

Si eres usuario de Sales Hub Pro o Enterprise, puedes ver los datos del rendimiento del documento en la herramienta de analíticas de contenido de ventas. 

  • En tu cuenta de HubSpot, dirígete a Informes > Herramientas de Analíticas.
  • Selecciona Analíticas de contenido de ventas
  • Haz clic en la pestaña Documentos.
  • Por opción predeterminada, verás datos para todos tus usuarios. Haz clic en Usuarios  en el menú desplegablepara ver datos para un usuario específico. 
  • Haz clic en el menú desplegable Intervalo de fechas para ver los datos en un período específico. 
  • Selecciona la casilla de comprobación a la derecha del nombre del documento para elegir qué documentos ves los datos. Haz clic en el nombre del documento para abrir la página de resumen del documento. 
Nota: si el botón Agregar es gris en los informes, esto indica que has alcanzado el límite de informes (10) para ese panel. Si deseas agregar más informes, puedes crear un nuevo panel o eliminar informes del panel actual.