HubSpot utiliza las propiedades Propiedad del contacto, Propiedad de la empresa, Propiedad del negocio, y Propiedad del ticket de asistencia técnica para establecer la propiedad de un contacto, empresa o negocio. También puedes asignar propietarios adicionales con una propiedad personalizada tipo campo de usuario de HubSpot. Cualquier usuario de cuenta de HubSpot con acceso a los contactos se puede designar como propietario.
Hay varias maneras de asignar propietarios a los registros en HubSpot:
- Asignar un propietario del panel
- Asignar propietarios usando workflows
- Asignar un propietario a todos los contactos
- Rotar objetos entre varios propietarios (Sales Hub Pro o Enterprise, Service Hub Pro o Enterprise)
Asignar un propietario del panel
- Navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets de asistencia técnica.
- Selecciona las casillas de comprobación junto a los registros que deseas asignar.
- En la fila del encabezado, haz clic en Asignar.
- En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Asignar elementos seleccionados a este propietario y selecciona un propietario.
- Haz clic en Asignar.
De manera alternativa, puedes:
- Navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets de asistencia técnica.
- En la columna Propietario del contacto, haz clic en el nombre del propietario actual.
- En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Asignar elementos seleccionados a este propietario y selecciona un propietario.
- Haz clic en Asignar.
Asignar un propietario del registro
- Navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets de asistencia técnica.
- Haz clic en el nombre de un registro.
- En el panel izquierdo, haz clic en Ver todas las propiedades.
- Usa la barra de búsqueda de la parte superior para buscar la propiedad Propietario [del objeto], luego haz clic en el menú desplegable que está bajo la propiedad y selecciona un propietario.
- En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Guardar.
Asignar propietarios usando workflows
Asignar un propietario a todos los objetos inscritos
Si tienes acceso a la herramienta Workflows, puedes asignar automáticamente la propiedad a los objetos inscritos usando la acción Establecer el valor de la propiedad del [objeto]. Selecciona la propiedad de propietario y luego selecciona el usuario al que deseas asignar los objetos inscritos.
Para asignar automáticamente la propiedad a otros propietarios, puedes clonar Workflows, cambiar los desencadenantes de inscripción según las reglas de asignación para cada propietario y actualizar el propietario seleccionado en la acción Establecer el valor de propiedad [del objeto]. De manera alternativa, usa la lógica de bifurcación para asignar distintos propietarios a los objetos según criterios distintos.
Rotar objetos entre varios propietarios (Sales Hub Pro o Enterprise, Service Hub Pro o Enterprise)
Si tienes una cuenta de Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise, puedes rotar la asignación entre varios usuarios usando workflows. Usando este método, el workflow distribuye de manera uniforme la asignación a los propietarios especificados. En workflows basados en contactos, usa la acción Rotar leads. En workflows de empresa, negocio, cotización o basados en tickets, usa la acción Rotar [objeto] a propietario.
Ten en cuenta: según el momento en que compraste tu suscripción, los usuarios pueden necesitar un asiento de pago para que se incluyan en la segmentación del propietario
- Si compraste tu suscripción después del 1 de noviembre de 2018, puedes rotar objetos entre solo los usuarios con cupos pagos de Pro o Enterprise.
- Si compraste tu suscripción antes del 1 de noviembre de 2018, puedes rotar entre usuarios con cupos de Pro o Enterprise o cualquier usuario en un equipo donde al menos un usuario tenga un cupo de pago Proo Enterprise.
La distribución de la propiedad en la rotación de acciones no se basa en el número de objetos que cada usuario posee en tu cuenta. En cambio, la distribución para cada acción rotatoria se basa en un recuento de asignación para esa acción en particular. Si tienes varias acciones de rotación en tu workflow, cada acción tendrá un recuento separado.
Por ejemplo, se establece una acción Rotar oportunidades de venta con tres propietarios.
Cuando el workflow esté activado, todos los tres propietarios de esta acción tendrán un conteo de asignaciones de cero. Dado que todos los tres usuarios tienen un recuento de asignación igual, el primer contacto para llegar a esta acción se asignará aleatoriamente a uno de ellos.
Después de asignar el primer contacto, habrá un propietario con una lead y dos propietarios con cero leads. El siguiente contacto pasará por el workflow se asignará a uno de los dos usuarios restantes que aún no tengan ninguna lead. Una vez que se le asigno una lead a loss tres propietarios, todos serán elegibles para recibir la siguiente lead.
En este ejemplo, si los nueve contactos pasaran por esta acción rotatoria, los tres propietarios tendrían tres leads asignadas.
Al utilizar la acción Rotar leads y la acción Rotar [objeto] al propietario ten en cuenta que:
- Por opción predeterminada, las acciones Rotar no rotan objetos que ya tienen propietarios. Para rotar objetos que ya tienen propietarios, selecciona la casilla de comprobación Sobrescribir si [objeto] tiene una de propietario existente mientras configuras la acción.
- Si sincronizas la propiedad Propietario de HubSpot a Salesforce, es posible que borrar y rotar propietarios no funcionen como se espera. Salesforce puede intentar actualizar HubSpot con el propietario anterior incluso después de que HubSpot borra la propiedad.
- Si agregas o eliminas propietarios de la acción después de activar el workflow, los recuentos de asignaciones para esa acción se restablecerán y se comenzarán las asignaciones aleatorias de nuevo. Los objetos inscritos recientemente se rotarán a todos los propietarios o miembros de equipo seleccionados de manera uniforme, independientemente de los recuentos de asignación de rotación para objetos inscritos previamente.