Asignar propiedad de registros

HubSpot utiliza las propiedades Propiedad del contacto, Propiedad de la empresa, Propiedad del negocio, y Propiedad del ticket para establecer la propiedad de un contacto, empresa, negocio o ticket. También puedes asignar propietarios adicionales con una propiedad personalizada tipo campo de usuario de HubSpot. Cualquier usuario de cuenta de HubSpot con acceso a los contactos se puede designar como propietario.

Hay varias maneras de asignar propietarios a los registros en HubSpot:

• Desde la página de índice del objeto
• Desde el registro
• A través de una importación
• A través de un workflow
  • Asignar un propietario a todos los contactos
  • Rotar objetos entre varios propietarios (Sales Hub Pro o Enterprise, Service Hub Pro o Enterprise)

Asignar un propietario desde la página de índice del objeto

Puedes asignar registros masivos a un propietario:

• Navega a tus contactos, empresas, negocios, tickets.
• Selecciona las casillas de comprobación junto a los registros que deseas asignar.
• En la fila del encabezado, haz clic en Asignar.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Asignar elementos seleccionados a este propietario y selecciona un propietario.
• Haz clic en Asignar.

También puedes asignar un solo registro a un propietario:

• Navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets.
• En la columna Propietario [del objeto], haz clic en el nombre del propietario actual.

• En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable Asignar elementos seleccionados a este propietario y selecciona un propietario.
• Haz clic en Asignar.

Asignar un propietario del registro

• Navega a tus contactos, empresas, negocios o tickets.
• Haz clic en el nombre de un registro.
• En el panel izquierdo, haz clic en Ver todas las propiedades.
• Usa la barra de búsqueda de la parte superior para buscar la propiedad Propietario [del objeto] y luego haz clic en el menú desplegable que está bajo la propiedad y selecciona un propietario.
• En la parte inferior de la pantalla, haz clic en Guardar.

Asignar propietarios en una importación

Cuando configuras tu archivo de importación y haces una importación, puedes importar datos para agregar o actualizar valores en la propiedad Propietario [del objeto] para los registros importados.

Para asignar un propietario a un objeto durante la importación, incluye en tu archivo de importación el encabezado con el texto Propietario [del objeto] y agrega la dirección de correo electrónico del usuario a cada fila de esa columna.

Durante la importación, HubSpot relacionará este encabezado a la propiedad Propietario [del objeto]. Si usas una de las propiedades de duplicación de objetos o ID de objeto, HubSpot comprobará registros existentes en tu base de datos y actualizará esos registros. Si no hay coincidencias con el registro existente, HubSpot creará un nuevo registro. Más información sobre cómo configurar tu archivo de importación, importar tus registros y cómo HubSpot desduplica los registros.

Nota: los usuarios que se asignan a un registro a través de importación no recibirán una notificación de que se les asignó un nuevo objeto.

Asignar propietarios usando workflows 

Asignar un propietario a todos los registros inscritos

Si tienes acceso a la herramienta workflows, puedes asignar automáticamente la propiedad a los registros inscritos usando la acción Establecer valor de propiedad de [objeto]. Selecciona la propiedad de propietario y luego selecciona el usuario al que deseas asignar los objetos inscritos.

Para asignar automáticamente la propiedad a otros propietarios, puedes clonar tu workflow, cambiar los activadores de inscripción según las reglas de asignación para cada propietario y actualizar el propietario seleccionado en la acción Establecer valor de propiedad de [objeto]. De manera alternativa, usa la lógica de bifurcación para asignar distintos propietarios a los objetos según criterios distintos.

Rotar registros entre varios propietarios (Sales Hub Pro o Enterprise, Service Hub Pro o Enterprise)

Si tienes una cuenta de Sales Hub Pro o Enterprise o Service Hub Pro o Enterprise, puedes rotar la asignación entre varios usuarios usando workflows.

Usando este método, el workflow distribuye de manera uniforme la asignación a los propietarios especificados a través de la acciónRotar [objeto] al propietario.

Para ver un resumen de este proceso, echa un vistazo al video a continuación:

Ver la lección completa de la HubSpot Academy Workflows en detalle

Cuando uses la acción Rotar [objeto] al propietario, ten en cuenta lo siguiente:

• Por opción predeterminada, la acción no rotar objetos que ya tengan propietarios. Para rotar objetos que ya tienen propietarios, selecciona la casilla de comprobación Sobrescribir si [objeto] tiene un propietario existente mientras configuras la acción.
  
  
• Si seleccionas rotar entre un equipo, solo miembros del equipo principal serán considerados por el workflow. Los objetos no se rotarán hacia miembros adicionales del equipo. La única manera de incluir miembros adicionales es seleccionar personas específicas y seleccionar a todos los miembros del equipo principal y adicional.
• Si sincronizas la propiedad Propietario de HubSpot a Salesforce, es posible que borrar y rotar propietarios no funcionen como se espera. Salesforce puede intentar actualizar HubSpot con el propietario anterior incluso después de que HubSpot borra la propiedad.
• Si agregas o eliminas propietarios de la acción después de activar el workflow, los recuentos de asignaciones para esa acción se restablecerán y se comenzarán las asignaciones aleatorias de nuevo. Los objetos inscritos recientemente se rotarán a todos los propietarios o miembros de equipo seleccionados de manera uniforme, independientemente de los recuentos de asignación de rotación para objetos inscritos previamente.

Cómo se distribuye la acción de workflow Rotar de la acción

La distribución de la propiedad en las acciones de rotación no se basa en el número de objetos que cada usuario posee en tu cuenta.

En cambio, la distribución para cada acción rotatoria se basa en un recuento de asignación para esa acción en particular. Si tienes varias acciones de rotación en tu workflow, cada acción tendrá un recuento separado.

Por ejemplo, se establece una acción Rotar leads con tres propietarios.

Cuando el workflow esté activado, todos los tres propietarios de esta acción tendrán un conteo de asignaciones de cero. Dado que todos los tres usuarios tienen un recuento de asignación igual, el primer contacto para llegar a esta acción se asignará aleatoriamente a uno de ellos.

Después de asignar el primer contacto, habrá un propietario con una lead y dos propietarios con cero leads. El siguiente contacto pasará por el workflow se asignará a uno de los dos usuarios restantes que aún no tengan ninguna lead. Una vez que se les asignó un lead a los tres propietarios, todos serán elegibles para recibir la siguiente lead.

En este ejemplo, si los nueve contactos pasaran por esta acción rotatoria, los tres propietarios tendrían tres leads asignadas.