Transfiere datos desde otras aplicaciones utilizando HubSpot Smart Transfer

Con HubSpot Smart Transfer, puedes mover tus datos de otras aplicaciones a HubSpot. Gracias a su workflow estructurado, podrás identificar cómo se deben asignar los campos de datos y los objetos entre HubSpot y otras aplicaciones, lo que garantiza una transferencia de datos más fluida.

Con Smart Transfer, podrás:

• Audita los datos existentes en tu otra aplicación antes de transferirlos a HubSpot.
• Transfiere tus datos de otra aplicación a HubSpot.
• Limpia tus datos después de una transferencia.
• Revertir una transferencia. 

Antes de empezar 

• Smart Transfer sólo está disponible para las siguientes aplicaciones:
  • Pipedrive
    
  • Zoho CRM
  • Dynamics 365
  • ActiveCampaign
  • Cobre
  • Mailchimp
  • Keap
  • Salesforce
  • Interacción con cuentas / Pardot
  • Marketo
  • ZenDesk
• Sólo los Superadministradores podrán acceder a Smart Transfer.

• La transferencia es unidireccional desde otras aplicaciones a HubSpot.

Acceso Smart Transfer

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Gestión de datos > Integración de datos.
2. Haz clic en Transferir datos. 

3. Busca la aplicación desde la que deseas migrar los datos y haz clic en Transferir. 

También puede acceder a Transferencia inteligente en los ajustes de su cuenta.

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de ajustes de la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, vaya a Integraciones > Aplicaciones conectadas.
3. Busque y seleccione la aplicación desde la que desea migrar los datos.
4. Haz clic en la pestañaSmart Transfer .

La transferencia de datos a través de HubSpot Smart Transfer se puede configurar siguiendo los pasos de la Guía del usuario o accediendo a los pasos individuales en la pestaña Smart Transfer . 

Guía del usuario

La Guía del usuario proporciona una lista de tareas para ayudarte a empezar a transferir datos de otras aplicaciones a HubSpot:

• Audita tus datos: realiza una auditoría de los datos que quieres transferir a HubSpot.
• Prepare su portal: ejecute el proceso de configuración automatizado para crear las propiedades y pipelines basándose en la configuración CRM de la aplicación desde la que está transfiriendo.
• Sincronice sus registros: active la sincronización para los objetos que configuró en el paso anterior.
• Transfiera el resto de sus datos (opcional): transfiera con una única transferencia los datos que no se pueden transferir mediante Sincronización de datos.
• Marque sus propiedades vacías para su eliminación: ejecute un análisis de sus datos y marque las propiedades vacías para su eliminación.
• Limpie las propiedades vacías: elimine los workflows específicos de transferencia y archive las propiedades vacías marcadas para su eliminación.

Audite sus datos

Con el paso Auditar CRM , puede ejecutar una auditoría de los datos en la otra aplicación. Smart Transfer asignará la configuración de datos (por ejemplo, objetos, propiedades) de la otra aplicación a HubSpot. 

La auditoría incluirá los siguientes detalles sobre los datos de la otra aplicación:

• Cómo se asignarán los objetos de la otra aplicación a los objetos de HubSpot, cuando sea compatible.
• Recuento de registros para los tipos de registro de la otra aplicación.
• Información de configuración para cada objeto que detalla los pipeline, las etapas de pipeline y los campos.
• Para los campos, si se admite un campo, su tipo de datos, el tipo de propiedad esperado en HubSpot y las opciones de enumeración.
• Ajustes de configuración adicionales, como usuarios, divisas y formatos de fecha.

Para iniciar la auditoría de sus datos:

1. Haz clic en Auditar mis datos en la Guía del usuario o en Auditar tus datos en la pestaña Smart Transfer .

• • Los resultados de la auditoría mostrarán objetos en la otra aplicación y los objetos correspondientes en HubSpot.
  • También aparecerán el recuento de propiedades y el recuento de registros de cada objeto.

2. Para ver más detalles sobre cada objeto, puede hacer clic en la propiedad o en el recuento de registros de la columna Detalles [otra app] . 

3. Después de ejecutar una primera auditoría, puede ejecutar una segunda para comprobar si hay actualizaciones.

• • Para iniciar otra auditoría, en la parte superior derecha de la tabla Resultados de auditoría , haga clic en Ejecutar una nueva auditoría.
  • Después de ejecutar una nueva auditoría, se crea una comparación para identificar cualquier cambio de configuración realizado desde la auditoría anterior.

4. Para exportar los resultados de la auditoría, en la parte superior derecha de la tabla Resultados de la auditoría , haga clic en Exportar resultados.
5. Para buscar un objeto específico en los resultados de la auditoría, en la parte superior izquierda de la tabla Resultados de la auditoría , introduzca el término de búsqueda en la barra de búsqueda para buscar el objeto. 

Prepare su portal para la transferencia

Con el paso Configurar transferencia , puedes ajustar el marco de datos necesario para la transferencia desde la otra aplicación a HubSpot. Esto te permite controlar qué propiedades, pipelines, divisas y usuarios se crearán en HubSpot para preparar tu cuenta para los datos que se transferirán desde la otra aplicación. Durante este paso, seleccionarás los campos y otros elementos de configuración que quieras transferir desde la otra aplicación.

Como parte del proceso de configuración, se crearán automáticamente workflows en HubSpot para gestionar las diferencias en los modelos de datos entre HubSpot y la aplicación desde la que estás transfiriendo. Estos workflows se activarán automáticamente una vez finalizada la configuración. Por ejemplo, Pipedrive tiene varios campos que muestran la fecha de cierre de un negocio. HubSpot Smart Transfer creará un workflow que rellene la fecha de cierre de en HubSpot con el valor del campo correspondiente en Pipedrive. Los workflows que crea HubSpot Smart Transfer son diferentes para cada app desde la que transfieres datos. Más información sobre los workflows de cada aplicación. 

Para empezar a configurar la transferencia:

1. Haz clic en Transferirmisdatos en la Guía del usuario o en Configurar tus datos en la pestaña Transferencia inteligente.
2. En la página Tipos de datos, selecciona los objetos y tipos de datos que deseas transferir a HubSpot. En la parte superior derecha, haz clic en Siguiente. Cada aplicación compatible tiene su propio conjunto de objetos e interacciones que se pueden transferir a HubSpot mediante la Sincronización de datos de HubSpot Smart Transfer, entre los que se incluyen:

• • Llamadas
  • Propiedad de empresa
  • Propiedades de contacto
  • Divisas
  • Pipeline de negocios y etapas
  • Propiedades de negocio
  • Correos electrónicos de ventas
  • Reuniones
  • Notas
  • Propiedades de producto
  • Tareas
  • Usuarios
  • Workflows (flujos de trabajo)

3. En la páginaConfigurar , seleccione las propiedades de cada objeto que desee transferir a HubSpot. En la parte superior de la página, se recomienda activar la opción Sincronizar automáticamente (recomendado). En la parte superior derecha, haga clic en Siguiente.

Nota: si necesita algún filtro para la sincronización o si es necesario confirmar las asignaciones antes de sincronizar los registros, se recomienda desactivar la opción Sincronizar automáticamente (recomendado). Esto evitará que se transfieran registros no deseados.

4. En la página Revisar , revisa los objetos, propiedades y pipelines que has seleccionado para transferir a HubSpot.
5. En la parte superior derecha, haga clic en Transferir para iniciar la transferencia de la configuración.
6. Para descargar un registro de errores de la transferencia, haga clic en Descargar errores.

Más información sobre cómo resolver errores de sincronización en HubSpot Smart Transfer. 

Sincronice sus registros 

Después de la transferencia de la configuración, puedes empezar a sincronizar tus datos con HubSpot utilizando la sincronización de datos de HubSpot basada en la configuración establecida anteriormente. Obtén más información sobre cómo funciona la sincronización de datos de HubSpot. 

Para iniciar la sincronización:

1. Haz clic en Sincronizarmis datos en la Guía del usuario o en Sincronizar tus datos en la pestañaSmart Transfer .
2. La sincronización comenzará a procesarse y puede tardar varias horas en completarse dependiendo del volumen de datos. 

Una vez completada la sincronización, recibirás una notificación en tu centro de notificaciones de HubSpot. 

Transfiera el resto de sus datos (opcional)

Después de la primera sincronización, puedes transferir más datos con transferencias únicas para datos que no se pueden sincronizar a través de Sincronización de datos, como archivos adjuntos y listas.

Los datos para las transferencias únicas son diferentes para cada aplicación. Más información sobre los datos que pueden transferirse mediante transferencias únicas.

1. Para iniciar una transferencia única, haz clic en Transferir mis datos postsincronización en la Guía del usuario o en Transferir datos adicionales en la pestaña Transferencia inteligente.
2. En la páginaTipos de datos , elija los tipos de datos que desea incluir en la transferencia. En la parte superior derecha, haga clic en Siguiente.
3. En la páginaRevisar , revise las propiedades, pipelines y otros ajustes que se crearán. En la parte superior derecha, haga clic en Transfer.

Ten en cuenta que los datos transferidos mediante transferencias únicas posteriores a la sincronización no formarán parte de una sincronización en curso y, por tanto, no se mantendrán actualizados automáticamente.

Próximos pasos

Más información sobre HubSpot Smart Transfer: 

• Marcar propiedades vacías para su eliminación en HubSpot Smart Transfer.
• Resolver errores de sincronización en HubSpot Smart Transfer.
• Revertir una transferencia en HubSpot Smart Transfer.