Comprender la disponibilidad de las reuniones de grupo y de round robin

Al crear una página de programación de grupos o rondas, su contacto verá horarios específicos en función del tipo de reunión del equipo. A continuación, descubre cómo funciona cada tipo de página de programación.

Nota: las páginas de programación de grupos o rondas se eliminarán automáticamente si no hay miembros activos del equipo.

Grupo

• En el caso de una página de programación de citas para grupos, HubSpot comparará automáticamente la disponibilidad personalizada que hayas configurado en los ajustes de disponibilidad de la página con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados y bloqueará las franjas horarias en las que estén ocupados. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.

• Al reservar una reunión de grupo, los contactos podrán elegir cualquier hora en la que todos los miembros del equipo seleccionados estén disponibles.

• Cuando un contacto hace clic en el enlace de reuniones, puede seleccionar una hora y, a continuación, introducir sus datos para programar la reunión. El creador de la reunión recibirá una notificación y la reunión aparecerá en el calendario de cada participante.

• Para que se pueda completar una reserva de grupo, todos los miembros del equipo incluidos deben tener una conexión de calendario activa.

Round robin

• En el caso de una página de programación por sistema de ronda, HubSpot comparará automáticamente la disponibilidad personalizada que hayas establecido en la configuración de disponibilidad de la página de programación con los calendarios integrados de los miembros del equipo seleccionados, y bloqueará las franjas horarias en las que ninguno de ellos esté disponible. Si un usuario tiene varios calendarios integrados, HubSpot comprobará esta disponibilidad personalizada en todos los calendarios.

• Al reservar una reunión en formato de todos contra todos, los contactos pueden elegir cualquier momento en el que uno de los miembros del equipo seleccionados esté disponible.

• Cuando un contacto hace clic en el enlace de reuniones, puede seleccionar una hora y, a continuación, introducir sus datos para programar la reunión. El miembro del equipo que esté disponible durante la hora seleccionada será reservado para la reunión y recibirá una notificación. La reunión aparecerá en su calendario.

Nota: si un usuario incluido en la reunión rotatoria tiene su calendario desconectado, la herramienta asume que siempre está disponible. El enlace round robin no prioriza la disponibilidad de los usuarios con calendarios conectados. Si el contacto selecciona una hora en la que sólo está disponible el usuario con el calendario desconectado, se solicitará una reunión, pero no se añadirá a su calendario.

• Si la opción «Dar prioridad al responsable del contacto » de la página de programación está activada, cuando un contacto programe una reunión, HubSpot utilizará la dirección de correo electrónico de dicho contacto para comprobar si tiene asignado un responsable en tu cuenta. Si tienen asignado un responsable de contacto, dicho responsable tendrá prioridad en la página de planificación del equipo. Ten en cuenta las siguientes condiciones cuando usas esta configuración:
  • Esta configuración solo comprueba quién es el titular del contacto. No tiene en cuenta a ningún propietario de una empresa asociada que pueda tener el contacto.
  • Si el contacto tiene un propietario y ese propietario tiene asignada una licencia deSales o Service con reuniones configuradas, está incluido en esta página de programación del equipo y está disponible para reunirse, la página de programación mostrará las horas disponibles de ese propietario en función de la configuración de la página de programación del equipo.
  • Si el contacto tiene un propietario y ese propietario tiene asignada una licencia deSales o Service con reuniones configuradas, está incluido en esta página de programación de equipos y no está disponible, no aparecerá ninguna hora disponible y el contacto podrá enviar un correo electrónico a su propietario.
  • Si el contacto tiene un propietario pero ese propietario no tiene asignada una licencia deVentas o Servicio con reuniones configuradas o no está incluido en esta página de programación del equipo, la disponibilidad de todos los miembros del equipo incluidos aparecerá en la página de programación.
  • Si el contacto no tiene titular o si el visitante aún no figura como contacto, el sistema de reservas utiliza el proceso estándar de «round robin» o las reglas de rotación de reuniones, en caso de que la página de programación utilice dicho sistema.
  • Si hay varios usuarios disponibles durante el tiempo seleccionado y la opción Priorizar propietario del contacto no está activada, se seleccionará al usuario que lleve más tiempo sin que se le asigne una reunión.
• Si utilizas la rotación de reuniones al reservar una reunión, el visitante solo verá la disponibilidad del usuario que cumple los requisitos para ser el anfitrión según la lógica de rotación establecida (ya sea una distribución equitativa o una distribución ponderada).