Crear informes con el generador de informes personalizados

Con el generador de informes personalizados de HubSpot, puedes analizar varias fuentes de datos de HubSpot. La diferencia entre el generador de informes personalizados y otros tipos de informes de HubSpot es que puedes encontrar datos de actividades de marketing y ventas además de objetos. Por ejemplo, puedes crear un informe para medir cómo las cuentas objetivo interactúan con tu sitio web.

Descubre cómo desarrollar tus habilidades en análisis de marketing en una sesión de coaching en grupo reducido. Consulta los detalles de la sesión e inscríbete.

Comprender los requisitos

• Para crear informes con el generador de informes personalizados, el usuario debe tener permisos paraCrear/poseer y Editar informes. 

• Los informes existentes no se pueden fusionar en un único informe. Para consolidar la información, crea un nuevo informe personalizado que incluya las fuentes de datos, los campos, los filtros y los desgloses pertinentes. Si no es posible combinar los datos en un único informe, plantéate simplificar las métricas, utilizar los conjuntos de datos disponibles cuando sea posible o mantener los informes separados en un panel de control. 

Descripción general del generador de informes personalizados

Crear un informe en el generador de informes personalizados puede dividirse en los siguientes pasos:

1. Selecciona las fuentes de datos del informe: selecciona los tipos de datos de HubSpot que incluirá el informe.
2. Agregar campos al informe: selecciona la propiedad, el evento y los datos de actividades específicos sobre los cuales informar.
3. Personalizar los filtros del informe: establece límites para los campos que hayas agregado.
4. Configurar la visualización del informe: elige cómo quieres que se muestren los datos.
5. Guardar o exportar el informe: asegúrate de que el informe esté disponible para que lo vean tú y otros, o expórtalo para tener los datos sin conexión.

Si no estás seguro de cuál es el mejor tipo de gráfico para tu informe, puedes utilizar la función de gráfico inteligente para empezar. Si activas el gráfico inteligente antes de agregar tus campos, HubSpot te sugerirá automáticamente el tipo de gráfico en función de los campos que agregues. Una vez que selecciones un tipo de gráfico recomendado, HubSpot organizará automáticamente los campos en canales recomendados. Más información sobre el uso del gráfico inteligente. 

Crear informe 

Para generar tu informe: 

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Informes > Informes. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Informes > Informes.
2. En la esquina superior derecha, haz clic en laflecha hacia abajo situada junto a «Crear informe» y, a continuación, selecciona «Informe personalizado».

Fuente de datos

3. Selecciona tu fuente de datos:
   • Para seleccionar una fuente de datos de CRM, marca la casilla de verificaciónsituada junto a una propiedad. La primera casilla de verificación que marques será la fuente de datos principal. Cualquier casilla de verificación adicional corresponderá a fuentes de datos secundarias. Más información sobre la selección de fuentes de datos.

3. • Para utilizar un conjunto de datos, haz clic en la pestaña«Conjunto de datos» y, a continuación, selecciona uno de los conjuntos de datos disponibles (solo enData Hub Enterprise ). 
   • Haz clic en Aplicar.
4. Para añadir una etiqueta de asociación, haz clic en elicono de los tres puntos verticales situado en la parte superior derecha del panel«Datos ». Utiliza losmenús desplegables para seleccionar las etiquetas de asociación y, a continuación, haz clic en«Guardar».

Visualización

5. A continuación, selecciona una visualización del informe haciendo clic en el menú desplegable «Visualización ». Activa la opción «Recomendaciones basadas en datos»para que el sistema seleccione automáticamente el gráfico más adecuado para tus métricas y dimensiones. La cantidad de campos que puedes agregar a un informe depende del tipo de informe:
   • Gráficos de barras verticales, de líneas y de áreas: puedes añadir un máximo de 12 campos al eje Y y uno al eje X, o bien un campo al eje X y otro al eje Y, además de uno en la opción «Desglosar por».
   • Gráfico de barras horizontales: puedes añadir un máximo de 12 campos al eje X y uno al eje Y, o bien un campo al eje X y otro al eje Y, además de un campo en «Desglose por».
   • Gráficos combinados: puedes agregar un máximo de cuatro campos.
   • Donut, tarta, KPI: puedes añadir un máximo de 30 campos de valor, o bien un campo de valor y un campo «Desglosar por».
   • Medición: puedes agregar un máximo de un campo de valor.
   • Tabla dinámica: puedes añadir un máximo de 30 campos, con un máximo de cuatro filas y cuatro columnas.
   • Tabla: puedes añadir un máximo de 30 campos.

Ten en cuenta: los campos de evento se pueden ver en la sección Eventos en determinadas fuentes de datos. Actualmente, solo puedes elegir un campo de evento para el informe personalizado, y los datos del campo se limitarán a un determinado intervalo de tiempo automáticamente.

Campos de datos

Los campos de datos te permiten analizar datos de un único objeto o datos multiobjeto para responder a preguntas relacionadas con tu negocio.

6. A continuación, en «Campos de datos», haz clic en «+ Añadir». Arrastra las propiedades a las secciones de campos de datos disponibles según la visualización que hayas seleccionado. Algunos ejemplos de campos que pueden estar disponibles son:
   • Eje X: la línea horizontal del informe.
   • Eje Y: la línea vertical del informe.
   • Desglosar por: las secciones o categorías en el informe.
   • Valores: el monto, cantidad o valor del informe (es decir, lo que se contará).
   • Agrupar por: las secciones o categorías en el informe.

Nota: si se añade un campo con una gran cantidad de datos a la sección «Desglose por canal», es posible que el informe no se cargue. Más información sobre cómo evitar los errores relacionados con el exceso de puntos de datos solicitados. Los informes que contengan más de 99 valores en la propiedad Desglosar por no podrán mostrarse en los paneles y tendrán que verse en la herramienta de informes.

6. • Columnas: las columnas del informe.

   • Ver detalles del punto de vista por: en los gráficos de puntos, este canal desglosa los datos creando puntos en el gráfico según el campo especificado. Mientras que la opción «Desglosar por» creará puntos organizados por colores, esta casilla organizará todos los datos sin colores ni asignaciones adicionales. Utiliza este canal en lugar de «Desglose por» cuando presentes informes sobre conjuntos de datos más grandes. Acepta campos de dimensión.

   • Ver tamaño del punto por: para los gráficos de dispersión, utiliza este canal para agregar un tercer valor numérico al gráfico y escalar automáticamente los datos con burbujas en la visualización. Acepta campos de medida.

7. Los campos pueden configurarse con uno de los dos tipos de agregación, que indican si se realiza una agregación sobre los datos del campo. Para configurar el tipo, pasa el cursor por encima de la propiedad y haz clic en el icono del lápiz. A continuación, haz clic en el menú desplegable «Agregación » para seleccionar el tipo y haz clic en «Aplicar»:

• • Dimensiones: campos sin agregación, que se muestran en gris. Las dimensiones pueden ser cualquier tipo de datos, incluyendo fechas, números, booleanos y cadenas. Este tipo de campo solo puede agregarse al eje X y Desglosar por.
  • Medidas: campos con un método de agregación establecido, que se muestra en verde. Las medidas suelen ser valores numéricos o cuantitativos, como el número de negocios asociados. Este tipo de campo solo puede agregarse al eje Y. Puedes añadir hasta 12 indicadores a un informe.

Campos de fórmula

Los campos de fórmula pueden utilizarse en el generador de informes personalizados (solo Data Hub Enterprise). Obtén más información sobre cómo crear campos mediante fórmulas.

Filtrar informe

Personaliza los filtros del informe para que sean más específicos sobre los datos que muestra el informe. Puedes filtrar por fecha y dimensiones. No se pueden añadir medidas agregadas como filtros.

1. En el menú lateral izquierdo, haz clic en«Filtro».
2. En«Filtros», haz clic en «+ Añadir».
3. Arrastralos filtros a la sección«Filtros ».
4. Configura tus reglas de filtro haciendo clic en la flecha hacia abajo situada junto al filtro. En el cuadro de diálogo, haz clic en el menú desplegable y selecciona una opción. Si has seleccionado más de un filtro, puedes agruparlos haciendo clic en el menú desplegable«Agrupar con otro filtro ». A continuación, haz clic en«Aplicar » o «Guardar».
5. Una vez seleccionados los filtros, puedes hacer clic en el menú desplegable«Reglas» para elegir cómo se combinan tus filtros.
6. Aprende a crear campos de fórmula.

Da estilo a tu informe

Puedes personalizar la forma en que se muestra un informe, incluyendo las opciones de los ejes, el apilamiento, la combinación de colores y el formato de las columnas.

1. En el menú lateral izquierdo, haz clic en la pestaña«Estilo ».
2. En función de la visualización que hayas seleccionado, aparecerán diferentes campos que podrás utilizar para personalizar el estilo de tu gráfico. Algunos de estos campos pueden ser:
   • Acumulativo: para los informes de gráficos de líneas y área con valores de fecha u hora en el eje X, representa los valores de forma acumulativa en el eje X.
   • Mostrar etiquetas de datos: por defecto, los gráficos incluyen etiquetas de datos para mostrar valores concretos. Para ocultar estas etiquetas, desmarca la casilla de verificación.
   • Mostrar ID de registros: de forma predeterminada, en el gráfico se muestran los ID internos de los registros del CRM correspondientes a los datos que hay detrás de los puntos de datos de la visualización. Para ocultar estas etiquetas, desmarca la casilla de verificación.
   • Apilado: apila los datos de «Desglose» por valores, lo que puede mejorar la legibilidad de un informe.
   • Escala del eje: la escala en la que se muestran los datos, ya sea lineal o logarítmica.
     • Lineal: representa los datos del gráfico a escala real. El gráfico mostrará los valores atípicos de forma prominente.
     • Logarítmico: condensa los datos del gráfico para reducir el espacio entre los puntos de datos. Puede ser útil cuando necesites comparar datos que contienen valores atípicos drásticos.
   • Posición de leyenda: por opción predeterminada, la leyenda del gráfico se mostrará en la parte superior del mismo para indicar los datos por valor y color. Para cambiar la posición de la leyenda, haz clic en el menú desplegable y, a continuación, selecciona una posición.
   • Paleta de colores: selecciona la combinación de colores del gráfico entre un conjunto de temas de colores de HubSpot o los colores de tu propia marca. Para los usuarios con daltonismo o discapacidad visual, la opción «Relleno con patrón» crea un patrón único para cada color, lo que facilita la lectura de los informes.
   • Etiqueta del eje Y: edita el nombre de la etiqueta del eje Y. Si no se realizan cambios, la etiqueta del eje Y adoptará por defecto el nombre de la propiedad de la medida que aparece en primer lugar.
   • Max.: el valor máximo que mostrará el eje de un gráfico. Este ajuste controla el grado de ampliación de la visualización. Por ejemplo, un valor de 100 en un gráfico de barras verticales hará que el eje Y muestre valores hasta 100.
     • Esta configuración no filtra los datos del informe y solo tiene fines de visualización.
     • Cuando se utiliza con una escala de eje logarítmica, el generador de informes redondeará este valor al incremento más cercano basado en la escala logarítmica.
   • Min.: el valor mínimo que mostrará el eje de un gráfico. Este ajuste controla el grado de ampliación de la visualización. Por ejemplo, un valor de 50 en un gráfico de barras verticales hará que el eje Y comience en el valor 50. Esta configuración no filtra los datos del informe y solo tiene fines de visualización.
   • Objetivo mensual: introduce un número para añadir una línea de meta al gráfico. La meta mensual solo se puede utilizar en visualizaciones XY (por ejemplo, gráficos de barras verticales, de área o de líneas) cuando se utiliza una propiedad basada en la fecha en el eje X.
   • Mostrar leyenda de burbujas: en los gráficos de dispersión, cuando el informe contiene un campo «Tamaño de punto de vista» , puedes añadir el tamaño de las burbujas a la leyenda marcando la casilla de verificación correspondiente.

1. • Formato de las etiquetas de datos: en los gráficos de dispersión, cuando se selecciona la opción «Mostrar etiquetas de datos» , puedes elegir qué etiquetas de datos aparecerán en el gráfico. Por ejemplo, selecciona (X,Y) para mostrar etiquetas de datos para los valores tanto del eje X como del eje Y.
   • Opacidad: para los gráficos de dispersión, establece la opacidad de los puntos en el gráfico. Una menor opacidad puede ser útil cuando los datos se superponen visualmente.
   • Mostrar marcadores: por defecto, los gráficos de líneas y de áreas incluyen marcadores en los puntos de datos a lo largo de los ejes. Para eliminar los indicadores, desactiva la casilla de comprobación.
   • Mostrar hoy: por opción predeterminada, los gráficos de líneas y de áreas sólo incluyen datos de días anteriores. Para incluir los datos del día actual hasta ahora, selecciona la casilla de comprobación.
   • Mostrar totales: por opción predeterminada, los gráficos de anillos y circulares muestran los datos totales incluidos en el informe. Para ocultar el total, desactiva la casilla de comprobación.

1. • Ejes Y 1 y 2: para los gráficos combinados, puedes seleccionar si deseas mostrar cada eje Y como un gráfico de Barras, de Líneas o de Área. Los ajustes para cada tipo de visualización del eje Y son los mismos que los disponibles para el tipo de gráfico general. Para añadir datos a otro eje Y, haz clic en una medida y arrástrala hasta la sección del eje Y de la pestaña «Configurar ».
   • Modo de eje Y: por opción predeterminada, los gráficos combinados están configurados en modo de doble eje.
   • Bandas: utiliza bandas de colores para indicar visualmente un conjunto de valores en la visualización de tu indicador. Por ejemplo, puedes tener amarillo para el rendimiento bueno, naranja para el rendimiento medio y rojo para el rendimiento bajo.
     • Para configurar una banda, configura los siguientes valores:
       • Desde: introduce el valor de inicio de la banda.
       • Para: introduce el valor final de la banda.
       • Color: establece un color para tu banda.
     • Para agregar otra banda, haz clic en Agregar banda.
     • Para eliminar una banda, haz clic en X junto a la banda.

Usar una plantilla

Empieza con una plantilla ya creada en lugar de un informe en blanco.

1. Haz clic en la pestaña«Plantilla ».
2. Haz clic entre las opciones«Para ti » y«Fuente de datos » para ver las diferentes plantillas.
3. Haz clic en elicono «Filtro» para personalizar la plantilla según la fuente de datos o la visualización. Luego, haz clic en Aplicar.

Utiliza el asistente de Breeze para generar o personalizar un informe

Utiliza el asistente de Breeze, el asistente de IA conversacional de HubSpot, para describir el informe que deseas mediante un prompt en lenguaje natural. Genera la configuración del informe por ti (dimensiones, métricas, tipo de gráfico, etc.) en lugar de que tengas que configurarlo manualmente.

Ten en cuenta lo siguiente: puedes gestionar el acceso a las funciones de IA en tu configuración de IA y especificar qué datos se comparten. Consulta las preguntas frecuentes sobre la confianza en la IA y las fichas de modelos de IA de HubSpot para obtener información detallada sobre los controles de seguridad, el uso de los datos y el cumplimiento de la IA.

1. En el menú lateral izquierdo, haz clic en la pestaña «Breeze ».
2. Haz clic en una de lassugerencias o escribe tu propia sugerencia en elcuadro de texto.
3. Haz clic en el icono «+» para añadir archivos, prompts, conectores, habilidades, agentes o artefactos. A continuación, haz clic en elicono de la flecha hacia arriba

4. Si quieres aplicar personalizaciones al informe o utilizar un informe generado por IA, haz clic en«Aplicar al generador» en la parte inferior de la ventana de chat.

5. El informe se mostrará ahora en la vista previa. Puedes seguir personalizando el informe haciendo clic en cualquiera de las pestañas del menú lateral izquierdo.

Exportar datos sin resumir

También puedes exportar un informe para obtener tus datos sin conexión. Cuando configures un informe para exportarlo, todos los campos de la sección Campos se incluirán como columnas en la exportación. Todos los campos del informe se exportarán con su nombre más actualizado. 

1. En la esquina superior derecha, haz clic en«Acciones» y, a continuación, selecciona«Exportar datos sin resumir».

2. En el cuadro de diálogo, escribe el nombre del archivo que vas a exportar y selecciona el Formato de archivo en el que deseas guardar el informe. Haz clic en Exportar. El archivo comenzará a procesarse y recibirá una notificación cuando el informe esté disponible para su descarga.

Comparte tu informe provisional

Puedes crear un enlace a este informe con todos tus cambios sin necesidad de guardarlo.

1. Encima de la vista previa del informe, haz clic en«Compartir».
2. En la ventana emergente, haz clic en«Copiar».

Actualiza tu informe

Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los datos disponibles cada dos horas. No obstante, puedes actualizar manualmente un informe una vez cada 15 minutos para obtener datos nuevos.

1. En la esquina superior derecha, haz clic en«Acciones» y, a continuación, en«Actualizar» para actualizar manualmente el informe.
2. Por defecto, la opción «Actualizar a medida que realizo cambios » está activada. Para desactivar esta función, pon el interruptor en la posición de «apagado».

Guardar tu informe

Una vez configurado el informe, puedes guardarlo en tu lista de informes o en el panel de control, o bien exportar los datos desde HubSpot.

1. En la parte superior derecha, haz clic en Guardar. 
2. En el panel de la derecha, introduce el nombre del informe, las etiquetas del informe y una descripción.
3. Selecciona dónde deseas guardar el informe:
   • No añadir al panel de control: el informe solo se añadirá a tu lista de informes.
   • Añadir al panel de control existente: el informe se añadirá a un panel de control existente. Para seleccionar el panel al que añadir el informe, haga clic en el menú desplegable.
   • Añadir a nuevo panel de control: el informe se añadirá a un panel de control que usted creará. Pon el nombre del panel y selecciona su visibilidad.
4. Haz clic en Siguiente.
5. En «¿Quién puede acceder a este informe?», selecciona el nivel de acceso que deseas conceder a este informe.
6. Haz clic en Guardar.
7. El informe aparecerá ahora en tu lista de informes.

Gestiona tus informes

Obtén más información sobre cómo gestionar tus informes en la lista de informes.

Límite de informes y datos

Ten en cuenta los siguientes límites al usar el generador de informes personalizados:

• Para aumentar el rendimiento, los informes que no son de tablas están limitados a 1.000 filas únicas de datos. Para reducir el número de filas de un informe, se recomienda agregar filtros para que los datos sean más específicos, o utilizar dimensiones que tengan un número menor de valores únicos (por ejemplo, propiedades de tipo de selección múltiple). Los informes de tablas están paginados y pueden contener más de 1.000 filas.
• Los nuevos datos tardan entre 10 y 15 minutos en aparecer en los informes. Por ejemplo, si creas un nuevo contacto que cumple los criterios de un informe, este no aparecerá en el informe durante 10-15 minutos.
• Los informes creados con el generador de informes personalizados se actualizan automáticamente con los datos disponibles cada dos horas. Para obtener datos nuevos antes de la próxima actualización automática, descubre cómo actualizar manualmente un informe.
• Algunos campos, como Equipo de HubSpot y Propietario, se exportarán con ID internos en lugar de con etiquetas de HubSpot. 
• Para los informes de sucesos, hay un intervalo de tiempo máximo de 10 años o 10 millones de sucesos (sólo Professional ) y 100 millones de sucesos( sóloEnterprise ). Si hay más de 10 millones de eventos (solo Pro) o 100 millones de eventos (solo Enterprise) del tipo de evento seleccionado, el periodo del informe se acortará. El periodo mínimo para los informes de eventos es un mes para Pro y dos meses para Enterprise. Esto es para garantizar que el informe se cargue de manera eficiente y oportuna.