Määritä tietueiden omistusoikeus

Voit määrittää tietueet HubSpot-käyttäjille käyttämällä [Object]-omaisuusominaisuutta [Object]owner yhteystietojen, yritysten, sopimusten, lippujen ja mukautettujen objektien tietueille. Muille objekteille, kuten tapaamisille tai projekteille, käytä Owner-ominaisuutta. Jokaisella tietueella voi olla yksi valittu omistaja käyttämällä oletusominaisuutta, mutta voit luoda mukautettuja HubSpot-käyttäjän kenttätyypin ominaisuuksia valitaksesi lisää tietueeseen liittyviä käyttäjiä.

Ennen kuin aloitat

Sinulla on esimerkiksi Näytä yhteystiedot -oikeudet ja Core-paikka. Sinulle voidaan määrittää yhteystiedon omistaja.

Automaattisen omistajan määrittämisen ymmärtäminen

On olemassa tiettyjä skenaarioita, joissa omistajat määritetään automaattisesti:

• Jos käyttäjä luo tietueen manuaalisesti, hänet asetetaan automaattisesti tietueen omistajaksi, ellei hän valitse toista omistajaa tietueen luomisen yhteydessä.
• Jos olet ottanut HubSpot-tililläsi käyttöön asetuksen Assign company owner to contact by default (Määritä yrityksen omistaja kontaktille oletusarvoisesti ), kontaktit ja niiden ensisijainen yritys määritetään automaattisesti samalle omistajalle. Lue lisää siitä , miten asetus toimii.
• Jos käyttäjä lähettää yksi yhteen -sähköpostiviestin omistamattomalle yhteystiedolle, kyseinen käyttäjä määritetään automaattisesti yhteystiedon omistajaksi.
• Jos omistamaton yhteyshenkilö varaa kokouksen käyttäjän aikataulusivulla, kyseinen käyttäjä määritetään automaattisesti yhteyshenkilön omistajaksi. Jos yhteyshenkilöllä on jo omistaja ja hän varaa kokouksen eri käyttäjältä, nykyistä omistajaa ei korvata.
• Jos Salesforce-integraatio on asennettu ja käytössä, yhteyshenkilön, yrityksen ja sopimuksen omistajan määritykset ovat oletusarvoisesti Salesforcessa määritettyjä.

Tietueiden omistajien määrittäminen irtotavarana

Tietueiden omistajien määrittäminen kohteen indeksisivulla

Voit määrittää omistajia tietueille irtotavarana kullakin objektin indeksisivulla.

1. Siirry tietueisiin (esim. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Yhteystiedot.).
2. Valitse valintaruudut niiden tietueiden vieressä, jotka haluat määrittää.
3. Valitse taulukon tai taulun yläreunassa Assign (Määritä).
   
4. Napsauta valintaikkunassa [Objektin] omistaja -pudotusvalikkoa ja valitse omistaja.
5. Napsauta Päivitä.

Omistajien määrittäminen tuonnin kautta

Voit määrittää omistajia uusille tai olemassa oleville tietueille myös massana tuonnin kautta. Voit määrittää omistajan objektille tuonnin aikana:

• Tuontitiedostoon sisällytetään [Object] owner -sarake ja lisätään käyttäjän nimi tai sähköpostiosoite kullekin riville kyseisessä sarakkeessa.
• Tuo tiedosto ja määritä sarake [Object] owner -ominaisuuteen kartoitussivulla.

Huomaa: käyttäjät, joille on annettu tietue tuonnin kautta, eivät saa ilmoitusta siitä, että heille on annettu uusi objekti.

Omistajien määrittäminen työnkulkujen kautta

Omistajan määrittäminen kaikille kirjatuille tietueille

Voit määrittää omistajuuden automaattisesti kirjatuille tietueille käyttämällä työnkulun Muokkaa tietuetta -toimintoa. Aseta [Object] owner -ominaisuus valitsemalla ja valitse sitten käyttäjä, jolle haluat määrittää kirjatut objektit. Voit esimerkiksi määrittää Pohjois-Amerikan myyntihenkilön tietueille, jotka on luotu Yhdysvalloista lähetettyjen lomakkeiden kautta.

Jos haluat määrittää omistajuuden automaattisesti muille omistajille, voit kloonata työnkulun, muuttaa ilmoittautumisen käynnistimet kunkin omistajan määrityssääntöjen perusteella ja päivittää valitun omistajan Aseta [Objekti]-ominaisuuden arvo -toiminnossa. Voit myös käyttää haarautumislogiikkaa määrittääksesi eri omistajat objekteillesi eri kriteerien perusteella.

Tietueiden kierrättäminen useiden omistajien välillä

Kierrättää toimeksiantoa useiden käyttäjien välillä työnkulkujen avulla. Työnkulku jakaa toimeksiannon tasaisesti määritetyille omistajille Rotate record to owner -toiminnon avulla. Tämän toiminnon avulla voit määrittää tietueet, joilla ei ole omistajaa, tai korvata olemassa olevat arvot uuden omistajan määrittämiseksi.

Omistajuuden jakautuminen kussakin Kierrä-toiminnossa perustuu kyseisen toiminnon määritysmäärään, ei siihen, kuinka monta objektia kukin käyttäjä omistaa tililläsi yhteensä. Jos työnkulussasi on useita kiertotoimintoja, jokaisella toiminnolla on oma lukunsa. Jos esimerkiksi kierto [omistaja] -toiminto on määritetty kolmelle omistajalle:

• Kun työnkulku kytketään päälle, kaikkien kolmen omistajan määrä on nolla.
• Koska kaikilla kolmella käyttäjällä on yhtä monta osoitusta, ensimmäinen yhteyshenkilö, joka saavuttaa tämän toiminnon, osoitetaan satunnaisesti jollekin heistä.
• Kun ensimmäinen yhteyshenkilö on määritetty, jäljellä on yksi omistaja, jolla on yksi yhteyshenkilö, ja kaksi omistajaa, joilla on nolla yhteyshenkilöä. Seuraava yhteyshenkilö, joka käy läpi työnkulun, osoitetaan yhdelle niistä kahdesta jäljellä olevasta käyttäjästä, joilla ei ole vielä yhtään yhteyshenkilöä.
• Kun kaikille kolmelle omistajalle on annettu yksi yhteyshenkilö, kiertojärjestys säilyy. (esim. omistaja 2, omistaja 3, omistaja 1).
• Jos lisäät tai poistat omistajia toimesta sen jälkeen, kun työnkulku on otettu käyttöön, kyseisen toimen vakiintunut vuorottelu nollautuu ja satunnaisjako alkaa uudelleen.

Lisätietoja Tietueen kiertäminen omistajalle -toiminnosta.

Omistajan määrittäminen yksitellen

Omistajan määrittäminen tietueelle

1. Siirry tietueisiin (esim. Siirry HubSpot-tililläsi kohtaan CRM > Kaupat.).
2. Napsauta tietueen nimeä .
3. Napsauta vasemman sivupalkin oikeassa yläkulmassa Toiminnot ja valitse Näytä kaikki ominaisuudet.
4. Etsi oikeassa paneelissa owner.
5. Vie hiiren kursori ominaisuuden päälle, napsauta pudotusvalikkoa ja valitse omistaja.
6. Muutoksesi tallennetaan automaattisesti.