Créer des workflows multi-comptes

Les workflows multi-comptes, une fonctionnalité de gestion multi-comptes, introduisent une nouvelle action dans les workflows qui vous permettra de créer un nouveau contact ou de modifier un contact existant dans un compte HubSpot différent de votre organisation.

Avant de commencer

Avant de commencer à utiliser cette fonctionnalité, assurez-vous de bien comprendre les étapes à suivre à l'avance, ainsi que les limites de la fonctionnalité et les conséquences potentielles de son utilisation. 

Compréhension des exigences

• Vous devez avoir mis en place et configuré une organisation de gestion multi-comptes.
  • Pour configurer la gestion multi-comptes, vous devez avoir un compte HubSpot dans votre organisation qui a Marketing Hub Entreprise .
  • Certaines fonctions de la gestion multi-comptes nécessitent des abonnements à d’autres produits. 

À noter : La gestion multicompte ne peut pas être configurée dans les comptes sandbox ou les comptes d'essai.

• Une fois votre organisation de gestion multi-comptes configurée, vous pourrez utiliser la nouvelle action dans les workflows de n’importe quel compte dont les workflows multi-comptes sont activés en tant que compte source dans la connexion.
• Les comptes disponibles à utiliser dans l’action seront tous les comptes que vous avez configurés comme compte de destination pour les Workflows multi-comptes pour ce compte.
• Pour afficher et utiliser la nouvelle action dans les workflows, vous devez être super administrateur dans chaque compte de votre organisation multi-comptes.
  

Comprendre les limitations & à prendre en compte

• Les comptes stockant des données sensibles ne peuvent pas être une source de workflows multi-comptes.
• L’activation des workflows multi-comptes introduira une nouvelle propriété définie par HubSpot sur l’objet de contact , appelée Opportunité de vente croisée, qui peut être définie sur Oui ou Non.
• Actuellement, l’action de workflow ne pourra créer ou modifier que des fiches d’informations de contact dans l’autre compte. Mais, le déclencheur de workflow peut utiliser n’importe quel type d’objet. Par exemple, si le déclencheur utilise un objet de transaction, l’action trouvera les contacts associés à la transaction inscrite dans le workflow.
• Si le workflow est :
  • Modifier les contacts dans un autre compte : vous ne pourrez définir que la propriété Opportunité de vente croisée .
  • Création de contacts dans un autre compte : vous pourrez définir la propriété Opportunité de vente croisée , puis l’adresse e-mail, le prénom et le nom des contacts créés seront automatiquement définis, en fonction des valeurs du contact sur lequel l’action est en cours d’exécution.

• HubSpot détermine si un contact existe déjà dans un autre compte en comparant l’adresse e-mail du contact du compte actuel et de l’autre compte. 
• Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul compte par utilisation de la nouvelle action de workflow. Pour modifier ou créer des fiches d’informations de contact dans plusieurs comptes, ajoutez l’action de workflow une fois pour chaque compte que vous souhaitez inclure.
• Si vous créez des fiches d’informations dans l’autre compte, il vous incombe de vous assurer que vous recueillez les consentements appropriés pour le traitement de vos données et les communications. Si le workflow crée un contact dans un autre de vos comptes HubSpot, vous devez alors définir la base juridique pour le traitement des demandes et les abonnements par e-mail dans ce compte.
• Il est recommandé de créer un workflow complémentaire dans le compte de destination qui se déclenche soit à partir des fiches d’informations en cours de création, soit à partir de la propriété Opportunité de vente croisée en cours de mise à jour sur un contact. Si vous créez le contact dans un autre compte et que vous avez l’intention de le cibler avec des activités marketing, ce workflow complémentaire doit inclure la définition du contact en tant que contact marketing et la mise à jour de son abonnement aux e-mails.

Activer les workflows de gestion multi-comptes

L’utilisateur doit être un super administrateur dans tous les comptes de son organisation multi-comptes pour pouvoir activer les workflows multi-comptes dans les paramètres. Pour activer les workflows multi-comptes :

1. Si ce n’est pas déjà fait, configurez votre organisation de gestion multi-comptes.
2. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
3. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion de l’organisation, cliquez sur Multi-comptes.
4. Cliquez sur Modifier les connexions du compte.
5. Sélectionnez un compte dans le panneau de gauche et activez l’option Workflows multi-comptes.
   
   
6. Les connexions sont bidirectionnelles par défaut (les fonctionnalités fonctionnent dans les deux sens entre les comptes). Pour modifier la connexion en mode unidirectionnel (les fonctionnalités fonctionnent d'un compte à l'autre), cliquez sur Connexion unidirectionnelle.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Cliquez sur Terminé.

Créer un workflow multi-comptes

Une fois que les workflows de gestion multi-comptes sont activés, pour créer un workflow multi-comptes :

1. Depuis votre compte HubSpot, accédez à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur Créer un workflow .
3. Cliquez sur Créer un workflow , puis sélectionnez À partir de zéro.
4. En haut, cliquez sur le nom du workflow et saisissez un nom.
5. Dans le panneau de gauche, définissez votre déclencheur.
6. Cliquez sur le signe + en dessous de votre critère d’inscription.
7. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM , puis sélectionnez Modifier/créer un contact dans un autre compte.
   
   
   • Cliquez sur le menu déroulant Contact cible et sélectionnez une option :
     • Si le déclencheur est un déclencheur de contact, sélectionnez Contact inscrit.
     • Si le déclencheur est un déclencheur de transaction, sélectionnez Contact : mis à jour le plus récemment pour mettre à jour le contact le plus récemment mis à jour, ou Contacts : Tous associés pour mettre à jour tous les contacts associés à la transaction.
       
       
     • Cliquez sur + Ajouter une source de données de contact pour utiliser les actions de workflow basées sur les contacts, le workflow .
   • Cliquez sur le menu déroulant Modifier le contact dans le compte connecté suivant et sélectionnez le compte sur lequel le contact sera modifié, en fonction du déclencheur. 
   • Sélectionnez la case à cocher Créer un contact dans le compte sélectionné s’il n’existe pas pour créer des contacts dans le compte s’ils n’existent pas. La fiche d’informations d’informations d’un contact sera créée avec l’adresse e-mail, le prénom et le nom fournis par le champ Contact cible .
   • Cliquez sur le menu déroulant Opportunité de vente croisée et sélectionnez Oui ou Non.
   • Sélectionnez la case à cocher Effacer la valeur de la propriété existante pour effacer les valeurs existantes de la propriété Opportunité de vente croisée . Configurez l’action :
8. Cliquez sur Vérifier et publier pour passer en revue votre workflow.
9. Passez en revue chaque étape, puis cliquez sur Activer le workflow pour activer le workflow.

Cas d’utilisation suggérés

Voici les deux cas d’utilisation les plus courants que nous encourageons les clients à envisager de configurer.

Acheminement des soumissions de formulaires vers un autre compte

• Les clients multi-comptes créent souvent un formulaire dans un compte HubSpot qui suscite l’intérêt pour différentes marques, segments ou régions répartis sur différents comptes HubSpot.
• Pour réaliser ce cas d’utilisation à l’aide de workflows multi-comptes :
  • Créez un nouveau workflow dont le critère d’inscription est la soumission de formulaire.
  • Utilisez la nouvelle action de workflow pour créer des fiches d’informations de contact dans l’autre compte si elles n’existent pas déjà.

Vente croisée

Les entreprises multimarques souhaitent souvent vendre ou commercialiser les produits d’une marque à une personne ou à une entreprise, lorsqu’elle exprime un intérêt ou achète un produit d’une autre marque. Pour réaliser ce cas d’utilisation à l’aide de workflows multi-comptes : 

• Créez un nouveau workflow où le critère d’inscription est le résultat qui identifie le contact comme une opportunité de vente croisée. Par exemple, lorsqu’une transaction devient fermée gagnée.
• Utilisez la nouvelle action de workflow pour modifier la propriété d’opportunité de vente croisée sur le contact de l’autre compte si elle existe déjà et, sinon, créer un nouveau contact avec la propriété d’opportunité de vente croisée définie sur Oui.
• En règle générale, vous disposez d’un workflow distinct dans le compte de destination, qui se déclenche à partir de la propriété d’opportunité de vente croisée d’un contact, pour ensuite effectuer une vente croisée ou un marketing croisé auprès du contact.
• Si vous créez des fiches d’informations dans l’autre compte, il vous incombe de vous assurer que vous recueillez les consentements appropriés pour le traitement de vos données et les communications.