Créer des workflows multi-comptes

Si vous avez configuré la gestion multi-comptes, vous pouvez utiliser des workflows multi-comptes pour automatiser la création et les mises à jour des fiches d’informations sur les comptes HubSpot de votre organisation.

Par exemple, vous pouvez utiliser des actions de workflow pour créer des fiches d’informations de contact et de transaction ou mettre à jour des contacts existants dans un autre compte HubSpot.

Avant de commencer

Avant de configurer un workflow multicompte, vérifiez les exigences et considérations suivantes

Compréhension des exigences

• Vous devez mettre en place et configurer une organisation de gestion multi-comptes .

• Activez les workflows multi-comptes et configurez les comptes HubSpot qui peuvent utiliser des actions de workflow. Découvrez comment activer la gestion multi-comptes et configurer les connexions entre les comptes.
• Vérifiez que votre compte ne stocke pas de données sensibles. Les comptes stockant des données sensibles ne peuvent pas être utilisés comme compte source pour les workflows multi-comptes.
• Pour ajouter les actions de workflow Modifier/Créer un contact dans un autre compte ou Créer une transaction dans un autre compte , les workflows multicomptes doivent être activés en tant que compte source dans la connexion.
• Pour utiliser un compte comme compte cible dans les actions Modifier/créer un contact dans un autre compte et Créer une transaction dans un autre compte, le compte doit être configuré comme compte de destination pour les workflows multi-comptes.
  

Comprendre les limites et les considérations

• Si vous créez des fiches d’informations dans l’autre compte, il vous incombe de vous assurer que vous recueillez les consentements appropriés pour le traitement de vos données et les communications.
• Si le workflow crée un contact dans un autre de vos comptes HubSpot, vous devez définir la base juridique pour le traitement des demandes et les abonnements aux e-mails sur ce compte.
• Si vous avez l’intention d’envoyer des communications marketing à des contacts créés dans un autre compte, vous devez créer un workflow complémentaire dans le compte de destination pour définir les contacts comme des contacts marketing et mettre à jour leurs abonnements aux e-mails

Activer les workflows de gestion multi-comptes

Après avoir configuré votre organisation de gestion multi-comptes, activez les workflows multi-comptes :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion de l'organisation, cliquez sur Multi-comptes.
3. Cliquez sur Modifier les connexions du compte.
4. Dans le panneau de gauche, sélectionnez un compte.
5. Activez l’option Workflows multi-comptes.
   
   
   
6. Par défaut, les connexions sont bidirectionnelles (les fonctionnalités fonctionnent dans les deux sens entre les comptes). Pour modifier la connexion en mode unidirectionnel (les fonctionnalités fonctionnent d'un compte à l'autre), cliquez sur Connexion unidirectionnelle.
7. Cliquez sur Suivant.
8. Cliquez sur Terminé.

L’activation des workflows multi-comptes introduira une nouvelle propriété définie par HubSpot sur l’objet de contact , appelée Opportunité de vente croisée , qui peut être définie sur Oui ou Non.

Créez et mettez à jour les contacts dans d’autres comptes avec un workflow multi-comptes

Après avoir activé les workflows de gestion multi-comptes, utilisez l’action Modifier/créer un contact dans un autre compte pour créer ou mettre à jour des contacts dans d’autres comptes HubSpot.

• HubSpot détermine si un contact existe déjà dans un autre compte en comparant la propriété E-mail du contact entre les comptes.
• Cette action de workflow peut uniquement créer ou modifier des fiches d’informations de contact dans l’autre compte. Mais, le déclencheur de workflow peut utiliser n’importe quel type d’objet. Par exemple, si le déclencheur utilise un objet de transaction, l’action trouvera les contacts associés à la transaction inscrite dans le workflow :
• Si le workflow est :
• Modifier les contacts dans un autre compte : vous ne pourrez définir que la propriété Opportunité de vente croisée .
• Création de contacts dans un autre compte : vous pourrez définir la propriété Opportunité de vente croisée , puis l’adresse e-mail, le prénom et le nom des contacts créés seront automatiquement définis, en fonction des valeurs du contact sur lequel l’action est en cours d’exécution.
• Vous ne pouvez sélectionner qu’un seul compte par utilisation de la nouvelle action de workflow. Pour modifier ou créer des fiches d’informations de contact dans plusieurs comptes, ajoutez l’action de workflow une fois pour chaque compte que vous souhaitez inclure.
• Chaque action de workflow Créer ou mettre à jour une fiche d’informations ne peut cibler qu’un seul compte HubSpot. Pour créer ou mettre à jour des fiches d’informations dans plusieurs comptes, ajoutez une action distincte pour chaque compte de destination.

Pour utiliser l’action Modifier/Créer un contact dans un autre compte dans un workflow multi-comptes :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d’un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
   
3. Dans le panneau de gauche, définissez votre déclencheur.
4. Cliquez sur l’icône + Ajouter en dessous de votre critère d’inscription.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM , puis sélectionnez Modifier/créer un contact dans un autre compte.
6. Configurez votre action :
   
   • Contact cible : sélectionnez la fiche d’informations cible pour cette action. La fiche d’informations sélectionnée dépend du type de déclencheur du workflow.
     • Si l’utilisation d’un déclencheur de contact est un déclencheur de contact, sélectionnez Contact inscrit.
     • Si vous utilisez un déclencheur de transaction, sélectionnez Contact : mis à jour le plus récemment pour mettre à jour le contact le plus récemment mis à jour, ou Contacts : Tous associés pour mettre à jour tous les contacts associés à la transaction.
   • • Cliquez sur + Ajouter une source de données de contact pour utiliser les actions de workflow basées sur les contacts, le workflow .
   • Modifier le contact dans le compte connecté suivant : sélectionnez le compte dans lequel le contact sera modifié, en fonction du déclencheur. 
   • Créer un contact dans le compte sélectionné s’il n’existe pas : sélectionnez cette case à cocher pour créer des contacts dans le compte s’ils n’existent pas. La fiche d’informations d’informations d’un contact sera créée avec l’adresse e-mail, le prénom et le nom fournis par le champ Contact cible .
   • Opportunité de vente croisée : déterminez si la fiche d’informations constitue une opportunité de vente croisée.
   • Effacer la valeur d’une propriété existante : sélectionnez cette case à cocher pour effacer les valeurs existantes dans la propriété Opportunité de vente croisée .
   • Note sur compte croisé : saisissez une note à ajouter à la fiche d’informations d’un contact créée ou modifiée.
   • Mettre à jour les propriétés suivantes : sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés que vous souhaitez mettre à jour. Décochez les cases à côté des propriétés si vous ne souhaitez pas les mettre à jour.
   • Valeurs de propriété : lorsque vous mettez à jour un contact existant dans votre autre compte, choisissez de conserver les valeurs de propriété existantes ou de remplacer ces valeurs.
7. Après avoir configuré votre action de workflow, cliquez sur Enregistrer.
8. Continuez à configurer votre workflow .
    
   
   

Créer des transactions dans d’autres comptes avec un workflow multi-comptes

Après avoir activé les workflows de gestion multi-comptes, utilisez l’action Créer une transaction dans un autre compte pour créer de nouvelles transactions dans d’autres comptes HubSpot :

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur Plus, puis accédez à Automatisation > Workflows. Si l'option Plus n'apparaît pas dans votre compte, accédez directement à Automatisation > Workflows.
2. Cliquez sur le nom d’un workflow existant ou créez un nouveau workflow.
   
3. Dans le panneau de gauche, définissez votre déclencheur.
4. Cliquez sur l’icône + Ajouter en dessous de votre critère d’inscription.
5. Dans le panneau de gauche, cliquez sur CRM , puis sélectionnez Créer une transaction dans un autre compte.
6. Configurez votre action :
   
   • Transaction cible : sélectionnez la fiche d’informations cible pour cette action. La fiche d’informations sélectionnée dépend du type de déclencheur du workflow.
     • Si vous utilisez un déclencheur de transaction, sélectionnez Transaction inscrite.
     • Si vous utilisez un critère d’inscription de contact, sélectionnez Transaction : la dernière mise à jour pour créer en fonction de la transaction la plus récente ou Toutes les transactions associées.
   • • Cliquez sur + Plus de données pour ajouter des sources de données supplémentaires.
   • Sélectionner un compte connecté : sélectionnez le compte HubSpot sur lequel la nouvelle transaction sera créée. 
   • Pipeline Configuration : sélectionnez l’une des options de pipeline suivantes lors de la création de votre nouvelle transaction.
     • Utiliser le pipeline source : lors de la création d’une transaction, utilisez un pipeline de transactions correspondant dans le compte connecté en tant que transaction cible sélectionnée. Si un pipeline de transaction ou une phase de transaction correspondant n’existe pas sur le compte connecté sélectionné, la création de la transaction échouera.
     • Sélectionner un pipeline cible : lorsque vous créez une transaction, utilisez un pipeline du compte connecté sélectionné. Vous devrez sélectionner un pipeline de transaction et une phase de transaction existants de votre compte HubSpot correspondant. 

1. • Opportunité de vente croisée : déterminez si la fiche d’informations constitue une opportunité de vente croisée.
   • Note sur compte croisé : saisissez une note à ajouter à la fiche d’informations de transaction créée.

1. • Mettre à jour les propriétés suivantes : sélectionnez les cases à cocher à côté des propriétés que vous souhaitez inclure dans votre nouvelle transaction.

7. Après avoir configuré votre action de workflow, cliquez sur Enregistrer.
8. Continuez à configurer votre workflow .
    
   
   

Exemples de cas d'utilisation

Les exemples suivants décrivent les méthodes recommandées pour utiliser les workflows multicomptes entre les comptes HubSpot de votre organisation.

• Acheminer les soumissions de formulaires vers un autre compte : collectez les soumissions de formulaires dans un compte et créez automatiquement des contacts dans les autres comptes HubSpot. Par exemple, lorsque le marketing se concentre sur un seul compte, mais que les leads doivent être transférés vers différentes marques, régions ou unités commerciales.
  • Déclenchez le workflow à partir d’une soumission de formulaire. Découvrez comment définir des critères d’inscription pour une soumission de formulaire.
  • Utilisez l’action Créer ou mettre à jour une fiche d’informations pour créer le contact dans le compte de destination s’il n’existe pas déjà.
• Identifiez les opportunités de vente croisée : partagez les intérêts des clients ou les activités d’achat avec des comptes HubSpot connexes à des fins de vente croisée ou de marketing croisé.
  
  • Déclenchez le workflow à partir d’un événement qui identifie une opportunité de vente croisée, comme une transaction passant à Fermé gagné .
  • Utilisez l’action Créer ou mettre à jour une fiche d’informations pour mettre à jour la propriété Opportunité de vente croisée d’un contact existant ou créez un nouveau contact avec la propriété définie sur Oui.
  • Créer un workflow complémentaire dans le compte de destination pour inscrire des contacts lorsque la propriété Opportunité de vente croisée est mise à jour.