Skapa arbetsflöden för flera konton

Multi-account workflows, en funktion för hantering av flera konton, introducerar en ny åtgärd i arbetsflöden som gör att du kan skapa en ny kontakt, eller redigera en befintlig kontakt, på ett annat HubSpot-konto i din organisation.

Innan du sätter igång

Innan du börjar arbeta med den här funktionen ska du se till att du förstår vilka steg som bör vidtas i förväg, samt funktionens begränsningar och potentiella konsekvenser av att använda den.

Förstå kraven

• Du måste ha satt upp och konfigurerat en organisation för hantering av flera konton.
  • För att ställa in hantering av flera konton måste du ha ett HubSpot-konto i din organisation som har Marketing Hub Enterprise.
  • Vissa funktioner inom hantering av flera konton kräver prenumerationer på andra produkter.

Observera: Hantering av flera konton kan inte ställas in i sandlådekonton eller testkonton.

• När din organisation för hantering av flera konton har konfigurerats kan du använda den nya åtgärden i arbetsflöden på alla konton som har arbetsflöden för flera konton aktiverade som källkonto i anslutningen.
• De tillgängliga konton som kan användas i åtgärden är alla konton som du har konfigurerat som destinationskonton för arbetsflöden med flera konton för det kontot.
• För att kunna visa och använda den nya åtgärden i arbetsflöden måste du vara Super Admin för varje konto i din organisation med flera konton.
  

Förstå begränsningar och överväganden

• Konton som lagrar känsliga data kan inte vara en källa för arbetsflöden med flera konton.
• Om du aktiverar arbetsflöden för flera konton införs en ny HubSpot-definierad egenskap på kontaktobjektet som heter Cross-sell Opportunity som kan ställas in på Ja eller Nej.
• För närvarande kommer arbetsflödesåtgärden endast att kunna skapa eller redigera kontaktposter i det andra kontot. Men arbetsflödesutlösaren kan använda vilken typ av objekt som helst. Om utlösaren t.ex. använder ett avtalsobjekt kommer åtgärden att hitta de kontakter som är associerade med det avtal som är registrerat i arbetsflödet.
• Om arbetsflödet är:
  • Redigera kontakter i ett annat konto: du kan bara ange egenskapen Cross-sell opportunity.
  • Skapa kontakter i ett annat konto: du kan ställa in egenskapen Cross-sell opportunity och sedan kommer e-post, förnamn och efternamn för de skapade kontakterna att ställas in automatiskt, baserat på värdena från den kontakt som åtgärden utförs på.

• HubSpot avgör om en kontakt redan finns i ett annat konto genom att jämföra e-postadressen för kontakten i det aktuella kontot och det andra kontot.
• Du kan bara välja ett konto per användning av den nya arbetsflödesåtgärden. Om du vill redigera eller skapa kontaktposter i flera konton lägger du till arbetsflödesåtgärden en gång för varje konto som du vill inkludera.
• Det är ditt ansvar att se till att du samlar in rätt samtycke för databehandling och kommunikation om du skapar poster i det andra kontot. Om arbetsflödet skapar en kontakt i ett annat av dina HubSpot-konton bör du ange den rättsliga grunden för behandling och e-postprenumerationer i det kontot.
• Vi rekommenderar att du skapar ett kompletterande arbetsflöde i destinationskontot som antingen triggas av att posterna skapas eller av att egenskapen för korsförsäljningsmöjligheten uppdateras för en kontakt. Om du skapar kontakten i ett annat konto och avser att marknadsföra till kontakten bör det kompletterande arbetsflödet omfatta att ange kontakten som en marknadsföringskontakt och uppdatera deras e-postprenumeration.

Aktivera arbetsflöden för hantering av flera konton

Användaren måste vara superadministratör för alla konton i sin organisation med flera konton för att kunna aktivera arbetsflöden för flera konton i inställningarna. Så här aktiverar du arbetsflöden för flera konton:

1. Om du inte redan har gjort det, ställ in din organisation för hantering av flera konton.
2. I ditt HubSpot-konto klickar du på settings inställningsikonen i det övre navigeringsfältet.
3. I menyn i vänster sidofält, under Organisationshantering, klickar du på Multi-Account.
4. Klicka på Redigera kontokopplingar.
5. Välj ett konto i den vänstra panelen och aktivera arbetsflöden för flera konton.
   
   
6. Anslutningarna är dubbelriktade som standard (funktioner fungerar åt båda hållen mellan konton). Om du vill ändra anslutningen till enkelriktad (funktioner fungerar från ett konto till ett annat) klickar du på Enkelriktad anslutning.
7. Klicka på Nästa.
8. Klicka på Klar.

Skapa ett arbetsflöde för flera konton

När arbetsflöden för hantering av flera konton har aktiverats kan du skapa ett arbetsflöde för flera konton:

1. I ditt HubSpot-konto navigerar du till Automatisering > Arbetsflöden.
2. Klicka på Skapa arbetsflöde.
3. Klicka på Skapa arbetsflöde och välj sedan Från början.
4. Klicka på arbetsflödets namn högst upp och ange ett namn.
5. I den vänstra panelen definierar du din trigger.
6. Klicka på + under din trigger.
7. Klicka på CRM i den vänstra panelen och välj sedan Redigera/skapa kontakt i ett annat konto.
   
   
   • Klicka på rullgardinsmenyn Målkontakt och välj ett alternativ:
     • Om triggern är en kontakttrigger väljer du Enrolled contact.
     • Om utlösaren är en avtalsutlösare väljer du Kontakt: Senast uppdaterad för att uppdatera den senast uppdaterade kontakten, eller Kontakter: Alla associerade för att uppdatera alla kontakter som är associerade med affären.
       
       
     • Klicka på + Lägg till kontaktdatakälla för att använda kontaktbaserade arbetsflödesåtgärder i arbetsflödet.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Edit contact in the following connected account och välj det konto där kontakten ska redigeras, baserat på utlösaren.
   • Markera kryssrutan Create contact in the selected account if it doesn't exist för att skapa kontakter i kontot om de inte finns. Kontaktposten kommer att skapas med e-post, förnamn och efternamn som anges i fältet Target contact.
   • Klicka på rullgardinsmenyn Cross-sell opportunity och välj Yes eller No.
   • Markera kryssrutan Rensa befintligt egenskapsvärde för att rensa befintliga värden i egenskapen Cross-sell opportunity.Konfigurera åtgärden:
8. Klicka på Granska och publicera för att granska ditt arbetsflöde.
9. Granska varje steg och klicka sedan på Aktivera arbetsflöde för att göra arbetsflödet aktivt.

Föreslagna användningsfall

Nedan följer de två vanligaste användningsfallen som vi uppmuntrar kunderna att tänka på att konfigurera.

Routa formulärinlämningar till ett annat konto

• Kunder med flera konton skapar ofta ett formulär i ett HubSpot-konto som samlar in intresse för olika varumärken, segment eller regioner som är spridda över olika HubSpot-konton.
• För att utföra detta användningsfall med hjälp av arbetsflöden för flera konton:
  • Skapa ett nytt arbetsflöde där triggern är en formulärinlämning.
  • Använd den nya arbetsflödesåtgärden för att skapa kontaktposter i det andra kontot om de inte redan finns.

Korsförsäljning

Företag med flera varumärken vill ofta sälja eller marknadsföra ett varumärkes produkter till en person eller ett företag när de uttrycker intresse för eller köper en produkt från ett annat varumärke. Så här utför du detta användningsfall med hjälp av arbetsflöden för flera konton:

• Skapa ett nytt arbetsflöde där utlösaren är det resultat som identifierar kontakten som en korsförsäljningsmöjlighet. Till exempel när en affär blir Closed Won.
• Använd den nya arbetsflödesåtgärden för att redigera egenskapen för korsförsäljningsmöjlighet på kontakten i det andra kontot om den redan finns, och om inte, skapa en ny kontakt med egenskapen för korsförsäljningsmöjlighet inställd på Ja.
• Vanligtvis har du sedan ett separat arbetsflöde i destinationskontot som utlöses från egenskapen korsförsäljningsmöjlighet för en kontakt, för att sedan korsförsälja eller korsförsälja till kontakten.
• Det är ditt ansvar att se till att du samlar in rätt samtycke för databehandling och kommunikation om du skapar poster i det andra kontot.