Tworzenie procesów obsługi wielu kont

Jeśli skonfigurowałeśzarządzanie wieloma kontami, możesz korzystać z przepływów pracy dla wielu kont, aby zautomatyzować tworzenie i aktualizowanie rekordów na różnych kontach HubSpot w ramach swojej organizacji.

Na przykład możesz użyć akcji przepływu pracy do tworzenia rekordów kontaktów i transakcji lub aktualizowania istniejących kontaktów na innym koncie HubSpot.

Zanim zaczniesz

Przed skonfigurowaniem przepływu pracy dla wielu kont zapoznaj się z poniższymi wymaganiami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

Zapoznaj się z wymaganiami

• Należy założyć i skonfigurować organizację do zarządzania wieloma kontami.

• Włącz przepływy pracy z wieloma kontami i skonfiguruj konta HubSpot, które mogą korzystać z akcji przepływów pracy. Dowiedz się, jak włączyć zarządzanie wieloma kontami i skonfigurować połączenia między kontami.
• Upewnij się, że na Twoim koncie nie są przechowywane dane wrażliwe. Konta przechowujące dane wrażliwe nie mogą być wykorzystywane jako konta źródłowe dla przepływów pracy obejmujących wiele kont.
• Aby dodać działania przepływu pracy „Edytuj/utwórz kontakt na innym koncie ” lub „Utwórz transakcję na innym koncie ”, przepływy pracy z wieloma kontami muszą być włączone jako konto źródłowe w połączeniu.
• Aby użyć konta jako konta docelowego w działaniach „Edytuj/utwórz kontakt na innym koncie ” oraz „Utwórz transakcję na innym koncie ”, konto to musi być skonfigurowane jako konto docelowe dla przepływów pracy obejmujących wiele kont.
  

Zapoznaj się z ograniczeniami i kwestiami, które należy wziąć pod uwagę

• Twoim obowiązkiem jest upewnienie się, że uzyskujesz odpowiednią zgodę na przetwarzanie danych i komunikację, jeśli tworzysz rekordy na innym koncie.
• Jeśli przepływ pracy tworzy kontakt w innym z Twoich kont HubSpot, powinieneś następnie ustawić podstawę prawną przetwarzania oraz subskrypcje e-mailowe na tym koncie.
• Jeśli zamierzasz prowadzić działania marketingowe skierowane do kontaktów utworzonych na innym koncie, musisz utworzyć uzupełniający przepływ pracy na koncie docelowym, aby ustawić te kontakty jako kontakty marketingowe i zaktualizować ich subskrypcje e-mailowe

Włącz procesy zarządzania wieloma kontami

Po skonfigurowaniu struktury zarządzania wieloma kontami włącz procesy obsługi wielu kont:

1. Na koncie HubSpot kliknij ikonę ustawień w górnym pasku nawigacyjnym.
2. W menu po lewej stronie, w sekcji Zarządzanie organizacją, kliknijopcję Wiele kont.
3. Kliknij opcję„Edytuj połączenia kont”.
4. W panelu po lewej stronie wybierz konto.
5. Włącz przełącznik „Przepływy pracy dla wielu kont ”.
   
   
   
6. Połączenia są domyślnie dwukierunkowe (funkcje działają w obie strony między kontami). Aby zmienić połączenie na jednokierunkowe (funkcje działają z jednego konta na drugie), kliknijopcję „Połączenie jednokierunkowe”.
7. Kliknij„Dalej”.
8. Kliknij„Gotowe”.

Włączenie procesów obsługi wielu kont spowoduje wprowadzenie nowej właściwość zdefiniowaną przez HubSpot w obiekcie obiekcie kontaktu o nazwie „Szansa na sprzedaż krzyżową ”, którą można ustawić na „Tak ” lub „Nie”.

Tworzenie i aktualizowanie kontaktów w innych kontach za pomocą przepływu pracy dla wielu kont

Po włączeniu przepływów pracy związanych z zarządzaniem wieloma kontami użyj akcji „Edytuj/utwórz kontakt na innym koncie”, aby utworzyć lub zaktualizować kontakty na innych kontach HubSpot.

• HubSpot określa, czy kontakt już istnieje na innym koncie, porównując właściwość „E-mail” kontaktu na różnych kontach.
• Ta akcja przepływu pracy może jedynie tworzyć lub edytować rekordy kontaktów na innym koncie. Jednak wyzwalacz przepływu pracy może wykorzystywać dowolny typ obiektu. Na przykład, jeśli wyzwalacz wykorzystuje obiekt „transakcja”, akcja znajdzie kontakty powiązane z transakcją, która została włączona do przepływu pracy:
• Jeśli przepływ pracy jest:
• Edytowanie kontaktów w innym koncie: będzie można ustawić jedynie właściwość „Możliwość sprzedaży krzyżowej ”.
• Tworzenie kontaktów w innym koncie: będzie można ustawić właściwość „Okazja do sprzedaży krzyżowej ”, a następnie adres e-mail, imię i nazwisko utworzonych kontaktów zostaną automatycznie ustawione na podstawie wartości z kontaktu, na którym wykonywana jest akcja.
• Możesz wybrać tylko jedno konto przy każdym użyciu nowej akcji przepływu pracy. Aby edytować lub tworzyć rekordy kontaktów na wielu kontach, dodaj akcję przepływu pracy raz dla każdego konta, które chcesz uwzględnić.
• Każda akcja przepływu pracy typu „Utwórz lub zaktualizuj rekord” może dotyczyć tylko jednego konta HubSpot. Aby utworzyć lub zaktualizować rekordy na wielu kontach, dodaj oddzielną akcję dla każdego konta docelowego.

Aby użyć akcji „Edytuj/utwórz kontakt w innym koncie” w przepływie pracy obsługującym wiele kont:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwęistniejącego przepływu pracy lubutwórz nowy przepływ pracy.
   
3. W panelu po lewej stronie zdefiniuj wyzwalacz.
4. Kliknij ikonę + Dodaj poniżej wyzwalacza.
5. W panelu po lewej stronie kliknij opcję CRM, a następnie wybierz opcję Edytuj/utwórz kontakt na innym koncie.
6. Skonfiguruj działanie: 
   
   • Kontakt docelowy: wybierz rekord docelowy dla tej akcji. Wybrany rekord zależy od typu wyzwalacza przepływu pracy.
     • Jeśli wyzwalaczem jest kontakt, wybierz opcję„Zarejestrowany kontakt”.
     • Jeśli używasz wyzwalacza transakcji, wybierz opcję „Kontakt: ostatnio zaktualizowany”, aby zaktualizować ostatnio zaktualizowany kontakt, lub „Kontakty: wszystkie powiązane”, aby zaktualizować wszystkie kontakty powiązane z transakcją.
   • • Kliknij „+ Dodaj źródło danych kontaktowych”, aby w przepływie pracy korzystać z akcji opartych na kontaktach.
   • Edytuj kontakt w następującym połączonym koncie: wybierz konto , na którym kontakt zostanie edytowany, w oparciu o wyzwalacz. 
   • Utwórz kontakt na wybranym koncie, jeśli nie istnieje: zaznacz to pole wyboru, aby utworzyć kontakty na koncie, jeśli jeszcze nie istnieją. Rekord kontaktu zostanie utworzony z wykorzystaniem adresu e-mail, imienia i nazwiska podanych w polu „Kontakt docelowy ”.
   • Szansa na sprzedaż krzyżową: określ, czy rekord stanowi szansę na sprzedaż krzyżową.
   • Wyczyść istniejącą wartość właściwości: zaznacz to pole wyboru, aby wyczyścić istniejące wartości we właściwości „Okazja do sprzedaży krzyżowej ”.
   • Notatka międzykontowa: wprowadźnotatkę, która zostanie dodana do tworzonego lub edytowanego rekordu kontaktu.
   • Zaktualizuj następujące właściwości:zaznacz pola wyboru obok właściwości, które chcesz zaktualizować. Odznacz pola wyboru obok właściwości, których nie chcesz aktualizować.
   • Wartości właściwości: podczas aktualizacji istniejącego kontaktu na innym koncie wybierz, czy chcesz zachować istniejące wartości właściwości, czy je nadpisać.
7. Po skonfigurowaniu akcji przepływu pracy kliknij przycisk Zapisz.
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.
    
   
   

Tworzenie transakcji w innych kontach za pomocą przepływu pracy obsługującego wiele kont

Po włączeniu przepływów pracy związanych z zarządzaniem wieloma kontami użyj akcji „Utwórz transakcję na innym koncie”, aby utworzyć nowe transakcje na innych kontach HubSpot:

1. Na koncie HubSpot kliknij Więcej, a następnie przejdź do Automatyzacja > Przepływy pracy. Jeśli opcja Więcej się nie pojawia, przejdź bezpośrednio do sekcji Automatyzacja > Przepływy pracy.
2. Kliknijnazwęistniejącego przepływu pracy lubutwórz nowy przepływ pracy.
   
3. W panelu po lewej stronie zdefiniuj wyzwalacz.
4. Kliknij ikonę + Dodaj poniżej swojego wyzwalacza.
5. W panelu po lewej stronie kliknij opcję CRM, a następnie wybierz opcję Utwórz transakcję na innym koncie.
6. Skonfiguruj swoją akcję: 
   
   • Transakcja docelowa: wybierz rekord docelowy dla tej akcji. Wybrany rekord zależy od typu wyzwalacza przepływu pracy.
     • Jeśli używasz wyzwalacza transakcji, wybierz opcję „Zarejestrowana transakcja”.
     • Jeśli używasz wyzwalacza typu „kontakt”, wybierz opcję „Transakcja: ostatnio zaktualizowana”, aby utworzyć na podstawie ostatnio zaktualizowanej transakcji, lub „Wszystkie powiązane transakcje”.
   • • Kliknij „+ Więcej danych”, aby dodać dodatkowe źródła danych.
   • Wybierz połączone konto: wybierz konto HubSpot , na którym zostanie utworzona nowa transakcja. 
   • Konfiguracja lejka: podczas tworzenia nowej transakcji wybierz jedną z poniższych opcji lejka.
     • Użyj ścieżki źródłowej: podczas tworzenia transakcji użyj pasującej ścieżki transakcji na połączonym koncie jako wybranej ścieżki docelowej. Jeśli na wybranym połączonym koncie nie istnieje odpowiednia ścieżka transakcji lub etap transakcji o tej samej nazwie, tworzenie transakcji zakończy się niepowodzeniem.
     • Wybierz proces docelowy: podczas tworzenia transakcji użyj procesu z wybranego połączonego konta. Musisz wybrać istniejący proces transakcji i etap transakcji z odpowiedniego konta HubSpot. 

1. • Szansa na sprzedaż krzyżową: określ, czy rekord jest szansą na sprzedaż krzyżową.
   • Notatka międzykontowa: wprowadź notatkę, która zostanie dodana do tworzonego rekordu transakcji.

1. • Zaktualizuj następujące właściwości: zaznacz pola wyboru obok właściwości, które chcesz uwzględnić w nowej transakcji.

7. Po skonfigurowaniu akcji przepływu pracy kliknij Zapisz.
8. Kontynuuj konfigurację przepływu pracy.
    
   
   

Przykładowe zastosowania

Poniższe przykłady przedstawiają zalecane sposoby korzystania z przepływów pracy dla wielu kont w różnych kontach HubSpot w Twojej organizacji.

• Przekierowuj przesłane formularze na inne konto: zbieraj przesłane formularze na jednym koncie i automatycznie twórz kontakty na innych kontach HubSpot. Na przykład gdy działania marketingowe są skupione na jednym koncie, ale potencjalni klienci powinni być kierowani do różnych marek, regionów lub jednostek biznesowych.
  • Uruchom przepływ pracy na podstawie przesłania formularza. Dowiedz się, jak ustawić wyzwalacze wysłania formularza.
  • Użyj akcji „Utwórz lub zaktualizuj rekord ”, aby utworzyć kontakt na koncie docelowym, jeśli jeszcze nie istnieje.
• Zidentyfikuj możliwości sprzedaży krzyżowej: udostępniaj informacje o zainteresowaniach klientów lub ich aktywności zakupowej powiązanym kontom HubSpot w celu prowadzenia sprzedaży krzyżowej lub marketingu krzyżowego.
  
  • Uruchom przepływ pracy na podstawie zdarzenia wskazującego na możliwość sprzedaży krzyżowej, takiego jak przejście transakcji do statusu „Zamknięta – wygrana”.
  • Użyj akcji „Utwórz lub zaktualizuj rekord ”, aby zaktualizować właściwość „Okazja do sprzedaży krzyżowej ” dla istniejącego kontaktu lub utworzyć nowy kontakt z tą właściwością ustawioną na „Tak”.
  • Utwórz uzupełniający przepływ pracy na koncie docelowym, aby rejestrować kontakty po zaktualizowaniu właściwości „Możliwość sprzedaży krzyżowej ”.