다중 계정 워크플로우 생성

다중 계정 관리를 설정해 둔 경우, 다중 계정 워크플로를 사용하여 조직 내 HubSpot 계정 전반에 걸쳐 레코드 생성 및 업데이트를 자동화할 수 있습니다.

예를 들어, 워크플로 액션을 사용하여 다른 HubSpot 계정에 연락처 및 거래 레코드를 생성하거나 기존 연락처를 업데이트할 수 있습니다.

시작하기 전에

다중 계정 워크플로를 설정하기 전에 다음 요구 사항 및 고려 사항을 검토하십시오.

요구 사항 파악

• 다중 계정 관리 조직을 설정하고 구성해야 합니다.

• 다중 계정 워크플로를 활성화하고 워크플로 작업을 사용할 수 있는 HubSpot 계정을 구성하십시오. 다중 계정 관리를 활성화하고 계정 간 연결을 구성하는 방법을 알아보세요 .
• 계정에 민감한 데이터가 저장되어 있지 않은지 확인하십시오. 민감한 데이터가 저장된 계정은 다중 계정 워크플로의 소스 계정으로 사용할 수 없습니다.
• '다른 계정에서 연락처 편집/생성' 또는 '다른 계정에서 거래 생성' 워크플로 액션을 추가하려면, 연결에서 소스 계정으로 다중 계정 워크플로가 활성화되어 있어야 합니다.
• '다른 계정에서 연락처 편집/생성' 및 '다른 계정에서 거래 생성' 작업에서 계정을 대상 계정으로 사용하려면, 해당 계정이 다중 계정 워크플로우의 대상 계정으로 설정되어 있어야 합니다.
  

제한 사항 및 고려 사항 파악

• 다른 계정에 레코드를 생성하는 경우, 데이터 처리 및 커뮤니케이션에 대한 적절한 동의를 수집하는 것은 귀하의 책임입니다.
• 워크플로가 다른 HubSpot 계정에 연락처를 생성하는 경우, 해당 계정에서 처리의 법적 근거와 이메일 구독을 설정해야 합니다.
• 다른 계정에서 생성된 연락처에 마케팅을 진행할 계획이라면, 대상 계정에서 해당 연락처를 마케팅 연락처로 설정하고 이메일 구독 정보를 업데이트하기 위한 보완 워크플로를 생성해야 합니다.

다중 계정 관리 워크플로우 활성화

다중 계정 관리 조직을 설정한 후, 다중 계정 워크플로를 활성화하십시오:

1. HubSpot 계정의 상단 탐색 모음에서 설정 아이콘을 클릭합니다.
2. 왼쪽 사이드바 메뉴의 ‘조직 관리’에서‘다중 계정’을 클릭합니다.
3. '계정 연결 편집'을 클릭합니다.
4. 왼쪽 패널에서 계정을 선택합니다 .
5. '다중 계정 워크플로' 스위치를 켜십시오.
   
   
   
6. 연결은 기본적으로 양방향입니다(계정 간에 기능이 양방향으로 작동함). 연결을 단방향으로 변경하려면(한 계정에서 다른 계정으로 기능이 작동하도록),[단방향 연결]을 클릭하십시오.
7. '다음'을 클릭합니다.
8. '완료'를 클릭합니다.

다중 계정 워크플로우를 활성화하면 새로운 HubSpot 정의 속성이 가 '크로스셀 기회(Cross-sell Opportunity)' 에 '교차 판매 기회(Cross-sell Opportunity) '라는 새로운HubSpot 정의 속성이 추가되며, 이 속성은 '예(Yes) ' 또는 '아니요(No)'로 설정할 수 있습니다.

다중 계정 워크플로를 사용하여 다른 계정의 연락처를 생성 및 업데이트하기

다중 계정 관리 워크플로를 활성화한 후, '다른 계정의 연락처 편집/생성' 작업을 사용하여 다른 HubSpot 계정의 연락처를 생성하거나 업데이트할 수 있습니다.

• HubSpot은 계정 간 연락처의 이메일 속성을 비교하여 다른 계정에 해당 연락처가 이미 존재하는지 여부를 확인합니다.
• 이 워크플로 액션은 다른 계정의 연락처 레코드만 생성하거나 편집할 수 있습니다. 하지만 워크플로 트리거는 모든 유형의 개체를 사용할 수 있습니다. 예를 들어, 트리거가 거래 개체를 사용하는 경우, 액션은 워크플로에 등록된 거래와 연결된 연락처를 찾게 됩니다.
• 워크플로가 다음과 같은 경우:
• 다른 계정의 연락처 편집: ‘교차 판매 기회’ 속성만 설정할 수있습니다 .
• 다른 계정에서 연락처 생성: '교차 판매 기회' 속성을 설정할 수 있으며, 생성된 연락처의 이메일, 이름 및 성은 작업이 실행되는 연락처의 값을 기준으로 자동으로 설정됩니다.
• 새로운 워크플로 액션을 사용할 때마다 하나의 계정만 선택할 수 있습니다. 여러 계정에서 연락처 레코드를 편집하거나 생성하려면 포함하려는 계정마다 워크플로 액션을 한 번씩 추가하십시오.
• 각 ‘레코드 생성 또는 업데이트’ 워크플로 액션은 하나의 HubSpot 계정만 대상으로 할 수 있습니다. 여러 계정에서 레코드를 생성하거나 업데이트하려면 대상 계정마다 별도의 액션을 추가해야 합니다.

다중 계정 워크플로우에서 ‘다른 계정의 연락처 편집/생성’ 작업을 사용하려면:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 기존워크플로우의 이름을클릭하거나새 워크플로우를 생성하세요.
   
3. 왼쪽 패널에서 트리거를 정의하세요.
4. 트리거 아래에 있는 ‘+ 추가’ 아이콘 을 클릭하세요.
5. 왼쪽 패널에서 'CRM'을 클릭한 다음, '다른 계정에서 연락처 편집/생성'을 선택합니다.
6. 액션을 구성하세요: 
   
   • 대상 연락처: 이 작업의 대상 레코드를 선택합니다 . 선택되는 레코드는 워크플로우의 트리거 유형에 따라 달라집니다.
     • 연락처 트리거를 사용하는 경우‘등록된 연락처’를 선택하십시오.
     • 거래 트리거를 사용하는 경우, 가장 최근에 업데이트된 연락처를 업데이트하려면 ‘연락처: 가장 최근에 업데이트된 항목’을 선택하고, 해당 거래와 연결된 모든 연락처를 업데이트하려면 ‘연락처: 모두’를 선택하십시오.
   • • 워크플로우에서 연락처 기반 워크플로우 작업을 사용하려면 ‘+ 연락처 데이터 소스 추가’를 클릭하십시오.
   • 다음 연결된 계정에서 연락처 편집: 트리거에 따라 연락처가 편집될 계정 을선택합니다 . 
   • 선택한 계정에 연락처가 없는 경우 생성: 연락처가 없는 경우해당 계정에 연락처를 생성하려면 이 확인란을 선택하십시오. 연락처 레코드는 Target 연락처 필드에서 제공된 이메일, 이름 및 성을 사용하여 생성됩니다.
   • 교차 판매 기회: 레코드가 교차 판매 기회인지 여부를 결정합니다.
   • 기존 속성 값 지우기: 이 확인란을선택하면 '교차 판매 기회' 속성의 기존 값이 지워집니다.
   • 계정 간 메모:생성되거나 수정된 연락처 레코드에 추가할 메모를입력합니다.
   • 다음 속성 업데이트:업데이트할 속성 옆의 확인란을 선택합니다. 업데이트하지 않으려는 속성 옆의 확인란은 선택 해제하십시오.
   • 속성 값: 다른 계정의 기존 연락처를 업데이트할 때, 기존 속성 값을 유지할지 아니면 해당 값을 덮어쓸지 선택합니다.
7. 워크플로 작업을 설정한 후 ‘저장’을 클릭합니다.
8. 워크플로 설정을 계속 진행하십시오.
    
   
   

다중 계정 워크플로를 사용하여 다른 계정에서 거래 생성하기

다중 계정 관리 워크플로를 활성화한 후, ‘다른 계정에서 거래 생성’ 작업을 사용하여 다른 HubSpot 계정에 새로운 거래를 생성할 수 있습니다:

1. HubSpot 계정에서 더 보기를 클릭한 다음 자동화 > 워크플로로 이동하세요. 더 보기가 계정에 표시되지 않으면 바로 자동화 > 워크플로로 이동하세요.
2. 기존워크플로우의 이름을클릭하거나새 워크플로우를 생성하세요.
   
3. 왼쪽 패널에서 트리거를 정의하세요.
4. 트리거 아래에 있는 '+ 추가' 아이콘 을 클릭하세요.
5. 왼쪽 패널에서 CRM을 클릭한 다음, ‘다른 계정에서 거래 생성’을 선택하세요.
6. 작업 설정하기: 
   
   • 대상 거래: 이 작업의 대상 레코드를 선택합니다 . 선택되는 레코드는 워크플로우의 트리거 유형에 따라 달라집니다.
     • 거래 트리거를 사용하는 경우, ‘등록된 거래’를 선택하십시오.
     • 연락처 트리거를 사용하는 경우, 가장 최근에 업데이트된 거래를 기반으로 생성하려면 ‘거래: 가장 최근에 업데이트된 거래’를 선택하거나, ‘연관된 모든 거래’를 선택하십시오.
   • • '+ 추가 데이터'를 클릭하여 추가 데이터 소스를 추가하세요 .
   • 연결된 계정 선택: 새 거래가 생성될 HubSpot 계정 을선택합니다 . 
   • 파이프라인 구성: 새 거래를 생성할 때 다음 파이프라인 옵션 중에서 선택하십시오.
     • 소스 파이프라인 사용: 거래를 생성할 때, 연결된 계정에서 일치하는 거래 파이프라인을 선택한 대상 거래로 사용합니다. 선택한 연결된 계정에 동일한 이름의 해당 거래 파이프라인이나 거래 단계가 없는 경우, 거래 생성이 실패합니다.
     • 대상 파이프라인 선택: 거래를 생성할 때, 선택한 연결된 계정의 파이프라인을 사용합니다. 해당 HubSpot 계정에서 기존 거래 파이프라인과 거래 단계를 선택해야 합니다. 

1. • 교차 판매 기회: 레코드가 교차 판매 기회인지 여부를 결정합니다.
   • 계정 간 메모: 생성된 거래 레코드에 추가할 메모를입력합니다 .

1. • 다음 속성 업데이트: 새 거래에 포함할 속성 옆의 확인란을 선택합니다.

7. 워크플로 액션을 설정한 후 ‘저장’을 클릭하세요.
8. 워크플로우 설정을 계속 진행하세요.
    
   
   

사용 사례 예시

다음 예시는 조직 내 HubSpot 계정 전반에서 다중 계정 워크플로를 사용하는 권장 방법을 설명합니다.

• 양식 제출 내용을 다른 계정으로 전달하기: 한 계정에서 양식 제출 내용을 수집하고 , 다른 HubSpot 계정에 자동으로 연락처를 생성합니다. 예를 들어, 마케팅 업무가 한 계정을 중심으로 이루어지지만 리드는 서로 다른 브랜드, 지역 또는 사업부로 전달되어야 하는 경우입니다.
  • 양식 제출을 통해 워크플로를 트리거하세요. 다음을 수행하는 방법을 알아보세요. 양식 제출 트리거 설정 방법.
  • ‘레코드 생성 또는 업데이트’ 작업을 사용하여 대상 계정에 해당 연락처가 아직 존재하지 않는 경우 생성합니다.
• 교차 판매 기회 파악: 교차 판매 또는 교차 마케팅을 위해 고객의 관심사나 구매 활동을 관련 HubSpot 계정과 공유하세요 .
  
  • 거래가 ‘성사( Closed won)’ 상태로 전환되는 등 교차 판매 기회를 식별하는 이벤트를 통해 워크플로를 트리거하세요.
  • '레코드 생성 또는 업데이트' 작업을 사용하여 기존 연락처의 '교차 판매 기회' 속성을 업데이트하거나, 해당 속성이 '예'로 설정된 새 연락처를 생성하세요.
  • 대상 계정에서 ‘교차 판매 기회’ 속성이 업데이트될 때 연락처를 등록할 수 있도록 보완적인 워크플로를 생성합니다.