Workflows met meerdere accounts maken

Multi-account workflows, een functie van multi-account beheer, introduceert een nieuwe actie in workflows waarmee je een nieuw contact kunt maken of een bestaand contact kunt bewerken in een ander HubSpot account in je organisatie.

Voordat je aan de slag gaat

Voordat je met deze functie aan de slag gaat, moet je goed begrijpen welke stappen je van tevoren moet nemen, wat de beperkingen van de functie zijn en wat de mogelijke gevolgen van het gebruik ervan zijn.

Vereisten begrijpen

• U moet een organisatie voor het beheren van meerdere accounts hebben ingesteld en geconfigureerd.
  • Om multi-accountbeheer in te stellen, moet je een HubSpot-account in je organisatie hebben met Marketing Hub Enterprise.
  • Sommige functies binnen multi-accountbeheer vereisen abonnementen op andere producten.

Let op: multi-account beheer kan niet worden ingesteld in sandbox accounts of proefaccounts.

• Zodra uw organisatie voor multi-accountbeheer is ingesteld, kunt u de nieuwe actie gebruiken in workflows in elke account waarvoor multi-accountworkflows is ingeschakeld als bronaccount in de verbinding.
• De beschikbare accounts die in de actie kunnen worden gebruikt, zijn alle accounts die je hebt geconfigureerd als bestemmingsaccount voor meerdere accounts workflows voor die account.
• Om de nieuwe actie binnen workflows te bekijken en te gebruiken, moet je Super Admin zijn voor elke account binnen je organisatie met meerdere accounts.
  

Begrijp de beperkingen en overwegingen

• Accounts die gevoelige gegevens opslaan, kunnen geen bron zijn voor multi-account workflows.
• Het inschakelen van multi-account workflows introduceert een nieuwe HubSpot gedefinieerde eigenschap op het contactobject genaamd Cross-sell Opportunity die kan worden ingesteld op Ja of Nee.
• Op dit moment kan de workflowactie alleen contactrecords in het andere account maken of bewerken. Maar de workflowtrigger kan elk type object gebruiken. Als de trigger bijvoorbeeld een deal-object gebruikt, vindt de actie de contactpersonen die zijn gekoppeld aan de deal die in de workflow is geregistreerd.
• Als de workflow is:
  • Contactpersonen in een ander account bewerken: je kunt alleen de eigenschap Cross-sell kans instellen.
  • Contactpersonen aanmaken in een ander account: kunt u de eigenschap Cross-sell opportunity instellen en dan worden de e-mail, voornaam en achternaam van de aangemaakte contactpersonen automatisch ingesteld op basis van de waarden van het contact waarop de actie wordt uitgevoerd.

• HubSpot bepaalt of een contactpersoon al bestaat in een ander account door het e-mailadres voor het contact in het huidige account en het andere account te vergelijken.
• Je kunt slechts één account selecteren per gebruik van de nieuwe workflow actie. Als u contactrecords in meerdere accounts wilt bewerken of maken, voegt u de workflowactie één keer toe voor elke account die u wilt opnemen.
• Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat u de juiste toestemming voor gegevensverwerking en communicatie verzamelt als u records in de andere account maakt. Als de workflow een contactpersoon in een ander van je HubSpot-accounts maakt, moet je vervolgens de rechtsgrondslag voor verwerking en e-mailabonnementen in dat account instellen.
• Het wordt aanbevolen om een aanvullende workflow te maken in het bestemmingsaccount die wordt geactiveerd door de records die worden gemaakt of door de eigenschap voor cross-sellkansen die wordt bijgewerkt voor een contact. Als je de contactpersoon in een andere account aanmaakt en van plan bent om de contactpersoon te verkopen, moet je in die aanvullende workflow de contactpersoon als marketingcontactpersoon instellen en zijn e-mailabonnement bijwerken.

Workflows voor beheer van meerdere accounts inschakelen

De gebruiker moet Super Admin zijn voor elke account in zijn organisatie met meerdere accounts om workflows voor meerdere accounts in de instellingen te kunnen inschakelen. Zo schakelt u workflows voor meerdere accounts in:

1. Als je dat nog niet hebt gedaan, stel dan je multi-account beheerorganisatie in.
2. Klik in je HubSpot-account op het settings instellingen-pictogram in de bovenste navigatiebalk.
3. Klik in het linker zijbalkmenu onder Organisatiebeheer op Multi-Account.
4. Klik op Accountverbindingen bewerken.
5. Selecteer een account in het linkerpaneel en schakel de schakelaar Multi-account workflows in.
   
   
6. Verbindingen zijn standaard tweerichtings (functies werken in beide richtingen tussen accounts). Als u de verbinding wilt wijzigen in eenrichtingsverkeer (functies werken van de ene account naar de andere), klikt u op Eenrichtingsverbinding.
7. Klik op Volgende.
8. Klik op Gereed.

Een workflow voor meerdere accounts maken

Als beheerworkflows voor meerdere accounts zijn ingeschakeld, kunt u een workflow voor meerdere accounts maken:

1. Ga in je HubSpot-account naar Automatisering > Workflows.
2. Klik op Werkstroom maken.
3. Klik op Workflow maken en selecteer From scratch.
4. Klik bovenaan op de naam van de workflow en voer een naam in.
5. Definieer uw trigger in het linkerpaneel.
6. Klik op de + onder uw trigger.
7. Klik in het linkerpaneel op CRM en selecteer vervolgens Contact bewerken/creëren in een andere account.
   
   
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Doelcontact en selecteer een optie:
     • Als de trigger een contacttrigger is, selecteert u Ingeschreven contact.
     • Als de trigger een overeenkomsttrigger is, selecteert u Contact: Meest recent bijgewerkt om de meest recent bijgewerkte contactpersoon bij te werken, of Contactpersonen: Alle geassocieerd om alle contactpersonen bij te werken die aan de deal zijn gekoppeld.
       
       
     • Klik op + Gegevensbron contactpersoon toevoegen om op contactpersonen gebaseerde workflowacties in de workflow te gebruiken.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Contactpersoon bewerken in de volgende verbonden account en selecteer de account waar de contactpersoon moet worden bewerkt, op basis van de trigger.
   • Schakel het selectievakje Contactpersoon maken in de geselecteerde account als deze niet bestaat in om contactpersonen in de account te maken als deze niet bestaan. De contactpersoonrecord wordt gemaakt met het e-mailadres, de voornaam en de achternaam uit het veld Doelcontact.
   • Klik op het vervolgkeuzemenu Kruisverkoopkans en selecteer Ja of Nee.
   • Schakel het selectievakje Bestaande waarde van eigenschap wissen in om bestaande waarden in de eigenschap Cross-sell opportunity te wissen.Configureer de actie:
8. Klik op Bekijken en publiceren om uw workflow te bekijken.
9. Controleer elke stap en klik vervolgens op Zet workflow aan om de workflow actief te maken.

Voorgestelde gebruikssituaties

Hieronder staan de twee meest voorkomende use cases die we klanten aanraden om te overwegen in te stellen.

Formulierinzendingen naar een andere account doorsturen

• Klanten met meerdere accounts maken vaak een formulier in één HubSpot-account dat interesse verzamelt in verschillende merken, segmenten of regio's die verspreid zijn over verschillende HubSpot-accounts.
• Om deze use case uit te voeren met behulp van multi-account workflows:
  • Maak een nieuwe workflow waarbij de trigger een formulierindiening is.
  • Gebruik de nieuwe workflowactie om contactrecords te maken in het andere account als deze nog niet bestaan.

Cross-selling

Bedrijven met meerdere merken willen vaak producten van het ene merk verkopen of op de markt brengen aan een persoon of bedrijf zodra deze interesse toont of een product van een ander merk koopt. Om deze use case uit te voeren met behulp van multi-account workflows:

• Maak een nieuwe workflow waarbij de trigger het resultaat is dat het contact identificeert als een cross-sell mogelijkheid. Bijvoorbeeld wanneer een deal Gesloten wordt.
• Gebruik de nieuwe workflowactie om de eigenschap voor cross-sellkansen op de contactpersoon in de andere account te bewerken als deze al bestaat, en zo niet, maak dan een nieuwe contactpersoon aan met de eigenschap voor cross-sellkansen ingesteld op Ja.
• Normaal gesproken heb je dan een aparte workflow in de bestemmingsaccount die wordt geactiveerd door de eigenschap voor de cross-sellkans van een contactpersoon, om vervolgens de cross-sell of cross-market naar de contactpersoon te starten.
• Het is jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat je de juiste toestemming voor gegevensverwerking en communicatie verzamelt als je records aanmaakt in de andere account.