Opprett arbeidsflyter med flere kontoer

Arbeidsflyter med flere kontoer, en funksjon for administrasjon av flere kontoer, introduserer en ny handling i arbeidsflyter som lar deg opprette en ny kontakt, eller redigere en eksisterende kontakt, på en annen HubSpot-konto i organisasjonen.

Før du kommer i gang

Før du begynner å jobbe med denne funksjonen, må du sørge for å forstå hvilke skritt som bør tas på forhånd, samt begrensningene ved funksjonen og potensielle konsekvenser av å bruke den.

Forstå kravene

• Du må ha satt opp og konfigurert en organisasjon for administrasjon av flere kontoer.
  • For å konfigurere administrasjon av flere kontoer må du ha en HubSpot-konto i organisasjonen din som har Marketing Hub Enterprise.
  • Noen funksjoner innenfor administrasjon av flere kontoer krever abonnement på andre produkter.

Merk: Flerkontoadministrasjon kan ikke settes opp i sandkassekontoer eller prøvekontoer.

• Når organisasjonen for administrasjon av flere kontoer er konfigurert, kan du bruke den nye handlingen i arbeidsflyter i alle kontoer som har arbeidsflyter med flere kontoer slått på som kildekonto i tilkoblingen.
• De tilgjengelige kontoene som kan brukes i handlingen, vil være alle kontoer som du har konfigurert til å være målkonto for arbeidsflyter med flere kontoer for den kontoen.
• For å se og bruke den nye handlingen i arbeidsflyter må du være superadministrator for hver konto i organisasjonen med flere kontoer.
  

Forstå begrensninger og hensyn

• Kontoer som lagrer sensitive data, kan ikke være en kilde for arbeidsflyter med flere kontoer.
• Når du slår på arbeidsflyter for flere kontoer, introduseres en ny HubSpot-definert egenskap på kontaktobjektet som heter Cross-sell Opportunity, som kan settes til Ja eller Nei.
• For øyeblikket vil arbeidsflythandlingen bare kunne opprette eller redigere kontaktoppføringer i den andre kontoen. Men arbeidsflytutløseren kan bruke alle typer objekter. Hvis utløseren for eksempel bruker et avtaleobjekt, vil handlingen finne kontaktene som er knyttet til avtalen som er registrert i arbeidsflyten.
• Hvis arbeidsflyten er:
  • Redigerer kontakter i en annen konto: Du vil bare kunne angi egenskapen Kryssalgsmulighet.
  • Opprette kontakter i en annen konto: Du kan angi egenskapen Kryssalgsmulighet, og deretter blir e-postadressen, fornavnet og etternavnet til de opprettede kontaktene automatisk angitt, basert på verdiene fra kontakten som handlingen utføres på.

• HubSpot avgjør om en kontakt allerede finnes i en annen konto ved å sammenligne e-postadressen for kontakten i den aktuelle kontoen og den andre kontoen.
• Du kan bare velge én konto per bruk av den nye arbeidsflythandlingen. Hvis du vil redigere eller opprette kontaktoppføringer i flere kontoer, må du legge til arbeidsflythandlingen én gang for hver konto du vil inkludere.
• Det er ditt ansvar å sørge for at du innhenter riktig samtykke for databehandling og kommunikasjon hvis du oppretter oppføringer i den andre kontoen. Hvis arbeidsflyten oppretter en kontakt i en annen av HubSpot-kontoene dine, bør du angi det juridiske grunnlaget for behandling og e-postabonnementer i den kontoen.
• Det anbefales at du oppretter en utfyllende arbeidsflyt i målkontoen som enten utløses av postene som opprettes, eller av at egenskapen for kryssalgsmulighet oppdateres på en kontakt. Hvis du oppretter kontakten i en annen konto og har til hensikt å markedsføre kontakten, bør den utfyllende arbeidsflyten inkludere å angi kontakten som en markedsføringskontakt og oppdatere e-postabonnementet deres.

Slå på arbeidsflyter for administrasjon av flere kontoer

Brukeren må være superadministrator for alle kontoer i organisasjonen med flere kontoer for å kunne slå på arbeidsflyter for flere kontoer i innstillingene. Slik slår du på arbeidsflyter for flere kontoer:

1. Hvis du ikke allerede har gjort det, må du konfigurere organisasjonen for administrasjon av flere kontoer.
2. I HubSpot-kontoen din klikker du på settings innstillinger-ikonet i den øverste navigasjonslinjen.
3. I menyen til venstre, under Organisasjonsadministrasjon, klikker du på Multikonto.
4. Klikk på Rediger kontokoblinger.
5. Velg en konto fra venstre panel, og slå på arbeidsflyten for flere kontoer.
   
   
6. Tilkoblinger er toveis som standard (funksjoner fungerer begge veier mellom kontoer). Hvis du vil endre tilkoblingen til enveis (funksjoner fungerer fra én konto til en annen), klikker du på Enveis tilkobling.
7. Klikk på Neste.
8. Klikk på Ferdig.

Opprett en arbeidsflyt for flere kontoer

Når arbeidsflyter for administrasjon av flere kontoer er slått på, kan du opprette en arbeidsflyt for flere kontoer:

1. Gå til Automatisering > Arbeidsflyter i HubSpot-kontoen din.
2. Klikk på Opprett arbeidsflyt.
3. Klikk på Opprett arbeidsflyt, og velg deretter Fra bunnen av.
4. Klikk på navnet på arbeidsflyten øverst, og skriv inn et navn.
5. I venstre panel definerer du utløseren.
6. Klikk på + under utløseren din.
7. Klikk på CRM i venstre panel, og velg deretter Rediger/opprett kontakt i en annen konto.
   
   
   • Klikk på rullegardinmenyen Målkontakt, og velg et alternativ:
     • Hvis utløseren er en kontaktutløser, velger du Enrolled contact.
     • Hvis utløseren er en avtaleutløser, velger du Kontakt: Sist oppdatert for å oppdatere den sist oppdaterte kontakten, eller Kontakter: Alle tilknyttede for å oppdatere alle kontaktene som er tilknyttet avtalen.
       
       
     • Klikk på + Legg til kontaktdatakilde for å bruke kontaktbaserte arbeidsflythandlinger i arbeidsflyten.
   • Klikk på rullegardinmenyen Rediger kontakt i følgende tilkoblede konto, og velg kontoen der kontakten skal redigeres, basert på utløseren.
   • Merk av for Opprett kontakt i den valgte kontoen hvis den ikke finnes for å opprette kontakter i kontoen hvis de ikke finnes. Kontaktoppføringen opprettes med e-postadressen, fornavnet og etternavnet som er oppgitt i feltet Målkontakt.
   • Klikk på rullegardinmenyen Kryssalgsmulighet, og velg Ja eller Nei.
   • Merk av i avmerkingsboksen Tøm eksisterende egenskapsverdi for å tømme eksisterende verdier i egenskapen Kryssalgsmulighet:
8. Klikk på Gjennomgå og publiser for å gå gjennom arbeidsflyten.
9. Gå gjennom hvert trinn, og klikk deretter på Slå på arbeidsflyten for å gjøre arbeidsflyten aktiv.

Foreslåtte bruksområder

Nedenfor er de to vanligste bruksområdene som vi oppfordrer kundene til å tenke på å sette opp.

Rute skjemainnleveringer til en annen konto

• Kunder med flere kontoer oppretter ofte et skjema i én HubSpot-konto som samler inn interesse for ulike merkevarer, segmenter eller regioner som er spredt over ulike HubSpot-kontoer.
• For å utføre dette brukstilfellet ved hjelp av arbeidsflyter for flere kontoer:
  • Opprett en ny arbeidsflyt der utløseren er en skjemainnsending.
  • Bruk den nye arbeidsflythandlingen til å opprette kontaktoppføringer i den andre kontoen hvis de ikke allerede finnes.

Kryss-salg

Flermerkevirksomheter ønsker ofte å selge eller markedsføre ett merkes produkter til en person eller et selskap når de uttrykker interesse for eller kjøper et produkt fra et annet merke. Slik utfører du dette brukstilfellet ved hjelp av arbeidsflyter med flere kontoer:

• Opprett en ny arbeidsflyt der utløseren er utfallet som identifiserer kontakten som en kryssalgsmulighet. For eksempel når en avtale blir Closed Won.
• Bruk den nye arbeidsflythandlingen til å redigere egenskapen kryssalgsmulighet på kontakten i den andre kontoen hvis den allerede finnes, og hvis ikke, oppretter du en ny kontakt med egenskapen kryssalgsmulighet satt til Ja.
• Vanligvis vil du da ha en separat arbeidsflyt i målkontoen som utløses fra egenskapen kryssalgsmulighet for en kontakt, for deretter å kryss-selge eller kryss-markedsføre til kontakten.
• Det er ditt ansvar å sørge for at du innhenter riktig samtykke for databehandling og kommunikasjon, hvis du oppretter poster i den andre kontoen.