建立多帳號工作流程

如果您已設定多帳號管理功能，即可利用多帳號工作流程，在貴組織內的各 HubSpot 帳號間自動建立及更新記錄。

例如，您可以使用工作流程動作來建立聯絡人與商機記錄，或更新另一個 HubSpot 帳戶中的現有聯絡人。

開始之前

在設定多帳戶工作流程之前，請先檢視以下需求與注意事項

了解需求

• 您必須先建立並設定多帳戶管理組織。

• 啟用多帳戶工作流程，並設定可使用工作流程動作的 HubSpot 帳戶。瞭解如何啟用多帳戶管理以及設定帳戶之間的連線。
• 請確認您的帳戶未儲存敏感資料。儲存敏感資料的帳戶無法用作多帳戶工作流程的來源帳戶。
• 若要新增「在其他帳戶中編輯/建立聯絡人」或「在其他帳戶中建立交易」等工作流程動作，必須在連線設定中將多帳戶工作流程啟用為來源帳戶。
• 若要將某個帳戶用作「在其他帳戶中編輯/建立聯絡人」及「在其他帳戶中建立交易」動作 的目標帳戶，該帳戶必須已設定為多帳戶工作流程的目標帳戶。
  

了解限制與注意事項

• 若您要在其他帳戶中建立記錄，您有責任確保已取得資料處理及通訊所需的適當同意。
• 若工作流程在您的另一個 HubSpot 帳戶中建立聯絡人，您應在該帳戶中設定資料處理的法律依據及電子郵件訂閱設定。
• 若您打算向在其他帳戶中建立的聯絡人進行行銷，必須在目標帳戶中建立一個輔助工作流程，將這些聯絡人設定為行銷聯絡人，並更新其電子郵件訂閱設定

啟用多帳戶管理工作流程

設定完多帳戶管理組織後，請啟用多帳戶工作流程：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊頂端導覽列中的「設定圖示」。
2. 在左側邊欄選單的「組織管理」下，點選「多帳戶」。
3. 點擊「編輯帳戶連結」。
4. 在左側面板中，選取一個帳戶。
5. 開啟「多帳戶工作流程」開關 。
   
   
   
6. 預設情況下，連線為雙向（功能可在帳戶之間雙向運作）。若要將連線變更為單向（功能僅從一個帳戶流向另一個帳戶），請點選「單向連線」。
7. 點擊「下一步」。
8. 點擊「完成」。

啟用多帳戶工作流程將引入一個新的 由 HubSpot 定義的屬性 至 聯絡人物件 上新增一個名為「交叉銷售商機」的HubSpot 定義屬性，其值可設定為「是」或「否」。

使用多帳戶工作流程在其他帳戶中建立及更新聯絡人

啟用多帳戶管理工作流程後，請使用「在其他帳戶中編輯/建立聯絡人」動作，來建立或更新其他 HubSpot 帳戶中的聯絡人。

• HubSpot 會透過比對各帳戶間聯絡人的「電子郵件」屬性，來判斷該聯絡人是否已存在於另一個帳戶中。
• 此工作流程動作僅能於另一個帳戶中建立或編輯聯絡人記錄。但工作流程觸發器可使用任何類型的物件。例如，若觸發器使用「交易」物件，該動作將找出與已加入工作流程之交易相關聯的聯絡人：
• 若工作流程為：
• 在其他帳戶中編輯聯絡人：您 僅能設定「交叉銷售機會」屬性。
• 在另一個帳戶中建立聯絡人：您可以設定「交叉銷售機會」屬性，然後系統會根據執行該動作的聯絡人所含的值，自動設定所建立聯絡人的「電子郵件」、「名字」和「姓氏」。
• 每次使用此新工作流程動作時，您只能選取一個帳戶。若要在多個帳戶中編輯或建立聯絡人記錄，請針對您要包含的每個帳戶各新增一次此工作流程動作。
• 每個「建立或更新記錄」工作流程動作僅能針對一個 HubSpot 帳戶。若要在多個帳戶中建立或更新記錄，請針對每個目標帳戶分別新增一個動作。

要在多帳戶工作流程中使用「在其他帳戶中編輯/建立聯絡人」動作：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點擊現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
   
3. 在左側面板中，設定您的觸發條件。
4. 點擊觸發條件下方的 「+ 新增」圖示 。
5. 在左側面板中，點擊「CRM」，然後選擇「在另一個帳戶中編輯／建立聯絡人」。
6. 設定您的動作： 
   
   • 目標聯絡人：選擇 此動作的目標記錄。所選記錄取決於工作流程的觸發器類型。
     • 若使用的是「聯絡人」觸發器，請選擇「已註冊聯絡人」。
     • 若使用交易觸發器，請選擇「聯絡人：最近更新」以更新最近更新的聯絡人，或選擇「聯絡人：所有相關聯者」以更新與該交易相關的所有聯絡人。
   • • 點擊「+ 新增聯絡人資料來源」，以便在工作流程中使用基於聯絡人的工作流程動作。
   • 在以下已連線的帳戶中編輯聯絡人： 根據觸發器，選擇 將要編輯聯絡人的帳戶 。 
   • 若所選帳戶中不存在該聯絡人，則建立聯絡人：勾選此核取方塊，若帳戶中不存在該聯絡人，則會建立聯絡人。聯絡人記錄將根據「目標聯絡人」欄位所提供的電子郵件、名字和姓氏建立。
   • 交叉銷售商機：確定該記錄是否為交叉銷售商機。
   • 清除現有屬性值：勾選 此核取方塊，以清除「交叉銷售機會」屬性中的現有值。
   • 跨帳戶備註：輸入備註內容，該內容將新增至所建立或編輯的聯絡人記錄中。
   • 更新以下屬性：勾選您要更新的任何屬性旁邊的核取方塊。若不希望更新特定屬性，請取消勾選該屬性旁邊的核取方塊。
   • 屬性值：當您更新另一個帳戶中的現有聯絡人時，請選擇要保留現有屬性值，還是覆寫這些值。
7. 設定完工作流程動作後，請按一下「儲存」。
8. 繼續設定您的工作流程。
    
   
   

透過多帳戶工作流程在其他帳戶中建立交易

啟用多帳戶管理工作流程後，請使用「在其他帳戶中建立交易」動作，在其他 HubSpot 帳戶中建立新交易：

1. 在你的 HubSpot 帳戶中，點擊「更多」，然後前往「自動化」 > 「工作流程」。如果你的帳戶中沒有顯示「更多」，請直接前往「自動化」 > 「工作流程」。
2. 點選現有工作流程的名稱，或建立新的工作流程。
   
3. 在左側面板中，定義您的觸發器。
4. 點擊觸發條件下方的 「+ 新增」圖示 。
5. 在左側面板中，點擊「CRM」，然後選擇「在另一個帳戶中建立交易」。
6. 設定您的動作： 
   
   • 目標交易：選擇 此動作的目標記錄。所選記錄取決於工作流程的觸發類型。
     • 若使用商機觸發器，請選擇「已加入的商機」。
     • 若使用聯絡人觸發器，請選擇「交易：最近更新的」，以根據最近更新的交易建立，或選擇「所有相關交易」。
   • • 點擊「+ 更多資料」以 新增其他資料來源 。
   • 選擇已連線的帳戶：選擇 將建立新交易案的 HubSpot 帳戶 。 
   • 銷售管道設定：建立新交易時，請從以下銷售管道選項中進行選擇。
     • 使用來源銷售管道：建立交易時，將連線帳戶中相符的交易銷售管道作為選定的目標交易。若選定的連線帳戶中不存在對應的交易銷售管道或名稱相同的交易階段，則建立交易將失敗。
     • 選擇目標銷售管道：建立交易時，請使用來自所選已連線帳戶的銷售管道。您需要從對應的 HubSpot 帳戶中選擇現有的交易銷售管道及交易階段。 

1. • 交叉銷售機會： 確定該記錄是否為交叉銷售機會。
   • 跨帳戶備註：輸入 備註以新增至所建立的交易記錄中。

1. • 更新以下屬性：勾選您希望包含在新交易中的任何屬性旁的核取方塊。

7. 設定完工作流程動作後，請點擊「儲存」。
8. 繼續設定您的工作流程。
    
   
   

使用範例

以下範例概述了在貴組織的 HubSpot 帳戶間使用多帳戶工作流程的建議方法。

• 將表單提交轉發至另一個帳戶： 在一個帳戶中收集 表單提交內容，並自動在其他 HubSpot 帳戶中建立聯絡人。例如，當行銷工作集中於一個帳戶，但潛在客戶應轉發至不同的品牌、地區或業務單位時。
  • 透過表單提交觸發工作流程。瞭解如何 設定表單提交觸發器。
  • 若目標帳戶中尚未存在該聯絡人，請使用「 建立或更新記錄」動作來建立該聯絡人。
• 識別交叉銷售機會： 與相關的 HubSpot 帳戶分享 客戶興趣或購買活動，以進行交叉銷售或交叉行銷。
  
  • 透過識別交叉銷售機會的事件觸發工作流程，例如交易狀態轉為「已成交」。
  • 使用「建立或更新記錄」動作來更新現有聯絡人的「交叉銷售機會」屬性，或建立一個新聯絡人並將該屬性設定為「是」。
  • 在目標帳戶中建立一個配套的工作流程，以便在「交叉銷售機會」屬性更新時將聯絡人納入該流程。