Opret arbejdsgange med flere konti

Multi-account workflows, en funktion i multi-account management, introducerer en ny handling i workflows, der giver dig mulighed for at oprette en ny kontakt eller redigere en eksisterende kontakt på en anden HubSpot-konto i din organisation.

Før du går i gang

Før du begynder at arbejde med denne funktion, skal du sørge for fuldt ud at forstå, hvilke skridt der skal tages på forhånd, samt funktionens begrænsninger og potentielle konsekvenser af at bruge den.

Forstå kravene

• Du skal have opsat og konfigureret en organisation til administration af flere konti.
  • For at opsætte administration af flere konti skal du have en HubSpot-konto i din organisation, der har Marketing Hub Enterprise.
  • Nogle funktioner inden for administration af flere konti kræver abonnementer på andre produkter.

Bemærk: Administration af flere konti kan ikke opsættes på sandkassekonti eller prøvekonti.

• Når din organisation til administration af flere konti er sat op, kan du bruge den nye handling i workflows på enhver konto, der har slået workflows med flere konti til som kildekonto i forbindelsen.
• De tilgængelige konti, der kan bruges i handlingen, er alle konti, som du har konfigureret til at være en destinationskonto for Multi-Account Workflows for den pågældende konto.
• For at se og bruge den nye handling i workflows skal du være superadministrator for hver konto i din organisation med flere konti.
  

Forstå begrænsninger og overvejelser

• Konti, der gemmer følsomme data, kan ikke være en kilde til workflows med flere konti.
• Når du aktiverer workflows med flere konti, introduceres en ny HubSpot-defineret egenskab på kontaktobjektet kaldet Cross-sell Opportunity, som kan indstilles til Yes eller No.
• I øjeblikket vil workflow-handlingen kun kunne oprette eller redigere kontaktoptegnelser på den anden konto. Men workflow-triggeren kan bruge enhver type objekt. Hvis udløseren f.eks. bruger et aftaleobjekt, vil handlingen finde de kontakter, der er knyttet til den aftale, der er tilmeldt workflowet.
• Hvis workflowet er:
  • Redigerer kontakter i en anden konto: Du vil kun kunne indstille egenskaben Krydssalgsmulighed.
  • Oprettelse af kontakter i en anden konto: Du kan indstille egenskaben Krydssalgsmulighed, og derefter vil e-mail, fornavn og efternavn for de oprettede kontakter automatisk blive indstillet baseret på værdierne fra den kontakt, som handlingen udføres på.

• HubSpot afgør, om en kontakt allerede findes i en anden konto ved at sammenligne e-mailadressen for kontakten i den aktuelle konto og den anden konto.
• Du kan kun vælge én konto pr. brug af den nye workflow-handling. Hvis du vil redigere eller oprette kontaktoptegnelser i flere konti, skal du tilføje workflow-handlingen én gang for hver konto, du vil inkludere.
• Det er dit ansvar at sikre, at du indhenter det rigtige samtykke til databehandling og kommunikation, hvis du opretter poster i den anden konto. Hvis workflowet opretter en kontakt i en anden af dine HubSpot-konti, skal du indstille det juridiske grundlag for behandling og e-mailabonnementer i den konto.
• Det anbefales, at du opretter et supplerende workflow i destinationskontoen, som enten udløses af de poster, der oprettes, eller af, at egenskaben for krydssalgsmulighed opdateres på en kontakt. Hvis du opretter kontakten i en anden konto og har til hensigt at markedsføre til kontakten, skal den supplerende arbejdsgang omfatte indstilling af kontakten som en markedsføringskontakt og opdatering af deres e-mailabonnement.

Slå workflows til administration af flere konti til

Brugeren skal være superadministrator på alle konti i sin organisation med flere konti for at kunne slå workflows med flere konti til i indstillingerne. Sådan aktiveres arbejdsgange med flere konti:

1. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du konfigurere din organisation til administration af flere konti.
2. På din HubSpot-konto skal du klikke på settings indstillingsikonet på den øverste navigationslinje.
3. Klik på Multi-Account i menuen i venstre side under Organization Management.
4. Klik på Rediger kontoforbindelser.
5. Vælg en konto i venstre panel, og slå workflows med flere konti til.
   
   
6. Forbindelser er som standard tovejs (funktioner fungerer begge veje mellem konti). Klik på One-way connection for at ændre forbindelsen til one-way(funktioner fungerer fra en konto til en anden).
7. Klik på Næste.
8. Klik på Færdig.

Opret et workflow med flere konti

Når workflows til administration af flere konti er slået til, kan du oprette en workflow til flere konti:

1. På din HubSpot-konto skal du gå til Automatisering > Arbejdsgange.
2. Klik på Opret arbejdsgang.
3. Klik på Opret arbejdsgang, og vælg derefter Fra bunden.
4. Klik øverst på navnet på arbejdsgangen, og indtast et navn.
5. I venstre panel skal du definere din trigger.
6. Klik på + under din udløser.
7. Klik på CRM i venstre panel, og vælg derefter Rediger/opret kontakt i en anden konto.
   
   
   • Klik på rullemenuen Målkontakt, og vælg en mulighed:
     • Hvis triggeren er en kontakttrigger, skal du vælge Tilmeldt kontakt.
     • Hvis udløseren er en aftaleudløser, skal du vælge Kontakt: Senest opdateret for at opdatere den senest opdaterede kontakt eller Kontakter: Alle tilknyttede for at opdatere alle kontakter, der er tilknyttet aftalen.
       
       
     • Klik på + Tilføj kontaktdatakilde for at bruge kontaktbaserede workflow-handlinger i workflowet.
   • Klik på rullemenuen Rediger kontakt i følgende tilsluttede konto, og vælg den konto , hvor kontakten skal redigeres, baseret på udløseren.
   • Vælg afkrydsningsfeltet Opret kontakt i den valgte konto, hvis den ikke findes for at oprette kontakter i kontoen, hvis de ikke findes. Kontaktposten oprettes med den e-mail, det fornavn og det efternavn, der er angivet i feltet Målkontakt.
   • Klik på rullemenuen Krydssalgsmulighed, og vælg Ja eller Nej.
   • Marker afkrydsningsfeltet Ryd eksisterende egenskabsværdi for at rydde eksisterende værdier i egenskaben Krydssalgsmulighed.Konfigurer handlingen:
8. Klik på Gennemgå og udgiv for at gennemgå dit workflow.
9. Gennemgå hvert trin, og klik derefter på Turn on workflow for at gøre arbejdsgangen aktiv.

Foreslåede brugsscenarier

Nedenstående er de to mest almindelige brugsscenarier, som vi opfordrer kunderne til at overveje at sætte op.

Dirigering af formularindsendelser til en anden konto

• Kunder med flere konti opretter ofte en formular i én HubSpot-konto, som indsamler interesse for forskellige brands, segmenter eller regioner, der er spredt over forskellige HubSpot-konti.
• For at udføre denne use case skal du bruge workflows med flere konti:
  • Opret et nyt workflow, hvor triggeren er en formularindsendelse.
  • Brug den nye workflow-handling til at oprette kontaktoptegnelser i den anden konto, hvis de ikke allerede findes.

Krydssalg

Multibrand-virksomheder ønsker ofte at sælge eller markedsføre et brands produkter til en person eller virksomhed, når de udtrykker interesse for eller køber et produkt fra et andet brand. Sådan udfører du denne use case ved hjælp af workflows med flere konti:

• Opret et nyt workflow, hvor udløseren er det resultat, der identificerer kontakten som en krydssalgsmulighed. For eksempel når en aftale bliver Closed Won.
• Brug den nye workflow-handling til at redigere egenskaben krydssalgsmulighed på kontakten i den anden konto, hvis den allerede findes, og hvis ikke, skal du oprette en ny kontakt med egenskaben krydssalgsmulighed indstillet til Ja.
• Typisk vil du derefter have en separat arbejdsgang i destinationskontoen, som udløses af egenskaben krydssalgsmulighed for en kontakt, for derefter at krydssælge eller krydsmarkedsføre til kontakten.
• Det er dit ansvar at sikre, at du indhenter det rigtige samtykke til databehandling og kommunikation, hvis du opretter poster i den anden konto.