Crear workflows multicuenta

Si has configuradola gestión de varias cuentas, puedes utilizar los workflows para varias cuentas con el fin de automatizar la creación y actualización de registros en todas las cuentas de HubSpot de tu organización.

Por ejemplo, puedes utilizar acciones de workflow para crear registros de contactos y negocios o actualizar contactos ya existentes en otra cuenta de HubSpot.

Antes de empezar

Antes de configurar un workflow con varias cuentas, revisa los siguientes requisitos y consideraciones

Comprender los requisitos

• Debes crear y configurar una organización para la gestión de varias cuentas .

• Activa los workflows para varias cuentas y configura las cuentas de HubSpot que pueden utilizar las acciones de los workflows. Descubre cómo activar la gestión de varias cuentas y configurar las conexiones entre ellas.
• Asegúrate de que tu cuenta no almacena datos sensibles. Las cuentas que almacenan datos sensibles no pueden utilizarse como cuenta de origen en los workflows con varias cuentas.
• Para añadir las acciones de workflow «Editar/crear contacto en otra cuenta» o «Crear negocio en otra cuenta» , es necesario que los workflows multicuenta estén activados como cuenta de origen en la conexión.
• Para utilizar una cuenta como cuenta objetivo en las acciones «Editar/crear contacto en otra cuenta» y «Crear negocio en otra cuenta» , la cuenta debe estar configurada como cuenta objetivo para los workflows con varias cuentas.
  

Comprender los límites y las consideraciones

• Es su responsabilidad asegurarse de que está recogiendo el consentimiento correcto para el tratamiento de datos y las comunicaciones, si está creando registros en la otra cuenta.
• Si el workflow crea un contacto en otra de tus cuentas de HubSpot, deberás configurar la base jurídica del tratamiento y las suscripciones por correo electrónico en esa cuenta.
• Si tienes intención de realizar campañas de email marketing dirigidas a los contactos creados en otra cuenta, debes crear un workflow complementario en la cuenta de destino para designar a dichos contactos como contactos de marketing y actualizar sus suscripciones por correo electrónico.

Activar workflows de gestión multicuenta

Una vez configurada tu estructura de gestión de cuentas múltiples, activa los workflows para cuentas múltiples:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de Configuración en la barra de navegación superior.
2. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
3. Haz clic en Editar conexiones de cuentas.
4. En el panel de la izquierda, selecciona una cuenta.
5. Activa la opción «Workflow de cuentas múltiples ».
   
   
   
6. Las conexiones son bidireccionales por defecto (las funciones funcionan en ambos sentidos entre cuentas). Para cambiar la conexión a unidireccional (las funciones funcionan de una cuenta a otra), haz clic en Conexión unidireccional.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Haz clic en Listo.

Al activar los workflows para varias cuentas, se añadirá una nueva propiedad definida por HubSpot al objeto «contacto », denominada «Oportunidad de ventas cross-sell» , cuyo valor puede establecerse en «Sí» o «No».

Crea y actualiza contactos en otras cuentas con un workflow multicuenta

Una vez activados los workflows de gestión de varias cuentas, utiliza la acción «Editar/crear contacto en otra cuenta» para crear o actualizar contactos en otras cuentas de HubSpot.

• HubSpot determina si un contacto ya existe en otra cuenta comparando la propiedad «Correo electrónico» del contacto entre las distintas cuentas.
• Esta acción del workflow solo puede crear o modificar registros de contacto en la otra cuenta. Pero, el desencadenante del workflow puede utilizar cualquier tipo de objeto. Por ejemplo, si el desencadenante utiliza un objeto de negocio, la acción buscará los contactos asociados al negocio que se ha inscrito en el workflow:
• Si el workflow lo es:
• Edición de contactos en otra cuenta: solo podrás configurar la propiedad «Oportunidad de ventas cross-sell ».
• Creación de contactos en otra cuenta: podrás configurar la propiedad «Oportunidad de ventas cross-sell» y, a continuación, el correo electrónico, el nombre y los apellidos de los contactos creados se completarán automáticamente con los valores del contacto sobre el que se está ejecutando la acción.
• Sólo puede seleccionar una cuenta por uso de la nueva acción de workflow. Para editar o crear registros de contactos en varias cuentas, añada la acción de workflow una vez para cada cuenta que desee incluir.
• Cada acción del workflow «Crear o actualizar registro» solo puede dirigirse a una cuenta de HubSpot. Para crear o actualizar registros en varias cuentas, añade una acción independiente para cada cuenta de destino.

Para utilizar la acción «Editar/crear contacto en otra cuenta » en un workflow con varias cuentas:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
   
3. En el panel izquierdo, defina su desencadenante.
4. Haz clic en el icono + Agregar debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo, haz clic en CRM, luego selecciona Editar/Crear contacto en otra cuenta.
6. Configura tu acción:
   
   • Contacto de destino: selecciona el registro de destino para esta acción. El registro seleccionado depende del tipo de desencadenante del workflow.
     • Si el desencadenante de contacto es un desencadenante de contacto, selecciona«Contacto inscrito».
     • Si utilizas un desencadenante de negocio, selecciona «Contacto: Actualizado más recientemente» para actualizar el contacto que se haya actualizado más recientemente, o «Contactos: Todos los asociados» para actualizar todos los contactos asociados al negocio.
   • • Haga clic en + Añadir fuente de datos de contacto para utilizar acciones de workflow basadas en contactos el workflow.
   • Editar contacto en la siguiente cuenta conectada: selecciona la cuenta donde se editará el contacto, según el desencadenante. 
   • Crear contacto en la cuenta seleccionada si no existe: selecciona esta casilla de verificación para crear contactos en la cuenta si no existen. El registro de contacto se creará con el correo electrónico, nombre y apellidos proporcionados por el campo Contacto de destino .
   • Oportunidad de ventas cross-sell: determina si el registro es una oportunidad de ventas cross-sell.
   • Borrar valor de propiedad existente: selecciona esta casilla de verificación para borrar valores existentes en la propiedad oportunidad de venta cross-sell .
   • Nota cruzada: introduzca una nota para añadirla al registro del contacto creado o editado.
   • Actualizar las siguientes propiedades: selecciona las casillas de verificación situadas junto a las propiedades que deseas actualizar. Borra las casillas de comprobación junto a las propiedades si no deseas que se actualicen.
   • Valores de propiedad: al actualizar un contacto existente en tu otra cuenta, elige si conservar los valores de propiedad existentes o sobrescribir estos valores.
7. Después de configurar tu acción de workflow, haz clic en Guardar.
8. Continúe configurando su workflow.
   
   
   

Cree negocios en otras cuentas con un workflow multicuenta

Tras activar los workflows de gestión de múltiples cuentas, utiliza la acción Crear negocios en otra cuenta para crear nuevos negocios en otras cuentas de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en Más y luego ve a Automatización > Workflows. Si Más no aparece en tu cuenta, ve directamente a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
   
3. En el panel izquierdo, defina su desencadenante.
4. Haz clic en el icono + Agregar debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo, haz clic en CRM , y luego selecciona Crear negocios en otra cuenta.
6. Configura tu acción:
   
   • Negocio de destino: selecciona el registro de destino para esta acción. El registro seleccionado depende del tipo de desencadenante del workflow.
     • Si utilizas un desencadenante de negocio, selecciona «Negocio inscrito».
     • Si utilizas un desencadenante de contacto, selecciona «Negocio»: «Actualizada más recientemente » para crear el negocio basándote en el negocio actualizado más recientemente, o «Todos los negocios asociados».
   • • Haz clic en + Más datos para agregar fuentes de datos adicionales.
   • Seleccionar cuenta conectada: selecciona la cuenta de HubSpot donde se creará el nuevo negocio. 
   • Configuración de pipeline: selecciona entre las siguientes opciones de pipeline al crear tu nuevo negocio.
     • Usar pipeline de origen: al crear un negocio, utiliza un pipeline de negocios coincidente en la cuenta conectada como el negocio objetivo seleccionado. Si no existe un pipeline de negocios o etapa del negocio correspondiente con el mismo nombre en la cuenta conectada seleccionada, la creación del negocio fallará.
     • Seleccionar pipeline objetivo: al crear un negocio, utiliza un pipeline de la cuenta conectada seleccionada. Deberás seleccionar un pipeline de negocios y una etapa del negocio existentes en tu cuenta de HubSpot correspondiente. 

1. • Oportunidad de ventas cross-sell: determina si el registro es una oportunidad de ventas cross-sell.
   • Nota cruzada: introduzca una nota para añadirla al registro del negocio creado.

1. • Actualiza las siguientes propiedades: selecciona las casillas de verificación junto a las propiedades que desees incluir en tu nuevo negocio.

7. Después de configurar tu acción de workflow, haz clic en Guardar.
8. Continúe configurando su workflow.
   
   
   

Casos de uso de ejemplo

Los siguientes ejemplos describen las formas recomendadas de utilizar los workflows con varias cuentas en las cuentas de HubSpot de tu organización.

• Desviar los envíos de formularios a otra cuenta: recopila los envíos de formularios en una cuenta y crea automáticamente contactos en otras cuentas de HubSpot. Por ejemplo, cuando las actividades de marketing se centran en una sola cuenta, pero los leads deben dirigirse a diferentes marcas, regiones o unidades de negocio.
  • Desencadena el workflow al realizar el envío de formularios. Aprende a configurar los desencadenantes del envío de formularios.
  • Utiliza la acción «Crear o actualizar registro » para crear el contacto en la cuenta de destino si aún no existe.
• Identifica oportunidades de ventas cross-sell: comparte los intereses o el historial de compras de los clientes con cuentas relacionadas de HubSpot para realizar ventas cross-sell o acciones de marketing cruzado.
  
  • Desencadena el workflow a partir de un evento que identifique una oportunidad de ventas cross-sell, como por ejemplo, cuando un negocio pase al estado «Cierre ganado».
  • Utiliza la acción «Crear o actualizar registro » para actualizar la propiedad «Oportunidad de ventas cross-sell » de un contacto existente, o para crear un nuevo contacto con dicha propiedad establecida en «Sí».
  • Crea un workflow complementario en la cuenta de destino para inscribir a los contactos cuando se actualice la propiedad «Oportunidad de ventas cross-sell ».