Crear workflows multicuenta

Con los workflows multicuenta, una característica de la gestión multicuenta, puedes utilizar acciones de workflow para crear un nuevo contacto o editar un contacto existente en una cuenta HubSpot diferente de tu organización.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Comprender los requisitos

• Debe haber establecido y configurado una organización de gestión multicuenta.
  • Para ajustar la gestión multicuenta, debes tener una cuenta de HubSpot en tu organización que tenga Marketing Hub Enterprise.
  • Para utilizar los workflows de varias cuentas, una de tus cuentas debe tener una suscripción Professional o Enterprise (para cualquier producto).
  • Algunas funciones de la gestión multicuenta requieren suscripciones a otros productos. 

Nota: La gestión multicuenta no puede ajustarse en cuentas de prueba ni en cuentas sandbox.

• Una vez configurada su organización de gestión multicuenta, podrá utilizar el nuevo conjunto de acciones en los workflows de cualquier cuenta que tenga activados los workflows multicuenta como cuenta de origen en la conexión.
• Las cuentas disponibles para usar en la acción serán todas las cuentas que hayas configurado para ser una cuenta de destino para los workflows de múltiples cuentas para esa cuenta.
  

Comprender las limitaciones y consideraciones

• Las cuentas que almacenan Datos sensibles no pueden ser fuente de workflows multicuenta.
• Al activar los workflows multiobjeto se introducirá una nueva propiedad definida por HubSpot en el objeto de contacto llamada Oportunidad de ventas cross-sell que se puede ajustar a Sí o No.
• Actualmente, la acción de workflow sólo podrá crear o editar registros de contactos en la otra cuenta. Pero, el desencadenante del workflow puede utilizar cualquier tipo de objeto. Por ejemplo, si el desencadenante utiliza un objeto de negocio, la acción encontrará los contactos asociados con el negocio que está inscrito en el workflow.
• Si el workflow lo es:
  • Editar contactos en otra cuenta: sólo podrá ajustar la propiedad Oportunidad de ventas cross-sell .
  • Creación de contactos en otra cuenta: podrá ajustar la propiedad de oportunidad Ventas cross-sell , y entonces el Email, Nombre y Apellido de los contactos creados se ajustarán automáticamente, basándose en los valores del contacto sobre el que se está ejecutando la acción.

• HubSpot determina si un contacto ya existe en otra cuenta comparando la dirección de correo electrónico del contacto en la cuenta actual y en la otra cuenta. 
• Sólo puede seleccionar una cuenta por uso de la nueva acción de workflow. Para editar o crear registros de contactos en varias cuentas, añada la acción de workflow una vez para cada cuenta que desee incluir.
• Es su responsabilidad asegurarse de que está recogiendo el consentimiento correcto para el tratamiento de datos y las comunicaciones, si está creando registros en la otra cuenta. Si el workflow crea un contacto en otra de tus cuentas de HubSpot, deberás entonces ajustar la base legal del procesamiento y las suscripciones por correo electrónico en esa cuenta.
• Se recomienda crear un workflow complementario en la cuenta de destino que se desencadene a partir de la creación de registros o de la actualización de la propiedad de oportunidad de ventas cross-sell en un contacto. Si está creando el contacto en otra cuenta y tiene la intención de comercializar con el contacto, entonces ese workflow complementario debería incluir el ajuste del contacto como contacto de marketing y la actualización de su suscripción de email.

Activar workflows de gestión multicuenta

Para activar los workflows multicuenta:

1. Si aún no lo ha hecho, ajuste su organización de gestión multicuenta.
2. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
3. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haz clic en Múltiples cuentas.
4. Haz clic en Editar conexiones de cuentas.
5. Seleccione una cuenta en el panel izquierdo y active el interruptor de workflows multicuenta .
   
   
6. Las conexiones son bidireccionales por defecto (las funciones funcionan en ambos sentidos entre cuentas). Para cambiar la conexión a unidireccional (las funciones funcionan de una cuenta a otra), haz clic en Conexión unidireccional.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Haz clic en Listo.

Crea y actualiza contactos en otras cuentas con un workflow multicuenta

Después de activar los workflows de gestión de múltiples cuentas, utiliza la acción Editar/crear contacto en otra cuenta para crear y actualizar contactos en otras cuentas de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
   
3. En el panel izquierdo, defina su desencadenante.
4. Haz clic en el icono + Agregar debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo, haz clic en CRM, luego selecciona Editar/Crear contacto en otra cuenta.
6. Configura tu acción:
   
   • Contacto objetivo: selecciona una de las siguientes opciones:
     • Si el desencadenante es un contacto, seleccione Contacto inscrito.
     • Si el desencadenante es un desencadenante de Negocio, seleccione Contacto: Actualizado más recientemente para actualizar el contacto actualizado más recientemente, o Contactos: Todos asociados para actualizar todos los contactos asociados al negocio.
   • • Haga clic en + Añadir fuente de datos de contacto para utilizar acciones de workflow basadas en contactos el workflow.
   • Editar contacto en la siguiente cuenta conectada: selecciona la cuenta donde se editará el contacto, según el desencadenante. 
   • Crear contacto en la cuenta seleccionada si no existe: selecciona esta casilla de verificación para crear contactos en la cuenta si no existen. El registro de contacto se creará con el correo electrónico, nombre y apellidos proporcionados por el campo Contacto de destino .
   • Oportunidad de ventas cross-sell: determina si el registro es una oportunidad de ventas cross-sell.
   • Borrar valor de propiedad existente: selecciona esta casilla de verificación para borrar valores existentes en la propiedad oportunidad de venta cross-sell .
   • Actualizar las siguientes propiedades: selecciona las casillas de verificación situadas junto a las propiedades que deseas actualizar. Borra las casillas de comprobación junto a las propiedades si no deseas que se actualicen.
   • Valores de propiedad: al actualizar un contacto existente en tu otra cuenta, elige si conservar los valores de propiedad existentes o sobrescribir estos valores.
7. Después de configurar tu acción de workflow, haz clic en Guardar.
8. Continúa configurando tu workflow .
    
   

Crear negocios en otras cuentas con un workflow multicuenta (BETA)

Tras activar los workflows de gestión de múltiples cuentas, utiliza la acción Crear negocios en otra cuenta para crear nuevos negocios en otras cuentas de HubSpot:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haz clic en el nombre de un workflow existente o crea un nuevo workflow.
   
3. En el panel izquierdo, defina su desencadenante.
4. Haz clic en el icono + Agregar debajo de tu desencadenante.
5. En el panel izquierdo, haz clic en CRM , y luego selecciona Crear negocios en otra cuenta.
6. Configura tu acción:
   
   • Negocios específicos: selecciona una de las siguientes opciones:
     • Si el desencadenante es un negocio desencadenante, selecciona Inscrito negocio .
     • Si el desencadenante es una desencadenante de contacto, selecciona Negocio: Actualizado más recientemente para crear en función del negocio actualizado más recientemente, o Todos los negocios asociados.
   • • Haz clic en + Más datos para agregar fuentes de datos adicionales.
   • Seleccionar cuenta conectada: selecciona la cuenta de HubSpot donde se creará el nuevo negocio. 
   • Configuración de pipeline: selecciona entre las siguientes opciones de pipeline al crear tu nuevo negocio.
     • Usar pipeline de origen: al crear un negocio, utiliza un pipeline de negocios coincidente en la cuenta conectada como el negocio objetivo seleccionado. Si no existe un pipeline de negocios o etapa del negocio correspondiente con el mismo nombre en la cuenta conectada seleccionada, la creación del negocio fallará.
     • Seleccionar pipeline objetivo: al crear un negocio, utiliza un pipeline de la cuenta conectada seleccionada. Deberás seleccionar un pipeline de negocios y una etapa del negocio existentes en tu cuenta de HubSpot correspondiente. 

1. • Oportunidad de ventas cross-sell: determina si el registro es una oportunidad de ventas cross-sell.
   • Actualiza las siguientes propiedades: selecciona las casillas de verificación junto a las propiedades que desees incluir en tu nuevo negocio.

7. Después de configurar tu acción de workflow, haz clic en Guardar.
8. Continúa configurando tu workflow .
    
   

Casos de uso sugeridos

A continuación se exponen los dos casos de uso más comunes que animamos a los clientes a plantearse ajustar.

Envío de formularios a otra cuenta

• Los clientes multicuenta a menudo crean un formulario en una cuenta de HubSpot que recoge el interés en diferentes marcas, segmentos o regiones que se extienden a través de diferentes cuentas de HubSpot.
• Para llevar a cabo este caso de uso utilizando workflows multicuenta:
  • Cree un nuevo workflow cuyo desencadenante sea un envío de formularios.
  • Utilice la nueva acción de workflow para crear registros de contactos en la otra cuenta si aún no existen.

Ventas cross-sell

Las empresas multimarca a menudo desean vender o comercializar los productos de una marca a una persona o empresa, una vez que ésta manifiesta su interés o compra un producto de otra marca. Para llevar a cabo este caso de uso utilizando workflows multicuenta: 

• Cree un nuevo workflow en el que el desencadenante sea el resultado que identifica el contacto como una oportunidad de ventas cross-sell. Por ejemplo, cuando un negocio se convierte en Cierre ganado.
• Utilice la nueva acción de workflow para editar la propiedad de oportunidad de venta cruzada en el contacto de la otra cuenta si ya existe, y si no, cree un nuevo contacto con la propiedad de oportunidad de venta cruzada ajustada a Sí.
• Normalmente, tendrá un workflow independiente en la cuenta de destino que se desencadenará a partir de la propiedad de oportunidad de ventas cross-sell de un contacto, para luego realizar ventas cross-sell o marketing cruzado con el contacto.
• Es su responsabilidad asegurarse de que está recogiendo el consentimiento correcto para el tratamiento de datos y las comunicaciones, si está creando registros en la otra cuenta.