Crear workflows multicuenta

Los workflows multicuenta, una característica de la gestión multicuenta, introduce una nueva acción en los workflows que te permitirá crear un nuevo contacto, o editar un contacto existente, en una cuenta HubSpot diferente de tu organización.

Antes de empezar

Antes de comenzar a trabajar con esta característica, asegúrate de que comprendes perfectamente qué pasos hay que dar con antelación, así como las limitaciones de la función y las posibles consecuencias de utilizarla. 

Requisitos de marca

• Debe haber establecido y configurado una organización de gestión multicuenta.
  • Para ajustar la gestión multicuenta, debes tener una cuenta de HubSpot en tu organización que tenga Marketing Hub Enterprise.
  • Algunas funciones de la gestión multicuenta requieren suscripciones a otros productos. 

Nota: La gestión multicuenta no puede ajustarse en cuentas de prueba ni en cuentas sandbox.

• Una vez configurada su organización de gestión multicuenta, podrá utilizar el nuevo conjunto de acciones en los workflows de cualquier cuenta que tenga activados los workflows multicuenta como cuenta de origen en la conexión.
• Las cuentas disponibles para utilizar en la acción serán todas las cuentas que haya configurado como cuentas de destino para los Workflows multicuenta de esa cuenta.
• Para ver y utilizar la nueva acción dentro de los workflows debe ser superadministrador en cada cuenta dentro de su organización multicuenta.
  

Comprender las limitaciones & consideraciones

• Las cuentas que almacenan datos sensibles no pueden ser fuente de workflows multicuenta.
• Al activar los workflows multiobjeto se introducirá una nueva propiedad definida por HubSpot en el objeto de contacto llamada Oportunidad de ventas cross-sell que se puede ajustar a Sí o No.
• Actualmente, la acción de workflow sólo podrá crear o editar registros de contactos en la otra cuenta. Pero, el desencadenante del workflow puede utilizar cualquier tipo de objeto. Por ejemplo, si el desencadenante utiliza un objeto de negocio, la acción encontrará los contactos asociados con el negocio que está inscrito en el workflow.
• Si el workflow lo es:
  • Editar contactos en otra cuenta: sólo podrá ajustar la propiedad Oportunidad de ventas cross-sell .
  • Creación de contactos en otra cuenta: podrá ajustar la propiedad de oportunidad Ventas cross-sell , y entonces el Email, Nombre y Apellido de los contactos creados se ajustarán automáticamente, basándose en los valores del contacto sobre el que se está ejecutando la acción.

• HubSpot determina si un contacto ya existe en otra cuenta comparando la dirección de correo electrónico del contacto en la cuenta actual y en la otra cuenta. 
• Sólo puede seleccionar una cuenta por uso de la nueva acción de workflow. Para editar o crear registros de contactos en varias cuentas, añada la acción de workflow una vez para cada cuenta que desee incluir.
• Es su responsabilidad asegurarse de que está recogiendo el consentimiento correcto para el tratamiento de datos y las comunicaciones, si está creando registros en la otra cuenta. Si el workflow crea un contacto en otra de tus cuentas de HubSpot, deberás entonces ajustar la base legal del procesamiento y las suscripciones por correo electrónico en esa cuenta.
• Se recomienda crear un workflow complementario en la cuenta de destino que se desencadene a partir de la creación de registros o de la actualización de la propiedad de oportunidad de ventas cross-sell en un contacto. Si está creando el contacto en otra cuenta y tiene la intención de comercializar con el contacto, entonces ese workflow complementario debería incluir el ajuste del contacto como contacto de marketing y la actualización de su suscripción de email.

Activar workflows de gestión multicuenta

El usuario debe ser Superadministrador en todas las cuentas de su organización multicuenta para poder activar los workflows multicuenta en los ajustes. Para activar los workflows multicuenta:

1. Si aún no lo ha hecho, ajuste su organización de gestión multicuenta.
2. En tu cuenta de HubSpot, haz clic en el icono de settings Configuración en la barra de navegación superior.
3. En el menú de la barra lateral izquierda, en Gestión de la organización, haga clic en Multicuenta.
4. Haga clic en Editar conexiones de cuenta.
5. Seleccione una cuenta en el panel izquierdo y active el interruptor de workflows multicuenta .
   
   
6. De forma predeterminada, las conexiones son bidireccionales (las funciones funcionan en ambos sentidos entre cuentas). Para cambiar la conexión a unidireccional (las funciones funcionan de una cuenta a otra), haga clic en Conexión unidireccional.
7. Haga clic en Siguiente.
8. Haz clic en Listo.

Crear un workflow multicuenta

Una vez activados los workflows de gestión multicuenta, para crear un workflow multicuenta:

1. En tu cuenta de HubSpot, ve a Automatización > Workflows.
2. Haga clic en Crear workflow.
3. Haga clic en Crear workflow y seleccione Desde cero.
4. En la parte superior, haga clic en el nombre del workflow e introduzca un nombre.
5. En el panel izquierdo, defina su desencadenante.
6. Haz clic en el signo + situado debajo de tu desencadenante.
7. En el panel izquierdo, haga clic en CRM y, a continuación, seleccione Editar/crear contacto en otra cuenta.
   
   
   • Haga clic en el menú desplegable Contacto de destino y seleccione una opción:
     • Si el desencadenante es un contacto, seleccione Contacto inscrito.
     • Si el desencadenante es un desencadenante de Negocio, seleccione Contacto: Actualizado más recientemente para actualizar el contacto actualizado más recientemente, o Contactos: Todos asociados para actualizar todos los contactos asociados al negocio.
       
       
     • Haga clic en + Añadir fuente de datos de contacto para utilizar acciones de workflow basadas en contactos el workflow.
   • Haga clic en el menú desplegable Editar contacto en la siguiente cuenta conectada y seleccione la cuenta en la que se editará el contacto, en función del desencadenante. 
   • Seleccione la casilla de verificación Crear contacto en la cuenta seleccionada si no existe para crear contactos en la cuenta si no existen. El registro de contacto se creará con el correo electrónico, nombre y apellidos proporcionados por el campo Contacto de destino .
   • Haga clic en el menú desplegable Oportunidad de ventas cross-sell y seleccione Sí o No.
   • Seleccione la casilla de verificación Borrar valor de propiedad existente para borrar los valores existentes en la propiedad Oportunidad de ventas cross-sell .Configure la acción:
8. Haga clic en Revisar y publicar para revisar su workflow.
9. Revise cada paso y, a continuación, haga clic en Activar workflow para activar el workflow.

Casos de uso sugeridos

A continuación se exponen los dos casos de uso más comunes que animamos a los clientes a plantearse ajustar.

Envío de formularios a otra cuenta

• Los clientes multicuenta a menudo crean un formulario en una cuenta de HubSpot que recoge el interés en diferentes marcas, segmentos o regiones que se extienden a través de diferentes cuentas de HubSpot.
• Para llevar a cabo este caso de uso utilizando workflows multicuenta:
  • Cree un nuevo workflow cuyo desencadenante sea un envío de formularios.
  • Utilice la nueva acción de workflow para crear registros de contactos en la otra cuenta si aún no existen.

Ventas cross-sell

Las empresas multimarca a menudo desean vender o comercializar los productos de una marca a una persona o empresa, una vez que ésta manifiesta su interés o compra un producto de otra marca. Para llevar a cabo este caso de uso utilizando workflows multicuenta: 

• Cree un nuevo workflow en el que el desencadenante sea el resultado que identifica el contacto como una oportunidad de ventas cross-sell. Por ejemplo, cuando un negocio se convierte en Cierre ganado.
• Utilice la nueva acción de workflow para editar la propiedad de oportunidad de venta cruzada en el contacto de la otra cuenta si ya existe, y si no, cree un nuevo contacto con la propiedad de oportunidad de venta cruzada ajustada a Sí.
• Normalmente, tendrá un workflow independiente en la cuenta de destino que se desencadenará a partir de la propiedad de oportunidad de ventas cross-sell de un contacto, para luego realizar ventas cross-sell o marketing cruzado con el contacto.
• Es su responsabilidad asegurarse de que está recogiendo el consentimiento correcto para el tratamiento de datos y las comunicaciones, si está creando registros en la otra cuenta.