複数アカウントワークフローを作成する

複数 アカウント管理の機能である 複数 アカウントワークフローでは、組織内の別のHubSpotアカウントで新しいコンタクトを作成したり既存のコンタクトを編集したりできるアクションがワークフローに導入されます。

始める前に

この機能を使い始める前に、事前に必要な手順と、この機能を使用する場合の制限事項と潜在的な結果について十分に理解しておいてください。 

必要な条件を理解する

• 複数アカウント管理組織をセットアップし、設定しておく必要があります。
  • 複数アカウント管理をセットアップするには、組織に Marketing Hub Enterpriseを搭載したHubSpotアカウントが必要です。
  • 複数アカウント管理の一部の機能を使用するには、他の製品のサブスクリプションが必要です。 

注: 複数アカウント管理は、サンドボックスアカウントやトライアルアカウントでは設定できません。

• 複数アカウント管理組織を設定すると、接続元のアカウントとして、複数アカウントワークフローが有効になっているアカウントのワークフローで新しいアクションを使用できるようになります。
• アクションで使用可能なアカウントは、そのアカウントの複数アカウントワークフローの宛先アカウントとして設定したすべてのアカウントになります。
• ワークフロー内で新しいアクションを表示して使用するには、複数アカウント組織内で各アカウントの スーパー管理者 である必要があります。
  

制限事項 & 考慮事項を理解する

• センシティブデータ を保存するアカウントを複数アカウントワークフローのソースに設定することはできません。
• 複数アカウントワークフローを有効にすると、 コンタクトオブジェクト に 「クロスセル商談」という新しい HubSpot定義のプロパティー が導入され、 これを「はい 」または 「いいえ」に設定できます。
• 現在、ワークフローアクションでは他のアカウントのコンタクトレコードの作成または編集しかできません。ただし、ワークフロートリガーでは任意のタイプのオブジェクトを使用できます。例えば、トリガーで取引オブジェクトを使用する場合、アクションはワークフローに登録されている取引に関連付けられたコンタクトを検索します。
• ワークフローが次の条件に当てはまる場合:
  • 別のアカウントでコンタクトを編集する: クロスセル商談 プロパティーのみ設定できます。
  • 別のアカウントでのコンタクトの作成: [クロスセルの商談 ]プロパティーを設定すると、アクションが実行されているコンタクトの値に基づいて、作成されたコンタクトの [Eメール]、[ 名]、[ 姓 ]が自動的に設定されます。

• HubSpotは、現在のアカウントのコンタクトのEメールアドレスを比較して、コンタクトがすでに別のアカウントに存在するかどうかを判断します。 
• 新しいワークフローアクションの使用ごとに選択できるアカウントは1件のみです。複数のアカウントでコンタクトレコードを編集または作成するには、含めるアカウントごとにワークフローアクションを1回追加します。
• 相手のアカウントでレコードを作成する場合は、データ処理やコミュニケーションについて適切な同意を得ていることを確認するのはお客さまの責任です。ワークフローで別のHubSpotアカウントにコンタクトが作成された場合、そのアカウントで処理およびEメール配信登録の法的根拠を設定する必要があります。
• レコードの作成またはコンタクトに関するクロスセル商談 プロパティーの更新によってトリガーされる補完的なワークフローをターゲットアカウントに作成することをお勧めします。別のアカウントでコンタクトを作成し、そのコンタクトにマーケティングを行う場合は、そのコンタクトをマーケティングコンタクトとして設定し、Eメール配信登録を更新するという補完的なワークフローを行う必要があります。

複数アカウント管理ワークフローを有効にする

設定で複数アカウントワークフローをオンにするには、ユーザーが複数アカウント組織のすべてのアカウントのスーパー管理者 である必要があります。複数アカウントワークフローを有効にするには、次の手順に従います。

1. 複数アカウント管理組織をまだ設定していない場合は、設定してください。
2. HubSpotアカウントにて、上部のナビゲーションバーに表示される設定アイコンsettingsをクリックします。
3. 左のサイドバーメニューの [組織管理]で、[複数アカウント]をクリックします。
4. 「アカウント接続の編集」をクリックします。
5. 左側のパネルで アカウント を選択し、[ 複数アカウントワークフロー ]スイッチをオンに切り替えます。
   
   
6. 既定では、接続は双方向です (機能はアカウント間で双方向に動作します)。接続を一方向 (フィーチャは 1 つのアカウントから別のアカウントに連携) に変更するには、[一方向接続] をクリックします。
7. 「次へ」をクリックします。
8. [完了] をクリックします。

複数アカウントワークフローを作成する

複数アカウント管理ワークフローを有効にした後、複数アカウントワークフローを作成するには、次の手順に従います。

1. HubSpotアカウントにて、［自動化］＞［ワークフロー］の順に進みます。
2. [ ワークフローの作成 ] をクリックします。
3. [ワークフローを作成]をクリックし、[最初から作成]を選択します。
4. 画面上で、 ワークフローの名前 をクリックし、名前を入力します。
5. 左側のパネルで 、トリガーを定義します。
6. トリガーの下の[+ ]をクリックします。
7. 左側のパネルで[ CRM]をクリックし、[ 別のアカウントでコンタクトを編集または作成]を選択します。
   
   
   • [ターゲットコンタクト ]ドロップダウンメニューをクリックし、オプションを選択します。
     • トリガーがコンタクトトリガーの場合は、[登録済みコンタクト]を選択します。
     • トリガーが取引トリガーの場合、[ コンタクト:最新更新 ]を選択して最後に更新されたコンタクトを更新するか、[ コンタクト:すべて] を選択して取引に関連付けられたすべてのコンタクトを更新します。
       
       
     • ワークフローでコンタクトベースのワークフローアクションを使用するには、[+コンタクトデータソースを追加 ]をクリックします。
   • [次の接続済みアカウントでコンタクトを編集 ]ドロップダウンメニューをクリックし、トリガーに基づいてコンタクトを編集する アカウント を選択します。 
   • [コンタクトが存在しない場合は選択したアカウントにコンタクトを作成 ]チェックボックスをオンにして、コンタクトが存在しない場合にアカウントにコンタクトを作成します。コンタクトレコードは、[ ターゲットコンタクト ]フィールドで指定されたEメールアドレス、姓、名、姓で作成されます。
   • [クロスセル商談 ]ドロップダウンメニューをクリックし、[はい ]または [いいえ]を選択します。
   • [クロスセル商談 ]プロパティーの既存の値をクリアするには、[既存のプロパティー値をクリア]チェックボックスをオンにします。アクションを設定します。
8. [ 確認および公開]をクリックしてワークフローを確認します。
9. 各ステップを確認してから、[ワークフローをオンにする ]をクリックしてワークフローを有効にします。

推奨されるユースケース

以下は、設定を検討することをお勧めする最も一般的な2つのユースケースです。

フォーム送信を別のアカウントにルーティングする

• 複数アカウントをご利用のお客さまは、多くの場合、単一のHubSpotアカウントでフォームを作成し、そのフォームを通じて、さまざまなHubSpotアカウントに分散しているさまざまなブランド、セグメント、地域への関心を集めます。
• 複数アカウントワークフローを使用してこのユースケースを実行するには、次の手順に従います。
  • フォーム送信をトリガーとする新しいワークフローを作成します。
  • 新しいワークフローアクションを使用して、他のアカウントにコンタクトレコードがまだ存在しない場合、そのレコードを作成します。

クロスセル

マルチブランドビジネスでは、あるブランドの製品が別のブランドから関心を示したり購入したりすると、そのブランド製品を個人や会社に販売したり売り込んだりしようとすることがよくあります。複数アカウントワークフローを使用してこのユースケースを実行するには、次の手順に従います。 

• コンタクトをクロスセル商談として識別する成果をトリガーとする新しいワークフローを作成します。(例:取引が 成約になった場合)。
• 新しいワークフローアクションを使用すると、他のアカウントのコンタクトのクロスセル商談 プロパティーがすでに存在する場合は編集し、存在しない場合は、クロスセル商談 プロパティーが [はい]に設定された新しいコンタクトを作成できます。
• 通常は、コンタクトのクロスセル商談 プロパティーをトリガーして、コンタクトへのクロスセルまたはクロスマーケットを行うワークフローが、コピー先アカウントに別途用意されます。
• 相手のアカウントでレコードを作成する場合は、データ処理やコミュニケーションについて適切な同意を得ていることを確認するのはお客さまの責任です。