Creare flussi di lavoro multi-account

I flussi di lavoro multi-account, una funzionalità della gestione multi-account, introducono una nuova azione nei flussi di lavoro che consente di creare un nuovo contatto o di modificare un contatto esistente in un altro account HubSpot dell'organizzazione.

Prima di iniziare

Prima di iniziare a lavorare con questa funzione, assicuratevi di comprendere appieno i passi da compiere in anticipo, nonché i limiti della funzione e le potenziali conseguenze del suo utilizzo.

Comprendere i requisiti

• È necessario aver impostato e configurato un'organizzazione per la gestione di più account.
  • Per configurare la gestione multiaccount, è necessario che nella propria organizzazione vi sia un account HubSpot con Marketing Hub Enterprise.
  • Alcune funzioni della gestione multiaccount richiedono abbonamenti ad altri prodotti.

Nota bene: la gestione multiaccount non può essere configurata negli account sandbox o di prova.

• Una volta impostata l'organizzazione di gestione multiaccount, sarà possibile utilizzare la nuova azione nei flussi di lavoro in qualsiasi account che abbia attivato i flussi di lavoro multiaccount come account di origine nella connessione.
• I conti disponibili da utilizzare nell'azione saranno tutti i conti configurati come conti di destinazione per i flussi di lavoro multi-conto per quel conto.
• Per visualizzare e utilizzare la nuova azione all'interno dei flussi di lavoro, è necessario essere un Super Admin in ogni account dell'organizzazione multi-account.
  

Limitazioni e considerazioni

• Gli account che memorizzano dati sensibili non possono essere una fonte per i flussi di lavoro multi-account.
• L'attivazione dei flussi di lavoro multi-account introdurrà una nuova proprietà definita da HubSpot sull'oggetto contatto, denominata Opportunità di vendita incrociata, che può essere impostata su Sì o No.
• Attualmente, l'azione del flusso di lavoro sarà in grado di creare o modificare solo i record del contatto nell'altro account. Tuttavia, il trigger del flusso di lavoro può utilizzare qualsiasi tipo di oggetto. Ad esempio, se il trigger utilizza un oggetto deal, l'azione troverà i contatti associati al deal iscritto al workflow.
• Se il flusso di lavoro è:
  • Modifica di contatti in un altro account: sarà possibile impostare solo la proprietà Opportunità di vendita incrociata.
  • Creazione di contatti in un altro account: sarà possibile impostare la proprietà Opportunità di vendita incrociata e poi l'e-mail, il nome e il cognome dei contatti creati saranno impostati automaticamente, in base ai valori del contatto su cui viene eseguita l'azione.

• HubSpot determina se un contatto esiste già in un altro account confrontando l'indirizzo e-mail del contatto nell'account corrente e nell'altro account.
• È possibile selezionare un solo account per ogni utilizzo della nuova azione del flusso di lavoro. Per modificare o creare record di contatti in più account, aggiungere l'azione del flusso di lavoro una volta per ogni account che si desidera includere.
• È responsabilità dell'utente assicurarsi di aver raccolto il giusto consenso per l'elaborazione dei dati e le comunicazioni, se si stanno creando record nell'altro account. Se il flusso di lavoro crea un contatto in un altro dei vostri account HubSpot, dovrete impostare la base giuridica del trattamento e le iscrizioni via e-mail in quell'account.
• Si consiglia di creare un flusso di lavoro complementare nell'account di destinazione che si attivi in seguito alla creazione dei record o all'aggiornamento della proprietà dell'opportunità di cross-selling su un contatto. Se il contatto viene creato in un altro account e si intende commercializzarlo, il flusso di lavoro complementare deve includere l'impostazione del contatto come contatto di marketing e l'aggiornamento dell'abbonamento e-mail.

Attivare i flussi di lavoro per la gestione di più account

Per poter attivare i flussi di lavoro multi-account nelle impostazioni, l'utente deve essere un Super Admin in ogni account dell'organizzazione multi-account. Per attivare i flussi di lavoro multi-account:

1. Se non l'avete ancora fatto, impostate la vostra organizzazione di gestione multi-account.
2. Nel tuo account HubSpot, fai clic sulle settings icona delle impostazioni nella barra di navigazione principale.
3. Nel menu della barra laterale sinistra, sotto Gestione organizzazione, fare clic su Multi-conto.
4. Fare clic su Modifica connessioni account.
5. Selezionare un conto dal pannello di sinistra e attivare l'interruttore dei flussi di lavoro multiaccount .
   
   
6. Per impostazione predefinita, le connessioni sono bidirezionali (le funzioni funzionano in entrambi i sensi tra gli account). Per modificare la connessione in un senso (le funzioni funzionano da un account all'altro), fare clic su Connessione unidirezionale.
7. Fare clic su Avanti.
8. Fare clic su Fatto.

Creare un flusso di lavoro multi-account

Una volta attivati i flussi di lavoro per la gestione di più account, per creare un flusso di lavoro per più account:

1. Nel tuo account HubSpot, passa a Automazione > Flussi di lavoro.
2. Fare clic su Crea flusso di lavoro.
3. Fare clic su Crea flusso di lavoro, quindi selezionare Da zero.
4. In alto, fare clic sul nome del flusso di lavoro e inserire un nome.
5. Nel pannello di sinistra, definire l'attivazione.
6. Fare clic sul simbolo + sotto l'attivazione.
7. Nel pannello di sinistra, fare clic su CRM, quindi selezionare Modifica/crea contatto in un altro account.
   
   
   • Fare clic sul menu a discesa Contatto di destinazione e selezionare un'opzione:
     • Se l'attivazione è un contatto, selezionare Contatto iscritto.
     • Se l'attivazione è un'attivazione di un affare, selezionare Contatto: Aggiornato più di recente per aggiornare il contatto aggiornato più di recente, oppure Contatti: Tutti associati per aggiornare tutti i contatti associati all'accordo.
       
       
     • Fare clic su + Aggiungi origine dati contatto per utilizzare le azioni del flusso di lavoro basate sui contatti.
   • Fare clic sul menu a discesa Modifica contatto nel seguente account collegato e selezionare l'account in cui il contatto verrà modificato, in base all'attivazione.
   • Selezionare la casella di controllo Crea contatto nell'account selezionato se non esiste per creare contatti nell'account se non esistono. Il record del contatto verrà creato con l'e-mail, il nome e il cognome forniti dal campo Contatto di destinazione.
   • Fare clic sul menu a discesa Opportunità di vendita incrociata e selezionare Sì o No.
   • Selezionare la casella di controllo Cancella valore proprietà esistente per cancellare i valori esistenti nella proprietà Opportunità di vendita incrociata:
8. Fare clic su Rivedi e pubblica per rivedere il flusso di lavoro.
9. Rivedere ogni fase, quindi fare clic su Attiva flusso di lavoro per rendere il flusso di lavoro attivo.

Casi d'uso suggeriti

Di seguito sono riportati i due casi d'uso più comuni che invitiamo i clienti a pensare di impostare.

Invio dei moduli a un altro account

• I clienti con più account spesso creano un modulo in un account HubSpot che raccoglie l'interesse per diversi marchi, segmenti o regioni distribuiti su diversi account HubSpot.
• Per realizzare questo caso d'uso utilizzando flussi di lavoro multi-account:
  • Creare un nuovo flusso di lavoro il cui trigger è l'invio di un modulo.
  • Usare la nuova azione del flusso di lavoro per creare record di contatti nell'altro account, se non esistono già.

Vendita incrociata

Le aziende multimarca spesso vogliono vendere o commercializzare i prodotti di un marchio a una persona o a un'azienda, dopo che questa ha espresso interesse o ha acquistato un prodotto di un altro marchio. Per realizzare questo caso d'uso utilizzando i flussi di lavoro multi-account:

• Creare un nuovo flusso di lavoro in cui il trigger è il risultato che identifica il contatto come un'opportunità di cross-selling. Ad esempio, quando una trattativa viene chiusa.
• Usare la nuova azione del flusso di lavoro per modificare la proprietà opportunità di vendita incrociata sul contatto nell'altro conto, se esiste già, e in caso contrario, creare un nuovo contatto con la proprietà opportunità di vendita incrociata impostata su Sì.
• In genere, nell'account di destinazione si avrà un flusso di lavoro separato che si attiva a partire dalla proprietà opportunità di vendita incrociata di un contatto, per poi effettuare la vendita incrociata o il cross-marketing al contatto.
• È vostra responsabilità assicurarvi di raccogliere il giusto consenso per l'elaborazione dei dati e le comunicazioni, se state creando dei record nell'altro account.