Multi-Account Workflows erstellen

Multi-account Workflows, eine Funktion von Multi-Account-Management, führt eine neue Aktion in Workflows ein, mit der Sie einen neuen Kontakt in einem anderen HubSpot-Account in Ihrer Organisation erstellen oder einen vorhandenen Kontakt bearbeiten können.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie mit dieser Funktion beginnen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, welche Schritte unternommen werden sollten und welche Einschränkungen die Funktion mit sich bringt und welche Konsequenzen sich daraus ergeben können. 

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen eine Organisation für die Multi-Account-Management eingerichtet und konfiguriert haben.
  • Um die Verwaltung mehrerer Konten einzurichten, müssen Sie über einen HubSpot Account in Ihrem Unternehmen verfügen, der über Marketing Hub Enterprise verfügt.
  • Für einige Funktionen im Multi-Account-Management sind Abonnements für andere Produkte erforderlich. 

Bitte beachten Sie: Die Verwaltung mehrerer Accounts kann nicht in Sandbox-Accounts oder Test-Accounts eingerichtet werden.

• Sobald Ihre Multi-Account-Management Organisation eingerichtet ist, können Sie die neue Aktion in Workflows in jedem Account verwenden, der in der Verknüpfung als Quell-Account aktiviert Multi-Account Workflows.
• Die verfügbaren Konten, die in der Aktion verwendet werden können, sind alle Konten, die Sie als Zielkonto für Multi-Account-Workflows für diesen Account konfiguriert haben.
• Um die neue Aktion in Workflows anzuzeigen und zu verwenden, müssen Sie in jedem Account innerhalb Ihrer Organisation mit mehreren Accounts ein Super-Admin sein.
  

Überlegungen zu Einschränkungen & verstehen

• Accounts, in denen vertrauliche Daten gespeichert werden, können keine Quelle für Multi-Account Workflows sein.
• Wenn Sie Multi-Account Workflows aktivieren, wird eine neue, von HubSpot definierte Eigenschaft für das Kontaktobjekt eingeführt, Cross-selling Opportunity genannt wird und auf Ja oder Nein festgelegt werden kann.
• Derzeit kann die Workflow-Aktion nur Kontaktdatensätze im anderen Account erstellen oder bearbeiten. Der Workflow-Trigger kann jedoch jeden Objekttyp verwenden. Wenn der Trigger beispielsweise ein Deal-Objekt verwendet, findet die Aktion die Kontakte, die dem Deal zugeordnet sind, der in den Workflow aufgenommen ist.
• Wenn der Workflow Folgendes ist:
  • Kontakte in einem anderen Account bearbeiten: Sie können nur die Eigenschaften Cross-Selling-Opportunity festlegen.
  • Erstellen von Kontakten in einem anderen Account: Sie können die Eigenschaften Cross-Selling-Opportunity festlegen und dann werden die E-Mail -, Vor- und Nachnamen der erstellten Kontakte automatisch basierend auf den Werten des Kontakts festgelegt, für den die Aktion ausgeführt wird.

• HubSpot stellt fest, ob ein Kontakt bereits in einem anderen Account vorhanden ist, indem die E-Mail-Adresse des Kontakts im aktuellen Account mit der des anderen Accounts verglichen wird. 
• Sie können nur einen Account pro Nutzung der neuen Workflow-Aktion auswählen. Um Kontaktdatensätze in mehreren Accounts zu bearbeiten oder zu erstellen, fügen Sie die Workflow-Aktion einmal für jeden Account hinzu, den Sie einbeziehen möchten.
• Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Sie die richtige Einwilligung für die Datenverarbeitung und Kommunikation einholen, wenn Sie Datensätze im anderen Account erstellen. Wenn der Workflow einen Kontakt in einem anderen Ihrer HubSpot-Accounts erstellt, sollten Sie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die E-Mail-Abonnements in diesem Account festlegen.
• Es wird empfohlen, im Ziel-Account einen ergänzenden Workflow zu erstellen, der entweder durch die zu erstellenden Datensätze oder durch die Aktualisierung der Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft für einen Kontakt ausgelöst wird. Wenn Sie den Kontakt in einem anderen Account erstellen und beabsichtigen, an diesen Kontakt zu vermarkten, sollte dieser ergänzende Workflow beinhalten, den Kontakt als Marketingkontakt einzurichten und sein E-Mail-Abonnement zu aktualisieren.

Aktivieren Sie Multi-Account-Management Workflows

Der Benutzer muss in jedem Account in seiner Multi-Account Organisation Super-Admin sein, um Multi-Account Workflows in den Einstellungen aktivieren zu können. So aktivieren Sie Multi-Account Workflows:

1. Falls noch nicht geschehen, richten Sie Ihre Multi-Account-Management-Organisation ein.
2. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das settings Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
3. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Organisationsverwaltung auf Mehrere Konten.
4. Klicken Sie auf Account-Verknüpfungen bearbeiten.
5. Wählen Sie im linken Bereich ein Konto aus und aktivieren Sie den Multi-account Workflows-Schalter.
   
   
6. Verbindungen sind standardmäßig beidseitig (Funktionen funktionieren in beide Richtungen zwischen Accounts). Um die Verbindung in eine unidirektionale Verbindung zu ändern (Funktionen funktionieren von einem Account zu einem anderen), klicken Sie auf Unidirektionale Verbindung.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Fertig.

Erstellen Sie eine Multi-Account Workflow

Sobald Multi-Account-Management Workflows aktiviert sind, erstellen Sie eine Multi-Account Workflow:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Automatisierung und dann auf Workflows.
2. Klicken Sie auf Workflow erstellen.
3. Klicken Sie auf Workflow erstellen und wählen Sie dann Komplett neu aus.
4. Klicken Sie oben auf den Namen des Workflows und geben Sie einen Namen ein.
5. Definieren Sie im linken Bereich Ihren Trigger.
6. Klicken Sie auf das + unter Ihrem Trigger.
7. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM und wählen Sie dann Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen aus.
   
   
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Zielkontakt und wählen Sie eine Option aus:
     • Wenn der Trigger ein Kontakt-Trigger ist, wählen Sie Aufgenommener Kontakt aus.
     • Wenn es sich bei dem Trigger um einen Deal-Trigger handelt, wählen Sie Kontakt: Zuletzt aktualisiert aus, um den zuletzt aktualisierten Kontakt zu aktualisieren, oder Kontakte: Alle zugeordnet , um alle Kontakte zu aktualisieren, die dem Deal zugeordnet sind.
       
       
     • Klicken Sie auf + Kontaktdatenquelle hinzufügen , um kontaktbasierte Workflow-Aktionen im Workflow zu verwenden.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kontakt im folgenden verknüpften Account bearbeiten und wählen Sie den Account aus, in dem der Kontakt basierend auf dem Trigger bearbeitet werden soll. 
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Kontakt im ausgewählten Account erstellen, wenn er nicht vorhanden ist , um Kontakte im Account zu erstellen, falls diese nicht vorhanden sind. Der Kontaktdatensatz wird mit der E-Mail-Adresse, dem Vornamen und dem Nachnamen erstellt, die im Feld Zielkontakt angegeben wurden.
   • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Cross-Selling-Opportunity und wählen Sie Ja oder Nein aus.
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Vorhandene Eigenschaftswerte löschen, um vorhandene Werte in der Eigenschaft Cross-Selling-Opportunity zu löschen. Konfigurieren Sie die Aktion: 
8. Klicken Sie auf Überprüfen und veröffentlichen, um Ihren Workflow zu überprüfen.
9. Überprüfen Sie jeden Schritt und klicken Sie dann auf Workflow aktivieren , um den Workflow zu aktivieren.

Vorgeschlagene Anwendungsfälle

Im Folgenden sind die beiden häufigsten Anwendungsfälle aufgeführt, die unserer Kundschaft empfohlen werden.

Weiterleiten von Formulareinsendungen an einen anderen Account

• Kundinnen und Kunden mit mehreren Multi-Accounts erstellen häufig in einem HubSpot-Account ein Formular, das Interesse an verschiedenen Marken, Segmenten oder Regionen erfasst, die über verschiedene HubSpot-Accounts verteilt sind.
• So führen Sie diesen Anwendungsfall mit Multi-Account Workflows durch:
  • Erstellen Sie einen neuen Workflow, bei dem der Trigger eine Formularübermittlung ist.
  • Verwenden Sie die neue Workflow-Aktion, um Kontaktdatensätze im anderen Account zu erstellen, falls diese noch nicht vorhanden sind.

Cross-Selling

Mehrmarkenunternehmen möchten oft die Produkte einer Marke an eine Person oder ein Unternehmen verkaufen oder vermarkten, sobald diese Interesse bekundet oder ein Produkt einer anderen Marke gekauft haben. So führen Sie diesen Anwendungsfall mit Multi-Account Workflows durch: 

• Erstellen Sie einen neuen Workflow, bei dem der Trigger das Ergebnis ist, das den Kontakt als Cross-Selling-Opportunity identifiziert. Zum Beispiel, wenn ein Deal zu Abgeschlossen und gewonnen wird.
• Verwenden Sie die neue Workflow-Aktion, um die Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft des Kontakts im anderen Account zu bearbeiten, falls dieser bereits vorhanden ist, und wenn nicht, erstellen Sie einen neuen Kontakt, wobei die Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft auf Ja festgelegt ist.
• In der Regel haben Sie dann einen separaten Workflow im Ziel-Account, der von der Cross-Selling-Opportunity-Eigenschaft eines Kontakts aus ausgelöst wird, um dann Cross-Selling oder Cross-Selling mit dem Kontakt durchzuführen.
• Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Sie die richtige Einwilligung für die Datenverarbeitung und Kommunikation einholen, wenn Sie Datensätze im anderen Account erstellen.