Multi-Account Workflows erstellen

Wenn Sie Multi-Account-Management eingerichtet haben, können Sie Multi-Account Workflows verwenden , um das Erstellen und Aktualisieren von Datensätzen in allen HubSpot-Accounts innerhalb Ihrer Organisation zu automatisieren.

Sie können beispielsweise Workflow-Aktionen verwenden, um Kontakt- und Deal-Datensätze zu erstellen oder vorhandene Kontakte in einem anderen HubSpot-Account zu aktualisieren.

Bevor Sie loslegen

Bevor Sie eine Multi-Account Workflow einrichten, sollten Sie die folgenden Anforderungen und Überlegungen beachten

Dies sind die Voraussetzungen:

• Sie müssen eine Organisation für das Multi-Account-Management einrichten und konfigurieren.

• Aktivieren Sie Multi-Account Workflows und konfigurieren Sie die HubSpot-Accounts, die Workflow Aktionen verwenden können. Erfahren Sie, wie Sie die Multi-Account-Management aktivieren und Verknüpfungen zwischen Accounts konfigurieren.
• Bestätigen Sie, dass Ihr Account keine vertraulichen Daten speichert. Accounts, auf denen vertrauliche Daten gespeichert sind, können nicht als Quell-Account für Multi-Account Workflows verwendet werden.
• Für das Hinzufügen der Workflow Aktionen Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen oder Deal in einem anderen Account erstellen muss Multi-Account Workflows als Quell-Account in der Verknüpfung aktiviert werden.
• Um einen Account als Zielaccount in den Aktionen Kontakt in anderem Account bearbeiten/erstellen und Deal in anderem Account erstellen zu verwenden, muss der Account als Zielaccount für Multi-Account Workflows konfiguriert sein.
  

Beschränkungen und Überlegungen verstehen

• Es liegt in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass Sie die richtige Einwilligung für die Datenverarbeitung und Kommunikation einholen, wenn Sie Datensätze im anderen Account erstellen.
• Wenn der Workflow einen Kontakt in einem anderen Ihrer HubSpot-Accounts erstellt, sollten Sie die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und E-Mail-Abonnements in diesem Account festlegen.
• Wenn Sie beabsichtigen, an Kontakte zu vermarkten, die in einem anderen Account erstellt wurden, müssen Sie einen ergänzenden Workflow im Ziel-Account erstellen, um die Kontakte als Marketingkontakte einzustufen und ihre E-Mail-Abonnements zu aktualisieren

Aktivieren Sie Multi-Account-Management Workflows

Aktivieren Sie nach dem Einrichten Ihrer Multi-Account-Management Organisation Multi-Account Workflows:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account in der Hauptnavigationsleiste auf das Zahnradsymbol, um die Einstellungen aufzurufen.
2. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste unter Organisationsmanagement auf Multi-Account.
3. Klicken Sie auf Account-Verknüpfungen bearbeiten.
4. Wählen Sie im linken Bereich einen Account aus.
5. Aktivieren Sie den Schalter Multi-account Workflows.
   
   
   
6. Standardmäßig erfolgen Verknüpfungen in beide Richtungen (Funktionen funktionieren zwischen den Accounts in beide Richtungen). Um die Verknüpfung in eine unidirektionale Verknüpfung zu ändern (Funktionen funktionieren von einem Account zum anderen), klicken Sie auf Unidirektionale Verknüpfung.
7. Klicken Sie auf Weiter.
8. Klicken Sie auf Fertig.

Wenn Sie Multi-Account Workflows aktivieren, wird eine neue von HubSpot definierte Eigenschaft für das Kontaktobjekt eingeführt, Cross-selling Opportunity genannt wird und auf Ja oder Nein festgelegt werden kann.

Kontakte in anderen Accounts mit einem Multi-Account Workflow erstellen und aktualisieren

Nachdem Sie Multi-Account-Management Workflows aktiviert haben, verwenden Sie die Aktion Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen , um Kontakte in anderen HubSpot-Accounts zu erstellen oder zu aktualisieren.

• HubSpot ermittelt, ob ein Kontakt bereits in einem anderen Account vorhanden ist, indem die E-Mail-Eigenschaften des Kontakts über verschiedene Accounts hinweg verglichen werden.
• Diese Workflow-Aktion kann nur Kontaktdatensätze im anderen Account erstellen oder bearbeiten. Der Workflow-Trigger kann jedoch jeden Objekttyp verwenden. Wenn der Trigger beispielsweise ein Deal-Objekt verwendet, findet die Aktion die Kontakte, die dem im Workflow aufgenommenen Deal zugeordnet sind:
• Wenn der Workflow Folgendes ist:
• Kontakte in einem anderen Account bearbeiten: Sie können nur die Eigenschaften Cross-Selling-Opportunity festlegen.
• Erstellen von Kontakten in einem anderen Account: Sie können die Eigenschaften Cross-Selling-Opportunity festlegen und dann werden die E-Mail -, Vor- und Nachnamen der erstellten Kontakte automatisch basierend auf den Werten des Kontakts festgelegt, für den die Aktion ausgeführt wird.
• Sie können nur einen Account pro Nutzung der neuen Workflow-Aktion auswählen. Um Kontaktdatensätze in mehreren Accounts zu bearbeiten oder zu erstellen, fügen Sie die Workflow-Aktion einmal für jeden Account hinzu, den Sie einbeziehen möchten.
• Jede Workflow-Aktion vom Typ Datensatz erstellen oder aktualisieren kann nur auf einen HubSpot-Account ausgerichtet sein. Um Datensätze in mehreren Accounts zu erstellen oder zu aktualisieren, fügen Sie für jeden Ziel-Account eine eigene Aktion hinzu.

So verwenden Sie die Aktion Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen in einem Multi-Account Workflow:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow .
   
3. Definieren Sie im linken Bereich Ihren Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol unterhalb Ihres Triggers.
5. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM und wählen Sie dann Kontakt in einem anderen Account bearbeiten/erstellen aus.
6. Konfigurieren Sie Ihre Aktion:
   
   • Zielkontakt: Wählen Sie den Zieldatensatz für diese Aktion aus. Der ausgewählte Datensatz hängt vom Trigger-Typ des Workflows ab.
     • Wenn die Verwendung eines Kontakt-Triggers ein Kontakt-Trigger ist, wählen Sie Aufgenommener Kontakt aus.
     • Wenn Sie einen Deal-Trigger verwenden, wählen Sie Kontakt: Zuletzt aktualisiert aus, um den zuletzt aktualisierten Kontakt zu aktualisieren, oder Kontakte: Alle zugeordnet , um alle Kontakte zu aktualisieren, die dem Deal zugeordnet sind.
     • Klicken Sie auf + Kontaktdatenquelle hinzufügen , um kontaktbasierte Workflow-Aktionen im Workflow zu verwenden.
   • Ziel-Account: Wählen Sie den Account aus, in dem der Kontakt basierend auf dem Trigger bearbeitet wird. 
   • Kontakt in der ausgewählten Festination erstellen, wenn keiner existiert: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Kontakte im Account zu erstellen, wenn sie nicht vorhanden sind. Der Kontaktdatensatz wird mit der E-Mail-Adresse, dem Vornamen und dem Nachnamen erstellt, die im Feld Zielkontakt angegeben wurden.
   • Accountübergreifende Notiz: Geben Sie eine Notiz ein, die dem erstellten oder bearbeiteten Kontaktdatensatz hinzugefügt werden soll.

1. • Cross-Selling-Opportunity: Legen Sie fest, ob es sich bei dem Datensatz um eine Cross-Selling-Opportunity handelt.
   • Vorhandenen Eigenschaftswert löschen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um vorhandene Werte in der Eigenschaft Cross-Selling-Opportunity zu löschen.

1. • Enthaltene Eigenschaften auswählen: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die aktualisiert werden sollen. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben Eigenschaften, wenn Sie nicht möchten, dass diese aktualisiert werden.
   • Vorhandene Zielwerte: Wenn Sie einen vorhandenen Kontakt in Ihrem anderen Account aktualisieren, wählen Sie aus, ob vorhandene Eigenschaftenwerte beibehalten oder diese Werte überschrieben werden sollen.
   • Benutzerdefinierte Wertbehandlung: Sie können benutzerdefinierte Eigenschaften auf bestimmte Eigenschaften anwenden. Wählen Sie dabei Werte vom Zielaccount aus oder geben Sie manuell einen Wert ein. Wenn für eine Eigenschaft keine benutzerdefinierte Wertbehandlung ausgewählt ist, werden standardmäßig Quellwerte zum Erstellen oder Aktualisieren von Datensätzen verwendet. So wenden Sie einen benutzerdefinierten Eigenschaftswert an:
     
     • Klicken Sie im Abschnitt Benutzerdefinierte Wertverarbeitung auf Eigenschaft auswählen und wählen Sie eine Eigenschaft aus, der Sie einen benutzerdefinierten Wert zuweisen möchten. Der Wert wird als neues Feld angezeigt. 
     • Geben Sie in das Feld manuell einen Wert für die Eigenschaft ein, um einen neuen Kontakt im Zielaccount zu aktualisieren oder zu erstellen. Oder klicken Sie auf das Feld und wählen Sie ein Token aus, das Sie als benutzerdefinierten Wert anwenden möchten. 

7. Nachdem Sie Ihre Workflow-Aktion eingerichtet haben, klicken Sie auf Speichern als.
8. Setzen Sie das Einrichten Ihres Workflows fort.
    
   
   

Deals in anderen Accounts mit einem Multi-Account Workflow erstellen

Nachdem Sie Multi-Account-Management Workflows aktiviert haben, verwenden Sie die Aktion Deal in anderem Account erstellen , um neue Deals in anderen HubSpot-Accounts zu erstellen:

1. Klicken Sie in Ihrem HubSpot-Account auf Mehr und gehen Sie dann zu Automatisierung > Workflows. Wenn Mehr nicht in Ihrem Account angezeigt wird, gehen Sie direkt zu Automatisierung > Workflows.
2. Klicken Sie auf den Namen eines vorhandenen Workflows oder erstellen Sie einen neuen Workflow .
   
3. Definieren Sie im linken Bereich Ihren Trigger.
4. Klicken Sie auf das + Plus-Symbol unterhalb Ihres Triggers.
5. Klicken Sie im linken Bereich auf CRM und wählen Sie dann Deal in einem anderen Account erstellen aus.
6. Konfigurieren Sie Ihre Aktion:
   
   • Ziel-Deal: Wählen Sie den Zieldatensatz für diese Aktion aus. Der ausgewählte Datensatz hängt vom Trigger-Typ des Workflows ab.
     • Wenn Sie einen Deal-Trigger verwenden, wählen Sie Aufgenommener Deal aus.
     • Wenn Sie einen Kontakt-Trigger verwenden, wählen Sie Deal: Zuletzt aktualisiert aus, um auf der Grundlage des zuletzt aktualisierten Deals zu erstellen, oder Alle zugeordneten Deals.
   • • Klicken Sie auf + Weitere Daten , um weitere Datenquellen hinzuzufügen.
   • Verknüpften Account auswählen: Wählen Sie den HubSpot-Account aus, in dem der neue Deal erstellt werden soll. 
   • Pipeline-Konfiguration: Wählen Sie eine der folgenden Pipeline-Optionen aus, wenn Sie Ihren neuen Deal erstellen.
     • Quell-Pipeline verwenden: Verwenden Sie beim Erstellen eines Deals eine übereinstimmende Deal-Pipeline im verknüpften Account als ausgewählten Ziel-Deal. Wenn eine entsprechende Deal-Pipeline oder Dealphase mit demselben Namen im ausgewählten verknüpften Konto nicht vorhanden ist, schlägt die Deal-Erstellung fehl.
     • Ziel-Pipeline auswählen: Verwenden Sie beim Erstellen eines Deals eine Pipeline des ausgewählten verknüpften Accounts. Sie müssen eine vorhandene Deal-Pipeline und Dealphase vom entsprechenden HubSpot-Account auswählen. 

1. • Cross-Selling-Opportunity: Legen Sie fest, ob es sich bei dem Datensatz um eine Cross-Selling-Opportunity handelt.
   • Kontoübergreifende Notiz: Geben Sie eine Notiz ein, die dem erstellten Dealdatensatz hinzugefügt werden soll.

1. • Zusätzliche Eigenschaften: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Eigenschaften, die Sie in Ihren neuen Deal aufnehmen möchten.

7. Nachdem Sie Ihre Workflow-Aktion eingerichtet haben, klicken Sie auf Speichern als.
8. Setzen Sie das Einrichten Ihres Workflows fort.
    
   
   

Beispiele für Anwendungsfälle

Die folgenden Beispiele beschreiben empfohlene Verwendungsmöglichkeiten für Multi-Account Workflows in allen HubSpot-Accounts in Ihrer Organisation.

• Formulareinsendungen an einen anderen Account weiterleiten: Sammeln Sie Formulareinsendungen in einem Account und erstellen Sie automatisch Kontakte in anderen HubSpot-Accounts. Zum Beispiel, wenn das Marketing auf einen Account konzentriert ist, Leads jedoch an verschiedene Marken, Regionen oder Unternehmensbereiche weitergeleitet werden sollen.
  • Lösen Sie den Workflow durch eine Formularübermittlung aus. Erfahren Sie, wie Sie Trigger für die Formularübermittlung festlegen.
  • Verwenden Sie die Aktion "Datensatz erstellen oder aktualisieren ", um den Kontakt im Ziel-Account zu erstellen, falls dieser noch nicht vorhanden ist.
• Identifizieren Cross-Selling Opportunitys: Teilen Sie Kundeninteressen oder Kauf Aktivität mit verwandten HubSpot-Accounts für Cross-Selling oder Cross-Marketing.
  
  • Lösen Sie den Workflow über ein Event aus, das eine Cross-Selling-Opportunity identifiziert, z. B. einen Deal, der zu "Abgeschlossen und gewonnen" wechselt.
  • Verwenden Sie die Aktion Datensatz erstellen oder aktualisieren , um die Eigenschaft Cross-Selling-Opportunity für einen vorhandenen Kontakt zu aktualisieren, oder erstellen Sie einen neuen Kontakt, wobei die Eigenschaft auf Ja festgelegt ist.
  • Erstellen Sie einen ergänzenden Workflow im Ziel-Account, um Kontakte aufzunehmen, wenn die Eigenschaften Cross-selling-Opportunity aktualisiert wird.