Configuration et utilisation de l’agent de demande de propositions

Avec l’agent de demande de proposition, alimenté par Breeze, l’IA de HubSpot, vous pouvez remplir automatiquement les demandes de propositions en utilisant les réponses précédentes et les connaissances connectées. 

Remarque : Évitez de partager des informations sensibles dans vos saisies de données activées pour les fonctionnalités d’IA, y compris vos requêtes. Les administrateurs peuvent configurer les fonctionnalités d’IA générative dans les paramètres de gestion des comptes. Pour plus d’informations sur la manière dont HubSpot AI utilise vos données afin de fournir une IA digne de confiance, vous pouvez consulter notre FAQ sur la confiance de HubSpot AI.

Comprendre les meilleures pratiques en matière de contenu intelligent

• Relisez et modifiez votre contenu intelligent avant de le publier.
• Modifiez le contenu généré par l'IA afin de conserver la voix et le style de votre marque.
• Équilibrez l'utilisation de contenu intelligent et de contenu rédigé par un humain.
• Bien que HubSpot ait mis en place des mesures de sécurité, les agents IA peuvent occasionnellement générer des informations incorrectes, partiales, choquantes ou trompeuses. Vérifiez l'exactitude du contenu produit, en particulier des statistiques ou des faits.
• Le grand modèle linguistique qui alimente les agents IA a tendance à produire des résultats incohérents dans des langues autres que l’anglais. HubSpot s'efforce d'améliorer la prise en charge de ces langues dans les mois à venir. Pour l'instant, vérifiez soigneusement l'exactitude et la clarté du contenu dans une langue autre que l'anglais. 

Avant de commencer

• Activez les paramètres d’IA dans votre compte, y compris le paramètre de données de fichiers .
• Les super administrateurs peuvent configurer l’agent de demande ou de proposition.
• L’agent pour les appels d’offres est disponible via les crédits HubSpot. Découvrez-en davantage sur la façon dont l’agent RFP utilise les crédits.

Ajouter l’agent d’appel d’offres à votre compte

Les super administrateurs peuvent installer l’agent RFP sur le compte. Pour ajouter l’agent d’appel d’offres :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Marketplace.
2. Utilisez la barre de recherche pour rechercher l’agent RFP et cliquez dessus dans les résultats de recherche.
3. Cliquez sur Ajouter.

Mettre en place l’agent d’appel d’offres

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Marketplace.
   
2. Sur la page Marketplace des agents , cliquez sur la carte d’agent Request for Proposal .
3. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Ajouter.
4. Pour ouvrir l’agent, cliquez sur Ouvrir. Vous serez dirigé vers l’éditeur d’agent.
   

Configurer l’agent d’appel d’offres

Configurez l’agent en ajoutant des instructions, des outils et des connaissances supplémentaires pour l’aider à enrichir le contenu lors de la création de la réponse à l’appel d’offres. 

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Breeze Studio.
   
2. Cliquez sur la carte Agent de demande de proposition .
3. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Configurer l’agent.

Ce que cet agent attend des utilisateurs

Configurez les entrées dont l’agent a besoin de la part des utilisateurs. Par défaut, l’agent exige un chargement de fichier (par exemple, le fichier d’appel d’offres, ajouté par l’utilisateur) à chaque exécution de l’agent, mais d’autres entrées peuvent être ajoutées qui sont utilisées pendant la configuration (et sont utilisées automatiquement à chaque exécution de l’agent) ou à chaque exécution de l’agent.

Par exemple:

Entrées lors de la configuration : lorsque vous configurez l’agent d’appel d’offres, vous pouvez ajouter un modèle de proposition standard. Cela incitera l’agent RFP à utiliser ce modèle à chaque fois qu’il sera exécuté.

Entrées à chaque exécution de l’agent : à côté du fichier d’appel d’offres, vous souhaitez peut-être que votre utilisateur ajoute un ID à chaque agent exécuté pour l’appel d’offres.

Pour modifier les entrées :

1. Dans l’angle supérieur gauche, cliquez sur Gérer les entrées.
2. Pour ajouter une entrée utilisée lors de la configuration de l’agent :
   • Sous Lors de la configuration, cliquez sur le menu déroulant Ajouter une entrée et sélectionnez une entrée.
   • Configurez la saisie.
   • Sélectionnez la case à cocher Obligatoire pour en faire un champ obligatoire.
     
   • Pour ajouter une autre entrée, cliquez sur le menu déroulant Ajouter une entrée et sélectionnez une entrée.
   • Lorsque vous avez terminé de configurer vos entrées, cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau de droite.
     
3. Pour ajouter une entrée utilisée à chaque fois que l’agent est exécuté :
   • Sous À chaque fois que l’agent s’exécute, cliquez sur le menu déroulant Ajouter une entrée et sélectionnez une entrée.
   • Configurez la saisie.
   • Sélectionnez la case à cocher Obligatoire pour en faire un champ obligatoire.
     
   • Pour ajouter une autre entrée, cliquez sur le menu déroulant Ajouter une entrée et sélectionnez une entrée.
   • Lorsque vous avez terminé de configurer vos entrées, cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau de droite.
     
     

Guider le comportement de cet agent

Sous Guider le comportement de cet agent, ajoutez des instructions supplémentaires, des outils auxquels il peut accéder et des connaissances supplémentaires qu’il peut utiliser pour le contexte lors de la création de réponses à un appel d’offres. 

Les outils sont divisés en trois catégories :

• Les outils qui collectent des données.
• Des outils qui génèrent des informations.
• Des outils qui agissent.

Pour configurer le comportement de l’agent :

1. Pour ajouter des instructions supplémentaires que l’agent doit utiliser afin de rédiger des réponses :
   • Sous Instructions de l’agent, cliquez sur Ajouter des instructions supplémentaires.
   • Saisissez les instructions dans la zone de texte.
2. Pour ajouter des outils et d’autres agents auxquels l’agent peut accéder pour l’aider à accomplir des tâches telles que la recherche, la synthèse ou la génération de contenu :
   • Sous À quoi cet agent peut accéder, cochez les cases Navigation web et Votre HubSpot CRM pour autoriser l’agent à explorer le web, et utilisez les fiches d’informations du CRM de votre compte pour créer des réponses.
   • Pour ajouter d’autres outils, cliquez sur Ajouter un outil.
     • Dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche pour rechercher un outil.
     • Cliquez sur le menu déroulant Catégories et sélectionnez une catégorie pour filtrer les résultats.
     • Passez le curseur sur un outil et cliquez sur Vérifier pour afficher les détails de l’outil. Cliquez sur la flèche de retour en haut à droite du panneau de droite pour revenir à la liste des outils ou cliquez sur Ajouter un outil pour ajouter l’outil.
     • Pour ajouter un outil dans la liste des outils, passez le curseur de la souris sur l’outil et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez ajouter autant d’outils que vous le souhaitez.
   • Pour ajouter d’autres agents, cliquez sur l’onglet Agents en haut du panneau de droite.
     
     • Dans le panneau de droite, utilisez la barre de recherche pour rechercher un outil.
     • Passez le curseur sur un agent et cliquez sur Vérifier pour afficher ses détails. Cliquez sur la flèche de retour en haut à droite du panneau de droite pour revenir à la liste des agents, ou cliquez sur Ajouter un outil pour ajouter l’agent.
     • Pour ajouter un agent depuis la liste des agents, passez le curseur de la souris sur l’outil et cliquez sur Ajouter. Vous pouvez ajouter autant d’outils que vous le souhaitez.
   • Pour supprimer des outils ou des agents, passez la souris sur un outil ou un agent et cliquez sur Supprimer.
   • Lorsque vous avez terminé d’ajouter des outils et des agents, cliquezsur le X dans l’angle supérieur droit du panneau de droite.
3. Pour ajouter des connaissances à l’agent, comme des documents et des données, cliquez sur folderOpen Ajouter des connaissances. Si vous n’ajoutez pas de sources de connaissances, l’agent utilisera les connaissances générales ou les connaissances de vos paramètres (par exemple, des kits de marque).
   • Les coffres-forts de connaissances existants seront répertoriés sous la barre de recherche. Pour afficher les détails du coffre-fort, survolez-le et cliquez sur Afficher [dans les paramètres/détails]. Pour ajouter des coffres-forts existants à l’agent, placez le curseur dessus et cliquez sur Ajouter.
     
     
   • Pour créer un nouveau coffre de connaissances, dans l’angle supérieur droit du panneau de droite, cliquez sur Créer.
   • Saisissez un nom dans le champ Nom .
   • Saisissez une description dans le champ Description .
   • Sous Fichiers, cliquez sur Charger pour ajouter un fichier (les formats .pdf, .txt, .md, .html, .pptx et .docx sont pris en charge).
   • Sous Objets CRM, cliquez sur Ajouter pour ajouter un objet CRM (par exemple, vous pouvez ajouter votre base de connaissances HubSpot comme objet que l’agent utilisera lors de la création de la réponse à l’appel d’offres).
     • Sélectionnez l’objet CRM à ajouter (les objets personnalisés ne sont pas pris en charge).
     • Cliquez sur + Ajouter un filtre et définissez vos filtres.
     • Cliquez sur Ajouter au coffre. 
   • Cliquez sur Créer un & ajout.
   • Pour supprimer un coffre de connaissances de l’agent (celui-ci sera toujours disponible pour cet agent et d’autres), passez le curseur de la souris sur le coffre et cliquez sur Supprimer.
     
     
   • Pour modifier le nom et la description d’un coffre-fort de connaissances, passez le curseur de la souris sur le coffre-fort et cliquez sur Afficher les détails. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur les ellipses ellipses, puis cliquez sur Modifier.
   • Pour supprimer un coffre-fort de connaissances, passez le curseur de la souris sur le coffre-fort et cliquez sur Afficher les détails. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur les ellipses ellipses, puis cliquez sur Supprimer.
     
     
4. Lorsque vous avez terminé de configurer les coffres de connaissances, cliquez sur le X dans l’angle supérieur droit du panneau de droite.

À propos de cet agent

Pour mettre à jour la description de l’agent :

1. Sous À propos de cet agent , cliquez sur le champ Description et modifiez la description par défaut.
2. Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Tester l’agent

Pour tester l’agent :

1. Cliquez sur Exécuter un agent.
2. L’agent utilisera les informations fournies pour mener à bien le processus de proposition d’appel d’offres.
3. Passez en revue la réponse et apportez les ajustements nécessaires à l’agent. Cliquez sur Nouveau test pour exécuter un autre test.

Utilisez l’agent de demande de proposition

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Breeze Studio.
2. Cliquez sur la carte Agent de demande de proposition.
3. Cliquez sur Charger un fichier et téléchargez le fichier de l’appel d’offres.
   • Cliquez sur Charger depuis l’ordinateur pour charger le fichier depuis votre appareil.
   • Cliquez sur Choisir les fichiers existants pour sélectionner un fichier dans l’outil Fichiers. Sélectionnez le fichier dans le panneau de droite.
4. Entrez toutes les autres entrées qui ont été configurées pour l’agent.
5. Cliquez sur Exécuter un agent.
6. L’agent utilisera les informations fournies pour mener à bien le processus de proposition d’appel d’offres, ainsi que toutes les informations manquantes ou clarifications nécessaires.
7. Examinez la réponse. Pour l’affiner, saisissez des raffinements dans le champ Affiner les résultats dans l’angle inférieur gauche et appuyez sur la touche Retour de votre clavier.
8. Cliquez sur Exporter le PDF pour exporter la DP au format PDF. Le PDF sera envoyé par e-mail et vous recevrez une notification dans HubSpot lorsqu’il sera prêt.
9. Cliquez sur Copier le lien pour copier un lien vers la réponse à partager avec d’autres utilisateurs HubSpot.

Afficher l’historique de l’agent

Vous pouvez consulter l’historique lorsque l’agent a fonctionné dans Breeze Studio.

Pour consulter l’historique de l’agent :

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Breeze Studio.
2. Cliquez sur la carte Agent de demande de proposition.
3. Dans le panneau Historique , passez le curseur sur une entrée pour afficher la date et l’heure de l’exécution de l’agent.
4. Pour renommer une entrée, placez le curseur sur l’entrée, cliquez sur les ellipses ellipses, puis cliquez sur Renommer. Saisissez un nouveau nom et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
5. Pour copier un lien vers une entrée, placez le curseur sur l’entrée, cliquez sur les ellipses, puis cliquez sur Copier le ellipses lien.

Cloner l’agent

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Breeze Studio.
2. Passez le curseur de la souris sur la carte Agent d’appel d’offres et cliquez sur les verticalMenu trois points verticaux en haut à droite de la carte.
3. Cliquez sur Clone.
4. Dans la boîte de dialogue :
   • Sélectionnez Rester connecté si vous souhaitez que la version clonée de l’agent reçoive des mises à jour chaque fois que la version du marketplace de l’agent change.
   • Sélectionnez l’option Personnalisez cette image pour obtenir une copie entièrement personnalisable de l’agent qui ne recevra aucune mise à jour ultérieure.
5. Cliquez sur Clone.
6. Configurez l’agent, puis cliquez sur Publier.

Supprimer l’agent

1. Dans votre compte HubSpot, accédez à Breeze > Breeze Studio.
2. Passez le curseur de la souris sur la carte Agent d’appel d’offres et cliquez sur les verticalMenu trois points verticaux en haut à droite de la carte.
3. Cliquez sur Supprimer.
4. Cliquez sur Supprimer l’agent pour confirmer la suppression.