Agent für die Angebotsanforderung (RFP) einrichten und verwenden

Mit dem Agentfür Angebotsanfragen, der von Breeze, der KI von HubSpot, unterstützt wird, können Sie Angebotsanfragen (RFPs) automatisch mit früheren Antworten und verknüpftem Wissen ausfüllen. 

Bitte beachten: Vermeiden Sie es, vertrauliche Informationen in Ihren aktivierten Dateneingaben für KI-Funktionen, einschließlich Ihrer Prompts, weiterzugeben. Admins können generative KI-Funktionen in den Einstellungen der Account-Verwaltung konfigurieren. Informationen darüber, wie HubSpot-AI Ihre Daten verwendet, um vertrauenswürdige KI bereitzustellen, bei der Sie die Kontrolle über Ihre Daten haben, finden Sie in unseren häufig gestellten Fragen zu HubSpot-AI Trust.

Best Practices für KI-generierte Inhalte verstehen

• Überprüfen und bearbeiten Sie Ihre KI-generierten Inhalte, bevor Sie sie veröffentlichen.
• Bearbeiten Sie KI-generierte Inhalte, um sie an die Markenidentität und den Stil Ihrer Marke anzupassen.
• Halten Sie ein Gleichgewicht zwischen KI-generierten und von Menschen geschriebenen Inhalten.
• Obwohl HubSpot Sicherheitsmaßnahmen ergriffen hat, ist es möglich, dass KI-Ausführungen gelegentlich falsche, voreingenommene, beleidigende oder irreführende Informationen generieren. Überprüfen Sie die Richtigkeit des Inhalts der Ausgabe, insbesondere von Statistiken und Fakten.
• Das große Sprachmodell, mit dem die KI-Ausführung arbeitet, liefert in nicht-englischen Sprachen oft uneinheitliche Ergebnisse. HubSpot arbeitet daran, diese Sprachen in den kommenden Monaten besser zu unterstützen. Prüfen Sie daher Inhalte, die in einer anderen Sprache als Englisch generiert werden, besonders sorgfältig auf Richtigkeit und Klarheit. 

Bevor Sie loslegen

• Aktivieren Sie die KI-Einstellungen in Ihrem Account, einschließlich der Einstellung für Dateidaten .
• Super-Admins können den Agent für die Anforderung oder den Vorschlag konfigurieren.
• Der Agent für die Angebotsanforderung ist über HubSpot-Guthabeneinheiten erhältlich. Erfahren Sie mehr darüber, wie der RFP-Agent Guthabeneinheiten verwendet.

Den RFP-Agent zu Ihrem Account hinzufügen

Super-Admins können den RFP-Agent im Account installieren. So fügen Sie den RFP-Agent hinzu:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Marketplace.
2. Verwenden Sie die Suchleiste, um nach RFP-Agent zu suchen, und klicken Sie in den Suchergebnissen darauf.
3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Den Agent für die Anforderung von Vorschlägen einrichten

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Marketplace.
   
2. Klicken Sie auf der Seite Agenten-Marketplace auf die Agent-Karte Angebotsanfrage .
3. Klicken Sie im Dialogfeld auf Hinzufügen.
4. Um den Agent zu öffnen, klicken Sie auf Öffnen. Sie werden zum Agent-Editor weitergeleitet.
   

Konfigurieren Sie den Agent für die Angebotsanforderung

Konfigurieren Sie den Agent, indem Sie zusätzliche Anweisungen, Tools und Kenntnisse hinzufügen, um den Inhalt bei der Erstellung der RFP-Antwort anzureichern. 

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Breeze Studio.
   
2. Klicken Sie auf die Karte Ausschreibung Agent für die Angebotsanfrage .
3. Klicken Sie oben rechts auf Agent konfigurieren.

Was dieser Agent von Benutzern benötigt

Konfigurieren Sie die Eingaben, die der Agent von den Benutzern benötigt. Standardmäßig erfordert der Agent bei jeder Ausführung des Agent einen Datei-Upload (z. B. die RFP-Datei, die vom Benutzer hinzugefügt wird), aber es können andere Eingaben hinzugefügt werden, die während der Einrichtung (und automatisch bei jeder Ausführung des Agents verwendet werden) oder bei jeder Ausführung des Agenten.

Zum Beispiel:

Eingaben während der Einrichtung: Wenn Sie den RFP-Agent einrichten, möchten Sie möglicherweise eine Standard-Angebots-Vorlage hinzufügen. Dadurch muss der RFP-Agent diese Vorlage bei jeder Ausführung verwenden.

Eingaben bei jeder Ausführung des Agenten: Neben der RFP-Datei möchten Sie vielleicht, dass Ihr Benutzer zu jedem Agentenlauf für die RFP eine ID hinzufügt.

So bearbeiten Sie die Eingaben:

1. Klicken Sie oben links auf Eingaben verwalten.
2. So fügen Sie eine Eingabe hinzu, die bei der Einrichtung des Agenten verwendet wird:
   • Klicken Sie unter Während des Setups auf das Dropdown-Menü Eingabe hinzufügen und wählen Sie eine Eingabe aus.
   • Konfigurieren Sie die Eingabe.
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich , um es zu einem Pflichtfeld zu machen.
     
   • Um eine weitere Eingabe hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eingabe hinzufügen und wählen Sie eine Eingabe aus.
   • Wenn Sie die Konfiguration Ihrer Eingänge abgeschlossen haben, klicken Sie auf das X oben rechts im rechten Bereich.
     
3. So fügen Sie eine Eingabe hinzu, die bei jeder Ausführung des Agenten verwendet wird:
   • Klicken Sie unter Jedes Mal, wenn der Agent ausgeführt wird auf das Dropdown-Menü Eingabe hinzufügen und wählen Sie eine Eingabe aus.
   • Konfigurieren Sie die Eingabe.
   • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erforderlich , um es zu einem Pflichtfeld zu machen.
     
   • Um eine weitere Eingabe hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü Eingabe hinzufügen und wählen Sie eine Eingabe aus.
   • Wenn Sie die Konfiguration Ihrer Eingänge abgeschlossen haben, klicken Sie auf das X oben rechts im rechten Bereich.
     
     

Leitfaden zum Verhalten dieses Agenten

Fügen Sie unter "Anleitung zum Verhalten dieses Agenten" zusätzliche Anweisungen, Tools und zusätzliches Wissen hinzu, auf das er bei der Erstellung von RFP-Antworten Kontext verwenden kann. 

Die Tools werden in drei Kategorien eingeteilt:

• Tools, die Daten erzeugen.
• Tools, die Informationen generieren.
• Tools, die Aktionen ausführen.

So konfigurieren Sie, wie sich der Agent verhält:

1. So fügen Sie zusätzliche Anweisungen für den Agent zum Erstellen von Antworten hinzu:
   • Klicken Sie unter Mitarbeiteranweisungen auf Zusätzliche Anweisungen hinzufügen.
   • Geben Sie die Anweisungen in das Textfeld ein.
2. So fügen Sie Tools und andere Agenten hinzu, auf die der Agent für die Angebotserstellung zugreifen kann, um Aufgaben wie das Recherchieren, Zusammenfassen oder Generieren von Content zu erledigen:
   • Aktivieren Sie unter Worauf dieser Agent zugreifen kann die Kontrollkästchen Webbrowsing und Ihr HubSpot CRM, damit der Agent das Internet crawlen und die CRM-Datensätze in Ihrem Account verwenden kann, um Antworten zu erstellen.
   • Um weitere Tools hinzuzufügen, klicken Sie auf Tool hinzufügen.
     • Verwenden Sie im rechten Bereich die Suchleiste, um nach einem Tool zu suchen .
     • Klicken Sie auf das Dropdown-Menü Kategorien und wählen Sie eine Kategorie aus, um die Ergebnisse zu filtern.
     • Bewegen Sie den Mauszeiger über ein Tool und klicken Sie auf Überprüfen , um die Tool-Details anzuzeigen. Klicken Sie oben rechts auf den Zurück-Pfeil, um zur Liste der Tools zurückzukehren, oder klicken Sie auf Tool hinzufügen , um das Tool hinzuzufügen.
     • Um ein Tool aus der Liste der Tools hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Tool und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können so viele Tools hinzufügen, wie Sie möchten.
   • Um weitere Support-Mitarbeiter hinzuzufügen, klicken Sie oben im rechten Bereich auf die Registerkarte Mitarbeiter.
     
     • Verwenden Sie im rechten Bereich die Suchleiste, um nach einem Tool zu suchen .
     • Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Agent und klicken Sie auf Überprüfen , um die Details des Agent anzuzeigen. Klicken Sie oben rechts auf den Zurück-Pfeil , um zur Liste der Agenten zurückzukehren, oder klicken Sie auf Tool hinzufügen , um den Agent hinzuzufügen.
     • Um einen Agent aus der Liste der Agent hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Tool und klicken Sie auf Hinzufügen. Sie können so viele Tools hinzufügen, wie Sie möchten.
   • Um Tools oder Agenten zu entfernen, bewegen Sie den Mauszeiger über ein Tool oder einen Agent und klicken Sie auf Entfernen.
   • Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Tools und Agents fertig sind, klicken Sieauf das X oben rechts im rechten Bereich.
3. Um dem Agent Wissen hinzuzufügen, z. B. Dokumente und Daten, klicken Sie auf folderOpen Wissen hinzufügen. Wenn Sie keine Wissensquellen hinzufügen, verwendet der Agent allgemeines Wissen oder Wissen aus Ihren Einstellungen (z. B. Brand-Kits).
   • Vorhandene Wissenstresore werden unterhalb der Suchleiste aufgelistet. Um die Details des Tresors anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Tresor und klicken Sie auf Anzeigen [in Einstellungen/Details]. Um dem Agenten vorhandene Tresore hinzuzufügen, bewegen Sie den Mauszeiger über sie und klicken Sie auf Hinzufügen.
     
     
   • Um einen neuen Wissenstresor zu erstellen, klicken Sie oben rechts im rechten Bereich auf Erstellen.
   • Geben Sie einen Namen im Feld Name ein.
   • Geben Sie eine Beschreibung im Feld Beschreibung ein.
   • Klicken Sie unter Dateien auf Hochladen , um eine Datei hinzuzufügen (die Formate .pdf, .txt, MD, .html, .pptx und .docx werden unterstützt).
   • Klicken Sie unter CRM-Objekte auf Hinzufügen , um ein CRM-Objekt hinzuzufügen (Sie könnten z. B. Ihre HubSpot-Wissensdatenbank als Objekt hinzufügen, das der Agent bei der Erstellung der RFP-Antwort verwenden soll).
     • Wählen Sie das hinzuzufügende CRM-Objekt aus (benutzerdefinierte Objekte werden nicht unterstützt).
     • Klicken Sie auf + Filter hinzufügen und legen Sie Ihre Filter fest.
     • Klicken Sie auf Zum Tresor hinzufügen. 
   • Klicken Sie auf Hinzufügen erstellen &.
   • Um einen Wissenstresor vom Agenten zu entfernen (der Wissenstresor ist für diesen und andere Agenten weiterhin verfügbar), bewegen Sie den Mauszeiger über den Tresor und klicken Sie auf Entfernen.
     
     
   • Um den Namen und die Beschreibung eines Wissenstresors zu bearbeiten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Tresor und klicken Sie auf Details anzeigen. Klicken Sie oben rechts auf die ellipses Auslassungspunkte und dann auf Bearbeiten.
   • Um einen Wissenstresor zu löschen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Tresor und klicken Sie auf Details anzeigen. Klicken Sie oben rechts auf die ellipses Auslassungspunkte und dann auf Löschen.
     
     
4. Wenn Sie die Konfiguration der Wissenstresore abgeschlossen haben, klicken Sie auf das X oben rechts im rechten Bereich.

Über diesen Agent

So aktualisieren Sie die Beschreibung des Agenten:

1. Klicken Sie unter Über diesen Agent auf das Feld Beschreibung und bearbeiten Sie die Standardbeschreibung.
2. Klicken Sie oben rechts auf Aktualisieren , um Ihre Änderungen zu speichern.

Agent testen

So testen Sie den Agent:

1. Klicken Sie auf Agent ausführen.
2. Der Agent verwendet die bereitgestellten Informationen, um den Angebotsprozess abzuschließen.
3. Überprüfen Sie die Antwort und nehmen Sie eventuelle Änderungen am Agent vor. Klicken Sie auf Neuer Test, um einen weiteren Test durchzuführen.

Mit dem Agent für die Angebotsanforderung

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Breeze Studio.
2. Klicken Sie auf die Karte Ausschreibung Agent für die Angebotsanfrage.
3. Klicken Sie auf Datei hochladen und laden Sie die RFP-Datei hoch.
   • Klicken Sie auf Vom Computer hochladen , um die Datei von Ihrem Gerät hochzuladen.
   • Klicken Sie auf Vorhandene Dateien auswählen , um eine Datei aus dem Dateien-Tool auszuwählen. Wählen Sie im rechten Bereich die Datei aus.
4. Geben Sie alle anderen Eingaben ein, die für den Agent konfiguriert wurden.
5. Klicken Sie auf Agent ausführen.
6. Der Support-Mitarbeiter verwendet die bereitgestellten Informationen, um den RFP-Angebotsprozess abzuschließen, sowie alle fehlenden Informationen oder erforderlichen Klarstellungen.
7. Überprüfen Sie die Antwort. Um sie zu verfeinern, geben Sie Verfeinerungen in das Feld Ausgaben verfeinern unten links ein und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
8. Klicken Sie auf PDF exportieren , um die Ausschreibung als PDF-Datei zu exportieren. Die PDF-Datei wird per E-Mail verschickt und Sie werden in HubSpot benachrichtigt, sobald sie fertig ist.
9. Klicken Sie auf Link kopieren , um einen Link zur Antwort zu kopieren, den Sie mit anderen HubSpot-Benutzern teilen können.

Agentenverlauf anzeigen

Sie können den Verlauf anzeigen, wann der Agent in Breeze Studio ausgeführt wurde.

So zeigen Sie den Verlauf des Support-Agenten an:

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Breeze Studio.
2. Klicken Sie auf die Karte Ausschreibung Agent für die Angebotsanfrage.
3. Bewegen Sie im Bereich Verlauf den Mauszeiger über einen Eintrag, um das Datum und die Uhrzeit der Ausführung des Agenten anzuzeigen.
4. Um einen Eintrag umzubenennen, bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag, klicken Sie auf die ellipses Auslassungspunkte und klicken Sie dann auf Umbenennen. Geben Sie einen neuen Namen ein und drücken Sie die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur.
5. Um einen Link zu einem Eintrag zu kopieren, bewegen Sie den Mauszeiger über den Eintrag, klicken Sie auf die ellipses Auslassungspunkte und dann auf Link kopieren.

Agenten klonen

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Breeze Studio.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Karte "Agent für die Angebotsanfrage" und klicken Sie auf die verticalMenu drei vertikalen Punkte oben rechts auf der Karte.
3. Klicken Sie auf Klonen.
4. Im Dialogfeld:
   • Wählen Sie Verbunden bleiben aus, wenn die geklonte Version des Agent Updates erhalten soll, wenn sich die Marketplace-Version des Agent ändert.
   • Wählen Sie Machen Sie es selbst aus , um eine vollständig anpassbare Kopie des Agenten zu erhalten, die in Zukunft keine Updates mehr erhält.
5. Klicken Sie auf Klonen.
6. Konfigurieren Sie den Agent und klicken Sie dann auf Veröffentlichen.

Agent löschen

1. Gehen Sie in Ihrem HubSpot-Account zu Breeze > Breeze Studio.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Karte "Agent für die Angebotsanfrage" und klicken Sie auf die verticalMenu drei vertikalen Punkte oben rechts auf der Karte.
3. Klicken Sie auf Löschen.
4. Klicken Sie auf Agent löschen , um den Löschvorgang zu bestätigen.