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conversations

Rédigez et répondez aux e-mails dans la boîte de réception

Dernière mise à jour: avril 10, 2019

Découvrez comment connecter une boîte de réception partagée à HubSpot, puis envoyer des e-mails à vos contacts directement depuis la boîte de réception. 

Connecter une boîte de réception partagée

Note : seuls les utilisateurs de votre compte avec un accès administrateur peuvent se connecter à un canal de messagerie d’équipe.

Pour connecter un canal de messagerie d’équipe à votre boîte de réception :
  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
  • Dans l’angle inférieur gauche de votre boîte de réception, cliquez sur Paramètres de boîte de réception, puis sélectionnez Email

    connect-channels

  • Au coin supérieur droit, cliquez sur Se connecter à la messagerie d’équipe. Si c’est le premier canal que auquel vous vous connectez, déplacez l’assistant de configuration pour créer un canal de boîte de réception d’équipe pour les e-mails. 
  • Sélectionnez le type de compte d’e-mail auquel vous souhaitez vous connecter. La boîte de réception peut être connectée à un compte Gmail ou Office 365 . Actuellement, la connexion IMAP n’est pas prise en chargeSi vous utilisez un alias de messagerie ou un groupe Google, vous devez configurer un e-mail hébergé dans la boîte de réception que vous pouvez utiliser pour transférer des e-mails depuis votre alias ou votre groupe Google.

Important : toute boîte de réception que vous connectez pour les conversations doit être une boîte de réception partagée, car tous les e-mails entrants seront visibles par l’ensemble de votre équipe. L’adresse e-mail que vous connectez ne peut pas déjà être connectée aux intégrations d’e-mails d’un utilisateur. Si c’est le cas, l’utilisateur devra supprimer la connexion avant que vous puissiez l’intégrer dans une boîte de réception. 

  • Après avoir effectué votre choix, dans la boîte de dialogue, cliquez sur Continuer.
  • Vérifiez les conditions de partage de ce compte d’e-mail avec HubSpot, puis cliquez sur Continuer
  • Sélectionnez la boîte de réception que vous souhaitez connecter, saisissez les identifiants de connexion et terminez le processus de connexion pour permettre à HubSpot d’accéder à votre boîte de réception. En savoir plus sur la connexion de votre boîte de réception à HubSpot
  • Une fois que votre boîte de réception est connectée avec succès, vous serez invité à définir des règles de routage pour les e-mails entrants vers ce compte :
  • Cliquez sur Terminé.  

Si vous devez ajouter d’autres membres de l’équipe après avoir connecté votre boîte de réception, vous pouvez le faire à partir des paramètres de votre boîte de réception. Tous les utilisateurs de votre compte peuvent utiliser les conversations, mais ils doivent être inclus dans une boîte de réception d’équipe afin de pouvoir envoyer des e-mails à vos contacts. 

Rédiger un e-mail 

Rédigez un e-mail dans la boîte de réception pour commencer une conversation avec vos contacts. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
  • Dans le coin supérieur gauche, cliquez sur Rédigerconversations-compose-button
  • Dans le coin inférieur droit, une fenêtre de composition d’e-mails s’ouvre. 
    • Cliquez sur le menu déroulant À pour rechercher et sélectionner le nom d’un contact.  
    • Dans le champ Objet , saisissez votre ligne d’objet. 
    • Saisissez votre e-mail. Vous pouvez utiliser un modèle d’e-mail existant, ou insérer un document ou un lien de réunion dans votre e-mail. 
    • Les icônes en bas de l’éditeur d’e-mails peuvent être utilisées pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image, inclure un bloc de texte, un lien vers un article de la base de connaissances, ou charger un fichier. conversations-email-composer
  • L'e-mail sortant sera connecté à n'importe quel dossier (contact, entreprise, transaction ou ticket) associé à la fiche d'informations du destinataire. Si vous ne souhaitez pas que l’e-mail soit connecté à une fiche d’informations associée, cliquez sur le menu déroulant  Associé avec , puis sur la ou les case(s) à cocher pour la ou les fiche(s) d’informations spécifique(s), ou ajoutez de nouvelles fiches d'informations associées. 
  • Cliquez sur Envoyer

Répondre à une conversation par e-mail

Outre l’ouverture d’une conversation par e-mail à partir de la boîte de réception, vous pouvez répondre à un message d’e-mail entrant. Tout comme pour les chats en direct, vous avez le profil de contact dans le panneau de droite pour le contexte.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Boïte de récéption.
  • Cliquez pour ouvrir une conversation par e-mail. 
  • Dans l’éditeur d’e-mails, rédigez votre réponse. 
    • Cliquez sur Modèles dans la partie supérieure de l’éditeur d’e-mails pour insérer un modèle d’e-mail. Vous pouvez également insérer des Documents, programmer des Réunions, ou joindre un devis à partir d’ici.
    • Les icônes en bas de l’éditeur d’e-mails peuvent être utilisées pour modifier le style de texte, insérer un lien, ajouter une image, inclure un bloc de texte, un lien vers un article de la base de connaissances, ou charger un fichier.  
    • Lorsque vous avez terminé votre message, cliquez sur Envoyer
  • S'il existe d'autres objets (contacts, entreprises, transactions ou tickets) associés à cet e-mail, cliquez pour les voir ou ajouter de nouvelles fiches d'informations associées.

email-reply

  • Si vous souhaitez qu’un autre membre de l’équipe révise la conversation, cliquez sur l’onglet Commentaire
  • Saisissez et le nom du membre de votre équipe, puis cliquez sur Ajouter un commentaire. L’utilisateur recevra une notification l’informant qu’il apparaît dans une conversation. conversations-comments-in-inboxes
  • Lorsque la conversation est terminée, dans le coin supérieur droit, cliquez sur success Marquer comme terminé