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Documents

Utiliser les documents

Dernière mise à jour: January 3, 2019

Marketing Hub
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L’outil Documents permet de créer une bibliothèque de contenu à jour pour l’ensemble de votre équipe. Recevez des alertes dès que vos contacts interagissent avec votre contenu et consultez les indicateurs cumulés relatifs à la performance de votre contenu. Cet article explique comment :

Ajouter un document

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Cliquez sur Charger un nouveau document, puis sélectionnez la source d’importation de votre fichier. Veillez à respecter le type de fichier et les restrictions de taille

Une fois le document chargé, il apparaîtra dans le tableau de bord des documents. 

Remarque : étant donné que les documents sont partagés publiquement, l’outil Documents ne doit pas être utilisé pour envoyer des informations sensibles ou confidentielles.

Gérer le document

Une fois le document chargé à HubSpot :

  • Cliquez sur le nom du document pour y accéder pour le modifier.
  • Pour modifier le titre du document, cliquez sur l’icône de crayon dans le coin supérieur gauche. Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.

  • Pour remplacer le document existant, cliquez sur Recharger en haut à droite, puis sélectionnez la source du fichier dans le menu déroulant.

  • Pour supprimer le document, cliquez sur Actions > Supprimer au coin supérieur droit. Dans la boîte de dialogue qui apparaît, cliquez sur Oui, supprimer le document pour le confirmer.

Configurez votre image de marque (Sales Hub StarterPro, ou EntrepriseService Hub Starter, Pro ou Entreprise uniquement)

Vous pouvez personnaliser la marque sur vos documents.

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes> Branding.
  • Cliquez sur Télécharger pour ajouter un logo ou sur Parcourir les images pour utiliser une image déjà chargée dans votre gestionnaire de fichiers. 
  • Sélectionnez une couleur ou entrez une valeur de couleur hexadécimale personnalisée pour personnaliser la couleur qui apparaîtra dans la visionneuse de documents lorsque vous partagez votre document. document-branding
  • Cliquez sur Enregistrer
  • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, changer la branding de l’équipe

Remarque : les modifications que vous apportez aux paramètres de votre marque de vente s’appliqueront à tous les utilisateurs de tous vos outils de vente, à l’exception de l’outil de conversation 

 

Partager votre document

HubSpot appliquera automatiquement le suivi lorsque vous partagez un document, ce qui vous permettra de voir si / quand votre prospect visualise le document. Vous pouvez également demander aux destinataires de saisir leur adresse e-mail avant de consulter le document. Il existe quatre manières différentes de partager des documents :

  • À partir de l’outil Documents
  • Depuis votre boîte de réception
  • Dans un modèle d’e-mail
  • Dans une séquence

Une note sur les documents conformes au RGPD

Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) implique quelques légers changements dans vos documents avant le partage, comme indiqué ci-dessous :

Remarque : ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

  • Si le paramètre de fonctionnalité RGPD global est activé dans votre compte HubSpot, la confidentialité et le consentement de tous les documents téléchargés sont activés par défaut. Vous pouvez l’activer pour les documents précédemment téléchargés avant de les partager en cliquant sur le nom du document, puis en activant le commutateur RGPD (Activer la confidentialité et le consentement). Lorsque cette option est activée, vos contacts doivent donner leur consentement pour la communication et le traitement des données. La langue sera extraite de vos paramètres de confidentialité et de consentement et inclura une invite à consentir automatiquement à votre type d’abonnement de communication individuelle.
  • Si le paramètre de fonctionnalité RGPD global est désactivé dans votre compte HubSpot, aucune action n’est entreprise sur les documents existants. Tous les nouveaux documents que vous créez auront par défaut la désactivation de la confidentialité et du consentement. Vous pouvez l’activer pour les documents individuels avant de les partager en cliquant sur le nom du document, puis en activant le commutateur RGPD (Activer la confidentialité et le consentement). Lorsque cette option est activée, vos contacts doivent donner leur consentement pour la communication et le traitement des données. La langue sera extraite de vos paramètres de confidentialité et de consentement et inclura une invite à consentir automatiquement à votre type d’abonnement de communication individuelle.
  • L’abonnement par défaut dans les documents est la communication « face à face ». Ceci est un type d’abonnement interne dans votre compte HubSpot. Cet ID d’abonnement par défaut peut être mis à jour dans les paramètres de vos contacts et de votre entreprise et s’appliquera aux documents nouvellement créés.

Partager depuis L’outil Documents

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Cliquez sur le nom du document.
  • Dans la boîte de dialogue qui apparaît, entrez l’adresse électronique du destinataire sous À qui envoyez-vous cela ?
  • Pour suivre les personnes qui consultent ce document, cliquez sur le bascule Demander une adresse électronique pour afficher le document commutateur activé. 
  • Cliquez sur Obtenir le lien.

  • Cliquez sur Copier pour copier le lien du document ou sur Email à partir du CRM pour accéder à la fiche d’informations du contact du destinataire.

Partager depuis votre boîte de réception

Insérez des liens de document dans les e-mails de votre boîte de réception à l’aide de l’extension Chrome HubSpot Sales ou de l’un des modules complémentaires : 

Partage depuis un modèle d’e-mail

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Modèles.
  • Dans le tableau de bord des modèles, cliquez sur Nouveau modèle ou sur un nom de modèle pour modifier un modèle existant.
  • Cliquez sur Document au bas de l’éditeur de modèle.
  • Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez le document et entrez le texte d’affichage du lien.
  • Cochez la case Exiger une adresse e-mail pour consulter le document afin de suivre les personnes qui consultent ce document. 
  • Cochez la case Inclure l’aperçu du lien pour afficher un aperçu de votre document dans le corps de l’e-mail.
  • Cliquez sur Insérer lorsque vous avez terminé. 

templates-tokens

Partager depuis une séquence

Lorsque vous inscrivez un contact dans une séquence, cliquez sur documents dans le coin  inférieur droit d’un modèle dans la boîte de dialogue de l’éditeur de séquence. Sélectionnez le document dans le menu déroulant , modifiez le texte du lien à afficher et sélectionnez si vous souhaitez exiger une adresse e-mail et afficher un aperçu des liens. Puis cliquez sur Insérer.
Capture d’écran d’un post sur l’Aide HubSpot
 

Rapport sur votre document

Vous pouvez analyser des informations à propos de vos documents de trois manières différentes. Vous êtes averti en temps réel par une notification dès lors qu’un document est consulté. Ces consultations apparaissent dans votre flux d’activités ainsi que dans le dossier de contact du destinataire.

Deuxièmement, vous pouvez afficher les données de performance des documents dans deux rapports sur votre tableau de bord de rapports. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Cliquez sur Ajouter un rapport.

  • Dans le menu latéral de gauche, accédez à Ventes Documents.
  • Vous y trouverez un rapport Résumé des documents, qui vous donne un aperçu des performances de vos documents, et un rapport Meilleurs documents, qui répertorie les documents les plus populaires.
  • Cliquez sur Ajouter pour ajouter un rapport à votre tableau de bord. 
documents-reports

Si vous êtes un utilisateur Sales Hub Pro ou Entreprise, vous pouvez afficher les données de performance des documents dans l’outil d’analyse du contenu des ventes. 

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Reports > Analytics Tools.
  • Sélectionnez Analytics du contenu des ventes
  • Cliquez sur l’onglet Documents. 
  • Par défaut, vous verrez les données pour tous vos utilisateurs. Cliquez sur le menu déroulant Utilisateurs pour consulter les données d’un utilisateur spécifique. 
  • Cliquez sur le menu déroulant  Plage de dates pour consulter les données sur une période donnée. 
  • Cochez la case situéeà droite du nom du document pour choisir les documents pour lesquels vous souhaitez voir les données. Cliquez sur le nom du document pour ouvrir la page de résumé du document. 
Remarque : si le bouton Ajouter est grisé sur les rapports, cela signifie que vous avez atteint la limite de rapports (10) pour ce tableau de bord. Pour ajouter plus de rapports, vous pouvez créer un nouveau tableau de bord ou supprimer des rapports du tableau de bord actuel.