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Documents

Charger et partager des documents

Dernière mise à jour: septembre 18, 2019

L'outil Documents vous permet de créer une bibliothèque de contenu pour l'ensemble de votre équipe afin de l'utiliser et de la partager avec vos contacts.

Remarque : les utilisateurs de la version gratuite peuvent accéder aux cinq premiers documents chargés dans un compte. Si un utilisateur de la version gratuite est ajouté à un compte dans lequel au moins cinq documents ont déjà été chargés, cet utilisateur gratuit ne pourra consulter et partager que les cinq premiers documents chargés. Si aucun document n'a été ajouté au compte, l'utilisateur gratuit pourra charger jusqu'à cinq documents.

Ajouter un document

Une fois le document chargé, il apparaîtra dans le tableau de bord des documents.

Remarque : étant donné que les documents sont partagés publiquement, l'outil Documents ne doit pas être utilisé pour envoyer des informations sensibles ou confidentielles.

Gérer le document

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Dans le coin supérieur droit, utilisez la barre de recherche pour rechercher un document par son nom.
  • Pour organiser vos documents dans un dossier, sélectionnez la ou les cases à côté des documents à déplacer, puis cliquez sur Déplacer vers le dossier en haut du tableau. Dans la boîte de dialogue, sélectionnez le nom du dossier, puis cliquez sur Déplacer.
  • Pour consulter les détails sur un document individuel ou modifier le document, cliquez sur le nom du document. 
    • Pour modifier le titre du document, cliquez sur l'icône Crayon edit ini dans le coin supérieur gauche. Saisissez un nouveau titre, puis cliquez sur Enregistrer.Document-edit-options
    • Sous le titre du document, vous pouvez activer ou désactiver vos options de confidentialité et de consentement pour un document donné. Le respect du règlement général sur la protection des données (RGPD) implique quelques légers changements dans vos documents avant le partage :

Remarque : ces fonctionnalités sont disponibles dans HubSpot. Toutefois, votre service juridique est plus à même de vous conseiller par rapport à votre situation spécifique.

    • Si le RGPD est activé dans votre compte, le bouton Activer la confidentialité et le consentement (RGPD) est activé par défaut pour chaque document, mais peut être désactivé individuellement. Lorsque cette option est activée, vos contacts doivent donner leur consentement pour la communication et le traitement des données. Lorsque vous partagez un document, la langue des paramètres de confidentialité et de consentement apparaîtra et inclura un consentement pour le type d'abonnement à une communication individuelle. Le texte de confidentialité et de consentement apparaîtra dans la langue du navigateur de l'audience, mais si HubSpot ne peut détecter la langue du navigateur, le texte s'affichera dans la langue sélectionnée dans les paramètres de votre comptedocuments-gdpr-consent-text
    • L'abonnement par défaut dans les documents est la communication « face à face ». Ceci est un type d'abonnement interne dans votre compte HubSpot. Cet ID d'abonnement par défaut peut être mis à jour dans les paramètres de vos contacts et de votre entreprise et s'appliquera aux documents nouvellement créés.

Remarque : si vous avez chargé des documents avant d'activer la fonctionnalité RGPD, vous devrez activer manuellement l'option de confidentialité et de consentement en cliquant sur le bouton.

  • Sous le paramètre RGPD, consultez une vue d'ensemble des partages, visiteurs et vues du document.
  • Sous les détails du document, dans le tableau Visiteurs, consultez une liste des contacts qui ont consulté votre document. Passez le curseur de la souris sur leur nom et cliquez sur Détails pour afficher des informations précises sur leur interaction avec le document.
  • Pour remplacer le document existant, cliquez sur Recharger en haut à droite, puis sélectionnez la source du nouveau fichier depuis le menu déroulant.

  • Pour prévisualiser, télécharger ou supprimer votre document, cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sélectionnez Aperçu, Télécharger ou Supprimer

Configurer le branding (Hub Sales ou Hub Service uniquement)

      • Depuis votre compte HubSpot, accédez à l'icône Paramètres settings dans l'angle supérieur droit.
      • Dans le menu latéral de gauche, sélectionnez Paramètres par défaut du compte
      • Cliquez sur l'onglet Branding, puis accédez aux onglets pour définir le nom, le logo et les couleurs de votre entreprise pour vos documents de ventes.Image%2525202019-03-25%252520at%25252012.05.30%252520PM
      • Cliquez sur Enregistrer.
      • Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Oui, changer le branding de l'équipe.

Remarque : les modifications que vous apportez aux paramètres de branding de vente s'appliqueront à tous les utilisateurs de tous vos outils de vente, à l'exception de l'outil de conversation 

 

Partager votre document

HubSpot appliquera automatiquement le suivi lorsque vous partagez un document, qui vous indiquera si votre contact consulte le document et à quel moment. Vous pouvez également demander aux destinataires de saisir leur adresse e-mail avant de consulter le document.

Outil Documents

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Documents.
  • Passez le curseur de la souris sur le nom du document et cliquez sur Partager. Ou cliquez sur le nom du document, puis cliquez sur Partager dans l'angle supérieur droit.
  • Dans la boîte de dialogue qui apparaît, saisissez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ À qui envoyez-vous cela ?
  • Pour suivre les personnes qui consultent ce document, cliquez sur le commutateur Demander une adresse électronique pour afficher le document commutateur activé.
  • Cliquez sur Obtenir le lien.

  • Cliquez sur Copier pour copier le lien du document ou cliquez sur E-mail du CRM pour envoyer un e-mail avec le lien du document depuis la fiche d'informations du contact.
Vous pouvez également envoyer par e-mail un lien du document depuis votre boîte de réception en utilisant l'extension HubSpot Sales pour Chrome, le complément HubSpot Sales pour Outlook ou le complément HubSpot Sales pour Office 365.
 

Modèle d'e-mail

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Conversations > Modèles.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Nouveau modèle ou sur un nom de modèle pour modifier un modèle existant.
  • En bas de l'éditeur de modèles, cliquez sur le menu déroulant Document, puis sélectionnez le nom du document et saisissez le texte d'affichage du lien.
  • Cochez la case Exiger une adresse e-mail pour consulter le document pour suivre les personnes qui consultent ce document.
  • Cochez la case Inclure l'aperçu du lien pour afficher un aperçu de votre document dans le corps de l'e-mail.
  • Cliquez sur Insérer.

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Découvrez comment insérer un document dans un modèle d'e-mail lorsque vous inscrivez vos contacts dans une séquence.