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Meetings

Créer un lien de réunions d'équipe

Dernière mise à jour: juin 3, 2019

Disponible avec :

Hub Sales Starter, Professional, Enterprise
Hub Services Starter, Professional, Enterprise

Grâce à l'outil Réunions, vous pouvez créer et partager des liens de prise de rendez-vous afin que les prospects puissent prendre rendez-vous en fonction de vos disponibilités. 

Toutefois, d'autres membres de votre équipe doivent parfois être inclus dans les réunions et il peut être difficile de coordonner plusieurs plannings tout au long du processus de vente. Il existe deux options pour inclure d'autres membres de l'équipe dans les liens des réunions :

  • Disponibilités du groupe : Les disponibilités de groupe permettent d'inclure plusieurs membres de votre équipe et d'indiquer les disponibilités chevauchantes de toutes les parties concernées. 
  • Disponibilités Round Robin : Les disponibilités Round Robin facilitent la planification en l'absence d'un commercial et affichent les disponibilités combinées au sein d'une équipe. Les prospects peuvent planifier une réunion avec le représentant commercial dont la disponibilité convient le mieux au planning.

Créer un lien de groupe ou un lien de prise de rendez-vous Round Robin

  • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Ventes > Réunions.
  • Dans l'angle supérieur droit, cliquez sur Créer un lien de prise de rendez-vous, puis sélectionnez Équipe.
  • Cliquez sur le type de rendez-vous que vous souhaitez créer : Disponibilité de groupe ou disponibilité Round Robin.  

team-type

  • Dans la section Membres de l'équipe qui s'affiche, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez un membre de l'équipe à ajouter à votre réunion. 
  • Si vous créez un lien de prise de rendez-vous Round Robin, sélectionnez la case Si le contact appartient à quelqu'un, afficher l'agenda du propriétaire. Découvrez ce que cela signifie dans la section suivante de cet article ci-dessous.

Remarque : Le membre de votre équipe doit être un utilisateur HubSpot Hub Sales Starter, Pro ou Entreprise, Hub Services Starter, Pro ou Entreprise, et disposer d'un calendrier lié avant de pouvoir être ajouté à une réunion de groupe ou Round Robin. 

Remarque : Une fois le lien de prise de rendez-vous créé, l'utilisateur qui a créé un lien de prise de rendez-vous de groupe ne peut pas être supprimé en tant que membre du lien. Toutefois, un utilisateur qui a créé un lien de prise de rendez-vous Round Robin peut se désabonner du lien. 

Fonctionnement de la disponibilité de groupe ou Round Robin 

Lors de la création d'une réunion de groupe ou Round Robin, votre prospect verra des heures spécifiques en fonction du type de réunion :

  • Disponibilités du groupe : HubSpot vérifiera automatiquement la disponibilité personnalisée que vous avez définie dans l'étape de création de disponibilité par rapport aux calendriers intégrés des membres de l'équipe et bloquera les heures occupées. Si un utilisateur dispose de plusieurs calendriers intégrés, HubSpot vérifiera cette disponibilité personnalisée par rapport à tous les calendriers. 
    • Lorsque vous ajoutez des membres de l'équipe à un lien de prise de rendez-vous de groupe, vos prospects pourront sélectionner n'importe quel moment auquel l'un des membres de l'équipe sélectionnés est disponible.
    • Lorsqu'un prospect clique sur le lien de réunion, il verra les créneaux horaires disponibles pour vous et les autres membres de l'équipe sélectionnés. Il peut sélectionner une heure, puis ajouter des détails pour prendre un rendez-vous. Le créateur de la réunion recevra une notification et la réunion apparaîtra dans les calendriers de tous les participants à la réunion.
  • Disponibilités Round Robin : HubSpot vérifiera automatiquement la disponibilité personnalisée que vous avez définie dans l'étape de création de disponibilité par rapport aux calendriers intégrés des membres de l'équipe et bloquera les heures occupées lorsqu'aucun membre de l'équipe sélectionné n'est disponible. Si un utilisateur dispose de plusieurs calendriers intégrés, HubSpot vérifiera cette disponibilité personnalisée par rapport à tous les calendriers.
    • Lorsque vous ajoutez des membres de l'équipe à un lien de prise de rendez-vous Round Robin, vos prospects pourront sélectionner n'importe quel moment auquel l'un des membres de l'équipe sélectionnés est disponible. Lorsque vous créez le lien de prise de rendez-vous, vous pouvez également sélectionner Si le contact appartient à quelqu'un, afficher l'agenda du propriétaire. Lorsque cette option est sélectionnée, les prospects de votre lien de prise de rendez-vous seront d'abord invités à saisir leur adresse e-mail.

      S'ils existent déjà dans votre base de données avec un propriétaire de contact, la page de prise de rendez-vous du propriétaire sera affichée. 
      • Si le contact appartient à quelqu'un et que le propriétaire est un utilisateur payant de Hub Sales ou Hub Services, a des réunions définies, fait partie de ce lien Round Robin et dispose de disponibilités, l'outil présentera les heures où le propriétaire du contact est disponible en utilisant les disponibilités spécifiées dans le lien Round Robin, et non dans le lien de rendez-vous personnels par défaut du propriétaire.
      • Si le contact appartient à quelqu'un et que le propriétaire est un utilisateur payant de Hub Sales ou Hub Services, a des réunions définies, fait partie de ce lien Round Robin et ne dispose pas de disponibilités, le contact ne verra aucune disponibilité et pourra envoyer un e-mail à son propriétaire. 
      • Si le contact appartient à quelqu'un mais que le propriétaire n'est pas un utilisateur payant de Hub Sales ou Hub Services , a des réunions définies ou ne fait pas partie de ce lien Round Robin, ce dernier fonctionnera normalement, en présentant la disponibilité de tous les utilisateurs. 
      • Si plusieurs utilisateurs du lien de prise de rendez-vous disposent d'une disponibilité lorsqu'un contact prend rendez-vous et que l'option Si le contact appartient à quelqu'un, afficher l'agenda du propriétaire est sélectionnée, un utilisateur sera sélectionné au hasard pour le rendez-vous.  
    • Lorsqu'un prospect clique sur le lien de prise de rendez-vous, il verra les créneaux horaires disponibles pour les membres de l'équipe sélectionnés. Ils peuvent sélectionner l'heure qui leur convient, puis ajouter des détails pour prendre rendez-vous. L'utilisateur HubSpot disponible pendant la période sélectionnée sera enregistré pour la réunion et recevra une notification. La réunion apparaîtra dans son calendrier.