Comprendre les disponibilités de rendez-vous de groupe et Round Robin

Lors de la création d'une page de planification de groupe ou Round Robin, votre contact verra des horaires spécifiques en fonction du type de réunion d'équipe.

Remarque : les pages de planification de groupe ou Round Robin seront automatiquement supprimées si aucun membre actif de l'équipe n'est présent.

Disponibilités du groupe

• Lors de la prise de rendez-vous de groupe, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels les membres de l'équipe sélectionnés sont disponibles.
• Lorsqu'un contact clique sur le lien de prise de rendez-vous, il peut sélectionner une heure, puis ajouter des détails pour prendre rendez-vous. Le créateur de la réunion recevra une notification et la réunion apparaîtra dans les calendriers de tous les participants.

Round Robin

• Lors de la prise de rendez-vous Round Robin, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels l'un des membres d'équipe sélectionnés est disponible.
• Lorsqu'un contact clique sur le lien de prise de rendez-vous, il peut sélectionner une heure, puis ajouter des détails pour prendre rendez-vous. Le membre de l'équipe disponible pendant la période sélectionnée sera enregistré pour la réunion et recevra une notification. La réunion apparaîtra dans son calendrier.

Remarque : si le calendrier d'un utilisateur inclus dans la réunion Round Robin est déconnecté, l'outil suppose qu'il est toujours disponible. Le lien Round Robin ne donne pas la priorité à la disponibilité des utilisateurs dont les calendriers sont connectés. Lorsque le contact sélectionne une heure à laquelle seul l'utilisateur disposant du calendrier déconnecté est disponible, un rendez-vous sera demandé mais ne sera pas ajouté à son calendrier.

• Si vous avez activé le paramètre Prioriser le propriétaire du contact, lorsqu'un contact prend rendez-vous, il sera invité à saisir son adresse e-mail. Si le contact appartient à un propriétaire dans votre compte, la page de planification de celui-ci s'affichera. Tenez compte des conditions suivantes lors de l'utilisation de ce paramètre :
  • Si le contact appartient à quelqu'un et que le propriétaire est un utilisateur payant du Sales Hub ou Service Hub, a des réunions définies, est inclus sur cette page de planification d'équipe et est disponible pour se réunir, l'outil affichera les heures disponibles spécifiées dans les paramètres de la page de planification d'équipe, et non la page de planification personnelle du propriétaire.
  • Si le contact appartient à quelqu'un et que le propriétaire est un utilisateur payant de Sales Hub ou Service Hub, a des réunions définies, est inclus sur cette page de planification d'équipe et n'est pas disponible, aucune heure disponible n'apparaîtra et le contact pourra envoyer un e-mail à son propriétaire. 
  • Si le contact appartient à quelqu'un mais que le propriétaire n'est pas un utilisateur payant de Sales Hub ou Service Hub, n'a pas de réunions définies ou n'est pas inclus sur cette page de planification d'équipe, la disponibilité de tous les membres inclus de l'équipe apparaîtra sur la page de planification.
  • Si plusieurs utilisateurs disposent d'une disponibilité au moment sélectionné et que l'option Prioriser le propriétaire du contact n'est pas sélectionnée, l'utilisateur qui a passé le plus de temps sans se voir attribuer un rendez-vous sera sélectionné. 
• Si vous utilisez les rotations de réunion lors de la réservation d'une réunion, un visiteur ne verra que la disponibilité du représentant éligible en tant qu'hôte en fonction de la logique de rotation définie (distribution égale ou distribution pondérée).