Comprendre les disponibilités de rendez-vous de groupe et Round Robin

Lors de la création d’une page de planification de groupe ou Round Robin, votre contact verra des heures précises en fonction du type de réunion d’équipe.

Remarque : les pages de planification de groupe ou Round Robin seront automatiquement supprimées si aucun membre actif de l'équipe n'est présent.

Disponibilités du groupe

HubSpot vérifiera automatiquement les disponibilités personnalisées que vous avez définies dans les paramètres de disponibilité de la page de planification par rapport aux calendriers intégrés des membres de l’équipe sélectionnés et bloquera les horaires de préoccupation. Si un utilisateur dispose de plusieurs calendriers intégrés, HubSpot vérifiera cette disponibilité personnalisée par rapport à tous les calendriers.

• Lors de la prise de rendez-vous de groupe, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels les membres de l'équipe sélectionnés sont disponibles.
• Lorsqu’un contact clique sur le lien de prise de rendez-vous, il peut sélectionner une heure, puis ajouter ses coordonnées pour planifier le rendez-vous. Le créateur de la réunion recevra une notification et la réunion apparaîtra dans les calendriers de tous les participants.

Round Robin

HubSpot vérifiera automatiquement la disponibilité personnalisée que vous avez définie dans les paramètres de disponibilité de la page de planification par rapport aux calendriers intégrés des membres de l’équipe sélectionnés et bloquera les heures de pointe lorsqu’aucun des membres de l’équipe sélectionnés n’est disponible. Si un utilisateur dispose de plusieurs calendriers intégrés, HubSpot vérifiera cette disponibilité personnalisée par rapport à tous les calendriers.

• Lors de la prise de rendez-vous Round Robin, les contacts peuvent sélectionner tous les moments durant lesquels l'un des membres d'équipe sélectionnés est disponible.
• Lorsqu’un contact clique sur le lien de prise de rendez-vous, il peut sélectionner une heure, puis ajouter ses coordonnées pour planifier le rendez-vous. Le membre de l'équipe disponible pendant la période sélectionnée sera enregistré pour la réunion et recevra une notification. La réunion apparaîtra dans son calendrier.

Remarque : si le calendrier d'un utilisateur inclus dans la réunion Round Robin est déconnecté, l'outil suppose qu'il est toujours disponible. Le lien Round Robin ne donne pas la priorité à la disponibilité des utilisateurs dont les calendriers sont connectés. Si le contact sélectionne une heure à laquelle seul l’utilisateur disposant du calendrier déconnecté est disponible, un rendez-vous sera demandé, mais pas ajouté à son calendrier.

• Si le paramètre Prioriser le propriétaire du contact pour la page de planification est activé, lorsqu’un contact planifie une réunion, il sera invité à saisir son adresse e-mail. Si le contact appartient à un propriétaire dans votre compte, la page de planification de celui-ci s'affichera. Tenez compte des conditions suivantes lors de l'utilisation de ce paramètre :
  • Si le contact a un propriétaire et que ce propriétaire dispose d’une licence Sales ou Service avec des réunions définies, est inclus sur cette page de planification d’équipe et est disponible pour se rencontrer, l’outil affichera les heures disponibles spécifiées dans les paramètres de la page de planification d’équipe, et non la page de planification personnelle du propriétaire.
  • Si le contact a un propriétaire et que ce propriétaire dispose d’une licence Sales ou Service assignée avec des réunions définies, est incluse sur cette page de planification d’équipe et n’est pas disponible, aucun créneau horaire disponible n’apparaîtra et le contact pourra envoyer un e-mail à son propriétaire.
  • Si le contact a un propriétaire mais que ce propriétaire ne dispose pas d’une licence Sales ou Service avec des réunions définies ou n’est pas inclus sur cette page de planification d’équipe, la disponibilité de tous les membres inclus de l’équipe apparaîtra sur la page de planification.
  • Si plusieurs utilisateurs sont disponibles pendant la période sélectionnée et que l’option Prioriser le propriétaire du contact n’est pas activée, l’utilisateur qui est resté le plus longtemps sans se voir attribuer de réunion sera sélectionné.
• Si vous utilisez les rotations de réunion lors de la réservation d’une réunion, le visiteur ne verra que la disponibilité de l’utilisateur éligible en tant qu’hôte en fonction de la logique de rotation définie (distribution égale ou une distribution pondérée).