Gérer les paramètres et préférences d’appel

Après avoir configuré vos numéros de téléphone, vous pouvez configurer les éléments suivants :

• Ajouter des minutes
• Activer l’enregistrement, la transcription et l’analyse des appels
• Personnaliser le message de consentement à l’enregistrement
• Exiger des journaux des résultats d’appels
• Bloquer des numéros de téléphone
• Désactiver les appels

Ajouter des minutes supplémentaires

Chaque compte HubSpot dispose d’une limite de minutes d’appel disponibles qui sont partagées entre les utilisateurs. Cette limite s’appuie sur votre abonnement HubSpot. Découvrez-en davantage dans le catalogue de produits et de services de HubSpot.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Appels, puis sélectionnez Configuration des appels.
3. Sous Utilisation, limites et abonnements, vérifiez les minutes restantes sur votre compte.
4. Pour ajouter des minutes supplémentaires, cliquez sur Gérer l’abonnement à des minutes. Vous serez redirigé vers Comptes et facturation, où le super administrateur pourra mettre à niveau les fonctionnalités. Vous pouvez également contacter votre Customer Success Manager.

Activer l’enregistrement, la transcription et l’analyse des appels

Configurer l’enregistrement des appels pour stocker et accéder aux appels d’équipe dans la page index des appels. Lorsque l’enregistrement est activé, HubSpot enregistre, transcrit, analyse et analyse automatiquement les appels et leur associe les fiches d’informations associées.

Remarque : Vous devez être un super administrateur ou disposer des autorisations Accès au compte pour activer ou désactiver l’enregistrement des appels. Elle sera activée par défaut sur les nouveaux comptes HubSpot. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Appels, puis sélectionnez Configuration des appels.
3. Cliquez sur l’onglet Configurations d’appel .
4. Activez l’option Enregistrement d’appel . Si ce paramètre est désactivé, le bouton Enregistrer ne s’affiche pas pendant les appels. 
5. Après avoir activé l’option Enregistrement d’appel , sous Direction d’appel, sélectionnez si vous souhaitez que l’enregistrement d’appel s’applique à tous les appels, aux appels entrants uniquement ou aux appels sortants uniquement.
6. Activez l’option Transcription et analyse .

Personnaliser le message de consentement à l’enregistrement pour les appels entrants

Personnalisez le message de consentement à l’enregistrement qui est lu avant qu’un appelant entrant ne soit connecté à vos représentants.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, cliquez sur Appel, puis sélectionnez Configuration des appels.
3. À côté d’un numéro de téléphone fourni par HubSpot, cliquez sur Actions, puis sélectionnez Modifier.
4. Pour modifier un message existant, cliquez sur l’onglet Modifier , puis sur un message de consentement à l’enregistrement à modifier.
5. Pour créer un nouveau message, cliquez sur le menu déroulant Message de consentement à l’enregistrement , puis sur Ajouter/Modifier des messages audio.
6. Saisissez le nom du message.
7. Cliquez sur le menu déroulant Choisir le type de message , puis sélectionnez Synthèse vocale ou Chargement audio.
   • Si vous sélectionnez Synthèse vocale, saisissez votre message de consentement à l’enregistrement dans la zone de texte.
   • Si vous sélectionnez Charger un fichier audio, cliquez sur Charger un fichier.
8. Cliquez sur Enregistrer.

Demander des journaux de résultats d'appels

Vous pouvez exiger des journaux personnalisés des résultats des appels pour organiser la façon dont votre équipe consigne les activités d’appel et générer des rapports sur ces modèles. 

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Appels, puis sélectionnez Configuration des appels.
3. Cliquez sur l’onglet Configurations d’appel .
4. Activez l’option Rendre le résultat de l’appel obligatoire .

Bloquer des numéros de téléphone

Vous pouvez bloquer les numéros de téléphone sortants et entrants à haut risque ou non conformes pour améliorer le contrôle des appels.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Appels, puis sélectionnez Liste des numéros bloqués.
3. Cliquez sur Ajouter un numéro.
4. Utilisez le menu déroulant pour sélectionner un pays, puis saisissez un numéro de téléphone dans la zone de texte. 
5. Cliquez sur Ajouter.
6. Pour supprimer un numéro de la liste d’exclusion, passez le curseur sur le numéro de téléphone, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.

Désactiver les appels

Le super administrateur peut désactiver les appels pour tous les utilisateurs. Cela s’avère utile si votre équipe passe à un outil d’appel différent et que vous voulez vous assurer que chaque utilisateur cesse d’utiliser l’outil d’appel intégré.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres settings dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Appels, puis sélectionnez Configuration des appels.
3. Cliquez sur l’onglet Configurations d’appel .
4. Désactivez l’option Passer des appels en utilisant les appels HubSpot .
5. Dans la boîte de dialogue, saisissez désactiver dans la zone de texte, puis cliquez sur Désactiver.

Les utilisateurs n'auront plus accès à l'outil d'appel de HubSpot et tous les numéros enregistrés seront déconnectés. Les engagements d’appels existants seront toujours disponibles dans votre page index des appels. Vous pourrez toujours utiliser Twilio Connect ou une autre intégration tierce pour passer des appels.