Exclure des destinataires de l’enregistrement des e-mails et des réunions dans le CRM

Utilisez les listes « Ne jamais enregistrer » pour exclure des adresses e-mail ou des domaines spécifiques de l’enregistrement des e-mails et des réunions dans le CRM. La gestion des paramètres Ne jamais enregistrer vous aide à affiner le comportement d’enregistrement et à préserver l’intégrité des données en empêchant l’enregistrement des communications internes et des réunions personnelles. Par exemple, l’ajout du domaine de votre entreprise à votre liste Ne jamais enregistrer empêche les activités internes d’e-mail et de réunion d’être enregistrées dans le CRM, tandis que les communications avec vos contacts sont toujours enregistrées selon vos règles d’enregistrement des e-mails. 

Ajoutez des adresses e-mail ou des domaines à votre liste personnelle Ne jamais enregistrer lorsque les exclusions ne s’appliquent qu’à votre propre compte utilisateur. Utilisez la liste Ne jamais enregistrer lorsque des exclusions s’appliquent à tous les utilisateurs de votre compte.

Comment fonctionne la liste Ne jamais enregistrer

Lorsque vous ajoutez des adresses e-mail ou des domaines à une liste Ne jamais consigner, les e-mails et les réunions synchronisées ne peuvent pas être enregistrés dans ces contacts spécifiques. Si plusieurs contacts sont inclus dans l’e-mail ou la réunion, l’activité sera enregistrée dans les fiches d’informations des autres contacts s’ils ne figurent pas sur la liste Ne jamais enregistrer. Passez en revue le comportement Ne jamais consigner pour les e-mails et les réunions.

E-mails

• Lorsqu’une-mail est envoyé à partir d’une adresse e-mail personnelle connectée, de l’extension HubSpot Sales ou d’un complément HubSpot Sales, ou d’une adresse e-mail d’équipe à des destinataires nese connectant jamais :
  • Aucune nouvelle fiche d’informations d’informations d’un contact ne sera créée.
  • L’activité de suivi des e-mails ne sera pas enregistrée sur la chronologie du contact. Toutefois, l’activité de suivi des e-mails pour tous les destinataires sera toujours enregistrée dans votre flux d’activité .
  • L’e-mail ne sera consigné dans aucune fiche d’informations associée.
• Si vous envoyez un e-mail à partir du CRM à un contact figurant sur la liste Ne jamais enregistrer, l’e-mail sera envoyé mais il ne sera pas enregistré dans la chronologie du contact. 
• Si un e-mail est envoyé à une adresse ou à un domaine figurant sur la liste Ne jamais enregistrer, puis enregistré dans HubSpot en utilisant l’adresse CCI ou l’adresse de transfert, le contact sera exclu de l’enregistrement. 

Réunions

• Les listes Ne jamais enregistrer s’appliquent uniquement aux rendez-vous créés via la synchronisation du calendrier de HubSpot, à partir de votre calendrier Google ou Outlook connecté. Les réunions créées dans HubSpot (par exemple, à partir de fiches d’informations du CRM ou via des pages de planification) continueront d’être enregistrées dans le CRM, même si le participant est sur la liste Ne jamais enregistrer.
• Lorsqu’une réunion comprend plusieurs utilisateurs de HubSpot, la liste Ne jamais enregistrer du propriétaire du rendez-vous détermine si la réunion est enregistrée dans le CRM. Par exemple, si un contact planifie un rendez-vous avec deux utilisateurs de HubSpot, mais que seul le propriétaire du rendez-vous a ce contact sur sa liste personnelle Ne jamais enregistrer, le rendez-vous ne sera pas enregistré dans le CRM.

Limites et considérations

• Les listes Ne jamais enregistrer ne s’appliquent pas aux e-mails envoyés vers ou depuis des intégrations tierces.

• Les listes Ne jamais enregistrer prennent en charge jusqu’à 500 adresses e-mail ou domaines.

Gérez votre liste personnelle Ne jamais enregistrer

Ajoutez des adresses e-mail et des domaines à votre liste personnelle Ne jamais enregistrer dans vos préférences d’e-mails.

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Dans le menu latéral de gauche, accédez à Général.
3. En haut, cliquez sur l’onglet E-mail.
4. Dans la section Ne jamais consigner, cliquez sur Ajouter des e-mails ou des domaines.
5. Dans la section boîte de dialogue, saisissez un(e) ou plusieurs adresses e-mail ou domaines :
   • Pour ne jamais consigner des e-mails envoyés à un destinataire spécifique, saisissez l'adresse e-mail ainsi : adresseemail@domaine.com (ex : nom@hubspot.com).
   • Pour ne jamais consigner d'e-mails envoyés à des destinataires disposant d'un domaine spécifique, saisissez le domaine ainsi : *@domaine.com (ex : *@hubspot.com).
6. Cliquez sur Enregistrer. Les e-mails enregistrés dans votre liste Ne jamais enregistrer sont étiquetés avec le libellé Seulement vous.
7. Pour supprimer une adresse e-mail ou un domaine de la liste Ne jamais consigner, cliquez sur Supprimer.

Gérer la liste Ne jamais enregistrer pour tous les utilisateurs

1. Dans votre compte HubSpot, cliquez sur l'icône Paramètres dans la barre de navigation principale.

2. Dans le menu latéral de gauche, sous Gestion des données, accédez à Objets.

3. En haut de la page Objets, cliquez sur le menu déroulant Sélectionner un objet et sélectionnez Activités.

4. Dans l’onglet Suivi des journaux & d’e-mails, dansla section Ne jamais consigner , cliquez sur Ajouter des e-mails ou des domaines.

5. Dans la section boîte de dialogue, saisissez un(e) ou plusieurs adresses e-mail ou domaines :
   • Pour ne jamais consigner des e-mails envoyés à un destinataire spécifique, saisissez l'adresse e-mail ainsi : adresseemail@domaine.com (ex : nom@hubspot.com).

• • Pour ne jamais consigner d'e-mails envoyés à des destinataires disposant d'un domaine spécifique, saisissez le domaine ainsi : *@domaine.com (ex : *@hubspot.com).

6. Cliquez sur Enregistrer. Les e-mails enregistrés dans votre liste Ne jamais enregistrer sont étiquetés avec le libellé Tous les utilisateurs. 

7. Pour supprimer une adresse e-mail ou un domaine de la liste Ne jamais consigner, cliquez sur Supprimer.