Planifier un rendez-vous avec un contact

Une fois que vous avez intégré votre calendrier Google Agenda ou Office 365, vous pouvez planifier des rendez-vous avec des contacts depuis la fiche d’informations d’un contact, d’une entreprise, d’une transaction ou d’un ticket, ou depuis l’espace de travail des ventes (BÊTA), et envoyer une invitation de calendrier aux participants au rendez-vous. Vous pouvez également ajouter des utilisateurs en tant que participants à une réunion.

Les utilisateurs d’un compte Sales Hub ou Service Hub   Pro ou Entreprise avec une licence attribuée peuvent planifier des réunions au nom d’autres utilisateurs du compte qui disposent également d’une licence attribuée.

Cet article s'applique aux utilisateurs utilisant l'intégration Google Agenda ou Office 365 avec HubSpot. Si vous avez connecté votre calendrier à l'outil de réunions , apprenez-en plus sur la création et l'édition de pages de planification. 

Planifier une réunion pour vous-même sur le bureau

Vous pouvez planifier un rendez-vous depuis les fiches d’informations ou depuis l’espace de travail des ventes (BÊTA).

1. Pour planifier un rendez-vous à partir d’une fiche d’informations :
   • Accédez à vos fiches d'informations :
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Contacts.
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Entreprises.
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Transactions.
     • Dans votre compte HubSpot, accédez à CRM > Tickets.
   • Cliquez sur le nom de la fiche d’informations.
   • Dans le panneau de gauche, cliquez sur Planifier un rendez-vous meetings. Une fenêtre contextuelle de votre calendrier connecté s'affiche.
2. Pour planifier une réunion depuis l’espace de travail des ventes (BÊTA) :
   • Depuis votre compte HubSpot, accédez à Vente > Espace de travail des ventes.
   • Cliquez sur l’onglet Planifier .
   • Dans l’angle supérieur droit, cliquez sur Planifier un rendez-vous.
   • Cliquez sur le menu déroulant Choisir un contact .
   • Commencez à saisir le nom d’un contact pour rechercher le contact.
   • Cliquez sur le nom du contact.
     
     
3.  Pour configurer votre réunion :

• • Ajouter un titre à votre réunion.

1. • Saisissez une date de début.
   • Saisissez une heure de début, puis une heure de fin. Vous pouvez également cliquer sur une date dans le calendrier affiché.

• • Cliquez sur le menu déroulant Type de réunion pour sélectionner le type de réunion. Ce paramètre n'est disponible que si vous avez activé types d'appels et de réunions personnalisés.

• • Cliquez sur le menu déroulant Participants pour rechercher et sélectionner d’autres contacts et utilisateurs qui doivent être inclus dans la réunion.

• • Cliquez sur le menu déroulant Lieu et sélectionnez l'une des options suivantes pour le lieu de la réunion. 
    • Appel téléphonique : saisissez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
    • En personne : saisissez l’adresse dans le champ de texte.
    • Personnalisé : saisissez l’emplacement personnalisédans le champ de texte.
    • Google Meet : si vous avez configuré l’intégration Google Meet et mappé un utilisateur à l’intégration, cliquez sur Google Meet pour l’utiliser pour votre réunion. 
    • Zoom : si vous avez configuré l’intégration Zoom et mappé un utilisateur à l’intégration, cliquez sur Zoom pour l’utiliser pour votre réunion. 
  • Pour envoyer des e-mails de rappel avant une réunion, cliquez sur + Ajouter un rappel.
    • Dans la section E-mails de rappel planifiés , saisissez un nombre dans le champ de texte, puis cliquez sur le menu déroulant E-mail de rappel planifié et sélectionnez un indicateur temporel (par exemple, jours, semaines, mois). Si l’option Activer les rappels de réunion par défaut est activée pour votre compte, les nouvelles réunions hériteront des rappels par défaut. Découvrez comment est déterminé le fuseau horaire du rappel de rendez-vous.
    • Vous pouvez ajouter jusqu'à trois e-mails de rappel. Pour ajouter des e-mails de rappel supplémentaires, cliquez sur + Ajouter un rappel. Pour supprimer un rappel, cliquez sur l'icône Corbeille delete delete.
    • To jkhdkjhdkjhdjhdkjhldjhdjhjdhjhdjhdjhhToToPour inclure la description de l'invitation dans le corps de l'e-mail de rappel, sélectionnez la case à cocher Inclure la description du participant dans le corps de l'e-mail de rappel .

• • Dans le champ Description du participant , saisissez les détails de la réunion. Les plateformes de réunion verront cette information dans l'invitation au calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas du champ Description du participant pour modifier le texte, insérer un lien ou utiliser un bloc de texte prédéfini.

Remarque : Pour ajouter un lien Zoom, Google Meet ou UberConference à votre réunion, votre adresse e-mail d'utilisateur HubSpot doit correspondre à votre adresse e-mail Zoom, Google Meet ou UberConference.

1. • Cliquez sur + Ajouter une note interne pour ajouter et saisir des notes internes que les membres de votre équipe pourront consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez les options de formatage disponibles en bas de la page pour modifier le texte, insérer un lien ou utiliser un bloc de texte prédéfini.
   • Cliquez sur le menu déroulant Associé à  pour effectuer une recherche et sélectionnez/déselectionnez les cases à cocher à côté des fiches d'information à associer à l'activité de réunion.
2. Vous pouvez également cliquer sur l’icône de réduction pour planifier la réunion sans consulter votre calendrier.
   
   
3. Cliquez sur Enregistrer.

Après la sauvegarde, notez ce qui suit :

• Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
• Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
• Une réunion acceptée sera automatiquement créée dans votre calendrier.
• La réunion sera sauvegardée en tant qu'engagement dans la chronologie de la fiche d'informations. Votre nom sera mentionné en tant qu'hôte et organisateur.

Planifiez et modifiez vos rendez-vous dans l’application mobile HubSpot

Planifier un rendez-vous pour vous-même dans l'application mobile HubSpot

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. Appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
3. Appuyez sur le nom de la fiche d'informations.
4. Appuyez sur Plus. Appuyez ensuite sur Réunion. Pour configurer votre réunion :
   • Saisissez un titre et une description pour votre réunion.
   • Appuyez sur les boutons Date de début, Heure de début, Date de fin et Heure de fin pour définir la date et la durée de votre réunion.
   • Appuyez sur Vérifier la disponibilité pour afficher votre calendrier.
   • Appuyez sur Type de rendez-vous pour sélectionner le type de réunion. Ce paramètre n'est disponible que si vous avez activé types d'appels et de réunions personnalisés.
   • Appuyez sur Lieu et sélectionnez l'une des options suivantes pour le lieu de la réunion.
     • Adresse : saisissez l’adresse dans le champ de texte.
     • Numéro de téléphone : saisissez le numéro de téléphone dans le champ de texte.
     • Emplacement personnalisé : saisissez les détails de l’emplacement personnalisé dans le champ de texte.

     Remarque : la vidéoconférence n'est pas disponible lorsque vous planifiez une réunion à partir de l'application mobile HubSpot.

   • Appuyez sur Note interne et saisissez des notes internes que les membres de votre équipe peuvent consulter. Les participants au contact de la réunion ne verront pas cette information sur leur invitation de calendrier. Utilisez le caractère @ pour marquer d'autres utilisateurs.
   • Appuyez sur Associé à pour rechercher des fiches d’informations à associer. Sélectionnez ou désélectionnez le X à côté des fiches d’informations à associer à l’activité de réunion. 
   
5. Appuyez sur Enregistrer. Dans la boîte contextuelle, appuyez sur Continuer et envoyer.

• Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
• Une fois votre réunion enregistrée, votre contact recevra par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'il pourra ajouter à son propre calendrier.
• Une réunion acceptée sera automatiquement créée dans votre calendrier.
• La réunion sera sauvegardée en tant qu’engagement dans la chronologie de la fiche d’informations. Votre nom sera listé en tant qu’hôte et organisateur.

Modifier un rendez-vous pour vous-même dans l’application mobile HubSpot

Une fois le rendez-vous planifié, vous pouvez le modifier dans l'application mobile HubSpot. Pour modifier une réunion : 

1. Ouvrez l’application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. Appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
3. Appuyez sur le nom de la fiche d'informations associée à la réunion. 
4. Appuyez sur l'icône de menu en haut à droite de l'activité. Ensuite, appuyez sur Modifier. 
5. Une fois les modifications apportées, appuyez sur Enregistrer.

Planifier un rendez-vous pour un autre utilisateur sur ordinateur ( Sales Hub ou Service Hub Pro et Entreprise )

Si vous êtes utilisateur d’un compte Sales Hub ou Service Hub Pro ou Entreprise avec une licence attribuée, vous pouvez planifier des réunions au nom d’autres utilisateurs du compte qui disposent également d’une licence attribuée, dont le calendrier est connecté et dont la synchronisation est activée. Cela peut être utile si vous êtes un représentant du développement commercial ou des ventes et que vous devez planifier un rendez-vous avec un responsable de compte.

Pour planifier une réunion pour un autre utilisateur : 

1. Dans votre compte HubSpot, naviguez vers vos contacts, entreprises, deals ou tickets .
2. Cliquez sur le nom de la fiche d'informations.
3. Dans le panneau de gauche, cliquez sur Planifier un rendez-vous meetings. Une fenêtre contextuelle de votre calendrier connecté s'affiche. Pour configurer a réunion :
   
   • Cliquez sur le menu déroulant Hôte pour sélectionner l'utilisateur pour lequel vous planifiez la réunion.
   • Vous pouvez également cliquer sur Rotation de la réunion pour utiliser une rotation de réunion.
     • Cliquez sur le menu déroulant Rechercher une rotation de réunion pour sélectionner une rotation de réunion. Le champ utilisateur de la rotation des réunions est renseigné par le membre de la rotation qui a le moins de réunions attribuées. Le calendrier de ce membre apparaîtra également. Si plusieurs membres ont le même nombre de réunions attribuées, le membre qui a été programmé le moins récemment sera attribué.
     • Si le calendrier de l'utilisateur proposé est complet ou si vous souhaitez choisir un autre utilisateur, vous pouvez cliquer sur le menu déroulant Utilisateurs de la rotation des réunions pour sélectionner un autre membre.
     • Le calendrier sera mis à jour pour refléter la disponibilité de l'hôte. Le lieu sera mis à jour pour refléter les options de vidéoconférence de l’hôte. 
   
   
4. Poursuivez la planification de la réunion.

5. Cliquez sur Enregistrer.

• Le contact doit avoir une adresse e-mail valide dans la propriété E-mail afin de recevoir une invitation.
• Une fois votre réunion enregistrée, le contact et l'hôte recevront par e-mail une invitation contenant un fichier .ics qu'ils pourront ajouter à leur propre calendrier.
• Les utilisateurs peuvent savoir qui a organisé et animé une réunion en consultant la chronologie de la fiche d’informations.

• Vous pouvez également utiliser l’activité créée par la propriété (organisateur) et l’activité attribuée à la propriété (hôte) pour créer un rapport.

Remarque : Si vous planifiez un rendez-vous pour un autre utilisateur, les rendez-vous existants sur son calendrier afficheront Occupé plutôt que le titre de la réunion.

Attribuer un résultat de réunion sur un ordinateur

Une fois la réunion effectuée, l'hôte peut attribuer un résultat de réunion pour mieux suivre les rendez-vous avec les contacts. Les options par défaut de résultat de rendez-vous sont : programmé, terminé, replanifié, absent et annulé. Vous pouvez également créer des résultats de rendez-vous personnalisés.

1. Sur la fiche d’informations, cliquez sur le menu déroulant Actions sur l’engagement de réunion et sélectionnez Modifier.
   
   
2. Cliquez sur le menu déroulant Résultat et sélectionnez un résultat de la réunion.
   
   
3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : les modifications apportées par aux descriptions des réunions dans la fiche de contact ne seront envoyées aux participants que si vous utilisez Google Calendar et que vous avez activé l'intégration bidirectionnelle de Google Calendar avec HubSpot . Si vous utilisez un calendrier Office 365 ou si vous n'avez pas activé l'intégration, mettez à jour la description du rendez-vous dans l'événement du calendrier, et non dans la fiche d'informations des participants, pour leur envoyer les modifications.

Attribuer un résultat de réunion dans l'application mobile de HubSpot

Remarque : Cette fonctionnalité n’est actuellement disponible que pour les utilisateurs iOS.

1. Ouvrez l'application HubSpot sur votre appareil iOS ou Android.
2. Appuyez sur Menu, puis sur Contacts dans la barre latérale de gauche.
3. Appuyez sur le nom de la fiche d'informations associée à la réunion. 
4. Appuyez sur l'icône de menu en haut à droite de l'activité. Cliquez ensuite sur Modifier. 
5. Appuyez sur le lien Résultat de la réunion pour sélectionner un nouveau résultat à partir d'une liste.
   
6. Appuyez sur Enregistrer.